Il ciclo integrato della fattura elettronica: un nuovo paradigma di relazione banca-impresa. Davide Coati Quercia Software S.p.A..

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1 Il ciclo integrato della fattura elettronica: un nuovo paradigma di relazione banca-impresa Davide Coati Quercia Software S.p.A..

2 Quercia Software Società fondata nel 1987, Quercia Software con sede a Verona, rappresenta una realtà consolidata del Mercato nel settore e-business, affermando una posizione di leadership nell offerta di soluzioni software di Corporate Banking E-Payments Servizi di Contact Center 2

3 I numeri di Quercia Software nei mondi Corporate Banking e Monetica connected Corporate Banking STD e GPA Circa 100 Banche per un totale di aziende connected Monetica GT terminali POS (service) transazioni gestite 7 Miliardi di di transato 3

4 Il ciclo di fatturazione: Contesto attuale Numero elevato di fatture scambiate Ciclo di fatturazione asincrono e non integrato I principali costi del ciclo di fatturazione si annidano nella frammentazione La conservazione cartacea dei documenti comporta costi logistici elevati. Il mantenimento dell archivio cartaceo è oneroso ( ricerca doc., mantenimento dell ordine ) L utilizzo del documento elettronico garantisce sicurezza: inalterabilità del dato, velocità di reperimento e azzeramento di smarrimento 4

5 Le leve del cambiamento CBI2: una comunità eterogenea di aziende che condividono lo stesso std di comunicazione, la stessa rete e gli stessi livelli di sicurezza la consapevolezza maturata dalle aziende delle opportunità generate della dematerializzazione dei cicli di fatturazione Contesto normativo più stabile e favorevole al documento elettronico Esiste la tecnologia abilitante a completamento dell opportunità offerta dal CBI2 per favorire l operatività delle aziende 5

6 La voce delle aziende I principali punti di interesse delle aziende sono: Riduzione dei costi di esercizio Efficientamento dei processi amministrativo-finanziari Riqualificazione della componente umana come valore aggiunto 6

7 La voce delle aziende Unico interlocutore per l intero processo a cui delegare: il ciclo di fatturazione sia Attivo che Passivo, sia dei documenti elettronici che cartacei da dematerializzare; la gestione della totalità della tipologia di documento (es.fattura); la veicolazione del documento al destinatario indipendentemente dai diversi canali di consegna (CBI2, posta ibrida, web, mail, ecc); una gestione integrata con la rendicontazione dei pagamenti e degli incassi 7

8 La voce delle aziende Conservazione a norma norma dei dei documenti a completamento del del servizio. Responsabilità della della conservazione elettronica ed ed allineamento costante alle alle normative vigenti vigenti Scalabilità del del servizio a più piùtipologie di di documenti Archivio on-line on-line e Archivio Pregresso 8

9 La proposta di Quercia Software: DESQ Rispetto Rispetto della della normativa normativa vigente vigente Servizio Servizio web-based web-basedrivolto alle alle aziende aziende e ai ai loro loro partner partner commerciali commerciali che che intendono intendono semplificare semplificare e razionalizzare razionalizzare lo lo scambio scambio reciproco reciproco di di fatture. fatture. Integrato Integrato in in vari vari circuiti circuiti quali: quali: -- CBI2 CBI2 -- Posta Posta Ibrida Ibrida -- Portale Portale Web Web -- Sistemi Sistemi di di Conservazione Conservazione a Norma Norma Integrabile Integrabile in in altri altri servizi servizi :: -- Incassi Incassi e Pagamenti Pagamenti (client (clientcbi) -- Procedure Procedure Bancarie Bancarie (RID, (RID, MAV, MAV, Anticipo Anticipo Fatture Fatture ) ) -- Community Community e Portali Portali Aziendali Aziendali -- Archivio Archivio On-Line On-Line Partenship Partenshipcon con la la società societàarchiva Archivaper per l erogazione l erogazione di di un un servizio servizio di di Conservazione Conservazione a norma normain in completo completo outsourcing. outsourcing. 9

10 La proposta di Quercia Software: DESQ Ciclo passivo Azienda cliente del servizio DESQ:invoice Ciclo attivo Fornitori Clienti Acquisizione fatture cartacee per conservazione 10

