ORDINE DEI MEDICI CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI FIRENZE Via Giulio Cesare Vanini Firenze C.F.

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1 ORDINE DEI MEDICI CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI FIRENZE Via Giulio Cesare Vanini Firenze C.F SERVIZIO DI SUPPORTO ALL ATTIVITA DI RISCOSSIONE DELLE QUOTE ANNUALI DELL ORDINE DEI MEDICI CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI FIRENZE CIG CAPITOLATO Descrizione del servizio richiesto L Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della provincia di Firenze (di seguito Ordine ) riscuote la quota annuale di iscrizione all Albo dai propri iscritti a norma dell art. 4 del DLCPS 13/09/1946 n L ammontare della quota è stabilito dal Consiglio Direttivo dell Ordine e viene riscosso in una unica soluzione con cadenza annuale. Tutti gli iscritti all Ordine sono tenuti al pagamento della quota e, in caso di mancato pagamento, sono soggetti alla cancellazione dall Albo per morosità. Gli iscritti possono effettuare il pagamento della quota tramite diverse modalità di pagamento: - Bollettino postale premarcato su conto corrente postale dell Ordine; - Addebito permanente SDD; - Bonifico bancario su conto corrente postale dell Ordine; - Carta di credito su piattaforma telematica messa a disposizione dall Operatore Economico su conti propri, con successivo obbligo di riversamento su conto corrente postale dell Ordine; Per tale attività l Ordine necessita di supporto da parte di un Operatore Economico in possesso di capacità adeguate alla gestione, riscossione, monitoraggio e rendicontazione delle quote annuali di iscrizione all Ordine dovute dagli iscritti allo scopo di rendere quanto più efficiente e puntuale la fase di gestione delle entrate. Modalità di erogazione del servizio L attività di supporto richiesta all Operatore Economico si riassume nelle seguenti fasi, finalizzate alla corretta e puntuale gestione dell incasso della quota annuale, la cui scadenza è ricorrente nel giorno 28 febbraio di ogni anno: 1 fase Gestione Banca dati

2 - Autorizzazione dell Ordine alla stampa da parte dell Operatore Economico dei bollettini premarcati sull apposito modello di Poste Italiane ed al trattamento dei dati personali degli iscritti all Ordine. - Trasmissione da parte dell Ordine in formato Excel del file contenente i dati dei soggetti tenuti al pagamento: codice fiscale, nominativo, indirizzo fisico, indirizzo , pec e recapito telefonico, importo dovuto. - Ricezione del file da parte dell Operatore Economico, verifica, normalizzazione delle anagrafiche e creazione banca dati. - Verifica e riallineamento archivio SDD. Questa fase viene svolta ogni anno, entro il 20 gennaio. 2 fase Avviso bonario - Approntamento delle lettere da inviare agli iscritti all Ordine, differenziate per il canale di pagamento prescelto: addebito permanente SDD oppure bollettino postale premarcato. - Condivisione testo della lettera da inviare con sottoscrizione congiunta del Presidente dell Ordine e del titolare dell Operatore Economico. - Definizione congiunta dei canali di pagamento da attivare. - Allestimento, stampa e invio tramite posta ordinaria degli avvisi, con allegate le spiegazioni delle varie modalità di pagamento e, nel caso di pagamento tramite bollettino postale, allegando anche il bollettino premarcato. Questa fase viene svolta ogni anno, entro il 10 febbraio. 3 fase Sollecito tramite posta ordinaria - Ricognizione sui debitori in situazione di morosità. - Condivisione testo della lettera da inviare ai debitori ritardatari con sottoscrizione congiunta del Presidente dell Ordine e del titolare dell Operatore Economico. - Allestimento, stampa e invio tramite posta ordinaria degli avvisi, con allegate le spiegazioni delle varie modalità di pagamento e allegando il bollettino premarcato. - Contemporaneo invio di SMS e di di sollecito Questa fase viene svolta ogni anno, entro il 30 giugno. 4 fase Sollecito tramite Raccomandata A/R o PEC - Ricognizione sui debitori in situazione di morosità. - Condivisione della lettera da inviare ai debitori ritardatari con sottoscrizione congiunta del Presidente dell Ordine e del titolare dell Operatore Economico. - Per l invio tramite Raccomandata A/R: allestimento, stampa e invio degli avvisi, con allegate le spiegazioni delle varie modalità di pagamento e allegando il bollettino premarcato. - Contemporaneo invio di SMS e di di sollecito.

