CASO 1. ENTRATE SUL PROGETTO C/TERZI IN ATTIVITA COMMERCIALE

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1 UNIVERSITA LA SAPIENZA - ROMA ESERCIZI MODULO U-GOV CICLO ATTIVO PER COLLEGARSI: SCELTA DEL CONTESTO. Ogni volta che il sistema chiede di indicare il contesto, i dati di riferimento da inserire sono: ANNO = 2012 UO (unità organizzativa) = (codice di 6 cifre) UE (unità economica) = UE... (UE+punto+codice di 3 cifre) UA (unità analitica) = UA.. (UA+punto+codice di 3 cifre) CASO 1. ENTRATE SUL PROGETTO C/TERZI IN ATTIVITA COMMERCIALE Documenti gestionali componenti il ciclo: Contratto attivo > Avviso di fatturazione > Fattura di vendita > Ordinativo di incasso 1. CONTRATTO ATTIVO Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Ciclo Attivo Contratto attivo Crea Nuovo Data Reg. = lasciare la data odierna. Progetto = attivare la look-up e scegliere il progetto C/TERZI da voi creato Descrizione = inserite il vostro nome + contratto c/terzi Cartella Commerciale Campo Attività = dal menù a tendina selezionare Commerciale Soggetto = Farma* e cliccare su selezionare FARMACASTELLI S.R.L. Tipo Operazione Iva = OP001 Vendita a soggetto residente Tipo Contratto = selezionare contratto di sperimentazione Cartella Contratto Con rate = Inserire il flag 1

2 Cadenza Rate = mensile Tariffa = Selezionare R030 Ricerche e progetti di ricerca commissionati in c/terzi Codice IVA = inserire il codice (I345). Prezzo totale = Numero rate = 5 Data inizio = inserire 01/08/2012 Cliccare su Calcola rate. Il sistema calcola la Data Fine. Cartella Iva Cliccare su Crea, quindi nel campo Sezionale Iva selezionare il sezionale relativo alla struttura. Cartella Righe Dettaglio Verificare i dettagli relativi alle rate create dal sistema, in particolare le date di competenza delle varie rate (Data Inizio e Data Fine). Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante Crea Estensioni. Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per ognuna delle rate del contratto viene creata un estensione Coge. Sottocartella Coan Cliccare su Crea Estensioni. Nel pannello selezionare come Unità analitica quella di budget (quella di contesto) e come Dimensione Analitica selezionare D.AAA Dimensione di analisi (generica). Cliccare infine su Applica per creare le estensioni Coan delle rate del contratto. Il sistema mostra nella cartella Coan anche le coordinate analitiche inserite in automatico (Ua di budget, voce Coan, PROGETTO). Salvataggio: Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (lo stato del dg passa a completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Contabilizzazione: Nel riquadro in alto Operazioni selezionare Crea scritture: Coan Anticipata e cliccare su Esegui.. Nella schermata successiva cliccare su OK per tornare al contratto La scrittura in CONTABILITÀ ANALITICA rileverà un accertamento di ricavo sulla voce Altri proventi di carattere commerciale per l intero importo (imponibile) del contratto. Cliccare infine su Chiudi Funzione per ritornare al menù dei Documenti gestionali. 2. AVVISO DI FATTURAZIONE Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Ciclo Attivo Avviso di Fatturazione Crea e Associa 2

3 Passo 1/4 Nel campo Tipo documento origine selezionare Contratto attivo. Passo 2/4 Cliccare su Recupera. Passo 3/4 Selezionare il vostro contratto cliccando sul segno, la riga del contratto viene spostata in basso, e cliccare su Avanti. Passo 4/4 Il sistema mostra i dettagli del contratto selezionato. Lasciare selezionata solo la riga nr. 1 e cliccare su Crea Documento per creare l avviso di fatturazione relativo alla prima rata. Data Reg. = lasciare la data odierna Descrizione = controllare sia riportato quanto indicato nel Contratto Attivo Data scadenza = inserire la data di fine mese Cartella Commerciale Rif. Contratto = inserire un numero a piacere Nelle cartelle Commerciale e Righe dettaglio verificare che il documento abbia ereditato i dettagli gestionali e contabili del contratto. Salvataggio: Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Contabilizzazione: Nel riquadro delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Anticipata Coan Normale e cliccare su Esegui. Nella schermata successiva cliccare su OK per tornare alla fattura. In CONTABILITA ANALITICA essendo l importo della fattura pari a quello della relativa rata del contratto, il sistema conferma la quota parte dell accantonamento di ricavo tramite la registrazione del vero ricavo (dato dalla scrittura Normale Coan). In CONTABILITA GENERALE registra sia un ricavo sulla voce Proventi diversi di carattere commerciale sia il credito sul conto Fatture da emettere a clienti esigibili entro 12 mesi. Cliccare infine su Chiudi Funzione per ritornare al menù dei Documenti gestionali. 3. FATTURA VENDITA Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Ciclo Attivo Fattura Vendita Crea e Associa Passo 1/4 Nel campo Tipo documento origine selezionare Avviso di fatturazione Passo 2/4 Cliccare su Recupera. Passo 3/4 Selezionare il vostro contratto cliccando sul segno, la riga viene spostata in basso, e cliccare su Avanti. Passo 4/4 Il sistema mostra i dettagli del contratto selezionato. Lasciare selezionata la riga nr. 1. Cliccare su Crea Documento per creare la fattura d acquisto. Data Reg. = lasciare la data odierna Data scadenza = inserire la data di fine mese Descrizione = controllare sia riportato quanto indicato nei dg predecessori 3

