Piano direttivo di club - Foglio di lavoro

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1 Piano direttivo di club - Foglio di lavoro Il foglio di lavoro è stato ideato ad uso dei dirigenti di club per creare il Piano direttivo del club. Le strategie elencate presentano dei modi in cui i club possono adattare le migliori prassi di club efficienti secondo i bisogni di ogni club. Il Piano strategico del RI, la Guida alla pianificazione di club efficienti e il Regolamento del Rotary club si basano proprio su queste prassi. Utilizzare il foglio di lavoro per raccogliere ed esaminare tutti i documenti ufficiali di club ed apportare le dovute modifiche. Rotary Club di Genova Est Presidente di club: Tullio Vernazza Anno rotariano d'incarico: 2016/17 Lista di spunta delle migliori prassi Il nostro club ha sviluppato un piano strategico per rispondere agli obiettivi a lungo termine del club, tre-cinque anni, inclusi gli obiettivi per progetti d azione, effettivo, Fondazione Rotary, immagine pubblica e sviluppo dell effettivo. (Se necessario, usate un secondo foglio per descrivere come il club espleterà le attività in ognuna di queste aree ed allegatelo al presente foglio di lavoro.) Vengono allegati: il Foglio di pianificazione strategica che descrive la situazione del Club e definisce gli obiettivi per i prossimi tre anni. La pianificazione delle azioni che ciascuna Commissione metterà in atto per raggiungere gli obiettivi definiti nel piano strategico Il club ha usato la Guida alla pianificazione di club efficienti per definire obiettivi annuali di supporto agli obiettivi a lungo termine. Sono state pianificate assemblee di club per le seguenti date per preparare e tenere informati i soci per l anno rotariano entrante: Assemblea di club dopo l assemblea distrettuale: di tutti i soci del club: Assemblea di club prima della visita ufficiale del governatore: la data non è ancora definita Assemblea di club per richiedere idee innovative e suggerimenti da parte Altre assemblee di club: 3 assemblee per approvare il regolamento discutere i service e chiedere la partecipazione dei soci rendicontare quanto fatto nei service Il club ha sviluppato un piano di comunicazione per tenere informati tutti i soci. Il club ha sviluppato un sistema per assicurare la continuità nella leadership, inclusi dirigenti, commissioni e progetti a lungo termine. Il sistema risponde a: Piano di avvicendamento 1

2 Documentazione delle procedure Decisioni da prendere Il club ha emendato il suo Regolamento per riflettere le proprie strutture e prassi. 1 Tutti i soci hanno avuto in visione il regolamento. Tutti i soci avranno l'opportunità di suggerire cambiamenti. Le attività di affiatamento sono state pianificate per l anno. Potete usare un altro foglio per descriverle ed allegarlo al presente foglio di lavoro. Le riunioni settimanali includono il tempo necessario per fare networking e socializzare. Le attività di club includono i familiari. I soci esprimono commenti sulle attività sociali. Il club ha sviluppato un sistema per mantenere coinvolti i soci nelle attività di club. Tutti i soci hanno fatto parte di una commissione. Tutti i soci sono stati coinvolti in un progetto d azione. I nuovi soci hanno potuto partecipare ad attività per coinvolgerli nel club. Il club ha sviluppato un piano per la formazione. Il presidente eletto ha partecipato al SIPE in data 19 marzo Tutti i dirigenti di club entranti partecipano all assemblea distrettuale in data. L'orientamento per nuovi soci viene offerto da un colloquio con i membri della Sottocommissione ammissioni e da un socio che svolge la funzione di facilitatore per favorire l inserimento del nuovo socio. I soci sono incoraggiati a partecipare Al seminario distrettuale Fondazione Rotary in data da definirsi Seminario distrettuale sull effettivo in data da definirsi Seminario distrettuale sulla leadership in data da definirsi Congresso distrettuale in data 18 giugno 2016 Il club ha istituito delle commissioni che ne sostengono i bisogni. Il nostro club ha le seguenti commissioni: Amministrazione Effettivo Pubbliche Relazioni Progetti d azione Fondazione Rotary 1 Controllate se il vostro club sta usando l'ultima versione del Regolamento tipo del Rotary club. Evidenziate le modifiche apportate al regolamento in un foglio separato, da allegare al presente foglio di lavoro. 2

