Gestione Spese Manuale Utente. Gestione Spese Manuale Utente

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1 Gestione Spese Manuale Utente Paragrafo-Pagina di Pagine 1-1 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

2 SOMMARIO 1 A chi è destinato Pre requisiti Obiettivi Durata della formazione Introduzione Gestione Spese Anagrafica Cliente (0I) Parametri Fatturazione Clienti (FU) Tabella Spese (Y9) Dati Aggiuntivi Clienti e Fornitore (G0) Cicli di Lavorazione (CI) Varianti per Cicli di Lavorazione (ML) Alcuni casi di utilizzo Gestione Spese a Livello di Ordine Cliente Gestione Spese a Livello di Bolla Gestione Spese a Livello di Fattura Paragrafo-Pagina di Pagine 1-2 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

3 1 A CHI È DESTINATO Al personale che gestisce la Vendita e la Fatturazione di Prodotti finiti. 2 PRE REQUISITI L allievo deve essere in grado di operare con l interfaccia WEBGATE400 e la gestione Ordini Clienti e Fatturazione Clienti di cui questo corso è un integrazione. 3 OBIETTIVI Alla fine del corso sarai in grado di : Argomento Livello Durata 1. Impostazione delle Spese Base 90 min. 2. Utilizzo Base 30 min. 4 DURATA DELLA FORMAZIONE Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell apprendimento, la durata della sessione è di 2 ore. 5 INTRODUZIONE La Gestione Spese permette di gestire in modo automatico gli addebiti e/o accrediti per : Spese di Bollo Spese di Assicurazione Spese di Incasso Spese di Trasporto Spese per lavorazioni indicate nel ciclo di lavoro (Spese di Lavorazione) Sconto Cassa Paragrafo-Pagina di Pagine 5-3 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

4 6 GESTIONE SPESE 6.1 Anagrafica Cliente (0I) La condizione di Addebito Spese al Cliente viene indicata nell anagrafica contabile 0I sezione Gestionali. Attraverso dei campi da spuntare, è possibile selezionare quali spese sono normalmente addebitate al Cliente. Rimane comunque l opzione in inserimento dell Ordine Z9 di poterle aggiungerle manualmente ( * in Addebito) oppure annullare ( N in Addebito ). Figura 6-I (JSTDABD/JSTDABDP) Ai Clienti per i quali si vuole accreditare lo sconto cassa si può procedere inserendo la percentuale di Sconto in %Sc.Cassa dell anagrafica del Cliente 0I sezione Pagamenti/Incassi oppure Figura 6-II (JSTDABD/JSTDABDP) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-4 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

5 In 0C nella PAG - Tabella Pagamenti associando la percentuale di sconto al codice pagamento. Così lo sconto è applicato solo se la Fattura prevede questo tipo di pagamento. Figura 6-III (JTAB04D/JTAB04DD) Ai Clienti per i quali si vuole addebitare il Bollo si deve inserire in anagrafica 0I l indicazione del Addebito Bolli ed in 0C nella CDA Assoggettamenti IVA impostare il falg che indica se l IVA Esente prevede o meno l addebito Bolli. L addebito in fattura verrà effettuato solo se ENTRAMBI i flag, in anagrafico clienti/fornitori e in tabella CDA, saranno significativi. Figura 6-IV (JSTDABD/JSTDABDP) Figura 6-V (JTAB05D/JTAB05DD) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-5 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

