ESERCIZI MODULO U-GOV UNIVERSITA DI TRIESTE CICLO SPESE ESTERNE AL CICLO ACQUISTI

Transcript

1 ESERCIZI MODULO U-GOV UNIVERSITA DI TRIESTE CICLO SPESE ESTERNE AL CICLO ACQUISTI PER COLLEGARSI: URL: SCELTA DEL CONTESTO: 2010 AMMINISTRAZIONE CENTRALE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.AMMIN Unità Analitica: UA.AMM DIPARTIMENTO DI FISICA: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DFIS Unità Analitica: UA.RIC.DFIS DIPARTIMENTO DI SCIENZE MEDICHE, TECNOLOGICHE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DSMT Unità Analitica: UA.RIC.DSMT DIPARTIMENTO DI ELETTROTECNICA, ELETTRONICA, INFORMATICA: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DELIN Unità Analitica: UA.RIC.DELIN DIPARTIMENTO DI INGEGNERIA CIVILE ED AMBIENTALE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DICA Unità Analitica: UA.RIC.DICA DIPARTIMENTO DI INGEGNERIA MECCANICA: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DINME Unità Analitica: UA.RIC.DINME

2 DIPARTIMENTO DI GEOSCIENZE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DGEO Unità Analitica: UA.RIC.DGEO DIPARTIMENTO DI SCIENZE POLITICHE E SOCIALI: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE.DSPSO Unità Analitica: UA.RIC.DSPSO DIPARTIMENTO DI SCIENZE DELLA FORMAZIONE E DEI PROCESSI CULTURALI: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DSCFO Unità Analitica: UA.RIC. DSCFO DIPARTIMENTO DI SCIENZE GIURIDICHE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DSCGI Unità Analitica: UA.RIC. DSCGI DIPARTIMENTO DEI MATERIALI E DELLE RISORSE NATURALI: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DMARI Unità Analitica: UA.RIC. DMARI DIPARTIMENTO DI MATEMATIA E INFORMATICA Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DMAIN Unità Analitica: UA.RIC. DMAIN DIPARTIMENTO DI SCIENZE CHIMICHE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DSCCH Unità Analitica: UA.RIC. DSCGI

3 DIPARTIMENTO DI INGEGNERIA NAVALE, DEL MARE E PER L AMBIENTE: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DINNA Unità Analitica: UA.RIC. DINNA DIPARTIMENTO DI PSICOLOGIA: Unità Organizzativa: Unità Economica: UE. DPSIC Unità Analitica: UA.RIC. DPSIC

4 CASO 1. ACQUISTO DI CANCELLERIA (SENZA ORDINE NE FATTURA) - ATTIVITA ISTITUZIONALE Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita Il ciclo si compone di un unico documento gestionale (DG): il generico di uscita. GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO

5 MASCHERA GENERICO DI USCITA Le cartelle da valorizzare sono: Testata, Commerciale e Righe Dettaglio. CARTELLA TESTATA Nel campo descrizione inserite il vostro nome. Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = e dare invio CARTOLERIA DIEMME DI FONZARI MONICA

6 CARTELLA RIGHE DETTAGLIO: Cartelle da compilare per inserire le informazioni commerciali e le coordinate contabili di Contabilità Economica e Analitica. Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = Penne bic - Bene servizio = 0200 e dare invio Cancelleria - Quantità = 10 - Prezzo Unitario = 1,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per la riga di dettaglio è stata creata una estensione coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema: voce coge, voce coge contropartita, codice siope. Sottocartella Coan Si apre il pannello in cui si deve indicare:

7 - l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. - la dimensione analitica: cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionarne una. Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan del dettaglio. Il sistema mostra nella cartella coan le coordinate analitiche inserite in automatico (ua di budget e voce coan). SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e, dopo aver autorizzato il documento, selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Coan NORMALE cliccare su ESEGUI Tornati sul documento, nel riquadro Operazioni lasciare Autorizza pagamento e cliccare su Esegui. CASO 2. ACQUISTO DI MATERIALE ELETTRICO (SENZA ORDINE NE FATTURA) SU FONDI DI PROGETTO Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita Il ciclo si compone di un unico documento gestionale (DG): il generico di uscita. GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO CARTELLA TESTATA - Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. - nel campo Progetto cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo e selezionare il progetto PROVA PRIN tra quelli presenti viene compilato in automatico anche il codice CUP - nel campo descrizione inserite il vostro nome.

