Technical Certification LA PRATICA E IL POLISWEB

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1 Technical Certification LA PRATICA E IL POLISWEB

2 Sommario 1- IL MODULO PRATICHE LA PRATICA DI KLEOS IL RIQUADRO DELLA PRATICA LE SCHEDE AGGIUNTIVE LA SCHEDA PARCELLAZIONE LE FUNZIONI SULLE PRATICHE... 6 LA RICERCA DELLE PRATICHE IL MODULO POLISWEB

3 1- IL MODULO PRATICHE 1.1 LA PRATICA DI KLEOS Kleos è un Sistema per la completa gestione dell attività di uno studio legale. Il fulcro è il fascicolo, ossia la pratica virtuale, dove gestire tutte le informazioni, note, contatti, scadenze, documenti, attività afferenti ad essa. Kleos consente di creare nuove pratiche in diversi modi, ovvero cliccando sul pulsante Nuova pratica nel menu principale, sul pulsante Nuova pratica nella schermata del menu pratiche, e tramite il menu contestuale, cliccando con il tasto destro del mouse nella schermata delle pratiche. Dopo aver scelto la tipologia, l unico campo obbligatorio è il nome della pratica. Per creare una pratica in pochi istanti, è sufficiente scrivere il nome e confermare, anche se si suggerisce di immettere i dati delle parti e le informazioni di dettaglio, così da gestire al meglio i passaggi richiesti dall iter stesso della pratica. 2

4 1.1.1 IL RIQUADRO DELLA PRATICA La finestra della pratica contiene fino a sei segnalibri: Documenti, Agenda, Scadenze, Attività, Parcellazione e Calcoli per avere una visione d insieme di tutti gli elementi che caratterizzano il fascicolo e per utilizzare per ognuno di essi tutte le funzioni presenti e richiamabili nei singoli moduli. La prima schermata generale contiene quattro riquadri per memorizzare le informazioni generali, i membri dello studio, le parti e i campi aggiuntivi. Il riquadro Note è disponibile in tutti i segnalibri della finestra. La testata del fascicolo contiene le informazioni generali della pratica, come il tipo, il riferimento e la descrizione. Il riquadro membri dello studio include i rapporti fra i colleghi che collaborano alla lavorazione della pratica. Il menu Membri dello Studio, posto nell angolo in alto a destra, permette di: aggiungere un nuovo membro dello Studio alla pratica modificare il ruolo del membro dello Studio selezionato che partecipa alla pratica, rimuovere il membro dello Studio selezionato dalla pratica 3

5 Il riquadro Parti contiene i nominativi dei soggetti coinvolti. È possibile definire diversi tipi di soggetti e diversi collegamenti tra le anagrafiche. Per esempio, è possibile impostare, dal comando Aggiungi Avvocato, la controparte e l avvocato della controparte come soggetti correlati fra loro. Il menu del riquadro delle parti è posto nell area inferiore del fascicolo. È possibile eseguire le seguenti operazioni: Aggiungere un Soggetto. Questa opzione apre una finestra di dialogo per definire un soggetto della pratica, selezionando il tipo di parte e l eventuale ruolo processuale (dato fondamentale per eseguire correttamente il deposito telematico). È possibile creare una nuova anagrafica se non è già registrata nella rubrica. 4

