CONTRATTO. Servizio di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione YouPA Multi-Utenza

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1 CONTRATTO Servizio di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione YouPA Multi-Utenza Fra: Menocarta.net, rete d impresa, con sede in via Laurentina 569, Roma, Codice Fiscale n e Denominazione: Sede legale (via, n civico, CAP): Comune: Provincia: Partita IVA: Codice Fiscale: Legale rappresentante: Codice fiscale legale rappresentante: 1) PREMESSE Il presente Contratto, da sottoscrivere mediante firma elettronica qualificata, rappresenta l adesione al Servizio YouPA da parte del Cliente - soggetto che utilizzerà la piattaforma YouPA per la fatturazione elettronica PA in nome e per conto dei propri clienti, Operatori Economici cedenti beni o prestatori di servizi alla Pubblica Amministrazione - nei termini e secondo le modalità indicate nel presente Contratto e nelle Condizioni Generali di Servizio riportate di seguito al presente Contratto, da intendersi qui integralmente richiamate. Il presente Contratto e le Condizioni Generali costituiscono parti integranti e sostanziali di un unico contratto di erogazione del Servizio e in tal modo devono essere lette e sottoscritte. Ai fini della corretta instaurazione del rapporto in oggetto e dell erogazione del Servizio, con la sottoscrizione del presente Contratto e delle pedisseque Condizioni Generali di Servizio, il Cliente nomina il Trasmittente ewitness Italia Srl, azienda aderente alla rete d impresa Menocarta.net, quale Responsabile della conservazione, del trattamento dei dati e della sicurezza. 2) OGGETTO DEL SERVIZIO Il Servizio consente al Cliente, a fronte del pagamento del corrispettivo, di predisporre, inviare e conservare fatture elettroniche PA per conto di uno o più Operatori Economici tramite procedure tecnologiche che sovrintendono all intero ciclo amministrativo di emissione delle Fatture alla Pubblica Amministrazione (nel testo anche FatturePA), dall emissione fino alla loro

2 conservazione a norma, secondo disposizioni della normativa tecnica vigente in materia di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Ai fini della corretta erogazione del Servizio, il Cliente si impegna a utilizzare gli strumenti operativi messi a disposizione dal Fornitore e ad attenersi a tutte le procedure e condizioni indicate negli accordi tra le parti. Il Servizio YouPA è offerto tramite apposito portale web accessibile attraverso il portale e- commerce indicato al Cliente quale strumento di accesso e gestione del Servizio. Con la sottoscrizione del presente Contratto, il Cliente acconsente ad utilizzare il Servizio "YouPA secondo i termini e le modalità specificati nel presente documento e nelle Condizioni generali da intendersi sempre qui richiamate. 3) ACCESSO AL SERVIZIO WEB Per usufruire del Servizio in oggetto, il Cliente dovrà preventivamente sottoscrivere digitalmente il presente Contratto. Una volta sottoscritto il Contratto, al Cliente verranno rilasciate le credenziali personali di accesso alla piattaforma YouPA per la fatturazione elettronica PA, da effettuarsi eseguendo la procedura di login, nelle modalità indicate dal Fornitore. Il Cliente è responsabile della custodia e del corretto uso delle credenziali di accesso attribuitegli e risponde del loro indebito uso da chiunque fatto, anche in conseguenza di smarrimento o furto. 4) DELEGHE NECESSARIE ALL EROGAZIONE DEL SERVIZIO Il Cliente dichiara di predisporre elettronicamente la Fattura Elettronica dell Operatore Economico, suo cliente, tramite il Servizio YouPA. Il Cliente dichiara e dà atto di aver ottenuto dall Operatore Economico e di conservare debitamente sottoscritta la Delega all emissione della fattura, allegata sub lett. A), contenente gli atti di delega indispensabili al Fornitore e al Trasmittente per erogare il Servizio Fatturazione Elettronica P.A.. Il Cliente si obbliga: - a conservare l originale della Delega all emissione della fattura debitamente sottoscritta da ciascun Operatore Economico, unitamente a tutta la documentazione ad essa relativa; - a trasmettere al Fornitore, laddove richiesto, e entro i successivi 7 giorni, copia (o se richiesto l originale) di tutta la suddetta documentazione. 5) OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE 5.1 Al fine di ottenere un accettazione integrale e sostanziale del Servizio, al Cliente è richiesto di sottoscrivere digitalmente il Contratto e le pedisseque Condizioni generali di contratto tramite apposizione di firma elettronica qualificata. 5.2 Ai fini della corretta erogazione del servizio, il Cliente si impegna a: a) far sottoscrivere preventivamente all Operatore Economico la Delega all emissione della fattura di cui all Allegato A del presente Contratto; b) erogare il servizio di apposizione di firma elettronica qualificata alla Fattura Elettronica predisposta con il portale YouPA messo a disposizione dal Fornitore, al fine di garantire l attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l integrità del contenuto della Fattura Elettronica; c) emettere per conto dell Operatore Economico,la Fattura Elettronica predisposta con il portale YouPA,; d) attenersi a tutte le procedure e condizioni tecniche previste dalla normativa vigente in materia di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione.