8 NB: il progetto può essere inserito nella cartella Testata se è comune a tutte le righe di dettaglio. In presenza di un acquisto di più beni su più progetti, il progetto non va inserito in testata, bensì nella cartella Riga di ogni singola riga di dettaglio. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = inserire *ELETTRI* cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo cliccare sulla denominazione o sul codice, per selezionare MAGAZZINI ELETTRICI ALCIATI SRL CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Verificare che il campo progetto (e il relativo CUP) è già compilato con quello inserito in testata Sottocartella Riga - Descrizione = spina elettrica - Bene servizio = 0070 e dare invio Altri beni e materiali vari (<516) - Quantità = 2 - Prezzo Unitario = 3,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per la riga di dettaglio è stata creata una estensione coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema: voce coge, voce coge contropartita, codice siope. Sottocartella Coan Si apre il pannello in cui si deve indicare: - l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. - la dimensione analitica: cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionarne una. Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan del dettaglio. Il sistema mostra nella cartella coan le coordinate analitiche inserite in automatico (ua di budget e voce coan).

9 NB: notare le differenze tra contabilità generale e analitica: - nell estensione COGE non è presente il progetto (non è un dato importante per la coge) - nell estensione COAN è presente il progetto (che è stato valorizzato in automatico dal sistema con quello inserito in testata) infatti è con la contabilità analitica che viene scalato l ammontare del costo dal budget del progetto _ SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e, dopo aver autorizzato il documento, selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Coan NORMALE cliccare su ESEGUI Tornati sul documento, nel riquadro Operazioni lasciare Autorizza pagamento e cliccare su Esegui. CASO 3. ACQUISTO DI PIU TIPOLOGIE DI BENI (SENZA ORDINE NE FATTURA) SU FONDI DIVERSI Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita Il ciclo si compone di un unico documento gestionale (DG): il generico di uscita. GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO CARTELLA TESTATA - Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. - nel campo descrizione inserite il vostro nome. - nel campo Progetto NON INSERIRE ALCUN PROGETTO: NB: in presenza di un acquisto di più beni su più progetti, il progetto non va inserito in testata, bensì nella cartella Riga di ogni singola riga di dettaglio. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale

10 - Soggetto = inserire *magazzini* cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo cliccare sulla denominazione o sul codice, per selezionare MAGAZZINI TRIESTE S.R.L. CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = Risme di carta formato A4 (pacco da 10) - Progetto = cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo e selezionare il progetto PROVA PRIN tra quelli presenti viene compilato in automatico anche il codice CUP - Bene servizio = 0200 e dare invio Cancelleria - Quantità = 1 - Prezzo Unitario = 10,00 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Inserimento seconda riga Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = ampolline per laboratorio - Progetto = non inserire alcun progetto - Bene servizio = 0440 e dare invio Mat.di consumo per laboratori - Quantità = 6 - Prezzo Unitario = 0,55 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per ogni riga di dettaglio è creata una estensione coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema nelle due righe di dettaglio: voce coge, voce coge contropartita, codice siope NB: siccome nelle due righe di dettaglio sono stati selezionati 2 diversi tipi bene/servizio, le estensioni coge hanno voce coge e codice siope diverse. Sottocartella Coan Si apre il pannello in cui si deve indicare

11 - l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca. Selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. - la dimensione analitica Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan. Per ogni riga di dettaglio è creata una estensione coan. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema nelle due righe di dettaglio: ua, voce coan e, per il primo dettaglio, progetto. riga di dettaglio selezionata. Dati coan della riga di dettaglio selezionata. Dettaglio 1: dati coan

12 riga di dettaglio selezionata. Dati coan della riga di dettaglio selezionata. Dettaglio 2: dati coan SALVATAGGIO DG Cliccare su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e, dopo aver autorizzato il documento, selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Coan NORMALE cliccare su ESEGUI Tornati sul documento, nel riquadro Operazioni lasciare Autorizza pagamento e cliccare su Esegui. Cliccare infine sul tasto in alto a destra CHIUDI FUNZIONE per ritornare al menù generale dei Documenti gestionali.