6 Modifica soggetto. Questa opzione apre una finestra di dialogo in cui è possibile modificare il ruolo dell anagrafica nella pratica, includendo ulteriori indirizzi o modificando le anagrafiche collegate Aggiungi persona collegata. Questa opzione consente di salvare un altra anagrafica collegata alla parte selezionata, precisando il tipo di relazione fra le due Modifica anagrafica. Questa opzione apre la finestra dell anagrafica dove si possono modificare le informazioni relative al contatto Mostra pratiche (attive/tutte). Questa opzione genera una ricerca avanzata per evidenziare l elenco delle altre pratiche in cui il soggetto è definito come parte in causa Elimina. Questa opzione consente di eliminare il contatto selezionato come parte della pratica LE SCHEDE AGGIUNTIVE Le schede delle pratiche (ma disponibili anche per le anagrafiche e la parcellazione) consentono di memorizzare ulteriori informazioni che lo studio è solito memorizzare in aggiunta ai campi predefiniti del frontespizio della pratica. Le schede possono essere distinte per ciascun tipo pratica. Gli stessi campi sono disponibili come filtri per le ricerche e come variabili per la personalizzazione dei modelli. Per realizzare le schede aggiuntive è necessario posizionarsi nel modulo delle configurazioni e tipizzare i campi in base alla natura delle informazioni da inserire. 5

7 1.1.3 LA SCHEDA PARCELLAZIONE La terza finestra della pratica consente di memorizzare, in primis il valore della causa (dato recuperabile in fase di deposito), e tutti i dati propedeutici alla parcellazione da parametri. 1.2 LE FUNZIONI SULLE PRATICHE Nella parte superiore della pratica sono presenti i comandi per attivare diverse operazioni sul fascicolo: 6

8 Modifica. Questa opzione apre una finestra di dialogo per la modifica delle informazioni di base della pratica Aggiorna pratica di Kleos. Consente l aggiornamento del fascicolo con i dati Polisweb disponibili nei registri di cancelleria Aggiungi pratica collegata. Questa opzione crea una nuova pratica che eredita la stessa posizione archivio di quella selezionata. La funzione si propone di creare una nuova pratica con il vantaggio del recupero delle informazioni principali del fascicolo selezionato. Il resto degli elementi del fascicolo come i documenti, le scadenze, eventi ecc saranno distinti per ciascuna pratica. Le pratiche collegate si possono utilizzare in molte situazioni diverse, per esempio, si possono usare per suddividere pratiche complesse che contengono molti documenti in pratiche più piccole, o per gestire le cause e gli appelli come cause separate, o ancora, per gestire cause diverse ma collegate per uno stesso cliente. Il numero di pratiche collegate è indicato nel segnalibro generale della finestra della pratica, inoltre anche negli altri moduli, tramite il comando Pratiche collegate si avrà evidenza delle informazioni riconducibili alle collegate 7

9 Archivia. Questa opzione aggiorna lo stato della pratica ad archiviata Riattiva. Questa opzione riporta lo stato di una pratica archiviata ad aperta Duplica. Questa opzione consente di creare una nuova pratica come duplicato di quella selezionata. Tutte le informazioni e i contenuti della pratica originale vengono duplicati nella nuova, ma a differenza della funzione collega, viene attribuita una posizione archivia autonoma Autorizzazioni. Questa opzione apre una finestra di dialogo per gestire i diritti di accesso degli utenti Kleos alla pratica Elimina. Questa opzione elimina in modo permanente una pratica e tutte le informazioni che contiene. E necessario che la pratica sia vuota Report. Questa opzione aprirà la finestra per la selezione dei report. Attraverso questa opzione è possibile selezionare e stampare i report relativi alle pratiche Una parte dei comandi sono disponibili sotto il menu Altro 1.3 LA RICERCA DELLE PRATICHE Accedendo al modulo pratiche, ritroveremo l elenco di tutte pratiche salvate. Le pratiche più recenti sono visualizzate per prime di default. È possibile personalizzare le viste secondo le preferenze di ciascun utente, nello specifico, decidere quali colonne posizionare e il loro ordinamento, applicare filtri e raggruppamenti (questo comportamento è applicabile a tutti moduli di Kleos). 8

10 Il riquadro di ricerca consente di individuare le pratiche per nome, riferimento e descrizione (si tratta dei filtri maggiormente utilizzati). È sufficiente digitare il testo al fine di attivare automaticamente la ricerca. La freccia in giù mostra un elenco delle ricerche utilizzate di recente e delle ricerche salvate (è consigliabile allo studio memorizzare quelle ricorrenti per evitare di compilare ogni volta i campi). Il form di ricerca avanzata consente di eseguire una ricerca complessa, combinando quasi tutti i campi della struttura della pratica. Sono disponibili come filtri anche i campi che compongono le schede aggiuntive, disponibili nella sezione altro anche in maniera multipla. 9

