Technical Certification LA GESTIONE DOCUMENTALE

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1 Technical Certification LA GESTIONE DOCUMENTALE

2 Sommario 1 LA GESTIONE DOCUMENTALE ILMODULO DOCUMENTI... 2 I DOCUMENTI DELLA PRATICA... 3 GENERARE DOCUMENTI... 3 GESTIONE MAIL... 6 INCARICHI... 8 LA GESTIONE DELLE CARTELLE DEI DOCUMENTI... 9 LE FUNZIONI SUI DOCUMENTI INTEGRAZIONE CON LA BANCA DATI DEPOSITO TELEMATICO LA CREAZIONE E L INVIO DEL DEPOSITO TELEMATICO IL PROCESSO AMMINISTRATIVO TELEMATICO LA NOTIFICA TELEMATICA

3 1 LA GESTIONE DOCUMENTALE 1.1 ILMODULO DOCUMENTI Il database documentale di Kleos può gestire un numero illimitato di documenti di diverse tipologie. Tutti i documenti gestiti da Kleos sono conservati nella massima sicurezza on cloud. Quando si modifica un documento, utilizzando il proprio programma di videoscrittura, lo stesso sarà automaticamente caricato nel database documentale di Kleos. La schermata Documenti mostra l elenco dei documenti salvati in Kleos. È possibile configurare la vista delle griglie secondo le funzionalità standard di Kleos. In alto al centro della schermata, si trova un filtro rapido che consente di visualizzare solo i documenti recenti oppure tutti i documenti. Il riquadro di ricerca consente di individuare i documenti per nome e per descrizione. Si può utilizzare l elenco a tendina per recuperare le ricerche salvate e quelle effettuate di recente. Per effettuare ricerche più complesse è possibile avvalersi della ricerca avanzata con l utilizzo di filtri inerenti alle proprietà dei files. È possibile ricercare i documenti per contenuto utilizzando la ricerca a tutto testo. 2

4 1.2 I DOCUMENTI DELLA PRATICA Nel fascicolo, posizionandosi nel tab Documenti, è possibile visualizzare tutta la documentazione della pratica sulla quale si sta lavorando, creare nuovi documenti, e avvalersi di tutte le funzionalità disponibili anche nell apposito modulo per la gestione documentale. 1.3 GENERARE DOCUMENTI La creazione di documenti in Kleos è basata sull uso frequente di modelli. La configurazione di default include già modelli per i documenti utilizzati più di frequente; è possibile aggiungerne altri che saranno disponibili nella sezione Modelli dello studio (Per saperne di più, si può fare riferimento alla guida dedicata alla configurazione dei modelli). Creare nuovi documenti è molto semplice: dopo aver scelto il comando Nuovo documento, occorre specificare il nome e la pratica (attenzione: sono dati obbligatori in assenza dei quali non sarebbe possibile la creazione), scegliere un modello e confermare. Il modello sarà scaricato on cloud e il nuovo documento si aprirà nel programma di videoscrittura installato; si specifica che Kleos utilizzerà il software di videoscrittura (Word, Open Office, ecc...) presente sul computer per redigere e modificare i documenti. 3

5 Mentre si lavora con il programma di videoscrittura, si opera su un file temporaneo, pertanto, per caricare automaticamente il file on cloud, quindi modificabile da altra postazione, è necessario salvare e archiviare il documento. Dopo la chiusura del programma di videoscrittura, Kleos mostrerà una finestra del documento con tutte le informazioni relative al file appena modificato. Attenzione: con l opzione dell archiviazione rapida abilitata, a seguito del salvataggio e della chiusura dell editor di testo, il file sarà automaticamente archiviato on cloud. Può risultare molto utile salvare in Kleos documenti già presenti su file system, per agire in maniera semplice e rapida si consiglia l opzione del drag-and-drop. Kleos mostrerà una finestra di dialogo a completamento dell'importazione. Trascinando un documento in una pratica aperta, quest ultimo sarà direttamente importato nella stessa. Se invece si trascina un documento nell elenco delle pratiche o in qualsiasi altra schermata di Kleos, il campo della pratica nella finestra di dialogo sarà vuoto e pertanto sarà necessario indicare un fascicolo di destinazione. È possibile anche trascinare una selezione di più files, procedura consigliata per importare un gruppo di documenti. Si può importare un documento anche usando il pulsante: Importa Documento, disponibile nel modulo Documenti e nel segnalibro Documenti della finestra delle pratiche. 4

6 Il pulsante Importa consente di salvare i documenti, uno per volta, richiedendo i dettagli specifici di ciascun file. Il pulsante Import multiplo salva massivamente tutti i files senza i dettagli dei documenti stessi. 5

