Technical Certification L AGENDA LEGALE

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1 Technical Certification L AGENDA LEGALE

2 Sommario L AGENDA LEGALE CALENDARIO E ATTIVITA... 2 LA SCHERMATA AGENDA... 2 GESTIONE SCADENZE... 7 CREAZIONE EVENTO... 7 CREAZIONE SCADENZA... 9 AGENDA E SCADENZE DELLA PRATICA LE CONFIGURAZIONI D AGENDA

3 L AGENDA LEGALE 1.1 CALENDARIO E ATTIVITA L'agenda rappresenta un altro modulo di grande importanza per la pianificazione del lavoro di ogni professionista che compone lo studio. Ogni legale configurato possiede una propria agenda, in cui annotare impegni, udienze, scadenze. Gli eventi in Kleos sono gli appuntamenti e le udienze che si verificano in una data e ad un orario specifico. Una scadenza in Kleos è una particolare attività che deve essere adempiuta entro una certa data. Gli eventi di calendario e le scadenze hanno alcune caratteristiche in comune. Entrambi, infatti, possono essere usati per generare attività, fondamentali in Kleos, in quanto registrano prestazioni e spese fatturabili che possono essere incluse nelle parcelle. 1.2 LA SCHERMATA AGENDA La schermata Agenda contiene diversi elementi che offrono una visione chiara dell organizzazione dello studio. 2

4 La parte centrale dello schermo contiene una vista tradizionale come un classico calendario. In alto al centro dello schermo, sono presenti dei comandi per configurare l aspetto visivo del calendario. Si possono scegliere diverse opzioni di visualizzazione: giornaliera, settimanale, mensile. Il pulsante Oggi mostra l'agenda della giornata in corso. Sulla sinistra dell agenda è presente una visualizzazione globale del calendario suddivisa in mesi; i giorni segnalati in grassetto denotano che ci sono eventi di calendario già salvati. In Kleos è possibile consultare simultaneamente l agenda di due o più utenti solo nel caso cui sia attiva la visualizzazione giornaliera. Sotto l intestazione del riquadro Agende, sono presenti due campi che consentono di selezionare le agende di interesse, spuntando due utenti diversi, Kleos mostrerà entrambe le agende. 3

5 Per consultare un agenda unica di studio che mostri gli impegni di tutti i componenti, si consiglia di selezionare l agenda del gruppo corrispondente (attenzione: è necessario definire i membri delle studio che compongono il gruppo) Il filtro laterale consente di visualizzare separatamente le udienze dalle scadenze. Il menu Agenda contiene le seguenti opzioni: Nuovo. Questa opzione apre la finestra Evento per creare un nuovo appuntamento o una nuova udienza, attivabile anche dall access bar e dalla finestra Agenda della pratica. Modifica. Questa opzione apre la finestra Evento, includendo le informazioni dell evento di calendario selezionato. È quindi possibile modificare tutte le informazioni relative all evento, incluse data e ora. Rinvia. Questa opzione consente di rinviare l udienza a una data successiva, creando un nuovo evento con le stesse caratteristiche di quello originario eccetto la data. Quest ultimo sarà denotato come rinviato o adempiuto. Nella sezione Aggiungi è possibile avviare la creazione di: Un nuovo documento. Si consiglia l utilizzo del modello: Foglio di udienza per generare un prospetto comprensivo dei dettagli della pratica e dell evento, con l aggiunta di apposite 4

6 sezioni per ulteriori annotazioni. È necessario assegnare il documento a una pratica prima di crearlo. Una Nuova . Una Nuova Attività con il calcolo degli onorari. Report. Questa opzione apre la finestra di visualizzazione dei report per generare e stampare i prospetti con gli eventi di calendario, anche raggruppati per luogo. Apri pratica: per l apertura della pratica collegata all evento. Vai a: per consultare l agenda di un giorno particolare. Sincronizza con Outlook. Con Outlook installato sul proprio computer, questa opzione sincronizzerà gli eventi di calendario e le scadenze di Kleos con quelli di Outlook. Dalla sezione delle opzioni, è possibile scegliere la sincronia bidirezionale o unidirezionale, quali modifiche sull evento far prevalere, e se sincronizzare anche gli eventi passati. Elimina: per cancellare l evento selezionato. Accanto all agenda è presente una sezione (attivabile o meno a discrezione dell utente), che evidenzia le scadenze non adempiute assegnate all utente loggato o al gruppo di cui fa parte. 5

7 Cliccando sul comando Agenda, si attiva la visualizzazione della classica agenda legale, per una visualizzazione contemporanea delle udienze, degli appuntamenti e delle scadenze. E possibile evidenziare le udienze passate che non sono state né rinviate né adempiute, mentre nella sezione sottostante delle scadenze, impostare l arco temporale per cui visualizzare in agenda le scadenze future. Da sottolineare la colonna Tempo rimasto che pone in risalto i giorni mancanti o trascorsi se scadute. 6