3 Raccolta fondi per i progetti del club I presidenti delle Commissioni sono invitati a partecipare alle riunioni del Consiglio direttivo del club per cui lo scambio di informazioni è continuo 3

4 CLUB Genova est anno rotariano Descrizione delle direttive secondo le quali opereranno le diverse commissioni per il raggiungimento degli obbiettivi indicati nel piano strategico triennale Azione della commissione AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Sottocommissione PROGRAMMI Incrementare la consapevolezza sulle questioni globali e locali attraverso lo sviluppo delle seguenti tematiche: discussioni su temi rotariani organizzazione e verifica delle attività del club mediante discussione collegiale analisi della situazione sociale ed economica della nostra città argomenti di stretta attualità Sottocommissione NOTIZIARIO E SITO Redigere regolarmente il notiziario interno rendendolo più accattivante e inserendo notizie sul resto del mondo rotariano utilizzare maggiormente il sito web per la comunicazione con i soci Azione della commissione EFFETTIVO Sottocommissione AMMISSIONI l'obiettivo della Commissione è mantenere l'attuale numero di soci mediante cooptazione di nuovi, preferibilmente donne, ben motivati (disponibili a partecipare alla vita del club) e rappresentativi della categoria di appartenenza (cercandoli in particolare nelle categorie scoperte quali il giornalismo e la pubblica amministrazione, nel mondo imprenditoriale dei giovani, tra gli ex rotaractiani). Al fine di far conoscere egli ideali rotariani e verificare la loro condivisione e la sintonia con i soci del club, si dovrà favorire, per i potenziali nuovi soci, un previo contatto con il Club quali relatori e/o ospiti in occasione di manifestazioni, conferenze o altre iniziative del Club. Una volta decisa l'ammissione, la Commissione incontrerà il potenziale socio per un breve colloquio informativo/formativo al fine di assicurarsi che sia consapevole di cosa il Rotary si aspetta da lui.. Sottocommissione CONSERVAZIONE E SVILUPPO EFFETTIVO 4

5 Le strategie che si intendono adottare sono le seguenti: incentivare i soci a dialogare nelle riunioni con soci diversi in modo da migliorare la conoscenza reciproca e far diventare la diversità dell effettivo un punto di forza; coinvolgere i soci nella realizzazione dei service incentivare la presenza di amici e famigliari dei soci alle riunioni serali ed agli eventi speciali del Club; nominare un facilitatore per ogni nuovo socio per agevolare l inserimento nel club. organizzare la formazione continua, attraverso incontri di formazione incoraggiare la partecipazione dei soci alle iniziative del distretto Sottocommissione FORMAZIONE ED INFORMAZIONE ROTARIANA L attività di formazione è essenziale, sia per migliorare la partecipazione dei soci alla vita del club, sia per prepararli a ricoprire futuri incarichi all interno del Club e del Distretto. Il formatore del club dovrà periodicamente presentare ai soci gli argomenti indicati nelle linee guida del Distretto. aggiornare i soci sull attività del Rotary e le attività distrettuali incoraggiare i soci a partecipare ai convegni e giornate di studio organizzate dal Distretto. proporre incontri propedeutici all ingresso di nuovi soci. Un obiettivo particolarmente importante è rimotivare quella parte della compagine del Club che pare aver esaurito il proprio slancio iniziale e da tempo è meno partecipe, dimostrando di non essere in linea con lo spirito rotariano. A questo fine si cercherà di organizzare riunioni dove riproporre ai soci i valori fondanti del Rotary, favorendone la discussione e l approfondimento. Azione della commissione PUBBLICHE RELAZIONI Sottocommissione RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI rendere presente e far conoscere il Rotary alla società in cui viviamo individuare situazioni che richiedano l intervento del nostro Club Sottocommissione MEDIA ED IMMAGINE PUBBLICA organizzare un ufficio stampa far pubblicare su riviste articoli sul Rotary e le sue iniziative organizzare un convegno cittadino Azione della commissione PROGETTI OPERATIVI Realizzare I service che sono stati decisi dal Consiglio Direttivo, in accordo con gli altri club genovesi e con il Distretto Coinvolgere i soci nella realizzazione dei progetti programmati, chiedendo di mettere a disposizione le loro capacità professionali 5

