MANUALE OPERATIVO ANAGRAFICA CLIENTI FORNITORI

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1 MANUALE OPERATIVO ANAGRAFICA CLIENTI FORNITORI

2 SOMMARIO 1. SCOPO ED APPLICABILITÀ Clienti Fornitori Dati cliente/fornitore Struttura Banca PAGINA 2 DI 19

3 1. Scopo ed applicabilità Scopo del presente documento è quello di: illustrare dettagliatamente le funzioni dei campi delle anagrafiche clienti e fornitori. analizzare le relazioni/implicazioni dei campi con il funzionamento del programma Clienti Fornitori La compilazione dell anagrafica Clienti-Fornitori avviene in due momenti distinti: il primo in cui si inseriscono esclusivamente i dati anagrafici nella maschera principale; il secondo in cui si associano i dati commerciali e logistici necessari per il funzionamento del ciclo attivo e passivo. I dati con i quali viene popolata tale anagrafica derivano dalle parametrizzazioni eseguite a livello tabellare, e sono proposti all inserimento del cliente/fornitore (d ora in avanti C/F) in ogni tipo di documento. Anagrafica Questa sessione deve essere compilata con i dati generali del C/F che verranno riportati nelle stampe dei documenti collegati ad esso. I campi comuni a tutte le sessioni sono i seguenti: Codice: nel momento in cui si conferma l inserimento, viene calcolato dal sistema sulla base di un numero progressivo di lunghezza variabile in funzione di quanto impostato nei dati generali dell archivio; il codice non è modificabile, e non può essere impostato manualmente, per cui non è possibile dividere in due blocchi separati clienti e fornitori; Ragione sociale: l inserimento parte da questo campo, nel quale viene registrata la ragione sociale del C/F necessaria per l identificazione dello stesso e la ricerca dei documenti ad esso collegati; Flag Cliente/Fornitore: identifica lo status di appartenenza che può essere duplice nel caso in cui il cliente sia contemporaneamente fornitore. Questo campo non è accessibile né modificabile; qualsiasi variazione del codice può essere fatta esclusivamente cancellando e reinserendo il cliente/fornitore. PAGINA 3 DI 19

4 Nelle due successive sessioni vengono inseriti i dati telefonici e fiscali del C/F. Telefoni Dati fiscali PAGINA 4 DI 19

5 Dati commerciali Questi dati riguardano la lingua estera del C/F e la categoria commerciale che viene attribuita allo status di contatto (né cliente, né fornitore). Note Dopo aver compilato queste sessioni, la prima fase di inserimento è terminata ed è quindi necessario confermare i dati cliccando sul tasto Ok. In questa fase il nominativo è stato inserito come contatto, senza aver ancora definito il suo status. PAGINA 5 DI 19

6 Altre finestre Da questo menù si procede con la seconda fase di inserimento. In esso sono contenute informazioni specifiche che indirizzano l utente nella corretta gestione contabile e logistica del C/F. A questo menù ed alle relative sessioni si accede alternativamente dalla barra degli strumenti o dalle icone ad essa sottostanti. Poiché queste finestre fanno parte di un sottomenù della scheda anagrafica, l accesso ai dati è consentito esclusivamente in modifica. Icone Barra degli strumenti Dati cliente/fornitore La maschera relativa a questi dati si apre cliccando sull icona cliente o fornitore, o dal menù dati generali. La registrazione di questi dati comporta l associazione degli stessi con il codice e la ragione sociale del C/F; di conseguenza essi verranno ereditati al momento dell inserimento del C/F in qualsiasi documento relativo al ciclo attivo/passivo. Dati generali / Scheda L inserimento della categoria contabile è fondamentale, in quanto individua il conto contabile sul quale verrà effettuata la registrazione del credito/debito del C/F, che sorgerà in fase di fatturazione. L inserimento della divisa, implica che nella stessa sia gestito il prezzo e la corrispondente fattura del C/F; quindi questa va inserita soltanto nel caso di C/F estero. PAGINA 6 DI 19