6 Il valore dei Bolli per data di validità è inserito con 0C in BES Bolli Fattura. E importante impostare la data di validità perché i programmi fanno riferimento a queste per stabilire il BOLLO da addebitare in Fattura. Figura 6-VI (JTAB61D/JTAB61DD) 6.2 Parametri Fatturazione Clienti (FU) Attraverso i parametri funzionali della Fatturazione Clienti si vanno a impostare i criteri generali di addebito delle Spese ai Clienti, che verranno utilizzati in fase di generazione della Fattura. Figura 6-VII (RGBM62FM/T0) Gestione Spese Trasporto Modalità di Calcolo : Indica il metodo di calcolo delle spese di trasporto che può essere A - Articolo se si vuole che l importo non venga calcolato ma prenda il Prezzo assegnato all' articolo utilizzato sul movimento di addebito nel qual caso viene generato un solo movimento di addebito per l intera fattura indipendentemente dal numero di bolle presenti nel documento, B Articolo come per il caso precedente solo che vengono generati tanti movimenti di spesa quante sono le bolle incluse nella fattura che prevedono l addebito del trasporto, I - Imponibile Documento se le spese devono essere calcolate in base all'ammontare dell'imponibile del documento, "V Tabella Vettori se si vuole che l'importo delle spese sia calcolato in base alla tabella vettori, alla distanza chilometrica e al peso o volume della merce nel qual caso viene generato un movimento di spesa per ogni bolla inclusa nella fattura. Valore massimo Imponibile documento : Indica il valore massimo imponibile della Fattura che in base alla modalità di calcolo impostata assume significati diversi. Se "A" o "V" indica il valore massimo di imponibile della Fattura fino al Paragrafo-Pagina di Pagine 6-6 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

7 quale si addebitano le spese ed oltre, non vengono addebitate, se "I" indica il valore massimo di imponibile della Fattura oltre al quale si addebita l'importo fisso e sotto al quale si applica una percentuale sullo stesso imponibile. Importo spesa per imponibile oltre valore massimo : Indica l'importo fisso delle spese di trasporto da addebitare nei seguenti casi in cui è impostata la modalità di calcolo I, oppure l'imponibile del documento è superiore al valore massimo, oppure l'imponibile del documento è inferiore al valore massimo ma l'importo calcolato con le aliquote percentuali di città e provincia è inferiore a questo importo fisso. Aliquota % spesa per imponibile sotto valore massimo : In citta e/o In provincia indica il valore percentuale da applicare all'imponibile del documento per il calcolo delle spese di trasporto. Si applica se impostata la modalità di calcolo delle spese di trasporto "I", l'imponibile del documento non supera il valore massimo e la spedizione è verso un capoluogo. Codice Porto franco fisso : Indica il codice Porto per il quale, per la spesa di trasporto è da addebitare il valore impostato in Imposto spesa fissa corrispondente. Sono disponibile tre diversi valori del codice. Importo Spesa fissa : Se sul documento è riportato il codice Porto corrispondente, indica l importo delle spese di trasporto Fisse da applicare in Fattura. Figura 6-VIII (RGBM62FM/T0) Parametri Vari Spesa incasso per Numero Rate : Indica se l'importo della Spesa di Incasso deve essere moltiplicato per il numero delle rate di pagamento. Se impostato a N non moltiplica, se impostato a S oppure campo vuoto, moltiplica la Spesa per in numero delle rate di pagamento. Spesa Bollo Nota Accredito : Indica se imputare S (predefinito) oppure N No il Bollo sulle note di accredito, come indicato sulla tabella IVA Spesa Incasso prima Rata : Indica se S (oppure vuoto) addebitare in fattura le Spese di Incasso per la prima o unica rata di Pagamento, oppure N No. Questo parametro è vincolato dal flag di Addebito Spese Incasso in 0I del Cliente intestatario della Fattura che a sua volta deve essere attivo se si vogliono addebitare le Spese di Incasso. Spese Di Imballo (per Scaglioni di Imponibile Fattura) Scaglione n (fino a) : Indica l Imponibile Fattura Massimo dello scaglione fino al quale applicare la corrispondente Aliquota per calcolare l importo delle Spese di Imballo da addebitare. Aliquota % : Aliquota percentuale da applicare all importo della Fattura per determinare la Spesa di Imballo da attribuire Paragrafo-Pagina di Pagine 6-7 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

