Technical Certification LE ATTIVITA E LA PARCELLAZIONE

Transcript

1 Technical Certification LE ATTIVITA E LA PARCELLAZIONE

2 Sommario 1 - LE ATTIVITA E LA PARCELLAZIONE L EMISSIONE DELLA PARCELLA LA GESTIONE DELLE ATTIVITA LA CONFIGURAZIONE DI ATTIVITA E VOCI DI FATTURAZIONE LE ATTIVITA DELLA PRATICA IL MODULO ATTIVITA LA PARCELLAZIONE DELLA PRATICA LA FATTURA ELETTRONICA IL MODULO PARCELLAZIONE

3 1 - LE ATTIVITA E LA PARCELLAZIONE 1.1 L EMISSIONE DELLA PARCELLA La parcellazione è sicuramente una delle attività più complesse e importanti per uno studio legale. Kleos consente l emissione di vari documenti contabili: proforma, fattura (ordinaria e d'acconto), nota spese, nota di credito. La procedura di creazione può essere attivata sia dal modulo generale Parcellazione, sia dalla sezione Parcellazione della pratica; quest ultima è la procedura consigliata, visto l obbligatorietà della pratica di riferimento. L emissione di una parcella sintetica è caratterizzata dall inserimento manuale degli importi nella schermata finale di creazione, ossia senza il recupero delle voci di onorario e di spesa annotate nel fascicolo. Dopo aver attivato il comando Nuova fattura o Nuovo proforma, appare una procedura guidata in cui è necessario richiamare l intestatario, selezionabile fra i soggetti della pratica, e l area contabile, che indica il professionista o lo studio che sta emettendo la parcella. E possibile anche emettere una parcella per più pratiche, ossia riepilogativa di tutte le attività svolte per le diverse pratiche in cui è coinvolto lo stesso cliente. 2

4 Se nella pratica non sono presenti attività e prestazioni, si giungerà direttamente alla schermata finale della parcella per l inserimento degli importi (è consigliabile partire dal netto affinchè si effettui lo scorporo dell IVA e dell eventuale ritenuta fino al calcolo del compenso). 3

5 Dopo aver inserito gli importi, è possibile salvare la parcella come bozza o definitiva, in entrambi i casi modificabile; rendendola definitiva si attribuirà il numero consecutivo della fattura/proforma. Kleos calcolerà la ritenuta se presente la partita IVA nella scheda anagrafica del committente (in virtù dell opzione impostata nelle configurazioni generali), nonostante ciò, accedendo alla sezione Profili della scheda anagrafica del cliente, si può disporre l applicazione o meno dell IVA e della ritenuta per le fatture da emettere verso il cliente stesso. Kleos consente l emissione di una parcella con il recupero di tutte le voci annotate a seguito delle attività svolte per il fascicolo; in questo caso, nel riquadro Voci da Parcella saranno proposti gli importi salvati con possibilità di integrarli o modificarli. 4

6 A differenza di quanto spiegato poc anzi, la schermata finale della parcella presenterà già i totali come somma delle voci precedentemente selezionate. Sarà consentito all utente di apportare tutte le modifiche necessarie. 1.2 LA GESTIONE DELLE ATTIVITÀ Un attività può essere definita come una prestazione o una spesa fatturabile, creata durante la gestione della pratica e addebitabile al cliente poiché inclusa in parcella. Rappresenta in termini economici il valore del lavoro svolto dallo studio. È possibile creare attività in svariati modi: Dal menù di accesso rapido: 5

7 Dal modulo generale delle attività, dal pulsante Nuovo : Dal comando Nuovo nel menu contestuale attivabile con il click destro del mouse: Dal pulsante Nuovo nella sezione Attività della schermata delle pratiche: Dal pulsante Nuova attività, disponibile quando si crea un nuovo evento di calendario o una nuova scadenza: Dopo aver attivato il cronometro: 6

8 E ancora dalla scheda attività, nella schermata Attività. La finestra di creazione delle attività mostra un elenco, in una semplice struttura ad albero, che comprende sia le attività sia le voci di fatturazione. Dopo aver scelto la tipologia di attività svolta (in seguito l approfondimento per la configurazione delle alternative), è possibile associare tramite il pulsante Nuova Voce una o più voci di onorario e/o di spesa configurate. 7

9 Le tariffe di ciascuna voce possono essere recuperate direttamente dai tariffari configurati da ciascun utente; tra le voci anche la prestazione oraria, il cui compenso sarà calcolato in base al tempo impiegato e alla tariffa oraria stabilita nei tariffari. Tramite l apposito comando del menù Altro, è possibile inserire le fasi e gli onorari secondo i parametri Forensi, per cui gli importi sono calcolati a seconda dei dati salvati nella scheda Parcellazione della pratica. 8

10 L utente può scegliere le fasi da addebitare al cliente, modificare gli importi e la descrizione associata, aggiungere per la stessa attività altri voci parcellabili. Cliccare su Salva per salvare l attività e crearne una nuova che sarà imputata alla stessa pratica; Salva e chiudi per terminare l inserimento. 9