13 Andiamo a visualizzare le scritture coge e coan che sono state prodotte da questo dg: scrittura coge: sono stati movimentati due conti in dare e un solo costo di debito; La scrittura è del tipo sotto indicato: Acquisto cancelleria Debiti vs fornitori 13,30 Acquisto materiale di consumo per laboratorio ( 3,30) scrittura coan: sono stati movimentati due conti e l importo del primo dettaglio è stato tolto dal budget del progetto, quello del secondo dettaglio dal budget della UA. La scrittura è del tipo sotto indicato: Acquisto cancelleria UA. progetto PRIN 10,00 Acquisto materiale di consumo per laboratorio UA 3,30 CASO 4. ACQUISTO DI BENI (SENZA ORDINE NE FATTURA) SU FONDI DIVERSI 1 unico dettaglio Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita Il ciclo si compone di un unico documento gestionale (DG): il generico di uscita. GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO CARTELLA TESTATA - Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. - nel campo descrizione inserite il vostro nome. - nel campo Progetto NON INSERIRE ALCUN PROGETTO: NB: in presenza di un acquisto di più beni su più progetti, il progetto non va inserito in testata, bensì nella cartella Riga di ogni singola riga di dettaglio. CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = inserire *cartoleria* cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo

14 cliccare sulla denominazione o sul codice, per selezionare CARTOLERIA DIEMME DI FONZARI MONICA CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = penne bic vari colori - Progetto = non inserire alcun progetto - Bene servizio = 0200 e dare invio Cancelleria - Quantità = Prezzo Unitario = 1,50 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema nelle due righe di dettaglio: voce coge, voce coge contropartita, codice siope Sottocartella Coan Si apre il pannello in cui si deve indicare - l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca. Selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. - la dimensione analitica Cliccare infine su APPLICA per creare le estensioni coan. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema: ua, voce coan, dimensione analitica. Per fare in modo che parte di questi costi gravino sui fondi della struttura e parte sui fondi del progetto, agire nel modo sotto indicato (la modifica ha impatti solo sulla contabilità analitica, quindi si agisce solo sulla sottocartella coan): Modificare l ammontare indicato dal sistema, al posto di 150, valorizzare 100 con questa operazione si sta indicando che su una spesa totale di 150, solo 100 sono sui fondi della struttura analitica indicata.

15 riga di dettaglio selezionata. Modifica dell ammontare Cliccare sul pulsante copia per creare un nuovo dettaglio coan. Pulsante per Copiare il dettaglio e creare un secondo dettaglio di contabilità analitica Inserimento dell ammontare relativo a diverse coordinate analitiche

16 Nel nuovo dettaglio coan inserire nel campo ammontare 50 SALVATAGGIO DG Cliccare su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e, dopo aver autorizzato il documento, selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Coan NORMALE cliccare su ESEGUI Cliccare infine sul tasto in alto a destra CHIUDI FUNZIONE per ritornare al menù generale dei Documenti gestionali. Andiamo a visualizzare le scritture coge e coan che sono state prodotte da questo dg: scrittura coge: è stato movimentato un solo conto in dare e un solo costo di debito; La scrittura è del tipo sotto indicato: Acquisto Debiti vs fornitori 150,00 scrittura coan: è stato movimentata un unico conto (voce coan) ma vengono comunque registrati 2 dettagli: l importo del primo dettaglio è stato tolto dal budget della UA, quello del secondo dettaglio dal budget del progetto. La scrittura è del tipo sotto indicato: Acquisto cancelleria UA. 100,00 Acquisto cancelleria UA progetto PRIN 50,00 CASO 5. PAGAMENTO DI INTERESSI PASSIVI Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita Il ciclo si compone di un unico documento gestionale (DG): il generico di uscita.

17 GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO CARTELLA TESTATA - Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. - nel campo descrizione inserite il vostro nome + la dicitura pagamento interessi passivi CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = inserire *banca* cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo cliccare sulla denominazione o sul codice, per selezionare CRTRIESTE BANCA S.P.A. CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = interessi terzo trimestre - Bene servizio = 0360 e dare invio interessi passivi - Quantità = lasciare 1 - Prezzo Unitario = 1500,00 COMPILARE IL PERIODO DI COMPETENZA DEGLI INTERESSI : 01/07/ /09/2010 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per la riga di dettaglio è stata creata una estensione coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema: voce coge contropartita, codice siope. NB: NON E STATA INSERITA IN AUTOMATICO LA VOCE COGE bene/servizio selezionato non è associata un unica voce, ma più voci coge questo perché al tipo Valorizzare la voce coge cliccare sul pulsante di ricerca per ricercare la voce corretta. Riportare la voce Interessi passivi su conto corrente bancario cliccandoci sopra.

