Guida di riferimento rapido

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1 Guida di riferimento rapido AVVIO RAPIDO DEL LAVORO CON PODOWORKS Versione 2018 Soft Works 2000 Manuale utente - 1

2 OPERAZIONI FONDAMENTALI In ogni finestra nella quale è presente una lista, ci sono sempre i pulsanti che permettono di effettuare le operazioni fondamentali sulla lista stessa ovvero: Inserimento di una nuova scheda Duplicazione di una scheda esistente Modifica dei dati di una scheda esistente Cancellazione di una o più schede Stampa della scheda corrente Stampa della lista delle schede I pulsanti sono rispettivamente i seguenti: In ogni finestra nella quale si inseriscono i dati, sono sempre presenti i pulsanti che permettono di: Salvare i dati della scheda e chiudere la finestra Salvare i dati della scheda e inserirne una nuova senza chiudere la finestra Chiudere la finestra salvando su richiesta i dati della scheda I pulsanti sono rispettivamente i seguenti: INSERIMENTO DEI DATI DELLO STUDIO È questa la base di partenza prima di iniziare il lavoro con PODOWORKS. I dati del proprio Studio sono presenti in tutte le stampe importanti prodotte da PODOWORKS, soprattutto nella fattura. Per inserire i dati del proprio Studio scegliere Dati Studio / Azienda sul menu Strumenti. È mostrata la finestra Manuale utente - 2

3 Inserire i dati essenziali nelle apposite caselle, soprattutto Ragione sociale, Partita IVA, Indirizzo, CAP, Città e Telefono. Da tenere presente che il testo inserito nella casella Descrizione attività sarà stampato in fattura appena sotto la propria ragione sociale. IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER LA FATTURA Per impostare il numero di partenza per la fatturazione scegliere Imposta progressivi sul menu Strumenti. È mostrata la finestra In questa finestra si imposta soprattutto il numero di partenza per la fatturazione. L utilizzo degli altri contatori è facoltativo. Sempre in questa finestra è possibile riportare a uno tutti i contatori premendo. Questa operazione si fa generalmente all inizio dell anno quando è, come minimo, necessario riportare a uno il contatore fatture. In ogni caso, all inizio di ogni anno, PODOWORKS ricorda all utente che è necessario riportare a uno tutti i contatori. Manuale utente - 3

4 Premendo Sì si riportano a uno tutti i contatori. Il contatore fatture si incrementa automaticamente ogni volta che si stampa una fattura. In altre parole per assegnare il numero a una fattura è sufficiente stamparla. CARICAMENTO DI UN LOGO PERSONALIZZATO In alcune stampe prodotte da PODOWORKS (modulo privacy, consenso informato, dichiarazione di conformità relativa ai dispositivi su misura, fattura) è possibile inserire il logo del proprio studio. Il logo deve essere un file in formato Bitmap (BMP), Portable Network Graphics (PNG) o JPEG (JPG) di dimensioni approssimative (in pixel) 90 altezza x 90 larghezza. Per caricare il logo scegliere Carica logo sul menu Strumenti. È mostrata la finestra Premere Ok. È mostrata la finestra Scegliere un file in formato BMP o JPG e premere Ok. Se il file è valido, una finestra di dialogo avvisa l utente che il file è stato caricato. LA PERSONALIZZAZIONE DELLE TABELLE DI SISTEMA In PODOWORKS le tabelle di sistema aiutano l utente soprattutto nell inserimento dei dati. Ecco l elenco di tutte le tabelle di sistema: Manuale utente - 4

5 Allergie Altre terapie (Cartella diabetologica) Anamnesi familiare Annessi cutanei (Peli) (Cartella diabetologica) Antibiotici usati Cartella diabetologica Calore Cartella diabetologica Case farmaceutiche Categorie articolo magazzino Causali contabili Colori cute (Cartella diabetologica) Esami diagnostici strumentali Farmaci Fattori di rischio Forme farmaceutiche Fornitori Gruppi terapeutici Località Malattie infettive a rischio Medici Modalità pagamento Nomi Obiettività (Cartella diabetologica) Patologie Patologie non podologiche Posizioni Professioni Scolarità Sintomatologia (Cartella diabetologica) Sport Stanze Stile di vita Terapie praticate (Cartella diabetologica) Tipi 5 dito Tipi alluce Tipi avampiede Tipi contenitore Tipi cute Tipi scarpa Tipologie batteriche (Cartella diabetologica) Tipologie scadenza Titoli Trattamenti / Tariffario Unità misura Per accedere alla gestione delle tabelle di sistema premere Gestione tabelle nella sezione Area sistema della finestra principale. È mostrata la finestra Manuale utente - 5

