UNIVERSITA LA SAPIENZA ROMA ESERCIZI MODULO U-GOV CICLO MISSIONI

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1 UNIVERSITA LA SAPIENZA ROMA ESERCIZI MODULO U-GOV CICLO MISSIONI PER COLLEGARSI: SCELTA DEL CONTESTO. Ogni volta che il sistema chiede di indicare il contesto, i dati di riferimento da inserire sono: ANNO = 2012 UO (unità organizzativa) = (codice di 6 cifre) UE (unità economica) = UE... (UE+punto+codice di 3 cifre) UA (unità analitica) = UA.. (UA+punto+codice di 3 cifre) RIASSUNTO PASSAGGI OPERATIVI Anticipo di Missione: Passaggi U-GOV Anticipo di sole spese: Inserisci spese anticipo Calcola Acquisisci nuovo anticipo COGE _ Crea Estensioni Completa Crea scritture COGE prima_ ESEGUI Anticipo importo manuale: Fleggare Importo Manuale e digitare l importo COGE _ Crea Estensioni Completa Crea scritture COGE prima_ ESEGUI Creazione Missione: Passaggi U-GOV Completa Elabora e calcola _ ESEGUI Modifica COGE _ Crea Estensioni COAN_ Crea Estensioni Salva Crea scrittura COGE prima e COAN normale

2 Esegui Ordinativo di Pagamento: Passaggi U-GOV Menù _ Contabilità generale Registrazioni Seleziona DG per ordinativo Di pagamento _ Tipo Missione Recupera Selezionare la freccia per la missione di interesse Proponi selezionati e posizionarsi in basso Registra Indicare il tipo bollo e cliccare su Ok e Chiudi Funzione CASO 1. MISSIONE IN ITALIA DI PIU GIORNATE IN ATTIVITA ISTITUZIONALE DI PERSONALE NON DOCENTE Documenti gestionali componenti il ciclo: Missione > Ordinativo di pagamento 1. MISSIONE Percorso: Documento Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Missioni Crea Nuovo Scheda Testata Progetto = inserire il vostro progetto Descrizione = Inserire come descrizione Missione in Italia di più giornate + il proprio nome. Scheda Percipiente Percipiente = Aprire la look-up e scegliere se stessi. Posizione = Aprire la look-up e scegliere il ruolo ND, personale non docente. Se già strutturati all interno dell ateneo, il sistema lo predispone automaticamente. Scheda Missione Luogo di Partenza = Il sistema lo propone precompilato con il comune corrispondente alla sede di servizio del percipiente, ereditata dal primo contratto intestato a tale soggetto. Luogo di Destinazione = Indicare FIRENZE Data e ora di inizio = Indicare il 16/01/2012 alle Data e ora di fine = Indicare il 18/01/2012 alle Regolamento = Non modificare Gruppo = Non modificabile. Campo valorizzato dal sistema in relazione alla posizione del soggetto Oggetto = Missione per attività amministrativa Campo di attività = istituzionale Sede di servizio = campo valorizzato in automatico dal sistema; in alternativa inserire il luogo in cui il soggetto svolge abitualmente la sua attività lavorativa

3 Capitolo = Aprire la look-up e scegliere il capitolo Missioni personale tecnico amministrativo. Indica la tipologia di Missione a cui saranno collegate le relative voci contabili. Scheda tratte Per ogni tratta il sistema calcola in automatico i relativi intervalli (giornata o a parte di questa). Scheda Spesa Tipo spesa = Indicare il tipo spesa AEREO Data sostenimento = 16/01/2012 Importo = Indicare 150 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTG Data sostenimento = 16/01/2012 Importo = Indicare 50 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTG Data sostenimento = 17/01/2012 Importo = Indicare 50 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTS Data sostenimento = 18/01/2012 Importo = Indicare 20 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa ALBER Data sostenimento = 18/01/2012 Importo = Indicare 300