8 6.3 Tabella Spese (Y9) Per poter attivare i parametri necessari nella Tabella delle Spese, si devono prima creare gli Articoli su cui poi si appoggia la generazione dei movimenti di Spesa secondo le modalità impostate nella tabella. Per questo, è necessario prima creare delle Y4 Classi Articolo specifiche alle quali associare i Conti Contabili adeguati su cui verranno registrati i movimenti contabili di Fattura, e poi creare in AR Anagrafica Articoli dei codici specifici, associati alle Classi Articolo create, da indicare in Tabella in corrispondenza della Spesa che si vuole attivare. Figura 6-IX (RGBM26FM/T1) Parametri Spese Fatturazione Codice Articolo Spese : Indica il codice Articolo che identifica univocamente la Spesa. Definisce quale Codice deve essere usato in fase di creazione degli addebiti di spesa da imputare sulle fatture, per il tipo di spesa corrispondente. Il campo non è attivo per le Spese di Lavorazione in quanto l articolo oggetto di spesa è da indicare nel ciclo standard dell articolo oggetto di Lavorazione CI Manutenzione Cicli di Lavorazione o nelle varianti del ciclo di lavoro ML - Varianti Cicli di Lavorazione. Tipo gestione : Indica in quale momento devono essere generati gli addebiti delle Spese che potrebbe essere alla generazione della FN Fattura Clienti oppure della B9 Stampa Bolla, quest ultima attiva SOLO per le Spese di Trasporto, Imballo e Lavorazione, oppure, all 'inserimento dell Ordine Z9 - Immissione Movimenti ad eccezione delle Spese di Bollo. I valori possibili per questo parametro sono (vuoto) per generare le spese automaticamente durante la fase di Numerazione Bolle oppure M per inserire manualmente le spese di Imballo e Trasporto durante la conferma Bolle da Z9 con il tasto funzione F18 oppure O per generare le spese automaticamente in fase di immissione ordine. In quest ultimo caso l'utente può modificare l'importo calcolato e bloccare il valore impostato, diversamente le Spese vengono nuovamente calcolate in base al nuovo imponibile durante la fase di numerazione della Fattura. Blocco Aut. : Imposta di default il Blocco Spesa, valido solo per alcune spese addebitabili in immissione dell Ordine. Il valore * abilita il blocco automatico delle Spese generate automaticamente in immissione Ordine impedendo così che successivi ricalcoli ne modifichino il valore. Attenzione che in caso di fatturazione parziale di un ordine caratterizzato da un importo di Spesa bloccato, quest ultimo sarà calcolato su tutte le fatture. Tipo movimento : Tipo movimento da utilizzare per la generazione delle righe di Spesa come SP01 per addebito spesa e SP02 per accredito spese Stampa Fine Fattura : Se attivato, FORZA la stampa della riga di Spesa alla fine della Fattura 6.4 Dati Aggiuntivi Clienti e Fornitore (G0) Solo per le Spese di Imballo calcolate come percentuale sull Imponibile Fattura, gestite solo in fase di Numerazione Bolla o di Immissione Ordine Cliente e per le Spese di Trasporto vanno indicati i rispettivi valori nei Dati Aggiuntivi Cliente. Figura 6-X (RGBM21FM/T0) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-8 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