7 Questo campo richiama l inserimento delle categorie commerciali C/F Derivanti dalla tabella divise Le categorie contabili a disposizione sono quelle parametrizzate nella tabella relativa dei clienti/fornitori; ad ogni categoria viene assegnato il conto di debito/credito del piano dei conti Dati generali / Fido Per mezzo di questa sessione si ha la possibilità di gestire il fido eventualmente accordato al cliente; il momento di controllo (inizio/fine inserimento ordine) dell importo massimo consentito, dipende da quanto impostato nelle opzioni dell archivio. Con questo flag si attiva la gestione del fido Tetto massimo del fido concesso al cliente L impostazione di questi due, blocca la registrazione dell ordine e/o delle bolle in uscita PAGINA 7 DI 19

8 Dati generali / IVA In questa sessione vengono registrati i dati fiscali necessari per la registrazione in contabilità della fattura: tipo di registro IVA (generalmente acquisti per i fornitori, vendite per i clienti), tipo di aliquota associata al C/F, dati di riferimento della lettera di intento, per i clienti che operano come esportatori abituali. Il registro e l aliquota IVA derivanti dalle tabelle contabili, seguono il cliente/fornitore su tutti i documenti relativi agli acquisti e alle vendite I dati inseriti in questo campo verranno riportati sulla stampa della fattura Dati generali / Note Questa sessione permette di inserire annotazioni di diverso tipo riguardanti il cliente. PAGINA 8 DI 19

9 Dati generali / Trasporto Le modalità di trasporto standard per il C/F sono inserite in questa sessione e vengono richiamate dalle tabelle medesime. Questo magazzino è sempre quello dell azienda: è di carico nel caso di un fornitore, e di scarico nel caso di un cliente; ha prevalenza su quello inserito di default Dati generali / Opzioni Queste opzioni fanno riferimento alle scadenze di pagamento, che possono essere spostate se rientrano in particolari periodi dell anno (es. festività), oppure accorpate. Con questo flag tutte le scadenze che ricadono all interno di un periodo critico di pagamento associato al C/F, sono spostate ad una data prescelta PAGINA 9 DI 19

10 Dati generali / Provvigioni In questo campo va inserita, se prevista, la struttura alla quale è collegata la formula per il calcolo delle provvigioni agli agenti. Tale struttura deve essere già stata definita nella tabella commerciale relativa alle tabelle provvigioni. In ogni caso la parte inerente alle provvigioni, agli agenti, ai listini ed agli sconti viene trattata dettagliatamente negli specifici documenti. Dati generali / Intra Questa finestra considera la natura delle transazioni, le condizioni di consegna, le modalità di trasporto e il Paese di destinazioni degli scambi intracomunitari. Il flag soggetto ad INTRA comporta l attributo di operazione Intra sulle fatture e quindi la compilazione dei dati relativi. PAGINA 10 DI 19

11 Dati generali/listino Questo listino ha prevalenza su quelli associati nella specifica sessione. Al termine di questa seconda fase di compilazione, riguardante le form della sessione Dati Cliente, che si conclude con l aggiornamento della stessa (clic su OK), si procede all inserimento dei dati nelle finestre presenti nel menù delle icone. Saldi Questa finestra mostra il mastrino riepilogativo dello stato dei debiti/crediti del C/F sorti nel corso dell esercizio. E possibile visualizzarlo sia in lire che in divisa estera. PAGINA 11 DI 19

12 Pagamenti Viene associata al C/F la condizione di pagamento, tra quelle proposte nella tabella commerciale relativa, che sarà presa di riferimento per l incasso o il pagamento. L inserimento viene effettuato con il tasto di modifica. Codice della condizione di pagamento Listini* I tipi di listini sulla base dei quali verrà calcolato il prezzo della fattura del C/F sono inseriti in questa sessione sempre con un operazione di modifica; i listini devono essere già stati inseriti nella relativa tabella con il relativo prezzo associato al singolo articolo. Aprendo la tabella dei listini da questa finestra si presenta una struttura ad albero che raffigura il listino padre con le corrispondenti versioni; il tipo di listino che deve essere scelto ed associato al C/F, è il padre e non una delle versioni figlie che vengono già prese in automatico in funzione della data di validità. L inserimento del listino padre comporta che questo flag non sia attivo PAGINA 12 DI 19