4 Associazione delle spese agli intervalli Associare le spese agli intervalli con il tasto Associa automaticamente spese ad intervalli (in tabella appare il simbolo Y per ogni spesa associata) Salvataggio Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Calcolo della missione Nel riquadro delle Operazioni selezionare Elabora calcola missione e cliccare su ESEGUI Per creare le estensioni COGE e COAN e fare le scritture contabili, Cliccare sul tasto Modifica Nella sotto scheda Coge cliccare sul tasto Crea Estensioni. Verificare se i campi Voce COGE contropartita e Codice Siope siano stati valorizzati automaticamente. Infatti, nel caso in cui fossero associate più voci di contropartita o più voci Siope per quella tipologia di missione occorrerà selezionarle dall elenco Nella sottoscheda Coan cliccare sul tasto Crea Estensioni Indicare Unità analitica e Dimensione analitica e cliccare su OK Salvare il documento cliccando sul tasto Salva posto in alto. Contabilizzazione: nel riquadro in alto delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Nella scelta del contesto economico selezionare l esercizio e l unità economica Nella scelta del contesto analitico selezionare l esercizio e l unità analitica Nella sezione DG Contabilizzati compare l importo della registrazione COGE generata dal sistema cliccando su OK compare l importo della registrazione COAN generata in automatico dal sistema che rappresenterà l ammontare scalato dal budget Cliccare su OK per tornare al documento e poi su Chiudi funzione, in alto a destra, per tornare al menù dei cicli gestionali. 2. ORDINATIVO DI PAGAMENTO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di Pagamento; Come Tipo dg mettere il flag su Missione e poi cliccare Recupera.

5 Selezionare il vostro documento mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il vostro nome e cognome. Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. CASO 2. MISSIONE IN ITALIA IN ATTIVITA ISTITUZIONALE DI UN PROFESSORE ORDINARIO Documenti gestionali componenti il ciclo: Missione > Ordinativo di pagamento 1. MISSIONE Percorso: Documento Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Missioni - Crea Nuovo Scheda Testata Progetto = inserire il vostro progetto Descrizione = Inserire come descrizione Missione in Italia di più giornate o altro a piacere. Scheda Percipiente Percipiente = Indicare un professore ordinario. Posizione = Aprire la look-up e scegliere il ruolo PO, Professore ordinario. Scheda Missione Luogo di Partenza = Il sistema lo propone precompilato con il comune corrispondente alla sede di servizio del percipiente, ereditata dal primo contratto intestato a tale soggetto. Luogo di Destinazione = Indicare TRIESTE Data e ora di inizio missione = Indicare il 15/05/2012 alle Data e ora di fine missione = Indicare il 17/05/2012 alle Regolamento = non modificare Gruppo = Non modificabile. Campo valorizzato dal sistema in relazione alla posizione del soggetto Oggetto = Missione attività scientifica personale accademico Campo di attività = istituzionale Sede di servizio = campo valorizzato in automatico dal sistema; in alternativa inserire il luogo in cui il soggetto svolge abitualmente la sua attività lavorativa Capitolo = Aprire la look-up e scegliere il capitolo Missione personale docente Indica la tipologia di Missione a cui saranno collegate le relative voci contabili.

6 Scheda tratte Per ogni tratta il sistema calcola in automatico i relativi intervalli (giornata o a parte di questa). Scheda Spese Tipo spesa = Indicare il tipo spesa TRENO Data sostenimento = 15/04/2012 Importo = Indicare 150 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTG Data sostenimento = 15/04/2012 Importo = Indicare 60 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTG Data sostenimento = 16/04/2012 Importo = Indicare 65 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTS Data sostenimento = 17/04/2012 Importo = Indicare 30 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa ALBER Data sostenimento = 17/04/2012 Importo = Indicare 400 Associare le spese agli intervalli con il tasto Associa automaticamente spese ad intervalli Associazione delle spese agli intervalli (in tabella appare il simbolo Y per ogni spesa associata)