7 In alcuni casi può essere necessario esportare sul computer locale un documento creato in kleos. È sufficiente, in questo caso, utilizzare il comando Copia, questa funzionalità è disponibile nel modulo Documenti e nel segnalibro Documenti della finestra delle pratiche. È possibile recuperare un documento singolo o un gruppo di documenti e/o o una copia in formato.pdf degli stessi. 1.4 GESTIONE Kleos include anche le caratteristiche di base di un normale client . Si può quindi inviare e ricevere e- mail anche all interno di Kleos, previa configurazione dell account di posta (per approfondimenti sul tema, si consiglia il modulo Vademecum start up e configurazioni ). È possibile inviare un tramite l access bar, dal tab Documenti della schermata delle pratiche e dal modulo generale Documenti. Kleos permette di definire modelli di , inclusi testi standard che si possono usare in molte comunicazioni in formato elettronico. 6

8 Tramite il pulsante Invia si procede con l invio del messaggio, salvando una copia come documento della pratica. Il pulsante Salva permette all utente di salvare l come bozza e di inviarla in seguito. Per la lettura e il salvataggio delle mail ricevute, occorre cliccare sul pulsante Importa mail, attendere che Kleos scarichi la posta in arrivo, selezionare le mail da salvare e cliccare sul comando Importa / Import multiplo. Tramite il plug in per outlook, invece, è possibile continuare a utilizzare Outlook come gestionale di posta, con la possibilità di salvare anche in kleos la posta inviata e ricevuta. Per salvare in kleos la mail ricevuta in Outlook, cliccare sui comandi disponibili nel tab Kleos. 7

9 Per inviare tramite Outlook e contestualmente salvare il messaggio nell applicativo, è necessario utilizzare i comandi di Kleos presenti nella maschera di invio della mail. 1.5 INCARICHI Gli incarichi fungono da strumento di comunicazione interno. Quando si assegna un incarico a un altra persona dello studio, le si chiede di assolvere a un compito specifico su un documento, un , un promemoria o un report telefonico: leggere, rivedere, scrivere, stampare, ecc... È possibile definire tutti gli incarichi che si desidera attribuire per un documento, e assegnarli ad altri membri dello studio. Per esempio, se si riceve un incarico di revisione di un documento, è possibile definire un nuovo incarico a qualcun altro chiedendogli di rivedere il documento in propria vece. Per avere traccia e visione immediata degli incarichi pendenti per utente, questi ultimi sono evidenziati nella home page di Kleos. 8

10 Per definire un incarico, cliccare sul comando Modifica incarico. Questo pulsante è disponibile nell elenco dei documenti della pratica e nella lista generale dei documenti. Nel caso di promemoria e report telefonici, è possibile definire l incarico nel momento in cui li si genera. Per rimuovere un incarico è necessario chiuderlo. 1.6 LA GESTIONE DELLE CARTELLE DEI DOCUMENTI Il Segnalibro Documenti consente accesso alle cartelle e ai files salvati. La funzione di esplorazione documenti è posta sulla sinistra, e contiene l albero delle cartelle virtuali. Il numero fra parentesi indica quanti documenti sono contenuti in ciascuna cartella. La cartella viene assegnata quando si crea o si importa in Kleos il documento. Per cambiare la cartella di un documento, selezionare l opzione Proprietà sotto l opzione Altro.... Per personalizzare la struttura ad albero delle cartelle virtuali, occorre accedere alle configurazioni dei documenti sotto l opzione Altro. 9

11 Il menu contiene le seguenti opzioni: Aggiungi: per creare una nuova cartella, che sarà salvata all interno della macro-cartella selezionata. Per creare una nuova macro-cartella gerarchicamente superiore è necessario selezionare la cartella Documenti. Modifica: per rinominare la cartella selezionata. Elimina: per rimuovere la cartella selezionata con conseguente cancellazione di tutte le sottocartelle presenti all interno. Tutte le pratiche condividono la stessa struttura, con la possibilità di oscurare una o più cartelle per ciascuna tipologia di pratica. 10

12 1.7 LE FUNZIONI SUI DOCUMENTI Il menu del segnalibro Documenti della finestra delle pratiche, contiene le stesse opzioni del menu nella schermata Documenti. Quando si utilizzano queste funzionalità dal segnalibro Documenti, la pratica è sempre predefinita. Per esempio, se si utilizza la funzionalità Nuovo documento dal tab Documenti della finestra pratica, il documento sarà assegnato alla pratica aperta. Utilizzando la stessa funzionalità dalla schermata Documenti, il campo pratica risulta vuoto ed è necessario valorizzarlo. Di seguito l elenco delle funzioni disponibili: Nuovo documento: per creare un nuovo documento.doc o.docx utilizzando un modello compilato o vuoto. È possibile scegliere il foglio di stile, ossia la carta intestata da associare al file, se non già attribuito come predefinito. Nuova per creare e inviare un . Nuovo promemoria: per generare un nuovo foglio di appunti che sarà salvato nel fascicolo, per cui è possibile anche assegnare incarichi già in fase di creazione. Nuovo report telefonico: per annotare i dettagli di una conversazione telefonica specificando gli interlocutori e per cui è possibile attribuire un incarico. Importa file: per aprire una finestra di dialogo tramite cui si può importare un file in Kleos (procedura alternativa al drag-and-drop). Importa . Questa opzione collega Kleos al server dell account di posta elettronica configurato in Kleos. La finestra di dialogo mostra l elenco delle conservate sul server, per importare un come documento, è necessario selezionare il messaggio e la pratica (anche più mail per la stessa pratica). 11

