Innovazione, efficienza e velocità nell amministrazione d azienda: come eliminare il peso della carta

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1 Roma, aprile 2008 Innovazione, efficienza e velocità nell amministrazione d azienda: come eliminare il peso della carta Luca Tosi Quercia Software S.p.A..

2 Quercia Software Quercia Software nasce nel 1987 con la mission di sviluppare soluzioni e servizi per le banche nel mondo dei pagamenti elettronici. Nel 2007 Quercia risulta una realtà consolidata e leader di mercato per le soluzioni e i servizi di: Corporate Banking E-Payments Quercia inoltre ha sviluppato altre linee di Business quali: Gestione documentale (DesQ) Servizi di contact center Soluzioni di e- business

3 Le soluzioni di Quercia Software E- Banking Solutions: E-Payments Solutions: E--Business Solutions: StrutturaTecnica Delegata TLQ7 Multibusiness TLQWEB TLQJ3 IQ2000 IQBanca Gestore Terminale Servizio Europos Q-PosManager Q-Pay Portale Europos Froud Management DesQ (document exchange) Servizio monitoraggio ATM Biglietteria on line Web 770 Contact Center: Servizi di Contact Center di primo e secondo livello

4 I numeri di Quercia Software nei mondi Corporate Banking e Monetica al 31/12/2007 connected Corporate Banking STD e GPA Circa 100 Banche per un totale di aziende connected Monetica GT terminali POS (service) transazioni gestite di di transato Progetto integrazione A gennaio il parco pos installato risulta di terminali. Entro ottobre gestirà un parco di circa terminali

5 Il ciclo di fatturazione: il contesto attuale Numero elevato di fatture scambiate Ciclo di fatturazione asincrono e non integrato I principali costi del ciclo di fatturazione si annidano nella frammentazione delle attività La conservazione cartacea dei documenti comporta costi logistici elevati. Il mantenimento dell archivio cartaceo è oneroso ( ricerca doc., mantenimento dell ordine ) L utilizzo del documento elettronico garantisce sicurezza: inalterabilità del dato, velocità di reperimento e azzeramento rischio di smarrimento

6 le leve del cambiamento CBI2: una comunità eterogenea di aziende che condividono lo stesso std di comunicazione, la stessa rete e gli stessi livelli di sicurezza la consapevolezza maturata dalle aziende e dalle P.A. delle opportunità generate della dematerializzazione dei cicli di fatturazione Contesto normativo più stabile e favorevole al documento elettronico Esiste la tecnologia abilitante a fornire un servizio completo e personalizzato per favorire l operatività delle aziende

7 La voce delle aziende I principali punti di interesse delle aziende sono: Riduzione dei costi di esercizio Efficientamento dei processi amministrativo-finanziari Riqualificazione della componente umana come valore aggiunto

8 La voce delle aziende L azienda necessita di un unico interlocutore per l intero processo a cui delegare: il ciclo di fatturazione sia Attivo che Passivo, sia dei documenti elettronici che cartacei da dematerializzare; la gestione della totalità della tipologia di documento (es. fatture, ordini, doc specifica infragruppo, etc.); la veicolazione del documento al destinatario indipendentemente dai diversi canali di consegna (CBI2, posta ibrida, web, mail, ecc); una gestione integrata con la rendicontazione aziendale dei pagamenti e degli incassi

9 La voce delle aziende Conservazione a norma dei documenti a completamento del servizio. Responsabilità della conservazione elettronica ed allineamento costante alle normative vigenti Scalabilità del servizio a più tipologie di documenti Archivio on-line e Archivio Pregresso

10 L insourcing Gli impatti sull organizzazione aziendale Investimento tecnologico, applicativo, ma soprattutto organizzativo. Nuovo modello organizzativo di gestione delle informazioni: per l azienda la smateralizzazione dei documenti rappresenta un nuovo modo di accedere e di custodire le informazioni. L azienda deve costruirsi internamente tutto il know how necessario alla gestione del documento elettronico. Assunzione di responsabilità legale e giuridica: per le fasi di emissione del documento elettronico, firma digitale + marca temporale, conservazione a norma Mantenimento normativo e del know how interno nel tempo Implementazione di Servizi a Valore Aggiunto (anticipo su fattura, supporto alla riconciliazione, ecc.)