11 La proposta di Quercia Software: DESQ Azienda Mittente SERVIZI INTEGRATI SERVIZI INTEGRABILI Azienda Destinataria DESQ Posta ibrida Import/export multiformato invio multicanale riconciliazione Disputa Gestione stati fattura Firma mail C.B.I. 2 Invio Ricezione e Conservazione Fatture Conservazione Sostitutiva (partner Archiva) Archiviazione Conservazione a Norma Responsabile conservazione Area Incassi e Pagamenti Gest. Passivo cartaceo (ritiro, normalizzazione, scansione, indicizzazione) pubblicazione on-line Portale dedicato Archivio On Line Altri Circuiti Invio richieste Incasso e Pagamento incassi / pagamenti riconciliazione scadenziario Anticipo fatture Bonifico, RID/MAV/Riba Riconciliazione tra fatture e incassi/pagamenti BANCA Invio incassi/pagamenti con info per la riconciliazione Ricezione esiti Rendicontazione e Riconciliazione Matching info di riconciliazione con fatture Aggiornamento stati di lavorazione fatture Invio esiti incassi pagamenti con info riconciliazione Rendicontazione con info riconciliazione 11

12 La proposta di Quercia Software: DESQ Flessibile DESQ è integrabile con le procedure aziendali a vari stadi della catena di processo e con diversi livelli di integrazione in quanto dotata di middleware di conversione visuale utilizzato per la conversioni di tracciati del mittente, del destinatario e di eventuali altri circuiti di scambio documentale. Semplice - DESQ è di semplice utilizzo e si propone con un basso impatto sui processi organizzativi dell azienda. Personalizzabile DESQ è fortemente personalizzabile da parte dell azienda utilizzatrice tramite Loghi e Layout fatture dedicati, tracciati di comunicazione configurabili e più canali di comunicazione a disposizione (Data Entry, Upload, Http, Web service, FTP). Il modello di riferimento E quello in cui il fornitore demanda ad una parte terza la gestione delle proprie fatture all interno di un circuito molti a molti in cui un azienda può accedere sia in veste di fornitore (mittente) che cliente (destinatario). 12

13 DESQ: un opportunità per la Banca Il Il confronto diretto diretto di di Quercia con con i i propri propri clienti clienti banca banca ha ha fatto fatto rilevare concrete opportunità per per la la banca banca quale quale partner di di riferimento per per le le aziende nella nella Supply SupplyValue Chain: Chain: Nuovi servizi a valore aggiunto finalizzati al consolidamento del rapporto con l azienda, acquisendo il ruolo di partner tecnologico e di servizio strategico. ( Nuova relazione banca-impresa ) Automatizzazione del servizio di Anticipo Fatture. Qualificazione della clientela e customizzazione dell offerta per i servizi telematici di Incasso e Pagamento. (CRM) Disponibilità di uno strumento di marketing attraverso il quale entrare in contatto con nuovi potenziali clienti anche non aderenti al CBI. 13

14 Gli impatti sull organizzazione bancaria Investimento tecnologico, applicativo, ma soprattutto organizzativo. Nuovo modello di Marketing: per la banca è una nuova area di business che implica uno sviluppo sulla rete commerciale nelle fasi di pre-vendita, offerta e post-vendita Assunzione di responsabilità legale e giuridica: per le fasi di emissione del documento elettronico, firma digitale + marca temporale, conservazione a norma Mantenimento normativo nel tempo Implementazione di Servizi a Valore Aggiunto (anticipo su fattura, supporto alla riconciliazione, ecc.) 14

15 Il vantaggio del servizio DESQ per la banca Servizio in Full Outsourcing con investimento iniziale limitato e canoni a consumo Know how: supporto attivo e consulenziale del partner Quercia nelle fasi di - pre-vendita: supporto alla formazione della rete commerciale - offerta: condivisione di modelli di business riconosciuti sul mercato - post-vendita: supporto specialistico (Contact Center) Responsabilità giuridica: Quercia si propone come soggetto firmatario e responsabile del processo di conservazione Garanzie di conformità alla normativa nel tempo Gruppo di studio per l introduzione di Servizi a Valore Aggiunto da introdurre nel CBI e nella community DESQ 15

16 Case History InvoiceComm Unicredit Banca d Impresa Il servizio end-to-end Incassi di UniCredit Banca d Impresa gestisce: Importazione delle bollette/fatture nel sistema Invio e consegna delle bollette/fatture Sito web aziendale e interazioni con interfaccia web Rendicontazione pagati ed insoluti Gestione dei solleciti di pagamento 16

17 Il Flusso delle informazioni InvoiceComm Impresa mittente Invio tracciati e fatture Posta ibrida destinatario Esiti Portale internet Impresa mittente Invio/ricezione incassi/esiti Solleciti Società leader nel recupero crediti Sistema Bancario Sistema Postale Posta ibrida 17

18 Il ciclo integrato della fattura elettronica: un nuovo paradigma di relazione banca-impresa - Fine presentazione - Davide Coati dcoati@quercia.it