Area: InvoiceComm. Punto di menù: Descrizione

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1 Area: InvoiceComm Funzionalità: Anagrafiche Punto di menù: Descrizione Tale documento è disponibile, oltre che ad uso interno dei dipendenti di UniCredit SpA, per la consultazione e la distribuzione esterna solo per Clienti di UniWeb. Qualunque altro uso non è consentito. Pur dichiarando il proprio impegno a mantenere questo documento costantemente aggiornato, non si garantisce che, in ogni momento, sia del tutto corrispondente al Servizio reso disponibile all utente e che le schermate (utilizzate a scopo dimostrativo e che fanno riferimento a dati fittizi) rispecchiano completamente ciò che è reso visibile all utente. Non tutte le funzionalità descritte in questo manuale, inoltre, potrebbero essere disponibili.

2 Indice ANAGRAFICHE... 3 Ricerca di anagrafiche... 3 Visualizzazione delle anagrafiche... 4 Funzioni disponibili... 4

3 ANAGRAFICHE La sezione Anagrafiche permette di gestire i dati anagrafici di tutte le controparti, sia mittenti che destinatarie di documenti. L accesso avviene cliccando sul bottone di menu schermata principale di InvoiceComm. La pagina si presenta come nella seguente figura: a sinistra della E suddivisa in tre sezioni: 1. Ricerca di anagrafiche 2. Visualizzazione delle anagrafiche presenti 3. Funzioni disponibili e bottone di ricerca Ricerca di anagrafiche La ricerca semplice, mostrata di default, si presenta come di seguito: E possibile cercare una controparte in base al Cognome/Nome o alla ragione sociale, inserendo il testo nell apposita casella e cliccando sul bottone. La ricerca può essere fatta anche con un testo solo parziale. Ad esempio: La Ricerca avanzata, invece, si presenta come nella seguente figura:

4 Oltre quindi alla ricerca per Cognome/Nome o ragione sociale, è possibile aggiungere ulteriori criteri che limitano il numero di righe restituite, come: - Partita Iva/Codice fiscale - Indirizzo - Cap - Città - CUC (per controparti B2B) - Tipologia Cliente/Fornitore/Entrambi - Tipo controparte (PA o BSN) Visualizzazione delle anagrafiche La griglia mostra le anagrafiche controparti, con le seguenti informazioni: - Cognome/Nome o ragione sociale - Città e provincia - Partita Iva/Codice Fiscale - Tipologia: Cliente/Fornitore/Entrambi - Tipo: PA o B2B - Canale attivo primario per la spedizione di una fattura, se disponibile. In caso di PA è sempre il CBI, in caso di azienda privata può essere se si dispone di un indirizzo della controparte. Se è disponibile, cliccando sul valore del campo viene aperto il data entry per l inserimento di una nuova fattura, con precaricati i dati della controparte. Cliccando sul Cognome/Nome o ragione sociale si accede alla scheda completa dell anagrafica, dove è possibile anche modificare i dati. Funzioni disponibili Nuova: Crea una nuova anagrafica. Cancella: Cancella dalla lista le anagrafiche selezionate. La pagina di creazione di una nuova anagrafica e/o di modifica di una esistente si presenta come nella seguente figura:

5 Da notare che i campi CUC e Codice SIA non sono modificabili, perché definiti dal CBI al momento del censimento sul suo directory per lo scambio di documenti. Per aggiornare i dati basta compilare i campi presenti e cliccare sul bottone. La valorizzazione del campo Indirizzo per spedizione documenti permette di inviare le fatture alla controparte anche tramite , a patto che: 1. il cliente abbia attivato la versione Full di InvoiceComm, nella quale è compreso l uso del canale ; 2. se il destinatario non è censito sul CBI in qualità di ricevente fatture elettroniche Da notare che InvoiceComm controlla solo la correttezza formale dell indirizzo inserito, ma non l esistenza. Gestione conti correnti E presente anche la sezione Conti correnti nella quale si possono inserire uno o più IBAN relativi ai conti correnti della controparte, impostandone uno predefinito che verrà selezionato in tutte le situazioni in cui si può essere utile specificarne uno. Per inserire un IBAN basta digitare i campi richiesti. Ad esempio: E possibile anche associare un nome breve al conto per una più rapida identificazione. Il campo Codice BIC è facoltativo. Durante la digitazione viene fatto il controllo sulla validità formale dell IBAN, evidenziata dall icona in caso positivo oppure dall icona in caso negativo. E presente anche la funzione di verifica formale dell IBAN, rappresentata dall icona che controlla se i dati inseriti sono formalmente corretti. Rispetto alla verifica contestuale all inserimento già detta, controlla se ci sono errori sull ABI e sul CAB. Se la verifica di correttezza formale non viene superata, è possibile salvare lo stesso i dati inseriti. Il salvataggio di un conto si esegue cliccando sull icona. Inoltre, si può fare una ricerca sugli ABI e dei CAB di tutti gli Istituti di Credito cliccando su una delle due etichette o. Si aprirà una pagina di ricerca come in figura:

6 Inserendo alcuni dati e cliccando su verranno estratte tutte le Agenzie corrispondenti ai criteri inseriti. Cliccando poi su uno dei risultati trovati i dati verranno ricopiati nelle caselle ABI e CAB. Alla fine della digitazione dei dati cliccare su Salva e il conto apparirà nell elenco. Per modificarlo, basta cliccare sul nome breve: tutti i dati verranno ricopiati nelle caselle di testo per essere modificati. Per salvare le modifiche cliccare ancora su Salva. L elenco dei conti quindi potrebbe apparire come di seguito mostrato: Per cancellare un conto, basta cliccare sull icona. Se la controparte è una Pubblica Amministrazione, la pagina di inserimento e modifica dei suoi dati contiene delle informazioni in più: - Codice ufficio predefinito: viene mostrata la lista delle sue unità organizzative. Selezionandone una dalla lista, questa diventa l ufficio di default, e sarà sempre preimpostato nel data entry quando si inserisce una nuova fattura per tale controparte; ad esempio: - Ordini predefiniti: è una lista di ordini (con CUP e CIG) definiti per la controparte. E possibile aggiungere o eliminare righe tramite le icone e. Questa lista viene riproposta in Riferimenti della sezione Dati doc. del data entry quando si crea una nuova fattura per tale controparte, cliccando sulla lente. Ad esempio: Ricerca sul directory CBI e Indice PA

7 Cliccando sul bottone della pagina Anagrafiche si può effettuare la ricerca di una controparte sul directory CBI e sull Indice della Pubblica Amministrazione, nelle stesse modalità previste per la creazione di una nuova fattura attraverso il data entry. Una volta individuata la controparte è possibile creare una nuova fattura. A tutti gli effetti, la procedura è identica a quella prevista nel data entry, con la sequenza Inserimento Nuovo.