11 La proposta di Quercia Software: DesQ L outsourcing graduale a vantaggio dell organizzazione aziendale Rispetto Rispetto della della normativa normativa vigente vigente Servizio Servizio web-based web-basedrivolto alle alle aziende aziende e ai ai loro loro partner partner commerciali commerciali che che intendono intendono semplificare semplificare e razionalizzare razionalizzare lo lo scambio scambio reciproco reciproco di di fatture. fatture. Integrato Integrato in in vari vari circuiti circuiti quali: quali: -- CBI2 CBI2 -- Posta Posta Ibrida Ibrida -- Portale Portale Web Web -- Sistemi Sistemi di di Conservazione Conservazione a Norma Norma -- Altri Altri circuiti circuiti di di settore settore (Dafne, (Dafne, Edifact, Edifact, Indicode, Indicode, ) ) Integrabile Integrabile in in altri altri servizi servizi :: -- Incassi Incassi e Pagamenti Pagamenti (client (clientcbi) -- Procedure Procedure Bancarie Bancarie (RID, (RID, MAV, MAV, Anticipo Anticipo Fatture Fatture ) ) -- Community Community e Portali Portali Aziendali Aziendali -- Archivio Archivio On-Line On-Line Partenship Partenshipcon con la la società societàarchiva Archivaper per l erogazione l erogazione di di un un servizio servizio di di Conservazione Conservazione a norma normain in completo completo outsourcing. outsourcing.

12 La proposta di Quercia Software: DesQ Azienda Mittente SERVIZI INTEGRATI SERVIZI INTEGRABILI Azienda Destinataria DESQ Posta ibrida Import/export multiformato invio multicanale Firma digitale Disputa Gestione stati fattura Layout mail C.B.I. 2 Invio Ricezione e Conservazione Fatture Conservazione Sostitutiva (partner Archiva) Archiviazione Conservazione a Norma Responsabile conservazione Gest. Passivo cartaceo (ritiro, normalizzazione, scansione, indicizzazione) pubblicazione on-line Area Incassi e Pagamenti (su CBI) Portale dedicato Archivio On Line Altri Circuiti Invio richieste Incasso e Pagamento import/export incassi e pagamenti Bonifico, RID/MAV/Riba Anticipo fatture Riconciliazione tra fatture e incassi/pagamenti BANCA Invio incassi/pagamenti con info per la riconciliazione Ricezione esiti Rendicontazione e Riconciliazione Matching info di riconciliazione con fatture Aggiornamento stati di lavorazione fatture Invio esiti incassi pagamenti con info riconciliazione Rendicontazione con info riconciliazione

13 La proposta di Quercia Software: DesQ Flessibile DesQ è integrabile con le procedure aziendali a vari stadi della catena di processo e con diversi livelli di integrazione in quanto dotata di middleware di conversione visuale utilizzato per la conversioni di tracciati del mittente, del destinatario e di eventuali altri circuiti di scambio documentale. Semplice - DesQ è di semplice utilizzo e si propone con un basso impatto sui processi organizzativi dell azienda. Personalizzabile DesQ è fortemente personalizzabile da parte dell azienda utilizzatrice tramite Loghi e Layout fatture dedicati, tracciati di comunicazione configurabili e più canali di comunicazione a disposizione (Data Entry, Upload, Http, Web service, FTP). Il modello di riferimento E quello in cui il fornitore demanda ad una parte terza la gestione delle proprie fatture all interno di un circuito molti a molti in cui un azienda può accedere sia in veste di fornitore (mittente) che cliente (destinatario).

14 DesQ: un opportunità per l Azienda Semplificazione organizzativa tramite un unica applicazione che permette la gestione indistinta dei documenti elettronici e cartacei. Immediata fruibilità da parte del cliente della fattura, ad oggi i clienti devono attendere i tempi delle Poste per ricevere le fatture e spesso contattano il fornitore per riceverne una copia via FAX per poterla contabilizzare in tempi brevi; Possibilità per il cliente di segnalare al fornitore eventuali anomalie sulla Fattura (errore indirizzo;intestazione etc..) con contestuale riduzione delle chiamate all operatore. Anche le segnalazioni possono essere integrate con l ERP dell Azienda Il Il confronto diretto diretto di di Quercia con con le le Aziende ha ha fatto fatto rilevare concrete opportunità di di miglioramento dei dei processi nella nella Financial Value ValueChain