18 Pulsante per ricercare la voce coge Periodo di competenza Sottocartella Coan Si apre il pannello in cui si deve indicare: - l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. - la dimensione analitica: cliccare sul pulsante di ricerca Tra quelle proposte, selezionarne una. SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e, dopo aver autorizzato il documento, selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Coan NORMALE cliccare su ESEGUI

19 Tornati sul documento, nel riquadro Operazioni lasciare Autorizza pagamento e cliccare su Esegui. CASO 6. PAGAMENTO DI UN SERVIZIO (SENZA ORDINE NE FATTURA) con competenza a cavallo d anno Percorso: Documenti Gestionali Accesso per Cicli Gestionali Ciclo Esterno al ciclo Acquisti Generico di Uscita Il ciclo si compone di un unico documento gestionale (DG): il generico di uscita. GENERICO DI USCITA Cliccare su CREA NUOVO CARTELLA TESTATA - Nel campo Data scadenza inserire come data di scadenza la data del giorno. - nel campo descrizione inserite il vostro nome + la dicitura Affitto Locali da privato: pagamento anticipato CARTELLA COMMERCIALE - Campo attività = Istituzionale - Soggetto = inserire *teresa* cliccare sul pulsante di ricerca a destra del campo cliccare sulla denominazione o sul codice, per selezionare uno dei soggetti mostrati CARTELLA INDIRIZZO Verificare che siano presenti le modalità di pagamento CARTELLA RIGHE DETTAGLIO Inserimento dettaglio Cliccare sul tasto NUOVO Sottocartella Riga - Descrizione = canone di affitto annuale locali - Bene servizio = 0020 e dare invio Affitto locali e spese accessorie (escluse le spese per affitto stand e aule) - Quantità = 1 - Prezzo Unitario = 1200,00 COMPILARE IL PERIODO DI COMPETENZA DELL AFFITTO : 01/11/ /10/2011

20 Cliccare sul tasto CALCOLA VALORI Sottocartella Coge Si apre il pannello con il messaggio Creazione delle estensioni avvenuta con successo Cliccare su OK per ritornare alla cartella Coge. Per la riga di dettaglio è stata creata una estensione coge. Verificare i dati inseriti in automatico dal sistema: voce coge, voce coge contropartita, codice siope. Sottocartella Coan Si apre il pannello in cui si deve indicare - l unità analitica: cancellare quella proposta e cliccare sul pulsante di ricerca. Selezionare quella relativa a Organizzazione e coordinamento. - la dimensione analitica Cliccare infine su APPLICA. Il sistema calcola la quota di competenza del Per creare l estensione coan relativa alla quota dell esercizio successivo (2011), bisogna cliccare sul tasto CREA ESTENSIONI FUTURE. Selezionare poi nella tabella la seconda riga creata e verificare l importo calcolato per il _ SALVATAGGIO DG Cliccare prima su SALVA (dg in stato bozza) e poi su COMPLETA (il dg diventa in stato completo e il sistema attribuisce un numero di registrazione). Nel riquadro Operazioni aprire il menù a tendina e, dopo aver autorizzato il documento, selezionare la voce Crea Scritture: Coge PRIMA Coan NORMALE cliccare su ESEGUI

21 Andiamo a visualizzare le scritture coge e coan che sono state prodotte da questo dg: scrittura coge: è stata movimentata una voce di costo in dare e una voce di debito in avere per l intero importo dell affitto. La scrittura è del tipo sotto indicato: Affitto locali e spese Debiti vs fornitori 1200,00 scrittura coan: la voce di costo movimentata è per il solo ammontare del La scrittura è del tipo sotto indicato: Affitto locali e spese accessorie UA. 200,55 Cliccare infine sul tasto in alto a destra CHIUDI FUNZIONE per ritornare al menù generale dei Documenti gestionali. CASO 6 (eventuale): LIQUIDAZIONE DOCUMENTI IN SCADENZA REGISTRAZIONE ORDINATIVO DI PAGAMENTO Percorso: Contabilità generale Registrazioni Seleziona dg per ordinativo Selezionare Di pagamento. Impostare un periodo di scadenza, inserendo una data inizio e una data fine negli opportuni campi. Mettere il flag sul tipo dg Generico Uscita poi premere il pulsante giallo in fondo RECUPERA. Mettere il flag in corrispondenza dei documenti da selezionare e premere il pulsante PROPONI SELEZIONATI. Spostarsi ora nella parte bassa del pannello, verificare che i documenti siano flaggati e premere il pulsante giallo REGISTRA. Si apre così la maschera dell ordinativo in cui è possibile inserire una descrizione dell ordinativo. Cliccare infine su PROCEDI REGISTRAZIONE.