6 In ogni tabella è possibile: Inserire una nuova voce Modificare una voce esistente Cancellare una o più voci Nelle tabelle presenti nella sezione Altre tabelle è anche possibile: Importare le voci da un file in formato standard (TXT, CSV, DBF, XLS) Esportare le voci in un file in formato standard (TXT, CSV, DBF, XLS) PERSONALIZZAZIONE DEL TARIFFARIO Una delle tabelle più importanti in PODOWORKS è sicuramente il tariffario. In questa tabella sono inseriti tutti i trattamenti praticati dallo Studio. Per ogni trattamento, è possibile inserire fino a cinque tariffe (una base e quattro secondarie). Questa caratteristica è comoda soprattutto nella fase di inserimento delle voci in una fattura. Selezionando un trattamento, il relativo importo (tariffa) sarà immediatamente visualizzato. È possibile associare una tariffa specifica a un paziente direttamente nella sua scheda anagrafica (lista a discesa Tariffa da applicare ). Nel caso di trattamenti relativi a dispositivi su misura è possibile, per ogni trattamento, inserire le caratteristiche del dispositivo su misura, il materiale impiegato per fabbricarlo e le modalità per il suo corretto utilizzo. Questi dati sarà poi possibile stamparli nella scheda tecnica del dispositivo su misura e, soprattutto, nella certificazione del dispositivo su misura da consegnare al paziente. Per richiamare la tabella Trattamenti / Tariffario premere Trattamenti / Tariffario nella finestra Gestione tabelle. È mostrata la finestra Manuale utente - 6

7 Questa è la finestra di gestione dei trattamenti con le voci predefinite. Naturalmente è completamente ridefinibile. Ogni studio vi può inserire tutti i trattamenti che desidera, modificare e/o cancellare i trattamenti presenti. Questa è la finestra di inserimento / modifica dati per la voce di tariffario. È costituita da due sezioni, la prima con i dati generali del trattamento con gli importi del tariffario (cinque tariffe per ogni trattamento). Manuale utente - 7

8 La seconda (nel caso che il trattamento sia relativo a dispositivi su misura) con i dati del dispositivo su misura (caratteristiche del dispositivo su misura, il materiale impiegato per fabbricarlo e le modalità per il suo corretto utilizzo). PERSONALIZZAZIONE DEL MODULO PRIVACY Per personalizzare il modulo privacy da stampare, dalla lista delle schede anagrafiche selezionare Modulo privacy sul menu File > Stampa. È mostrata la finestra Il pulsante permette ulteriori personalizzazioni nella seguente finestra Manuale utente - 8

9 Facendo click con il pulsante destro del mouse sulle caselle da [1] a [5] si apre il seguente menu utile soprattutto per inserire rapidamente i segnaposto per i dati variabili (racchiusi tra << e >>) Nella lista delle schede anagrafiche deve essere presente almeno una voce. PERSONALIZZAZIONE DEL CONSENSO INFORMATO Per personalizzare il consenso informato da stampare, dalla lista delle visite selezionare Consenso informato sul menu File > Stampa. È mostrata la finestra Manuale utente - 9

10 Il pulsante permette ulteriori personalizzazioni nella seguente finestra Facendo click con il pulsante destro del mouse sulle caselle da [1] a [4] si apre il seguente menu utile soprattutto per inserire rapidamente i segnaposto per i dati variabili (racchiusi tra << e >>) Manuale utente - 10

11 Il modulo Visite deve essere stato attivato in precedenza. Nella lista delle visite deve essere presente almeno una voce. PERSONALIZZAZIONE DELLA DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ Per personalizzare la dichiarazione di conformità da stampare, dalla lista delle visite selezionare Dichiarazione di conformità sul menu File > Stampa. È mostrata la finestra Il pulsante permette ulteriori personalizzazioni nella seguente finestra Manuale utente - 11

12 1 2 Facendo click con il pulsante destro del mouse sulle caselle da [1] a [2] si apre il seguente menu utile soprattutto per inserire rapidamente i segnaposto per i dati variabili (racchiusi tra << e >>) Il modulo Visite deve essere stato attivato in precedenza. Nella lista delle visite deve essere presente almeno una voce. PERSONALIZZAZIONE DELLA FATTURA Per personalizzare la fattura da stampare, dalla lista delle visite selezionare Fattura sul menu File > Stampa. È mostrata la finestra Manuale utente - 12

13 Il pulsante permette ulteriori personalizzazioni nella seguente finestra Il modulo Fatture deve essere stato attivato in precedenza. Nella lista delle fatture deve essere presente almeno una voce. IL MENU COSA VUOI FARE? Il menu di sistema Cosa vuoi fare? è un centro di controllo dal quale è possibile accedere rapidamente alle funzionalità più importanti di PODOWORKS. Manuale utente - 13