6 Analizzare le caratteristiche della società in cui siamo inseriti e i suoi bisogni, per individuare e proporre dei service (da realizzare nell anno successivo) che possano essere condivisi e partecipati attivamente dai soci. Sottocommissione PROGETTI INTERNAZIONALI E LOCALI Ad oggi siamo impegnati nei seguenti service che prevediamo di continuare a sostenere anche per l impegno personale di diversi nostri soci: A livello locale: nel campo della tutela della salute materna ed infantile il Club intende promuovere il supporto all ampliamento del Centro di ospitalità l Abbraccio di Don Orione per bambini di età compresa tra 0 a 6 mesi. Il supporto comprende sia la collaborazione al progetto di ampliamento e di gestione da parte di un numero consistente di soci, sia un contributo economico per coprire le spese dell intervento. sono poi previste una serie di collaborazioni a progetti proposti da altri club genovesi o al progetto Dalla strada al lavoro (san Marcellino) o progetto Rotary per la SLA o progetto Rotary contro l Ictus o progetto Tavole rotariane o progetto Aiuto ai bambini autistici o progetto Un pasto a Sant Egidio nel campo delle dipendenze, a favore del CEIS (attraverso la ONLUS) A livello internazionale: Si intende di sostenere il progetto Worldwide Gaslini, iniziativa che vede la collaborazione tra diversi Rotary e l Istituto Giannina Gaslini di Genova, Istituto Pediatrico di Ricovero e Cura a carattere Scientifico. Il progetto prevede di realizzare un centro per la cura pediatrica nella Repubblica Dominicana, che sia collegato per via telematica con l Istituto Giannina Gaslini, in modo da poter utilizzare la tecnologia della telemedicina per la cura dei bimbi ricoverati, beneficiando delle conoscenze dei medici dell Istituto Gaslini. Il progetto è molto complesso e prevede quattro tipi di intervento: una attività di formazione da realizzare con un VTT. l'aiuto ad attrezzare il Centro nella Repubblica Domenicana delle apparecchiature necessarie la realizzazione di un sistema per il collegamento per via telematica del Centro con l'istituto Gaslini l'eventuale trasporto di medici o pazienti nei casi più critici 6

7 Sottocommissione ROSA DEI VENTI Oltre all organizzazione del consueto incontro annuale, che nel 2017 si terrà a Grenoble, si proporrà ai club gemellati di svolgere un service in comune Sottocommissione GIOVANI (AZIONE PER LE NUOVE GENERAZIONI) Come già iniziato negli anni precedenti si continuerà l azione a favore del Rotaract invitando i suoi soci alle nostre riunioni e a partecipare alle nostre iniziative. Azione della commissione RACCOLTA FONDI La commissione organizzerà una serie di eventi (torneo di tennis in autunno, lotteria di Natale, gara culinaria, etc. ) finalizzati a reperire fondi da utilizzare per la realizzazione dei service precedentemente descritti Azione della commissione FONDAZIONE ROTARY Essendo il Club già qualificato si continuerà l attività di ascolto, programmazione e contribuzione relativa. La commissione supporterà tutte le fasi di progettualità dei service locali ed internazionali oggetto di domanda per sovvenzione distrettuale. aprile