ESERCIZI MODULO U-GOV UNIVERSITA DI MODENA E REGGIO EMILIA CICLO FONDO ECONOMALE INSERIMENTO ANAGRAFICA GENERICO DI USCITA

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1 ESERCIZI MODULO U-GOV UNIVERSITA DI MODENA E REGGIO EMILIA CICLO FONDO ECONOMALE INSERIMENTO ANAGRAFICA GENERICO DI USCITA PER COLLEGARSI: SCELTA DEL CONTESTO: Anno: 2012 Unità organizzativa: Direzione Amministrativa UFFICIO BILANCIO UFFICIO STIPENDI DIPARTIMENTO DI FISICA DIPARTIMENTO DI ECONOMIA POLITICA Unità economica: Unità analitica: UE DIPARTIMENTO DI FISICA UE DIPARTIMENTO DI ECONOMIA POLITICA UE Direzione Amministrativa UA.ATE.01 - DIPARTIMENTO DI FISICA UA.ATE.02 - DIPARTIMENTO DI ECONOMIA POLITICA UA.ATE.99 - Direzione Amministrativa INSERIMENTO ANAGRAFICA Percorso: Anagrafiche» Rubrica Selezionare Nuovo per inserire una nuova anagrafica 1

2 Nella cartella Dati anagrafici inserire la Ragione Sociale e selezionare il Tipo dalla tendina. Modificare in fondo alla pagina la data inizio in 01/01/2011. Spostarsi nella cartella Dati Fiscali per editare eventuale codice fiscale e partita iva. Spuntare il flag "Residenza/Sede legale" uguale al "Domicilio fiscale" in caso l affermazione sia vera. 2

3 Cliccare su Ricerca Territorio per far sì che sia il sistema, attraverso le informazioni attribuite, riesca a trovare Comune e provincia. Poi inserire l indirizzo. Infine valorizzare la cartella Pagamenti ed eventualmente Termini di pagamento prima di salvare l anagrafica. Buffetti SPA Via Giovanni Battista Morgagni, Roma PI IBAN IT55J X91 CASO 4. CONFIGURAZIONE DEL FONDO ECONOMALE Percorso: Fondo economale Configurazioni Fondo economale Dopo aver indicato l esercizio e l Unità Economica viene aperta la schermata qui di seguito. 3

4 Cliccare su Nuovo, terzo pulsante in alto. Compilare il codice e descrizione del registro economale, la voce coge di contropartita (indicare CG ), i campi ammontare (costituire il fondo per 1500 euro) e indicare il responsabile fondo (cod. anagrafico 12167). Premere Salva tutto in basso a sinistra. CASO 5. APERTURA FONDO ECONOMALE Percorso: Documenti Gestionali Accesso per cicli Gestionali Ciclo Apertura Fondo Economale DOCUMENTO DI APERTURA FONDO ECONOMALE 4

5 Doc Apertura Fondo Crea Nuovo. Se richiesto, valorizzare il contesto Anno e Unità Organizzativa (quella utilizzata e indicata nel frontespizio degli esercizi). MASCHERA DOC APERTURA FONDO ECONOMALE 5

6 Le cartelle da valorizzare sono: Testata, Commerciale, Indirizzo e Righe Dettaglio. CARTELLA TESTATA Nel campo descrizione inserite il vostro nome. Valorizzare la data scadenza con la data del giorno CARTELLA COMMERCIALE Soggetto = inserire l anagrafica responsabile del fondo e dare invio CARTELLA INDIRIZZO Fondo Economale = inserire il codice del proprio fondo o ricercarlo CARTELLA RIGHE DETTAGLIO 6

7 Cartelle da compilare per inserire le informazioni commerciali e le coordinate contabili di Contabilità Economica Premere Nuovo e, nel campo Ammontare, scrivere 1500, poi premere Conferma Valori. Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI. Esce il messaggio Creazione dell estensione avvenuta con successo a cui bisogna rispondere cliccando sul pulsante Ok. Verificare che tutti i campi (voce coge, voce coge di contropartita, codice siope) sono stati compilati automaticamente. SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni, scegliere Crea Scritture: coge prima Apertura fondo. Se viene richiesto, valorizzare il contesto. In questo modo si procede a creare: una scrittura prima coge che movimenta il conto cassa fondo economale e rileva il debito; una scrittura di apertura fondo economale con la quale risulta aperto il fondo economale. Cliccare su Chiudi funzione in alto a destra per ritornare al menù generale dei Documenti gestionali. 7