7 Salvataggio Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Calcolo della missione Nel riquadro in alto delle Operazioni selezionare Elabora calcola missione e cliccare su ESEGUI Per creare le estensioni COGE e COAN e fare le scritture contabili, Cliccare sul tasto Modifica Nella sotto scheda Coge cliccare sul tasto Crea Estensioni. Verificare se i campi Voce COGE contropartita e Codice Siope siano stati valorizzati automaticamente. Infatti, nel caso in cui fossero associate più voci di contropartita o più voci Siope per quella tipologia di missione occorrerà selezionarle dall elenco Nella sottoscheda Coan cliccare sul tasto Crea Estensioni Indicare Unità analitica e Dimensione analitica e cliccare su OK Salvare il documento cliccando sul tasto Salva posto in alto. Contabilizzazione: nel riquadro in alto delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Nella scelta del contesto economico selezionare l esercizio e l unità economica Nella scelta del contesto analitico selezionare l esercizio e l unità analitica Nella sezione DG Contabilizzati compare l importo della registrazione COGE generata dal sistema cliccando su OK compare l importo della registrazione COAN generata in automatico dal sistema che rappresenterà l ammontare scalato dal budget Cliccare su OK per tornare al documento e poi su Chiudi funzione, in alto a destra, per tornare al menù dei cicli gestionali. 2. ORDINATIVO DI PAGAMENTO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di Pagamento; Come Tipo dg mettere il flag su Missione e poi cliccare Recupera. Selezionare il vostro documento mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il vostro nome e cognome.

8 Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. CASO 3. MISSIONE ALL ESTERO IN ATTIVITA ISTITUZIONALE CON DIARIA DI UN PROFESSORE ORDINARIO Documenti gestionali componenti il ciclo: Missione > Ordinativo di pagamento 1. MISSIONE Percorso: Documento Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Missioni Crea Nuovo Scheda Testata Progetto = inserire il vostro progetto Descrizione = Inserire come descrizione Missione all estero con diaria o altro a piacere. Scheda Percipiente Percipiente = Aprire la look-up e scegliere un docente Posizione = Aprire la look-up e scegliere il ruolo PO, Professori Ordinari. Scheda Missione Luogo di Partenza = Inserire ROMA Luogo di Destinazione = Indicare FRANCIA Data e ora di inizio missione = Indicare il 16/02/2012 alle 09:00 Data e ora di fine missione = Indicare il 19/02/2012 alle 21:00 Regolamento = Non modificare Gruppo = Non modificabile. Campo valorizzato dal sistema in relazione alla posizione del soggetto Oggetto = Missioni attività scientifica personale accademico Campo di attività = Scegliere istituzionale Togliere il flag su rimborso analitico : in questo modo il sistema consentirà successivamente di selezionare l indennità Sede di servizio = campo valorizzato in automatico dal sistema; in alternativa inserire il luogo in cui il soggetto svolge abitualmente la sua attività lavorativa Capitolo = Aprire la look-up e scegliere il capitolo Missione personale docente. Indica la tipologia di Missione a cui saranno collegate le relative voci contabili. Scheda Tratte Andare nella sottocartella INTERVALLO e controllare che ci sia il flag nella casella INDENNITA per attivare la diaria

9 Scheda Spese Tipo spesa = Indicare il tipo spesa AEREO Data sostenimento = 16/02/2012 Importo = Indicare 110 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa CONGR Data sostenimento = 17/02/2012 Importo = Indicare 50 Associazione delle spese agli intervalli Associare le spese agli intervalli con il tasto Associa automaticamente spese ad intervalli (in tabella appare il simbolo Y per ogni spesa associata) Salvataggio Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Calcolo della missione Nel riquadro in alto delle Operazioni selezionare Elabora calcola missione e cliccare sul ESEGUI Per creare le estensioni COGE e COAN e fare le scritture contabili, Cliccare sul tasto Modifica Nella sotto scheda Coge cliccare sul tasto Crea Estensioni. Verificare se i campi Voce COGE contropartita e Codice Siope siano stati valorizzati automaticamente. Infatti, nel caso in cui fossero associate più voci di contropartita o più voci Siope per quella tipologia di missione occorrerà selezionarle dall elenco Nella sottoscheda Coan cliccare sul tasto Crea Estensioni Indicare Unità analitica e Dimensione analitica e cliccare su OK Salvare il documento cliccando sul tasto Salva posto in alto. Contabilizzazione: nel riquadro in alto delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Nella scelta del contesto economico selezionare l esercizio e l unità economica Nella scelta del contesto analitico selezionare l esercizio e l unità analitica