14 Grazie a questo menu è possibile (dipende da quali moduli aggiuntivi sono attivati): Inserire un nuovo paziente Inserire / Trovare un nuovo paziente caricando i dati direttamente dalla sua tessera sanitaria (è necessario comprare il kit Tessera Sanitaria) Stampare il modulo privacy Inserire un nuovo appuntamento (modulo Appuntamenti) Inserire una nuova visita (modulo Visite) Stampare il consenso informato (modulo Visite) Stampare la dichiarazione di conformità del dispositivo su misura (modulo Visite) Stampare la scheda tecnica del dispositivo su misura Stampare la prescrizione Inserire una nuova registrazione contabile (modulo Registrazioni contabili) Inserire una nuova immagine (modulo Immagini) Inserire una nuova fattura relativa al paziente correntemente selezionato (modulo Fatture) Inserire una nuova fattura per un paziente non in archivio (modulo Fatture). In questo caso sarà richiesto l inserimento dei dati anagrafici del paziente stesso. Stampare il registro fatture emesse in un determinato periodo (modulo Fatture) Esportare le fatture emesse in un determinato periodo (modulo Fatture) Inserire un nuovo movimento di magazzino (modulo Magazzino) Aprire la directory nella quale sono salvate le fatture PDF (modulo Fatture) Aprire la directory nella quale sono salvate le fatture elettroniche (XML) (modulo Fatture) OPZIONI VARIE Ulteriori possibilità di personalizzazione sono possibili nella sezione Opzioni di PODOWORKS. È possibile accedervi premendo Opzioni nella sezione Area sistema della finestra principale o scegliendo Opzioni sul menu Sistema. È mostrata la finestra Manuale utente - 14

15 In questa sezione è possibile: Impostare il podologo predefinito (se più podologi sono presenti nello studio) Impostare la stanza predefinita (se più stanze sono presenti nello studio) o associare le stanze ai podologi Impostare il trattamento predefinito Impostare la causale contabile predefinita Attivare / Disattivare l inserimento delle condizioni di pagamento e della modalità di pagamento in fattura Impostare le condizioni di pagamento predefinite Impostare la modalità di pagamento predefinita Impostare l orario per il primo appuntamento inseribile della giornata Impostare l orario per l ultimo appuntamento inseribile della giornata Impostare l intervallo tra un appuntamento e il successivo (10, 15, 20, 25, 30 minuti) Manuale utente - 15

16 In questa sezione è possibile: Creare specifiche categorie di schede anagrafiche e stabilire per esse colori specifici Nella scheda anagrafica di ogni paziente è presente una lista a discesa chiamata Categoria. Assegnando il paziente a una determinata categoria il paziente sarà mostrato nella lista con il colore di sfondo e primo piano che si è scelto per quella categoria. Personalizzare il menu Cosa vuoi fare? È possibile aggiungere o rimuovere voci (quelle che si intendono effettivamente utilizzare) oppure modificare l ordine delle voci, mettendo in cima alla lista le funzionalità maggiormente utilizzate. Manuale utente - 16

17 In questa sezione è possibile: Attivare / Disattivare la numerazione automatica delle cartelle cliniche Attivare / Disattivare la numerazione automatica delle cartelle diabetologiche Attivare / Disattivare la numerazione automatica delle dichiarazioni di conformità Attivare / Disattivare la modalità semplificata per l inserimento della fattura Tale modalità prevede che in fattura si possa inserire un solo trattamento (voce) che è quindi rapidamente selezionabile dalla tabella Trattamenti / Tariffario. In ogni caso, in fase di inserimento delle voci in fattura, tale modalità è momentaneamente disattivabile per permettere l inserimento di più voci. Disattivare o impostare la percentuale per l I.V.A. Disattivare o impostare la percentuale per il contributo previdenziale (se da applicare) Barrando la relativa casella è anche possibile stabilire che gli importi in fattura siano già comprensivi del contributo previdenziale. Disattivare o impostare la percentuale per la ritenuta di acconto (se da applicare) Disattivare o impostare l importo limite per l applicazione del bollo alla fattura e il valore del bollo stesso Assegnare un nome specifico ai cinque tariffari definibili Inserire i dati del proprio Studio Impostare il numero di partenza per i vari contatori (cartelle cliniche, cartelle diabetologiche, dichiarazioni di conformità, fatture) Caricare il logo del proprio Studio Manuale utente - 17

18 INDICE OPERAZIONI FONDAMENTALI... 2 INSERIMENTO DEI DATI DELLO STUDIO... 2 IMPOSTAZIONE DEL NUMERO DI PARTENZA PER LA FATTURA... 3 CARICAMENTO DI UN LOGO PERSONALIZZATO... 4 LA PERSONALIZZAZIONE DELLE TABELLE DI SISTEMA... 4 PERSONALIZZAZIONE DEL TARIFFARIO... 6 PERSONALIZZAZIONE DEL MODULO PRIVACY... 8 PERSONALIZZAZIONE DEL CONSENSO INFORMATO... 9 PERSONALIZZAZIONE DELLA DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ PERSONALIZZAZIONE DELLA FATTURA IL MENU COSA VUOI FARE? OPZIONI VARIE INDICE Manuale utente - 18