3 - Per l invio tramite PEC: allestimento e invio degli avvisi da casella PEC dell Operatore Economico, con allegate le spiegazioni delle varie modalità di pagamento e allegando il bollettino premarcato stampabile. - Contemporaneo invio di SMS di sollecito. Questa fase viene svolta ogni anno, entro il 31 ottobre. 5 fase Convocazione a mezzo Telegramma - Ricognizione sui debitori in situazione di morosità. - Condivisione del testo da inviare ai debitori ritardatari con sottoscrizione del Presidente dell Ordine. - Allestimento, e invio dei telegrammi. - Contemporaneo invio di SMS di sollecito. Questa fase viene svolta ogni anno, entro il 31 dicembre. Fase della Rendicontazione L Ordine mette a disposizione dell Operatore Economico le credenziali per accedere in visualizzazione ai propri conti correnti in modalità telematica, al fine di riscontrare i flussi di pagamento e generare i periodici report di rendicontazione. I conti correnti cui sarà consentito l accesso in visualizzazione saranno il conto postale dove confluiscono i pagamenti effettuati tramite bollettino postale premarcato o bonifico e il conto bancario dove confluiscono gli accrediti del sistema SDD. L accesso in visualizzazione a tali conti da parte dell Operatore Economico può avvenire in qualunque momento, fermo restando che l imputazione dei pagamenti pervenuti e l aggiornamento dello stato dei pagamenti deve avvenire con una latenza non superiore a 15 giorni per tutta la durata del rapporto, ad eccezione del mese di agosto, in cui la rendicontazione può avvenire con latenza di 30 giorni. Nel caso di pagamento tramite carta di credito su conti dell Operatore Economico, il riversamento sul conto dell Ordine deve avvenire entro 15 giorni dall incasso. Rendicontazione su portale dedicato L Operatore Economico dovrà mettere a disposizione dell Ordine un applicativo gestionale on line con il quale l Ordine potrà accedere tramite apposite credenziali. L applicativo dovrà consentire all Ordine la consultazione dello stato di ogni singola posizione aggiornata all ultima rendicontazione disponibile e per ricerche specifiche, nonché il download dei relativi risultati, il rilascio delle attestazioni di pagamento, l effettuazione del discarico delle quote eventualmente non dovute, la registrazione dei pagamenti effettuati direttamente presso gli Uffici dell Ordine, ovvero di quegli incassi pervenuti con modalità diverse da quelle previste dal presente Capitolato.

4 Il download dei dati relativi sia alle situazioni di regolarità di pagamento che alle posizioni debitorie dovrà avvenire secondo un tracciato informatico compatibile con il gestionale in possesso dell Ordine. Contact Center informativo per gli iscritti Per tutta la durata del rapporto contrattuale l Operatore Economico dovrà mettere a disposizione degli iscritti all Ordine appositi canali di comunicazione per richieste di chiarimenti, informazioni o necessità circa le modalità di pagamento delle quote. Tali canali di comunicazione dovranno essere almeno: - 3 linee telefoniche dedicate, attive dal lunedì al venerdì orario ufficio. - indirizzo dedicato al quale inviare e dal quale ricevere informazioni e/o duplicati di bollettini di pagamento Rapporti con gli uffici dell Ordine L Operatore Economico dovrà mettere a disposizione dell Ordine un numero telefonico e una casella da utilizzare per i contatti inerenti la gestione del servizio. L Operatore dovrà anche indicare il nominativo di un referente responsabile dei rapporti con l Ordine per la gestione del servizio. L Ordine potrà in ogni momento procedere alla comunicazione e/o integrazione e/o variazione dei dati e/o informazioni relative alle anagrafiche e/o recapiti precedentemente inviati. Tali variazioni verranno prese in carico dall Operatore Economico compatibilmente con la tempistica dei processi elaborativi in corso. L Operatore Economico dovrà gestire di comune accordo con gli uffici dell Ordine le situazioni di anomalia riscontrate durante il processo di riscossione quali gli scarti (intesi come versamenti relativi a posizioni non prese in carico e/o pagate con modalità e/o strumenti diversi da quelli previsti) e le eccedenze di riscossione (intese come differenze a credito del debitore tra la quota dovuta e quanto pagato). Per quest ultima ipotesi l Operatore Economico deve assicurare la disponibilità a provvedere direttamente al rimborso dell eccedenza in favore del debitore, salvo recupero nei confronti dell Ordine in sede di fatturazione dei corrispettivi. Adesione al Sistema PagoPA Ai sensi del combinato disposto di cui agli artt. 2 e 5 del D.Lgs. n. 82/2005 e ss.mm.ii. (recante il Codice dell Amministrazione Digitale ) le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad accettare i pagamenti spettanti a qualsiasi titolo attraverso la piattaforma tecnologica per l'interconnessione e l'interoperabilità tra le PA e i prestatori di servizi di pagamento abilitati, messa a disposizione dall Agenzia per l Italia digitale (AGID) al fine di assicurare l'autenticazione dei soggetti interessati all'operazione in tutta la gestione del processo di pagamento.