4 Nelle cartelle Commerciale e Righe dettaglio verificare che il documento abbia ereditato i dettagli gestionali e contabili del contratto. Salvataggio: Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Contabilizzazione IVA: Nel riquadro delle Operazioni selezionare Crea Scrittura Iva per Fattura Vendita e cliccare su Esegui. Scegliere l anno e l unità economica di contesto. Nel pannello che appare, cliccare su Contabilizza in modo da assegnare un numero di fattura attiva valido ai fini iva. Nella schermata successiva cliccare su OK e poi su Chiudi Funzione per tornare alla fattura. Contabilizzazione: Nel riquadro delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Cliccare infine su Ok e su Chiudi Funzione per ritornare al menù dei Documenti gestionali. In CONTABILITA ANALITICA essendo l importo della fattura pari a quello dell avviso di fatturazione il sistema conferma il ricavo (già dato dalla prima scrittura Normale Coan). In CONTABILITA GENERALE chiude in AVERE il conto Fatture da emettere a clienti esigibili entro 12 mesi, rileva l Iva a debito e registra il credito sul conto di contropartita Crediti verso società ed enti collegati esigibili entro 12 mesi 4. ORDINATIVO DI INCASSO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di incasso; Sul Tipo DG mettere il flag su Fattura Vendita e poi cliccare su Recupera. Selezionare la vostra fattura di vendita mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata, e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell Ordinativo inserire Incasso fattura + vostro nome. Verificare che l ordinativo riporta 2 righe e che sulla riga relativa all iva c è il giusto codice Siope. Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. 4

5 CASO 2. ENTRATE IN ATTIVITA ISTITUZIONALE Documenti gestionali componenti il ciclo: Contratto attivo > Generico entrata > Ordinativo di incasso 1. CONTRATTO ATTIVO Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Ciclo Attivo Contratto attivo Crea Nuovo Data Reg. = lasciare la data odierna Descrizione = inserite Convenzione + il vostro nome Cartella Commerciale Campo attività = Istituzionale Soggetto = *LAZIO* e cliccare su selezionare REGIONE LAZIO (Anagrafica n 49149) Cartella Contratto Tipo contratto = aprire il menù a tendina e selezionare Convenzioni varie Cartella Riga di dettaglio Cliccare su Nuovo per inserire la riga di dettaglio del Contratto. Descrizione = inserire Convenzione Avviamento Studenti Tariffa = C080 - Contratti/convenzioni/accordi-programma con Regioni Quantità = lasciare 1 Prezzo Unitario = Data Inizio = 01/09/2012 Data Fine = 30/11/2012 Cliccare su Calcola Valori Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante Crea Estensioni Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per la riga di dettaglio del contratto è stata creata una estensione Coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema: voce Coge, voce Coge contropartita, codice Siope. Nel caso in cui la voce Coge NON sia stata valorizzata in automatico, selezionarla tra quelle proposte dal sistema. Sottocartella Coan Cliccare sul pulsante Crea Estensioni Si apre il pannello in cui si deve scegliere come UA l unità analitica di budget e come Dimensione Analitica si deve scegliere D.AAA Dimensione di analisi (generica). Cliccare su Applica per ritornare alla cartella Coan. Verificare i dati Coan proposti. 5

6 Salvataggio: Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (lo stato del dg passa a completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Contabilizzazione: Nel riquadro delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coan Anticipata e cliccare su Esegui. Nella schermata successiva cliccare su OK per tornare al contratto La scrittura in CONTABILITÀ ANALITICA rileverà un accertamento di ricavo sulla voce Contr/conv/accordi-programma con Regioni. Cliccare su Chiudi Funzione per ritornare al menù dei Documenti gestionali. 2. GENERICO ENTRATA Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Ciclo Attivo Generico entrata Crea e Associa Passo 1/4 Nel campo Tipo documento origine selezionare Contratto attivo. Passo 2/4 Cliccare su Recupera. Passo 3/4 Selezionare il vostro contratto cliccando sul segno, la riga viene spostata in basso, e cliccare su Avanti. Passo 4/4 Il sistema mostra i dettagli del contratto selezionato. Lasciare selezionata la riga nr. 1. Cliccare su Crea Documento per creare il generico di entrata. Data Reg. = inserire la data odierna. Data Scadenza = inserire 30/11/2012. Cartella Commerciale Sono stati ereditati i dettagli commerciali del contratto. Valorizzare il campo Rif. Contratto con un numero a piacere (è il numero comunicato dall Ufficio Contratti) Cartella Righe di dettaglio Sono stati ereditati i dettagli dal contratto. Questi possono però essere modificati: Quantità = lasciare 1. Prezzo Unitario = inserire Data Inizio = 01/09/2012 Data Fine = 30/11/2012 Cliccare su Calcola Valori Sottocartella Coge e Coan Verificare che i dati contabili sono quelli riportati dal contratto. Salvataggio: Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nella schermata successiva il sistema propone la chiusura del dg predecessore che aveva registrato nel budget un ricavo superiore (5.000 ) rispetto a quello del generico di entrata. Per chiudere il dg predecessore cliccare su No in modo da visualizzare la casella, mettere il flag nella casella per confermare la chiusura e infine cliccare su OK per tornare al generico di entrata. 6