11 1.3 LA CONFIGURAZIONE DI ATTIVITÀ E VOCI DI FATTURAZIONE Per associare a ciascun attività le voci predefinite e per il calcolo automatico degli importi, è necessario configurare adeguatamente i moduli attività e prestazioni. I tariffari descrivono le tariffe generiche e specifiche utilizzate di default per il calcolo del valore economico delle voci di fatturazione. E consigliato personalizzare i tipi di attività per descrivere i servizi legali forniti ai clienti, e le voci di fatturazione per distinguere le spese dagli onorari, le voci imponibili e non imponibili. Ciascun tipo di attività può contenere quante voci di fatturazione si desidera. Per esempio, Assistenza legale può contenere tariffa oraria e spese di viaggio come voci di fatturazione preimpostate. Quando un attività del tipo Assistenza legale viene creata, Kleos includerà voci di fatturazione vuote del tipo tariffa oraria e spese di viaggio. Tramite l applicazione dei tariffari è possibile calcolare anche gli importi. L importo totale dell'attività è calcolato come somma dei valori di tutte le voci di fatturazione. Gli utenti possono rimuovere o aggiungere nuove voci nelle attività. 10

12 Per creare nuove tipologie di attività, accedere da menu delle configurazioni e associare, se lo si desidera, una o più tipi di voci precedentemente configurate. I tariffari contengono le tariffe di base delle voci di fatturazione, al fine di proporre gli importi predefiniti se associati alle diverse attività. Gli utenti possono definire tutti i tariffari che desiderano e impostarli come predefiniti per ciascuna pratica. Possono essere disattivati ma non possono essere rimossi. Il tariffario può essere composto da una prestazione specifica o generica, in quest ultimo caso, la tariffa predefinita per la categoria si applica a tutte le voci di fatturazioni incluse. Il Tariffario standard è sempre applicato di default se non si dispone diversamente, mentre per applicare il tariffario personalizzato è necessario richiamarlo nella tabella di inserimento delle attività, o impostarlo come predefinito nelle Opzioni della sezione Attività della pratica. 11

13 Si accede alle configurazioni della fatturazione per modificare e salvare nuove tipologie di voci da associare alle attività e da includere nei tariffari. E opportuno definire correttamente le caratteristiche della voce: ossia la categoria (l alternativa Flat vuol dire che la quantità è di default unitaria), la tipologia: Prestazione o Spesa, e solo per quest ultimo caso se imponibile o meno. 1.4 LE ATTIVITÀ DELLA PRATICA La sezione Attività contiene l elenco delle attività relative alla pratica. Nella parte superiore della scheda sono riportate le attività, mentre in quella inferiore, le voci di fatturazione per l attività selezionata. Sulla 12

14 destra è posizionato il Quadro finanziario, in cui sono riassunte le prestazioni, le spese e gli acconti parcellati o meno. Le funzioni disponibili dalla pratica sono le stesse del modulo generale Attività. L opzione Pratiche collegate, disponibile solo nelle Attività della pratica, attiva una ricerca avanzata per mostrare le attività incluse nella pratica e in tutte le sue collegate. Tramite il comando Contributo Unificato Kleos assicura il calcolo della tassa, che varia a seconda dei riferimenti della pratica (i cui dati sono recuperati dal frontespizio del fascicolo); successivamente si potrà procedere anche con la creazione dell attività e della voce annessa da parcellare. Altri comandi presenti nella tool bar sono: Report: per selezionare e stampare i report relativi alle attività e alle voci di fatturazione. Ricalcola. Attraverso questa opzione è possibile scegliere un nuovo tariffario per l attività selezionata e ricalcolare il valore economico della voce inclusa. Imposta come fatturato: per denotare l attività selezionata come fatturata. Seleziona Fase (D.M. 2014): per associare all attività una delle fasi previste dal decreto. Elimina: per cancellare l attività selezionata. 1.5 IL MODULO ATTIVITA La schermata Attività contiene l elenco delle attività e delle voci di fatturazione di tutte le pratiche. 13

15 In alto al centro della schermata sono presenti i filtri rapidi, che consentono di visualizzare rapidamente tutte le attività o le attività del mese o della giornata in corso. Si possono inoltre visualizzare le attività dell utente loggato o di tutti gli altri. È possibile spostarsi dalle attività alle voci di fatturazione utilizzando i segnalibri posti in basso a sinistra dello schermo. Il campo di ricerca consente di individuare le attività in base alla tipologia e alla descrizione. Il form della ricerca avanzata consente di combinare tutti gli attributi delle attività per portare a termine ricerche dettagliate. È possibile salvare i criteri di ricerca per utilizzarli anche in seguito; le ricerche salvate sono richiamabili dal menu a tendina del riquadro delle ricerche oppure dall apposito pulsante. 1.6 LA PARCELLAZIONE DELLA PRATICA La sezione Parcellazione della pratica consente l emissione delle parcelle e si compone di diversi riquadri disposti in basso a sinistra. Alcune funzioni sono presenti ugualmente nei primi due riquadri. Riquadro Voci da parcella 14