11 Il pulsante Salva aprirà una finestra di dialogo per salvare la ricerca corrente fra quelle salvate. Dal comando Report sono disponibili i formati di stampa preconfigurati e non modificabili, mente si consiglia di utilizzare il comando Stampa Elenco per personalizzare il layout di stampa e renderlo, dunque, disponibile per le stampe successive (anche in formato excel). N.B. I comandi disponibili nel modulo generale delle pratiche sono gli stessi già presentati e attivabili all interno del fascicolo. 2 - IL MODULO POLISWEB Il modulo Polisweb consente di consultare gli aggiornamenti disponibili nei registri di cancelleria e di salvarli nella pratica di Kleos, le informazioni scaricabili riguardano: Le udienze e le scadenze Lo storico di cancelleria e i documenti 10

12 Il profilo fascicolo La funzione Cerca in polisweb avviene unicamente mediante autenticazione (tramite certificato e inserimento PIN), e consente di visualizzare le informazioni relative ai procedimenti iscritti a nome dell Avvocato (per tale ricerca è necessario disporre di Digital Kley o smart card). Per ritrovare invece precedenti ricerche salvate nel gestionale, utilizzare il comando: Cerca nei dati salvati (si ricorda che si tratta di dati non aggiornati). Tramite il pulsante Importa scadenza si procede con il salvataggio in agenda delle udienze e delle scadenze frutto della ricerca. Il pulsante importa o collega consente di: - creare ex novo una pratica in Kleos, recuperando i nomi delle parti e tutti i dettagli del procedimento. - Aggiornare automaticamente una pratica già salvata in Kleos. N.B: Kleos è in grado di individuare la pratica precedentemente salvata, se e soltanto se, sono presenti i seguenti dati identificativi: - Numero di Ruolo. - Ufficio Giudiziario. - Registro. - Eventuale Sub Procedimento. 11

13 Se mancasse uno dei dati sopra esposti, kleos potrebbe individuare comunque il fascicolo già salvato, proponendolo all utente per l aggiornamento. Tali operazioni possono essere effettuate anche in maniera massima e in background, consentendo nel frattempo all utente di continuare a lavorare in kleos. La funzione Aggiorna pratiche di Kleos (disponibile anche all interno pratica), consente l aggiornamento da polisweb delle informazioni selezionate dall utente (di default già spuntate). Nella modulo Polisweb, nella sezione pratiche, è disponibile una reportistica che mostra il quadro completo delle informazioni polisweb scaricate per il fascicolo. La presenza dell icona della cartella denota che il fascicolo, o l evento scaricato, si riferisce a una pratica già presente in Kleos e collegata con il fasciolo polisweb. Aprendo il fascicolo dall apposito comando evidenziato Apri pratica di Kleos, si visualizzano nel tab Fascicolo Polisweb, le informazioni scaricate dalla cancelleria telematica e salvate nella pratica. Kleos mostrerà la data dell ultima aggiornamento effettuato e sarà possibile consultare i registri in qualsiasi momento. 12

14 Dal modulo Polisweb, nello specifico nella sezione dello Storico di Cancelleria, e nella sezione Polisweb del fascicolo, è disponibile la funzione di consultazione dei documenti pubblicati. Il comando Visualizza Documenti consente la lettura del contenuto, mentre Importa documento il salvataggio in kleos; il file sarà così disponibile nella sezione documentale per successive consultazioni. Si sottolinea che anche se i dati sono stati precedentemente salvati nel fascicolo, per la consultazione dei soli documenti, è necessario procedere con l autenticazione (a meno che siano stati già salvati fra i files della pratica). 13