13 Modifica. Questa opzione scarica il documento selezionato dal cloud e lo apre utilizzando il programma adatto installato sul computer in uso. Se si modifica un file.doc o.docx, Kleos aprirà il programma di videoscrittura predefinito sul computer. Se il documento è un file.pdf, Kleos utilizzerà il lettore PDF predefinito. Se il documento è un promemoria o un report telefonico, Kleos utilizzerà il proprio programma di videoscrittura. Una versione aggiornata del documento sarà caricata on cloud una volta terminate le modifiche. Visualizza: per scaricare una copia del documento selezionato e visualizzarlo in sola lettura. Invia. Questa opzione è equivalente all opzione Nuova , ma in questo caso il file selezionato è incluso come allegato al messaggio. Se il file selezionato non è un PDF, Kleos mostrerà l opzione di trasformazione del documento in PDF per l invio, anziché inviare il documento originale modificabile. Modifica e chiudi un incarico. Questa opzione consente di gestire le assegnazioni di incarichi per il documento selezionato. PDF/Crea. Questa opzione è disponibile solo per i documenti in formato.doc o.docx. creando una copia del documento selezionato in formato PDF. La versione PDF del documento sarà conservata come complemento del documento DOC/DOCX originale. È richiesta l installazione di una stampante virtuale sul pc in uso (per esempio, PDF Creator). È possibile configurare Kleos affinchè generi il file utilizzando un generatore di PDF disponibile sul cloud di Kleos. PDF/Visualizza: per visualizzare la versione PDF di un documento. La versione PDF deve già essere stata creata utilizzando la funzionalità PDF/Crea. PDF/Elimina: per eliminare la versione PDF di un documento creato in precedenza attraverso la funzionalità PDF/Crea. Proprietà. Questa opzione mostra una finestra di dialogo in cui è possibile modificare gli attributi del documento selezionato o spostarlo in un altro fascicolo. Stampa: per stampare il documento selezionato. Copia: per creare una copia locale di un documento, scegliendo la cartella di sistema di destinazione. Si possono selezionare più documenti e scaricarli tutti contemporaneamente, saranno scaricati nella stessa cartella di sistema. Duplica: per creare un duplicato del documento selezionato. Autorizzazioni. Questa opzione consente di gestire i diritti di accesso al documento per gli altri utenti. È possibile concedere o revocare le autorizzazioni di accesso per ciascun documento del database. Versioni: per attivare una finestra di dialogo con l elenco degli eventi di modifica per il documento selezionato. Report. Questa opzione apre la finestra per la selezione dei report. Attraverso questa finestra è possibile selezionare e stampare i report relativi ai documenti salvati. Aggiorna: per aggiornare l elenco dei documenti. L elenco aggiornato manterrà gli stessi criteri di ricerca dell elenco precedente. Archivia. Questa opzione verifica se il documento selezionato sia attualmente aperto per essere modificato. Se così fosse, la versione aggiornata (aperta nel programma di videoscrittura) sarà caricata nel cloud di Kleos sostituendo la versione esistente. 12

14 Annulla modifiche. Questa opzione verifica se il documento selezionato sia in corso di modifica. Se così fosse, tutte le modifiche vengono annullate e il documento conservato on cloud viene salvato allo stato dell ultima archiviazione. Elimina: per cancellare il documento selezionato. Ci sono due funzionalità disponibili nel tab Documenti della finestra della pratica che non sono disponibili nel modulo Documenti : Importa cartella. Questa opzione apre una finestra di dialogo in cui si può selezionare una cartella di sistema. Tutti i documenti della cartella di sistema saranno importati in Kleos e caricati on cloud. Pratiche collegate: per effettuare una ricerca avanzata per visualizzare l elenco di tutti i documenti compresi nella pratica aperta e in tutte le pratiche collegate. Il risultato della ricerca sarà visualizzato nella schermata Documenti. 1.8 INTEGRAZIONE CON LA BANCA DATI Nella tool bar di Kleos sarà sufficiente cliccare sul nome della banca dati configurata per aprire la corrispondente pagina web, effettuare la ricerca, e procedere, tramite il comando evidenziato, con il salvataggio nella home page dell applicativo (per tale funzione è necessario memorizzare le credenziali di acceso, per approfondimenti sul tema si consiglia il modulo Vademecum start up e configurazioni ). SALVATAGGIO IN LEGGI DI ITALIA 13