7 Contabilizzazione: Nel riquadro delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Avendo deciso di chiudere il dg predecessore Contratto attivo, il sistema ha confermato il vero ricavo (dato dalla scrittura normale Coan) di euro e non l accertamento per euro. In CONTABILITA GENERALE viene registrato un ricavo sulla voce Contratti/convenzioni/accordi-programma con Regioni e un credito verso il soggetto finanziatore sulla voce Coge di contropartita Crediti verso società ed enti collegati esigibili entro 12 mesi. Il Credito si chiude con l emissione dell ordinativo. Selezionare infine Chiudi Funzione per ritornare al menù dei Documenti gestionali. 3. ORDINATIVO DI INCASSO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di incasso; Come Tipo dg mettere il flag su Generico entrata e poi cliccare Recupera. Selezionare il vostro documento generico mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il vostro nome e cognome. Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. CASO 3. INCASSO INTERESSI ATTIVI SU C\C BANCARIO IN ATTIVITA ISTITUZIONALE E ASSOCIAZIONE AD UN SOSPESO 7

8 Documenti gestionali componenti il ciclo: Generico entrata > Ordinativo di incasso 1. GENERICO ENTRATA Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Ciclo Attivo Generico Entrata Crea Nuovo Data Reg. = lasciare la data odierna. Data Scadenza = inserire la data odierna. Descrizione = inserire Interessi attivi su c/c bancario anno vostro nome. Cartella Commerciale Soggetto = *UNICREDIT* e dare invio UNICREDIT S.P.A. Rif. Contratto = inserire un numero a piacere. Cartella Righe di dettaglio Cliccare su Nuovo. Tariffa = I010 interessi attivi su c/c bancari Quantità = 1 Prezzo Unitario = Data Inizio = 01/01/2012 Data Fine = 31/12/2012 Cliccare sul tasto Calcola Valori Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante Crea Estensioni Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Verificare la Voce Coge di ricavo G.R Interessi attivi su c/c bancari, associata alla tariffa. Se non c è, ricercarla e inserirla manualmente. Sottocartella Coan Cliccare sul pulsante Crea estensioni Nel pannello scegliere come Unità analitica quella di budget (quella di contesto), mentre come Dimensione Analitica scegliere D.AAA Dimensione di analisi (generica). Cliccare infine su Applica per creare l estensione Coan del documento. Il sistema mostra nella cartella Coan le coordinate analitiche inserite in automatico (Ua di budget, voce Coan). Salvataggio: Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Contabilizzazione: Nel riquadro in alto Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Nella schermata successiva cliccare su OK per tornare al generico di entrata. 8

9 In CONTABILITA ANALITICA il sistema ha rilevato il ricavo per interessi attivi sulla voce Coan Interessi attivi su c/c bancari. In CONTABILITA GENERALE è stato registrato un ricavo sulla voce Interessi attivi su c/c bancari e un credito verso la banca sulla voce Coge di contropartita Crediti verso società ed enti collegati esigibili entro 12 mesi. Il Credito si chiuderà con l emissione dell ordinativo. Cliccare infine su Chiudi Funzione per ritornare al menù dei Documenti gestionali. 2. INSERIMENTO DI UN SOSPESO Percorso: Contabilità generale registrazioni gestisci sospesi Cliccare su NUOVO Cartella Dati principali Entrata /spesa = selezionare entrata Numero = inserire un numero a piacere Descrizione = incasso interessi + vostro nome Ammontare = 1150 Cliccare su Salva tutto. 3. ORDINATIVO DI INCASSO CON ASSOCIAZIONE DEL SOSPESO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di incasso; Come Tipo dg mettere il flag su Generico entrata e poi cliccare Recupera. Selezionare il vostro documento generico mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il Incasso interessi attivi + vostro nome. Per associare il sospeso al generico di entrata spostarsi nella scheda Associazione Sospesi Scheda Associazione Sospesi Cliccare su Filtra Mettere il flag accanto al vostro sospeso creato Cliccare su Crea Associazione Cliccare infine su Procedi Registrazione. 9

10 Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. 10