3 5.3 Il Cliente ovvero l Operatore Economico sono gli unici responsabili dei dati della fattura elettronica predisposta tramite il servizio YouPA e, in particolare, sono responsabili: - per la correttezza, la completezza, la veridicità degli elementi caratterizzanti l operazione da fatturare; - per la correttezza e veridicità dei dati concernenti il contenuto della fattura, sia obbligatori che opzionali; - del rispetto dell obbligo di numerazione progressiva e dell ordine cronologico. 5.4 Il Cliente è consapevole che il Servizio YouPA, nelle parti in cui elabora dei dati o compila automaticamente campi informativi, costituisce uno strumento di mero ausilio alla creazione della FatturaPA. Pertanto, egli è tenuto a controllare dati, codici ufficio, informazioni, calcoli ed elaborazioni ottenuti tramite il Servizio, essendo lo stesso Cliente l unico responsabile dell esattezza, correttezza, legalità dei documenti fiscali prodotti da Servizio YouPA. 5.5 Ogni azione di correzione della fattura elettronica ovvero predisposizione di nota di credito elettronica e conseguente nuova fattura elettronica spetta al Cliente ovvero all Operatore Economico. 5.6 Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenni il Fornitore e il Trasmittente da ogni eventuale pretesa, azione, responsabilità, danno, costo, spesa o pregiudizio da parte di terzi (in particolare degli Operatori Economici) derivante dall utilizzo del Servizio YouPA dipendente, connesso o consequenziale all'erroneo inserimento dei dati della Fattura Elettronica, ovvero alla mancata attività del Cliente (conseguente ad una Fattura Elettronica scartata dallo SdI o contestata dalla PA destinataria con opportuna notifica tramite SdI), ovvero all erroneo o fraudolento utilizzo del Servizio YouPA. 5.7 È onere del Cliente monitorare lo stato di invio delle FatturePA, consultare e verificare il contenuto delle notifiche (c.d. messaggistica di ritorno) inviate dallo SdI o dalla P.A. destinataria e monitorare lo stato di conservazione delle FatturePA, conoscere ed applicare la normativa vigente, anche di natura fiscale, connesse all emissione della FatturaPA. 5.8 Ai fini della registrazione delle fatture elettroniche inviate alla Pubblica Amministrazione e gestite con il servizio di Fatturazione Elettronica PA YouPA, è necessario aprire un apposito sezionale dedicato. La numerazione delle fatture partirà obbligatoriamente e automaticamente dal numero 1 per ciascun Operatore Economico cliente al fine di adempiere alla corretta Conservazione a Norma delle stesse. 6) OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE E DEL TRASMITTENTE 6.1 A fronte del pagamento del corrispettivo di cui alle Condizioni Generali di servizio del presente Contratto, Menocarta.net, in qualità di Fornitore del servizio, si obbliga a: a) mettere a disposizione del Cliente una piattaforma idonea a consentire la predisposizione delle fatture elettroniche per conto di uno o più Operatori Economici; b) erogare il servizio di manutenzione, aggiornamento e assistenza relativo al servizio. 6.2 ewitness Italia, in qualità di Responsabile della conservazione delle fatture emesse dal Cliente tramite portale YouPA, si impegna a erogare il servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche, nonché di ogni altra comunicazione o notifica gestita tramite lo SdI (Sistema di Interscambio) emessa dal Cliente per conto dell operatore economico, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione, ricoprendo il ruolo di Responsabile della Conservazione ai sensi dell art. 44 Comma 1 ter del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale, art.5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 ed art. 6 Comma 7 del D.P.C.M. 3 dicembre Il Fornitore e il Trasmittente svolgono una mera funzione tecnica e non intervengono al fine di correggere una Fattura Elettronica scartata dallo SdI o contestata dalla PA destinataria con opportuna notifica tramite SdI. A tal fine, il solo obbligo è quello di rendere disponibili nell archivio fatture del portale YouPA le notifiche e le comunicazioni dello SdI o della PA destinataria che avvengono tramite piattaforma del Sistema di Interscambio.

4 6.4 Il Servizio e le relative operazioni possono essere sospesi o interrotti per cause non imputabili al Fornitore o al Trasmittente (per esempio interruzione nell erogazione dell energia elettrica, impedimento od ostacoli non superabili con la diligenza descritta nel secondo comma dell articolo 1176 del codice civile). In questi casi, il Fornitore e il Trasmittente non possono essere ritenuti responsabili dei danni causati al Cliente. Si evidenzia, inoltre, che al Fornitore e al Trasmittente non può essere imputata alcuna responsabilità per i casi di mancato recapito del file dallo SdI all amministrazione destinataria. Pertanto il Cliente è tenuto al costante e regolare monitoraggio dello stato di trasmissione della fatturapa tramite portale.