13 Sconti* La logica di inserimento delle classi di sconto ricalca quanto commentato nella sessione precedente in merito ai listini. (*) Il funzionamento di Listini e Sconti è illustrato dettagliatamente nello specifico documento. Spese In questa sessione si procede all inserimento dei tipi di spese da addebitare al cliente. L inserimento della tipologia di spesa viene effettuato con il tasto modifica che propone in automatico quelle da applicare al cliente sulla base di quanto stabilito nella tabella Spese ; il tipo di calcolo dell importo deve essere invece scelto tra quelli previsti per la spesa proposta. Codice del tipo di spesa proposta in automatico Codice del tipo di calcolo d importo, da scegliere con un doppio clic del mouse PAGINA 13 DI 19

14 Vettori La procedura di inserimento di questa sessione differisce da quella commentata per le finestre precedenti: l immissione dei dati non viene eseguita con il tasto di modifica, che non si presenta attivo, ma con quello di aggiunta, che richiama la tabella dei vettori. Periodi critici L inserimento viene effettuato manualmente direttamente in questa finestra, che è prevista soltanto sulla scheda cliente. PAGINA 14 DI 19

15 Agenti Questa sessione (prevista esclusivamente per la scheda cliente) consente l associazione dell agente di vendita al cliente. La percentuale di calcolo della provvigione dipende dal tipo di tabella scelta per la quale deve essere già stata definita una formula di calcolo (*). (*) Il funzionamento delle parti inerenti ad agenti e provvigioni è illustrato dettagliatamente nello specifico documento. Fido Con questa finestra è possibile controllare lo status del fido concesso al cliente o concessoci dal fornitore, senza che nessun tipo di modifica possa essere apportato. La sommatoria di saldo contabile, importo totale per ordini da consegnare, DDT da fatturare e fatture da registrare, darà come risultato l esposizione del cliente nei confronti dell azienda; questa viene confrontata con il fido massimo accordato e per differenza si ricava il margine ancora disponibile per il cliente. Il ragionamento inverso è valido nel caso in cui si consideri un fornitore con il quale l azienda ha concordato un fido massimo di esposizione. PAGINA 15 DI 19

16 Struttura In questo menù sono raccolte tutte le informazioni relative alle sedi amministrative, commerciali e ai magazzini di destinazione della merce per il cliente. A queste sessioni si può accedere dalla scheda anagrafica per mezzo delle apposite icone. Sede amministrativa / Dati generali Nel caso in cui il cliente abbia una sede amministrativa separata, nelle tre seguenti sessioni devono essere riportati i dati anagrafici riguardanti la stessa, che vengono riportati sulla stampa della fattura. Sede amministrativa / Telefoni Sede amministrativa / Altri dati PAGINA 16 DI 19

17 Sedi commerciali / dati Nel caso in cui il C/F abbia sedi commerciali multiple, i dati anagrafici e bancari relativi ad esse sono riportati nelle tre seguenti sessioni. Da queste icone si accede alle due seguenti sessioni, contenenti i dati relativi agli uffici e alla banca di riferimento per la sede commerciale selezionata. In questi campi sono inserite le sedi commerciali Sedi commerciali / Uffici Sedi commerciali / Banca In questa maschera si inseriscono i dati bancari di appoggio del C/F, necessari per la transazione da compiere con la sede commerciale prescelta. PAGINA 17 DI 19

18 Destinazioni merci Questa sessione deve essere compilata soltanto per il cliente, in quanto per il fornitore la destinazione coincide con uno tra i depositi dell azienda. Depositi La configurazione dei depositi dell azienda, interni o presso terzi, viene raffigurata in questa sessione nella quale è possibile avere in visione i depositi associati al C/F. Il singolo magazzino può essere associato al cliente/fornitore per mezzo di questa icona Cliccando su questo tasto si attiva il filtro dei depositi per cliente/fornitore Queste tab consentono di muoversi tra le diverse tipologie di magazzino inserite in tabella PAGINA 18 DI 19

19 Banca Banca corrispondente I dati bancari della banca di appoggio del cliente, necessari per le transazioni a mezzo ricevuta bancaria, devono essere qui inseriti. Banca azienda In questa sessione viene riportata la banca dell azienda alla quale il cliente deve fare riferimento per il saldo delle fatture. PAGINA 19 DI 19