8 CASO 6. ACQUISTO DI CANCELLERIA (SENZA ORDINE NE FATTURA) ATTIVITA ISTITUZIONALE - PAGAMENTO SU FONDO ECONOMALE Documenti gestionali Accesso per cicli gestionali Ciclo Generico Uscita GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO 8

9 MASCHERA GENERICO DI USCITA Le cartelle da valorizzare sono: Testata, Commerciale e Righe Dettaglio. CARTELLA TESTATA Nel campo descrizione inserite il vostro nome. Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = e dare invio CARTOLERIE SMOLARS SPA CARTELLA INDIRIZZO Metodo di pagamento = aprire il menù a tendina e scegliere Fondo Economale Fondo economale = inserire il codice del fondo appena creato oppure ricercare il fondo con il pulsante di ricerca. 9

10 CARTELLA RIGHE DETTAGLIO: 10

11 Cartelle da compilare per inserire le informazioni commerciali e le coordinate contabili di Contabilità Economica e Analitica. Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = Penne Bic - Bene servizio = B01 e dare invio Beni di consumo - Quantità = 10 - Prezzo Unitario = 1,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Verificare che è stata valorizzata la voce coge: CG Cancelleria e altri materiali di consumo (commerciale), la voce coge di contropartita CG cassa fondo economale e il codice siope. Sottocartella Coan Cliccare sul pulsante CREA ESTENSIONI Si apre il pannello in cui si deve indicare l unità analitica e la dimensione analitica. 11

12 Cliccare infine su APPLICA per creare l estensione coan della riga di dettaglio. Il sistema mostra nella cartella coan le coordinate analitiche inserite in automatico (ua di budget e voce coan) o da integrare: in questo caso va valorizzato la voce coan, scegliendola tra quelle proposte. SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Spesa Fondo - Coan NORMALE cliccare su ESEGUI In questo modo si procede a creare: una scrittura prima coge che rileva il costo e movimenta il conto di cassa fondo economale ; una scrittura di fondo economale con la quale viene rilevata la spesa sul fondo economale e si riduce la disponibilità in cassa; una scrittura normale coan che rileva il costo e riduce il budget sulle coordinate analitiche movimentate. Cliccare su Ok per tornare sul documento Generico. Nel riquadro Operazioni lasciare Autorizza Pagamento e cliccare su Esegui. Cliccare su Chiudi funzione in alto a destra per ritornare al menù generale dei Documenti gestionali. CASO 7. VERIFICA DELLA SITUAZIONE DEL FONDO ECONOMALE Per verificare la situazione del fondo economale e il riepilogo delle scritture effettuate sul fondo (di apertura, spesa e reintegro) seguire il percorso: Fondo economale stampe registro. 12

13 Nel pannello di Scelta contesto, selezionare l esercizio, l unità economica e il proprio fondo economale. Il sistema in automatico imposta come data fine la data del giorno, eventualmente variarla, e poi cliccare sul tasto STAMPA Si ottiene una stampa come quella di seguito: 13

14 CASO 8. REINTEGRO DEL FONDO ECONOMALE Percorso: Fondo Economale Registrazioni Registrazioni Premere in alto a sinistra il pulsante Mostra spese non reintegrate. Mettere il flag sulle righe di spesa da reintegrare. Premere il pulsante in alto a sinistra: Reintegra con questa operazione viene creato il reintegro provvisorio delle righe selezionate; cliccando sul pulsante Rendi Definitivo viene creato l ordinativo a cassiere. 14

15 Rendere definitivo il reintegro, poi verificare la creazione dell ordinativo al cassiere. Verificare nuovamente la situazione del fondo economale e il riepilogo delle scritture effettuate sul fondo (di spesa e reintegro) seguendo il percorso: Fondo economale stampe registro. 15