5 7) MODALITÀ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI DI CONSERVAZIONE 7.1 Entro i termini di legge e con le modalità previste dalle vigenti regole tecniche, il Trasmittente ewitness, nominato dal Cliente quale Responsabile della conservazione, provvederà ad eseguire la Procedura di Conservazione a norma dei documenti archiviati dal Cliente mediante la generazione di un Pacchetto di archiviazione (un Pacchetto di archiviazione per ciascun Cliente) che sarà firmato digitalmente e marcato temporalmente dal Responsabile della conservazione. 7.2 Nei casi previsti dal presente Contratto e/o nei casi di richiesta di esibizione proveniente dal Cliente, il Responsabile della conservazione provvederà alla formazione del Pacchetto di distribuzione. Nel caso in cui sia espressamente richiesto, ai fini di soddisfare la richiesta di esibizione di un singolo Operatore economico - che, in ogni caso, dovrà pervenire al Responsabile della conservazione per il tramite del Cliente medesimo - il Pacchetto di distribuzione potrebbe non coincidere con il Pacchetto di archiviazione originale conservato. In questo caso, il Pacchetto di distribuzione potrà essere un estrazione dell originario Pacchetto di archiviazione. 7.3 Il Responsabile della conservazione registrerà la documentazione soggetta al Processo di Conservazione garantendone la leggibilità nel tempo mediante un meccanismo di allineamento tra data storage presenti sul Data Center Principale e sul proprio Data Center di Backup, entrambi attrezzati per la gestione del Disaster Recovery. 7.4 Il Responsabile della conservazione assicura la verifica periodica dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi, secondo la periodicità e le modalità previste dalla legge. 7.5 Nei casi previsti dal presente Contratto e in ogni caso su richiesta del Cliente, il Responsabile della conservazione provvederà alla produzione di copie informatiche dei documenti informatici depositati in conservazione secondo quanto stabilito dalle vigenti regole tecniche. La produzione di copie informatiche determinerà l avvio di una procedura di riversamento sostitutivo certificata dal Responsabile della conservazione. A tal fine e nei casi previsti, dovrà essere perfezionato uno specifico accordo scritto in cui saranno concordati ruoli, modalità, tempi e corrispettivi. Anche le copie informatiche potranno riferirsi a un intero Pacchetto di archiviazione originario o a un estrazione dello stesso. 8) RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Con la sottoscrizione del presente Contratto da parte del Cliente e la contestuale sottoscrizione da parte dell Operatore Economico del documento Delega all emissione della Fattura, ewitness Italia S.r.l., si impegna a fornire il servizio di Conservazione delle fatture Elettroniche emesse e delle notifiche e comunicazioni gestite tramite lo SdI, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione. A tal fine, ewitness Italia S.r.l. è nominata Responsabile della Conservazione e in nome dell Operatore Economico adotterà ogni adempimento previsto dalle normative anche regolamentari vigenti. Al Responsabile della Conservazione sono attribuite le funzioni e i compiti di cui agli artt. 6 e 7 del D.P.C.M. 3 Dicembre Il Responsabile della conservazione definisce, attua e gestisce il processo di conservazione e ne governa la gestione in relazione al modello organizzativo adottato oltre che sulla base di tutte le informazioni contenute nelle condizioni contrattuali condivise con il Cliente. Il Trasmittente ewitness, quale Responsabile della conservazione, svolgerà i seguenti compiti: a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti informatici oggetto della Conservazione, in conformità alla vigente normativa, secondo quanto previsto dai termini e dalle condizioni del Servizio acquistato e richiamati nel presente Contratto; b. gestisce il processo di conservazione, in conformità alla vigente normativa in materia; c. predispone il Manuale della conservazione e ne cura il relativo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti; e. monitora la corretta funzionalità del sistema di conservazione; f. verifica periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l integrità degli archivi e la leggibilità degli stessi;