10 Nella sezione DG Contabilizzati compare l importo della registrazione COGE generata dal sistema; cliccando su OK compare l importo della registrazione COAN generata in automatico dal sistema che rappresenterà l ammontare scalato dal budget Cliccare su OK per tornare al documento e poi su Chiudi funzione, in alto a destra, per tornare al menù dei cicli gestionali. 2. ORDINATIVO DI PAGAMENTO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di Pagamento; Come Tipo dg mettere il flag su Missione e poi cliccare Recupera. Selezionare il vostro documento mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il vostro nome e cognome. Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. CASO 4. ANTICIPO DI MISSIONE ALL ESTERO CON RIMBORSO DETTAGLIATO DELLE SPESE. Documenti gestionali componenti il ciclo: Anticipo Missione > Ordinativo di pagamento Anticipo > Missione > Ordinativo di pagamento Missione 1. ANTICIPO MISSIONE Percorso: Documento Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Missioni Anticipo Missione Crea Nuovo Progetto = inserire il vostro progetto Scheda Testata Descrizione = Inserire una descrizione a piacere.

11 Scheda Percipiente Percipiente = Indicare se stessi Posizione = Aprire la look-up e scegliere il ruolo ND, Non docente. Nel caso di personale già struttura il sistema lo attribuisce in automatico. Scheda Missione Luogo di partenza = Il sistema lo propone precompilato con il comune corrispondente alla sede di servizio del percipiente, ereditata dal primo contratto intestato a tale soggetto. Luogo di Destinazione = Indicare SPAGNA Data e ora di inizio missione = Indicare il 12/03/2012 alle Data e ora di fine missione = Indicare il 14/03/2012 alle Regolamento = Non modificare Gruppo = Non modificabile. Campo valorizzato dal sistema in relazione alla posizione del soggetto Oggetto: Scegliere Missioni Amministrative Campo di attività = Scegliere istituzionale. Rimborso metodo analitico = lasciare il flag Inseriti i dati identificativi della missione è necessario determinare i valori da anticipare. E possibile procedere in due modi: - Inserire il dettaglio delle spese per cui si richiede l anticipo; il sistema riduce eventualmente le somme richieste in base a quanto previsto dal regolamento - Inserire un importo manuale che è l importo dell anticipo. Scheda Spese Tipo spesa = Indicare il tipo spesa ALBER Importo = Indicare 300 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa AEREO Importo = Indicare 120 Calcolo dell anticipo Cliccare sul bottone Calcola per calcolare l importo dell anticipo. Tale valore è riportato nella Scheda Anticipo. Salvataggio Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Per creare le estensioni COGE e fare le scritture contabili,

12 Cliccare sul tasto Modifica Nella sotto scheda Coge cliccare sul tasto Crea Estensioni. Verificare se i campi Voce COGE contropartita e Codice Siope siano stati valorizzati automaticamente. Infatti, nel caso in cui fossero associate più voci di contropartita o più voci Siope per quella tipologia di missione occorrerà selezionarle dall elenco Salvare il documento cliccando sul tasto Salva posto in alto Contabilizzazione: nel riquadro in alto delle Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima e cliccare su Esegui. L Anticipo è considerato un erogazione concessa a titolo di anticipazione finanziaria per consentire al soggetto inviato in missione di avere a disposizione una somma per sostenere le spese di missione. Pertanto dall anticipo si genererà solo la scrittura di COGE in quanto l anticipo non origina costi ma si determinerà semplicemente il credito che l ente vanta nei confronti del soggetto, credito che verrà recuperato con la liquidazione della missione. 2. ORDINATIVO DI PAGAMENTO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di Pagamento; Come Tipo dg mettere il flag su Anticipo Missione e poi cliccare Recupera. Selezionare il vostro documento mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il vostro nome e cognome. Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale. Creato e liquidato l anticipo (l ordinativo passa in stato pagato) è necessario creare la relativa missione