15 SALVATAGGIO IN PLURIS Nel riquadro Operazioni da completare della home page ritroveremo le ricerche salvate dalla banca dati, utilizzare il comando Esegui per indirizzarle nel fascicolo di riferimento. 2- DEPOSITO TELEMATICO 2.1 LA CREAZIONE E L INVIO DEL DEPOSITO TELEMATICO La creazione e l invio di un deposito telematico rappresenta per un studio legale una delle funzioni principali, attivabile in kleos dall access bar, dal quadro dedicato della scrivania iniziale, dal tab Documenti della pratica. 14

16 Si raccomanda di annotare nella pratica la maggior parte delle informazioni del procedimento e delle parti, affinchè le stesse siano recuperate in automatico in fase di generazione della NIR e del deposito. In particolare il numero di iscrizione a ruolo, il tribunale, il registro, il valore della causa, il ruolo processuale e i dati anagrafici delle parti e degli avvocati. Dopo aver attivato il comando per il deposito telematico, compare il wizard che guiderà l utente nella compilazione e che culminerà con l invio della mail con in allegato la busta. Nella schermata inziale se il campo ruolo viene recuperato dalla pratica, è fondamentale prestare attenzione alla scelta del tipo di atto da depositare, soprattutto che sia incluso nel registro corretto e sia congruo con quanto precedentemente indicato. 15

17 Scegliendo un atto successivo, la prima maschera recupererà in automatico il numero di ruolo salvato nel fascicolo, mentre per un atto introduttivo, sarà possibile compilare in maniera guidata la nota di iscrizione a ruolo, o sarà automaticamente allegata se già generata in precedenza (è possibile non compilare in questa fase la nota e allegare il.pdf nella schermata finale dei documenti). Il wizard guiderà l utente nella compilazione della busta, recuperando la maggior parte delle informazioni del fascicolo. I campi con asterisco sono obbligatori. 16

18 Nella sezione delle parti è possibile intervenire con le dovute modifiche o integrazioni che aggiorneranno anche i dettagli del fascicolo. Dopo aver seguito la procedura guidata, si giunge alla schermata finale dei documenti, in cui Kleos evidenzia i documenti obbligatori da allegare e da firmare (in genere l atto principale e la procura) a cui si possono aggiungere, a discrezione dell utente, ulteriori allegati, anche in formati diversi dal.pdf (per esempio files.zip). Tutti i documenti possono essere recuperati sia dal cloud sia da File System. 17

19 Dopo aver firmato tutti i documenti necessari, si procederà con la firma finale del Dati.Atto.xml; infine il messaggio sarà pronto per essere inviato al tribunale di riferimento, con in allegato la busta generata (in particolare l atto.enc). 18

20 2.2 IL PROCESSO AMMINISTRATIVO TELEMATICO Per ciò che concerne il deposito amministrativo telematico, occorre selezionare uno dei modelli disponibili, salvarli in locale e compilare i campi correlati del file stesso. Al termine della compilazione del modello, è necessario procedere con la firma e con l invio del file firmato come allegato, necessariamente tramite l indirizzo PEC. 19

21 2.3 LA NOTIFICA TELEMATICA La notifica telematica consiste nella trasmissione a mezzo PEC di un atto o provvedimento da notificare, che attribuisce la conoscenza legale di quanto comunicato. In kleos per procedere con l invio di una notifica telematica è necessario cliccare su Notifica telematica sotto il comando PCT/PAT, al fine di avviare la schermata per l invio della PEC. Nella sezione Allegati è possibile includere la documentazione da inviare in aggiunta alla relata (atto di competenza dell ufficiale giudiziario, che nella prassi viene redatto dal legale per certificare gli atti che si sta notificando tramite PEC). Come per il deposito, gli atti possono essere recuperati sia da File system sia dal cloud, specificando la tipologia e firmandoli digitalmente. Nella sezione Destinatari si procede con l aggiunta dei soggetti a cui è rivolta la notifica, con la possibilità di recuperare l indirizzo dalle anagrafiche o tramite la consultazione dei pubblici registri. Se il testo del messaggio non è obbligatorio, dunque non è necessario rispettare una particolare dicitura, l oggetto deve rispettare necessariamente il testo proposto dall applicativo. Si raccomanda di non cancellarlo, al più se lo si desidera, è possibile integrarlo. 20

22 La ricevuta di consegna rappresenta la certificazione che il messaggio inviato è stato consegnato al gestore di posta del destinatario. 21