6 g. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività almedesimo attribuite; k. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza. Il Servizio di conservazione erogato dal Trasmittente è conforme alle specifiche contenute nel D.M. 17 Giugno 2014 recante le Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/ ) MIGRAZIONE DEI DATI IN OGNI CASO DI CESSAZIONE DEL CONTRATTO 9.1 In ogni caso di cessazione del Contratto (a titolo esemplificativo, non esaustivo: scadenza, recesso, risoluzione) il Responsabile della conservazione è obbligato a conservare i documenti e i Pacchetti di archiviazione trasmessi dal Cliente fino alla naturale scadenza di conservazione fiscale, garantendo ogni adempimento previsto dalla vigente normativa. Nei casi previsti, il Responsabile della conservazione restituisce al Cliente, su supporto digitale (Es. CD, DVD), una o più copie informatiche relative ai documenti conservati in forza del presente Contratto e associati a un determinato Cliente. 9.2 Al verificarsi di una delle ipotesi sopra indicate, dovrà essere sottoscritto uno specifico accordo in cui dovranno essere concordati ruoli, modalità, tempi e corrispettivi del riversamento certificato dal Responsabile della conservazione. 9.3 Il passaggio delle informazioni dovrà avvenire entro 30 giorni dalla cessazione del Contratto o dalla richiesta del Cliente. 10) RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E DELLA SICUREZZA Le parti contraenti, ricevuta l una dall altra, con il presente Contratto, idonea informativa ex art. 13 D.Lgs. n. 196/03, acconsentono reciprocamente, ai sensi del predetto Decreto, al trattamento dei dati personali che le riguardano, per finalità inerenti all esecuzione del presente Contratto e all adempimento degli obblighi legali e contrattuali dallo stesso derivanti. Le parti contraenti danno altresì atto che i dati personali del Cliente e/o dell Operatore Economico verranno trattati osservando misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e la confidenzialità dei dati stessi. I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere nonché anche successivamente, per l espletamento degli adempimenti di legge e per future finalità di carattere commerciale. Alle parti competono i diritti di cui all art. 7 del D.Lgs. n. 196/03 e, in particolare, il diritto di conoscere i propri dati, di farli integrare, modificare, cancellare per violazione di legge e/o di opporsi al loro trattamento. Ai fini di cui all art. 29 del D.Lgs. n. 196/03, il Cliente, con la sottoscrizione del presente Contratto, nomina il Trasmittente ewitness Italia Srl, che nulla oppone ad essere nominato, Responsabile esterno del trattamento dei dati di titolarità del Cliente, necessari all'espletamento dei servizi previsti nel Contratto. Resta inteso che la designazione del Trasmittente a Responsabile esterno del trattamento dei dati decadrà in qualunque caso di cessazione del rapporto intercorrente con il Cliente, con effetto immediato dalla data di cessazione. Nei casi di cessazione del Servizio previsti dal presente Contratto, il Trasmittente si impegna a rispettare quanto previsto dall art. 16 del D.Lgs. n. 196/2003.

7 11) FORO COMPETENTE Il Fornitore instaura i rapporti con il Cliente in ottemperanza alla legge italiana. I rapporti disciplinati dal presente Contratto e dai suoi allegati sono regolati dal diritto italiano. Per ogni controversia che dovesse sorgere in conseguenza del presente Contratto è competente esclusivamente il foro di Milano.. 12) CESSIONE DEL CONTRATTO Il Fornitore può sempre cedere a terzi il Contratto in oggetto; la semplice comunicazione al Cliente del trasferimento del Contratto equivale a notifica agli effetti dell articolo 1264 c.c.. 13) RISOLUZIONE AUTOMATICA DEL CONTRATTO Tutti gli obblighi posti a carico del Cliente nel presente Contratto e nelle richiamate Condizioni Generali hanno carattere essenziale e la loro violazione darà luogo alla risoluzione del Contratto in oggetto senza necessità di avviso, di costituzione in mora o di domanda giudiziale. Nei casi di risoluzione del Contratto, il Fornitore avrà diritto di trattenere l importo versato a titolo di corrispettivo, nonché, qualora ne ricorrano i presupposti, di agire senza bisogno di alcuna formalità per ottenere il risarcimento del maggior danno subito. 14) DISPOSIZIONI FINALI Il presente Contratto abroga e sostituisce in toto ogni eventuale precedente accordo, verbale o scritto, intervenuto in precedenza tra le parti e concernente l oggetto di questo contratto. CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO: Servizio di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione YouPA ALLEGATO A) Delega all emissione della fattura ai sensi e per gli effetti dell articolo 21 D.P.R. n. 633/1972 Il Cliente prende atto che l apposizione della propria firma digitale ai sensi dell art. 21 e seguenti del D.lgs 82/05 al presente Contratto costituisce non solo accettazione dello stesso, ma altresì espressa e specifica approvazione, dopo attenta lettura, ai sensi e per gli effetti degli artt e 1342 del codice civile, delle seguenti clausole del presente Contratto: 5. OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE; 6. OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE; 7. MODALITÀ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI DI CONSERVAZIONE; 8. RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE; 9. MIGRAZIONE DEI DATI IN OGNI CASO DI CESSAZIONE DEL CONTRATTO; 11. FORO COMPETENTE; 12. CESSIONE DEL CONTRATTO.