9 Spese di Trasporto Imp.doc.max addeb.sp.trasp. : Indica il valore massimo imponibile della Fattura che in base alla Modalità di Calcolo delle spese di trasporto impostata in FU Fatturazione Clienti assume significati diversi. Questo campo è da gestire insieme alla tabella "MT - Spese Di Trasporto" per zone e C.A.P. Imp.spesa oltre valore max : Indica l importo fisso spese di trasporto da addebitare se è impostata la Modalità di Calcolo delle spese di trasporto "I"., oppure se l'imponibile del documento è superiore al valore massimo indicato, oppure se l'imponibile del documento è inferiore al valore massimo ma l'importo calcolato con le aliquote percentuali in città e provincia attraverso la tabella "MT - Spese Di Trasporto" è inferiore a questo importo fisso. Al.spesa sotto val.max.cit. : Indica il valore percentuale da applicare all'imponibile del documento per il calcolo delle spese di trasporto in Città/Capoluogo. Si applica, se impostata la Modalità di Calcolo delle spese di trasporto "I", l'imponibile del documento non supera il valore massimo e la spedizione è verso un Capoluogo. Al.spesa sotto val.max.pro. : Indica il valore percentuale da applicare all'imponibile del documento per il calcolo delle spese di trasporto in Provincia. Si applica, se impostata la Modalità di Calcolo delle spese di trasporto "I", l'imponibile del documento non supera il valore massimo e la spedizione è verso in Provincia. Spese Imballo Aliq. % Su Imponib. Fattura : Indica la percentuale da applicare su Imponibile Fattura per calcolare la Spesa di Imballo. Il calcolo viene effettuato tenendo conto delle aliquote percentuali del Imponibile Fattura solo se la spesa è da generare al momento della numerazione fatture o dell'immissione dell'ordine, ossia se impostato (vuoto) oppure O in Y9 Tabella Spese e solo se il sistema reperisce un aliquota valida (maggiore di Zero) dapprima in questo campo di G0 e poi cercando le aliquote percentuali per scaglioni, indicate in FU Fatturazione Clienti, se al fine non trovato nulla di valido, il sistema valorizza la spesa al Prezzo indicato in AR - Anagrafica Articoli per il codice articolo indicato in Y9 per la spesa di Imballo. Se indicato 0,00 NON viene calcolata la Spesa, se 999,99 il valore della Spesa attribuito è Nullo, altri valori sono considerati dal calcolo. 6.5 Cicli di Lavorazione (CI) Solo per le Spese di Lavorazione se attivate in Y9 Tabella Spese, per l operazione oggetto di addebito si deve indicare il codice Articolo da utilizzare per generare il movimento di Spesa di Lavorazione e attivarne la Fatturazione impostando S in Attiva. Figura 6-XI (RGBM52FM/T1CTL) 6.6 Varianti per Cicli di Lavorazione (ML) Solo per le Spese di Lavorazione se attivate in Y9 Tabella Spese, per l operazione a Variante oggetto di addebito è possibile indicare il codice Articolo in Fat.Ar per la generazione del movimento di Spesa di Lavorazione e attivare la Fatturazione impostando S in Fat.Op.. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-9 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

10 Figura 6-XII (RGBMT6FM/W1) 6.7 Alcuni casi di utilizzo Gestione Spese a Livello di Ordine Cliente Nella Y9 Tabella Spese si deve impostare O sulle Spese di Incasso, Imballo, Trasporto, Assicurazione e Lavorazione. In immissione dell'ordine Z9 viene calcolato e registrato nel file SPEOR l'importo preventivo delle spese da addebitare al Cliente. Trattandosi di un importo preventivo, in fase di fatturazione è previsto il ricalcalo delle Spese. E' possibile modificare manualmente e Bloccare il valore calcolato delle Spese affinché non venga nuovamente calcolato durante la Fatturazione intervenendo sulla riga d ordine Cliente con Z9 e tasti F8 + F8. Figura 6-XIII (RGBMH8FM/W1CTL) Spese Imballo in Percentuale sull Imponibile Fattura Sono calcolate solo se il sistema riesce a reperire un aliquota valida (maggiore di zero) nel seguente ordine: prima reperisce l aliquota percentuale indicata per il codice cliente a cui fatturare, poi reperisce l aliquota percentuale indicata nei parametri funzionali per il corretto scaglione indicato, infine procede al calcolo utilizzando il prezzo dell articolo di tipo spesa Codificato in Anagrafica. Le spese di imballo sono conteggiate su movimenti concernenti l effettiva cessione di beni materiali, per questo sono esclusi dal calcolo quei movimenti che hanno natura R - Prestazioni di Servizi nella tabella Y1 Tipo Movimento. Spese di Lavorazione Sono calcolate solo se il sistema riesce a reperire un prezzo valido da utilizzare per calcolare l importo della spesa (le priorità di reperimento del prezzo sono le stesse utilizzate dal sistema in fase di immissione/aggiornamento movimenti e la quantità utilizzata è quella indicata per l articolo oggetto di ordine e del ciclo di lavoro nel quale è stato indicato l articolo spesa di lavorazione da addebitare). Per cancellare le spese di lavorazione erroneamente calcolate è necessario togliere dal ciclo di lavoro l articolo da addebitare e successivamente confermare la riga ordine. Il programma provvede a eliminare le spese in precedenza calcolate per gli articoli non indicati nel ciclo di lavoro. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-10 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