5 L Ordine ha attivato il suddetto sistema dei pagamenti elettronici ("Sistema PagoPA"), aderendo alla piattaforma IRIS della Regione Toscana, ma al momento limitatamente ai pagamenti spontanei che non rientrano nella tipologia di pagamento di cui al presente capitolato. Dovrà essere valutato, insieme al soggetto affidatario del servizio di cui al presente capitolato, se la gestione della riscossione della quota annuale di iscrizione potrà essere svolta ugualmente tramite la piattaforma IRIS, oppure con altri e diversi canali parimenti certificati per il Sistema PagoPA. L operatore economico si deve fin d ora dichiarare disponibile a collaborare con l Ordine in tale percorso di adeguamento. Durata Tre anni dal 01/01/2019 al 31/12/2021. Importo a base di gara L importo complessivo dell appalto è pari a ,00 oltre IVA nei termini di legge. Al fine di determinare l importo a base di gara la Stazione Appaltante, ai sensi dell articolo 23 co. 16 del Codice, ha stimato il costo della manodopera in ,00. Tale costo risulta dalla seguente tabella, applicando il costo orario del Contratto Nazionale di Lavoro per i dipendenti da Aziende del Terziario, della distribuzione e dei servizi: Livello Costo orario Ore annuali stimate Totale annuo Totale triennio IV 18, , ,00 II 22, , ,00 I 24, , ,00 Q 30, , , ,00 Requisiti degli Operatori Economici Considerato che la gestione del servizio prevede anche la riscossione diretta di quote (tramite carta di credito su conti dell Operatore Economico), seppure come forma di pagamento residuale, risulta necessario riservare l accesso alla gara agli Operatori Economici iscritti nell elenco dei soggetti autorizzati dal MEF alla gestione della fiscalità locale a norma del D.Lgs. 446/1997 e D.M. 289/2000. Trattamento dei dati personali

6 L Ordine e l Operatore Economico si impegnano reciprocamente e per quanto di loro competenza al rispetto degli adempimenti e degli obblighi previsti dal D.Lgs. 196/2003. In particolare, si informano reciprocamente che i dati personali forniti in sede di stipula del contratto di servizio ed in corso di sua esecuzione saranno raccolti e trattati nel rispetto della normativa vigente, in modo da garantirne sicurezza e riservatezza e per le sole finalità connesse alle attività di propria competenza. Contestualmente alla sottoscrizione del contratto di servizio, l Operatore Economico ed i propri incaricati devono ritenersi espressamente autorizzati dall Ordine ad utilizzare i dati personali relativi agli iscritti al fine di compiere tutte le attività necessarie all esecuzione del contratto. L Operatore Economico si impegna ad adottare tutte le misure di sicurezza idonee ad evitare o comunque a ridurre al minimo qualsiasi rischio di distruzione o perdita dei dati personali trattati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme a quanto previsto nel D.Lgs. n. 196/2003. Decorsi 3 (tre) mesi dalla scadenza del contratto, l Operatore Economico sarà legittimato a provvedere alla distruzione totale di ogni dato personale fornito dall Ordine e trattato in base al contratto di servizio, indipendentemente dal fatto che il citato dato sia stato raccolto su supporti cartacei, informatici o telematici. Esonero di responsabilità Ogni lite promossa dagli iscritti in merito alla sussistenza o alla quantificazione del credito che forma oggetto del servizio di riscossione resta di pertinenza esclusiva dell Ordine, che riconosce il difetto di legittimazione passiva dell Operatore Economico di fronte a qualsiasi azione giurisdizionale promossa nei suoi confronti dagli iscritti all Ordine. Fatturazione La remunerazione dei corrispettivi è dovuta a prescindere dall esito del servizio di riscossione. Eventuali ripetizioni della medesima attività dovute a dati e/o informazioni incomplete, inesatte o inidonee verranno considerate quali nuove operazioni e, pertanto, sottoposte a remunerazione. La fatturazione avverrà con cadenza trimestrale alle seguenti scadenze: 31 marzo, 30 giugno, 30 settembre e 31 dicembre e ogni fattura comprenderà i servizi effettivamente svolti nel trimestre di competenza, sulla base di un riepilogo analitico dei servizi effettivamente svolti, con quantificazione del numero dei servizi e applicazione del corrispettivo economico di aggiudicazione.