13 3. MISSIONE Percorso: Documento Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Missioni Crea Nuovo Scheda Testata Progetto = inserire il vostro progetto Descrizione = Inserire una descrizione a piacere. Scheda Percipiente Percipiente = Indicare se stessi. Posizione = Aprire la look-up e scegliere il ruolo ND, personale non docente. Se personale già strutturato in ateneo il sistema lo predispone in automatico. Scheda Missione Luogo di Partenza = Il sistema lo propone precompilato con il comune corrispondente alla sede di servizio del percipiente, ereditata dal primo contratto intestato a tale soggetto. Luogo di Destinazione = Indicare SPAGNA Data e ora di inizio missione = Indicare il 12/03/2012 alle Data e ora di fine missione = Indicare il 14/03/2012 alle Regolamento = Non modificare Gruppo = Non modificabile. Campo valorizzato dal sistema in relazione alla posizione del soggetto Oggetto = Missione per attività amministrativa Campo di attività = Scegliere istituzionale Sede di servizio = campo valorizzato in automatico dal sistema; in alternativa inserire il luogo in cui il soggetto svolge abitualmente la sua attività lavorativa Capitolo = Aprire la look-up e scegliere il capitolo Missioni personale tecnico amministrativo. Indica la tipologia di Missione a cui saranno collegate le relative voci contabili. Scheda tratte Per ogni tratta il sistema calcola in automatico i relativi intervalli (giornata o a parte di questa). Scheda Spese Tipo spesa = Indicare il tipo spesa ALBER Data sostenimento: 14/3/2012 Importo = Indicare 620 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa AEREO Data sostenimento = 12/03/2012 Importo = Indicare 240

14 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTG Importo = Indicare 50 Data sostenimento: 13/03/2012 Tipo spesa = Indicare il tipo spesa PASTS Importo = Indicare 30 Data sostenimento: 14/03/2012 Associazione delle spese agli intervalli Associare le spese agli intervalli con il tasto Associa automaticamente spese ad intervalli (in tabella appare il simbolo Y per ogni spesa associata) Salvataggio Cliccare prima su Salva (dg in stato bozza) e poi su Completa (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione. Annotare il numero di registrazione). Calcolo della missione Nel riquadro delle Operazioni selezionare Elabora calcola missione e cliccare su ESEGUI NB: Il sistema propone l anticipo, calcolato in precedenza, che può essere associato alla missione. Selezionarlo e cliccare su OK Per creare le estensioni COGE e COAN e fare le scritture contabili. Cliccare sul tasto Modifica Nella sotto scheda Coge cliccare sul tasto Crea Estensioni. Verificare se i campi Voce COGE contropartita e Codice Siope siano stati valorizzati automaticamente. Infatti, nel caso in cui fossero associate più voci di contropartita o più voci Siope per quella tipologia di missione occorrerà selezionarle dall elenco Nella sottoscheda Coan cliccare sul tasto Crea Estensioni. Indicare Unità analitica e Dimensione analitica e cliccare su OK Salvare il documento cliccando sul tasto Salva posto in alto. Contabilizzazione: nel riquadro in alto Operazioni selezionare Crea scritture: Coge Prima Coan Normale e cliccare su Esegui. Nella scelta del contesto economico selezionare l esercizio e l unità economica Nella scelta del contesto analitico selezionare l esercizio e l unità analitica Nella sezione DG Contabilizzati compare l importo della registrazione COGE generata dal sistema.

15 Cliccare su OK per tornare al documento e poi su Chiudi funzione, in alto a destra, per tornare al menù dei cicli gestionali. 4. ORDINATIVO DI PAGAMENTO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Lasciare il flag su Con Visore; Selezionare Di Pagamento; Come Tipo dg mettere il flag su Missione e poi cliccare Recupera. Selezionare il vostro documento mettendo il flag nell apposito riquadro Cliccare in alto a sinistra su Proponi selezionati; Andare nella parte bassa del pannello, verificare che la riga del dg sia selezionata e cliccare su Registra. Nel campo Descrizione dell ordinativo inserire il vostro nome e cognome. Cliccare infine su Procedi registrazione. Cliccare su Stampa in basso per stampare l ordinativo Cliccare su Ok e Chiudi Funzione per tornare al menù principale.