15 DesQ: un opportunità per l Azienda Riduzione dei tempi/costi di gestione dell'archivio; solo per l'archiviazione delle fatture vengono occupate settimane/uomo al mese Immediata consultazione dei documenti archiviati, con possibilità tramite utenze specifiche di dare visibilità anche a strutture diverse dell'amministrazione; Maggior controllo sui documenti conservati in quanto oltre al controllo effettuato dall'amministrazione vi è anche un ulteriore struttura ad effettuare controlli sulla conformità dei documenti; Nuove opportunità commerciali: Immagine aziendale innovativa Possibilità di inserire messaggi promozionali nel sito di pubblicazione delle fatture e/o nella posta

16 Il vantaggio del SERVIZIO DesQ per l Azienda Servizio in Full Outsourcing con investimento iniziale limitato e canoni a consumo Know how: supporto attivo e consulenziale di Quercia nelle fasi di - pre-vendita: supporto tecnico specializzato nell analisi dei bisogni - offerta: offerta modulare e personalizzata sui volumi e sulle reali necessità dell Azienda attraverso modelli di business riconosciuti sul mercato - post-vendita: supporto specialistico (Contact Center) Responsabilità giuridica: Quercia si propone come soggetto firmatario e responsabile del processo di conservazione Garanzie di conformità alla normativa nel tempo Gruppo di studio per l introduzione di Servizi a Valore Aggiunto da introdurre nella community DESQ (Osservatorio Politecnico di Milano)

17 Case History InvoiceComm Unicredit Corporate Banking Il servizio end-to-end Incassi di UniCredit Corporate Banking gestisce: Importazione delle fatture nel sistema Invio e consegna delle fatture Gestione della conservazione a norma delle fatture attive e passive (sia cartacee che elettroniche) gestione integrata di incassi e pagamenti

18 Case History InvoiceComm Unicredit Corporate Banking Ciclo passivo Azienda cliente del servizio Invoicecomm Ciclo attivo Portale dedicato Portale dedicato Fornitori Clienti Posta ibrida Posta ibrida Acquisizione fatture cartacee per conservazione

19 Case History Comunity DesQ Veronesi - Verona Il Il Gruppo Veronesi è il il quarto quarto gruppo agro-alimentare italiano per per fatturato (1743 (1743 milioni milioni di di euro euro nel nel di di cui cui 13% 13% all estero), leader leader nazionale nella nella produzione di di carni carni avicole avicole e suine suine fresche fresche a marchio AIA; AIA; attivo attivo nel nel comparto di di alimenti zootecnici con con il il marchio Veronesi Mangimi e di di salumi salumi con con i i marchi marchi Negroni, Montorsi, Fini Fini Salumi. I I lavoratori dipendenti che che contribuiscono al al successo del del Gruppo sono sono Il Il totale totale di di persone coinvolte nelle nelle attività attivitàdi di Veronesi (compresi agenti, agenti, trasportatori, allevatori) raggiungono le le unità. unità.

20 Case History Quercia nel progetto Paper Zero di Veronesi Verona 1 STEP Ciclo passivo Portale dedicato Traduce e converte i tracciati dei fornitori al tracciato del Gruppo Veronesi e si integra con l ERP aziendale importando direttamente i dati Data Entry Upload delle fatture sul Portale DESQ Upload delle fatture tramite web service Fornitori CONTACT CENTER Il Gruppo Veronesi mette inoltre a disposizione un servizio di assistenza gestito direttamente da Quercia Software

21 Ciclo Attivo Case History Quercia nel progetto Paper Zero di Veronesi Verona 2 STEP Portale dedicato CONTACT CENTER Il Gruppo Veronesi mette inoltre a disposizione un servizio di assistenza gestito direttamente da Quercia Software Pubblicazione della fattura in formato PDF La fattura può essere anche esportata in tracciato CLIENTE Clienti

22 DesQ: una spinta verso l innovazione ed il successo passa attraverso: Siamo ad un momento fondamentale: maturazione e diffusione di servizi di fatturazione elettronica Consapevolezza maggiore da parte delle aziende delle potenzialità offerte dal documento elettronico Una piattaforma di servizio flessibile Un approccio progettuale verso le imprese La predisposizione dell Impresa a sviluppare valore attraverso processi Organizzativi innovativi

23 Innovazione, efficienza e velocità nell amministrazione d azienda: come eliminare il peso della carta - Fine presentazione - Luca Tosi

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