11 6.7.2 Gestione Spese a Livello di Bolla Nella Y9 Tabella Spese si deve impostare M sulle Spese di Imballo e Trasporto. Si procede con Z9 immettendo tutte le righe di Bolla e poi con B9 (Oppure Z9 + F09 + Opz. 01 B9-Stampa Bolla ) per numerarla. A questo punto, sempre da Z9, schermo vuoto, tasto F18. Figura 6-XIV (RGBMZ1FM/TZCTL) Figura 6-XV (RGBMH7FM/T1CTL) Immettere nuovamente il codice cliente, impostare se necessario l intervallo delle dati di ricerca delle Bolle e dare Enter. Verrà mostrata la lista di Bolle non ancora confermata, che non hanno ancora le Spese inserite, con C selezionare la riga. Figura 6-XVI (RGBMH7FM/T2CTL) Inserire Quantità e Imposto della Spesa e confermare l inserimento con F1. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-11 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

12 Figura 6-XVII (RGBMH7FM/T1CTL) La Bolla ora è completa e comprende anche la riga della Spesa inserita. Il movimento è contraddistinto nel campo Commessa con il nome del programma con cui è stato inserito (RGBMH7). Si procede quindi con FN - Numerazione Fattura e FF Stampa Fattura. Queste due fasi, non eseguono nessun calcolo delle Spese, mantengono quelle inserite manualmente a livello di Bolla Gestione Spese a Livello di Fattura Nella Y9 Tabella Spese si deve impostare (Vuoto) sui tipi di Spesa che si vogliono gestire. All'immissione dell'ordine Cliente non viene calcolato il valore della Spesa da addebitare e nemmeno all'immissione della Bolla, solo in fase di FN - Numerazione Fattura vengono creati automaticamente i movimenti di addebito Spese. E possibile da parte dell utente modificarli o cancellarli, prima di procedere con la FF Stampa Fattura, sono contraddistinti dal Numero Bolla Spese Imballo in Percentuale sull Imponibile Fattura Sono calcolate solo se il sistema riesce a reperire un aliquota valida (maggiore di zero) nel seguente ordine : prima reperisce l aliquota percentuale indicata per il codice cliente a cui fatturare, poi reperisce l aliquota percentuale indicata nei parametri funzionali per il corretto scaglione indicato, infine procede al calcolo utilizzando il prezzo dell articolo di tipo spesa Codificato in Anagrafica. Se la spesa è stata calcolata al momento dell Ordine ed è Bloccata, il sistema considera la percentuale di spesa di imballo applicandola al totale ordine (fatturazione completa con totale spesa di imballo) o ad Paragrafo-Pagina di Pagine 6-12 di 13 Versione 2 del 24/12/2015

13 un suo parziale (fatturazione parziale dell ordine con spesa di imballo parziale). Le spese di imballo sono conteggiate su movimenti concernenti l effettiva cessione di beni materiali, per questo sono esclusi dal calcolo quei movimenti che hanno natura R - Prestazioni di Servizi nella tabella Y1 Tipo Movimento. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-13 di 13 Versione 2 del 24/12/2015