16 Il segnalibro Voci da parcella contiene l elenco di tutte le voci parcellate o meno. La barra degli strumenti presenta i seguenti pulsanti: Nuovo: per procedere con la creazione di un nuovo documento contabile. L emissione della Nota spese può avvenire solo dalla pratica secondo una procedura guidata, che recupera i dettagli del fascicolo e associa le fasi e gli importi corrispondenti, con l eventuale aggiunta delle spese. Si può creare una nuova nota di credito svincolata dalla fattura o a storno totale di quest ultima. Nuovo Deposito: per registrare un incasso che sarà associato a una parcella futura. Imposta come fatturato: per definire la voce di fatturazione selezionata come fatturata. Report: per generare e stampare i report relativi alle voci di fatturazione e alle parcelle. Nuovo Acconto passato: per registrare un importo fatturato in acconto senza l utilizzo di Kleos, e per stornarlo da una successiva fattura a saldo che sarà emessa tramite Kleos. Opzioni. Questa funzionalità consente di definire l area contabile predefinita per la pratica. È possibile anche registrare un forfait concordato con il cliente o compilare le schede aggiuntive configurate per la fatturazione. Parametri Forensi (D.M. 2014): per consultare gli importi calcolati secondo le tariffe ministeriali. Riquadro Documenti della Parcellazione In questa sezione ritroviamo tutti i documenti contabili emessi per il fascicolo, con la possibilità di crearne nuovi. 15

17 La prassi contabile della maggior parte degli studi legali italiani prevede l emissione, in primis, del proforma, e la successiva creazione della fattura a seguito dell incasso del proforma stesso; si raccomanda l utilizzo del comando Nuovo Fattura da proforma per generare un documento identico al proforma emesso in precedenza. Dopo aver creato la parcella, Kleos propone all utente la stampa immediata, che sarà attivabile anche successivamente dal comando Genera documento. Si potrà scegliere fra il layout impostato come predefinito in fase di stampa, o optare per un altro template disponibile. Il documento di parcella generato sarà salvato anche nella sezione documentale della pratica e può essere inviato come allegato di una mail dal comando Invia (anche o solo in formato.pdf). Il comando Nuovo incasso permette di registrare gli incassi totali o parziali soprattutto dei proforma, e di generare la successiva fattura per l importo corrispondente. 1.7 LA FATTURA ELETTRONICA La Fattura Elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni, e presenta le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato da un file con estensione.xml: questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio; l'autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica da parte del soggetto prestatore. la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura, riportato nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni. 16

18 In kleos è possibile procedere con la creazione del file, sia a seguito dell emissione della fattura, ma anche successivamente dall apposito comando Fattura elettronica. La prima schermata ripropone i dati del prestatore e del committente, per cui si consiglia la compilazione puntuale dei dati anagrafici, e gli estremi della fattura emessa. L area dedicata ai Dati generali della fattura propone alcuni campi già precompilati. Si raccomanda di salvare il Codice Univo dell Ufficio della PA nella scheda anagrafica del committente (tab Altro ), affinchè lo stesso sia riproposto per tutte le fatture elettroniche. Segue poi il salvataggio delle informazioni inerenti i dati del pagamento (recuperati automaticamente dai dati anagrafici del professionista o dello studio) e il trattamento IVA. Kleos offre il vantaggio di memorizzare i dati inseriti per riproporli per le successive fatture elettroniche. 17

19 La schermata finale mostrerà il contenuto del file.xml generato, che sarà collocato in una cartella locale del pc a scelta dall utente e nella sezione Documenti della pratica. A seguito della creazione del file, Kleos proporrà all utente di procedere con la firma digitale, il cui formato.p7m sarà aggiunto nella sezione documentale della pratica e nella stessa cartella locale, per essere infine inviato al destinatario. 18

20 La recente normativa ha introdotto la disciplina delle fatture in regime di split payment, le cui specifiche sono state implementate in Kleos. Per l emissione delle stesse, è necessario scegliere nel campo: Esigibilità IVA l alternativa: Scissione dei pagamenti, questo sia nella prima maschera di creazione della fattura o anche in quella finale. E consigliabile annotare questo dato nella sezione Profili della scheda anagrafica del cliente, affinchè tutte le fatture emesse verso lo stesso siano in regime Split. L informazione sulla fattura emessa in regime di Split payment sarà trasferita anche nella successiva fattura elettronica. 19

21 1.8 IL MODULO PARCELLAZIONE Il modulo generale della Parcellazione raccoglie l elenco di tutti i documenti contabili emessi per tutte le pratiche, filtrabile anche per area contabile e tipologia. La ricerca avanzata permette di effettuare numerosi controlli amministrativi, come la scadenza concordata per l incasso delle parcelle, gli eventuali insoluti, ecc concentrando la ricerca in un determinato intervallo temporale, o per un cliente particolare; con la possibilità, infine, di stampare le reportistiche disponibili. Nel modulo generale della parcellazione è presente anche la sezione Solleciti, per individuare i proforma e le fatture scadute, e per generare eventuali lettere di sollecito (personalizzabili dall utente) da indirizzare al cliente per il recupero del credito. 20

22 21