8 La schermata Agenda non comprende un riquadro per la ricerca rapida. Il comando Cerca aprirà una finestra per la consultazione dell agenda, scegliendo il periodo da interrogare e il titolare, filtrando eventualmente per tipologia degli eventi (per esempio udienze), per stato, per pratica, ecc I risultati delle ricerche sono visualizzati sotto forma di elenco. 1.3 GESTIONE SCADENZE Una scadenza è una data entro la quale un certo lavoro deve essere completato. Nel modulo Scadenze possiamo distinguerle, tramite i filtri rapidi in alto, in base all utente a cui sono state assegnate o in base allo stato. Si raccomanda di impostare come adempiute le scadenze completate per evidenziare solo quelle in corso. 1.4 CREAZIONE EVENTO La finestra Evento si utilizza per creare o modificare un evento di calendario. La finestra contiene due segnalibri: Appuntamento e Note ; la prima contiene tutte le informazioni rilevanti sull evento, la seconda consente di immettere annotazioni aggiuntive. 7

9 È possibile indicare il tipo di evento utilizzando il campo Tipologia, ricordando che le alternative del menù a tendina sono personalizzabili. Il campo Oggetto si popolerà in base alla scelta dell evento, se necessario modificabile. La pratica non è un dato obbligatorio, ma se specificata, l evento sarà associato al fascicolo di riferimento, e soprattutto per la tipologia: udienza, consentirà il recupero automatico del Tribunale nel campo Riferimento. Nella sezione Informazioni aggiuntive, è possibile impostare la visibilità Privata per negare agli altri utenti di visualizzare i contenuti dell evento; e assegnare un colore seguendo una leggenda personalizzabile. L evento può essere annotato nell agenda di uno o più membri dello studio tramite la sezione Partecipanti, inoltre, è possibile attivare un promemoria, tramite la comparsa di un messaggio (esclusivamente con Kleos aperto), che ricorderà all utente l impegno futuro. 8

10 Nel riquadro Prossimi passi delle Informazioni Aggiuntive, sono presenti cinque pulsanti che consentono di creare elementi correlati all impegno che si sta salvando; per esempio, selezionando il comando Scadenza, dopo aver annotato l evento, Kleos mostrerà la maschera di creazione per la nuova scadenza. Si sottolinea che Kleos segnala eventuali sovrapposizioni di impegni d agenda. 1.5 CREAZIONE SCADENZA La finestra Scadenza si utilizza per creare nuove scadenze o modificare quelle esistenti. All interno della finestra ci sono due segnalibri: Scadenza e Note, il primo contiene tutte le informazioni rilevanti sulla scadenza, il secondo consente di immettere eventuali annotazioni aggiuntive. La maschera di creazione della scadenza ripropone la maggior parte dei campi dell evento; tuttavia si differenzia per la possibilità di assegnarla a un gruppo di operatori e per l aggiunta dei seguenti campi: Stato: per meglio individuare il livello di avanzamento della scadenza (utilizzabile anche per le ricerche); Calcolatore: per la determinazione puntuale del termine; Promemoria: per stabilire quanti giorni in anticipo visualizzare la scadenza in agenda. 9

11 1.6 AGENDA E SCADENZE DELLA PRATICA I Segnalibri Agenda e Scadenze, all interno della pratica mostrano l elenco degli appuntamenti e delle scadenze inerenti al fascicolo che si sta consultando. Le funzioni disponibili sono le stesse del modulo agenda, tuttavia, operando in questa sezione, la pratica è sempre predefinita. Il comando Pratiche collegate attiva una ricerca avanzata per elencare gli impegni assegnati alla pratica selezionata e alle relative collegate. 1.7 LE CONFIGURAZIONI D AGENDA Il database inziale di Kleos contiene un ampia gamma di eventi di calendario e di scadenze, sebbene sia concesso all utente di definire nuove tipologie oppure modificare quelli esistenti. Per la personalizzazione di entrambi gli eventi è necessario accedere alle configurazioni d agenda. 10

12 Il campo Tipo distingue le scadenze dagli eventi, dunque, è opportuno compilare correttamente questo dato per impostare la natura dell impegno. La finestra cambia in modo dinamico per mostrare le informazioni relative agli eventi di calendario o alle scadenze. Quando si crea un nuovo tipo di evento, la finestra mostra la configurazione di un evento di calendario, optando per l alternativa Scadenza, la finestra cambia la propria configurazione. Dal punto di vista della struttura dei dati, la scadenza comprende anche un campo etichettato come promemoria; questo campo se definito, comparirà già avvalorato in fase di salvataggio di una nuova scadenza, così da indicare quanti giorni in anticipo mostrare la scadenza in agenda. 11

13 Ciascun evento può essere identificato con una delle icone presenti nel campo Immagine, e incluso in specifiche macro cartelle (organizzate eventualmente anche su più livelli). Questo può ritornare utile ai fini delle ricerche e della consultazione d agenda. Il campo Colore permette di realizzare una legenda personalizzabile per l attribuzione di un significato specifico e condiviso dagli utenti. Nella configurazione dell evento, è obbligatorio definire l attività collegata da inserire ai fini della parcellazione, una volta adempiuto l evento. 12

14 Nella sezione Riferimento (attivabile dalla freccetta in basso), è possibile impostare la compilazione automatica del luogo, o come testo fisso, o variabile a seconda di specifici dati salvati nel fascicolo. Il caso più frequente è rappresentato dall Ufficio giudiziario per le udienze. Kleos gestisce anche le Scadenze Perentorie, il cui salvataggio determinata la creazione di una scadenza antecedente collegata. La tipologia di scadenza collegata e i giorni di anticipo devono essere definiti in fase di configurazione, così da assicurare l automatismo descritto quando si procederà all inserimento in agenda. 13