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1 REGOLAMENTO PER L'UTILIZZO DELLE RISORSE STRUMENTALI, UMANE E FINANZIARIE, DEL CONSIGLIO E DEI GRUPPI CONSILIARI E LA DISCIPLINA DELLE MISSIONI E DEI RIMBORSI SPESE DEI CONSIGLIERI Approvato con Deliberazione del Consiglio Provinciale n del 2 maggio 2006 Modificato con Deliberazione del Consiglio Provinciale n del 19 giugno 2007 Pagina 1 di 7

2 REGOLAMENTO PER L'UTILIZZO DELLE RISORSE STRUMENTALI, UMANE E FINANZIARIE, DEL CONSIGLIO E DEI GRUPPI CONSILIARI E LA DISCIPLINA DELLE MISSIONI E DEI RIMBORSI SPESE DEI CONSIGLIERI. ART. 1 Oggetto del regolamento 1. Il presente Regolamento disciplina, ai sensi degli artt. 38 e 84 del D.Lgs. n. 267/2000, l utilizzo dei locali, delle risorse finanziarie e umane a disposizione del consiglio e dei gruppi consiliari, nonché i criteri e i limiti dei rimborsi agli amministratori delle spese sostenute nello svolgimento del loro mandato, all interno e al di fuori del territorio provinciale. ART. 2 Fondi per il funzionamento del Consiglio, delle sue articolazioni e dei suoi organi. 1. Per l'espletamento delle proprie funzioni l'ufficio di Presidenza del Consiglio si avvale dell'apporto della Segreteria Generale e del. 2. Nel Bilancio della Provincia sono previsti fondi annuali per consentire lo svolgimento delle attività istituzionali del Consiglio. Tali fondi sono gestiti in base agli indirizzi ed alle direttive dell'ufficio di Presidenza, dagli Uffici dell'area Istituzionale, nelle forme e nei modi di cui ai successivi commi. La quantificazione dei fondi sarà determinata d'intesa tra il Presidente del Consiglio e il Presidente della Provincia in sede di predisposizione del Bilancio di previsione. 3. Le spese relative ai fondi di cui al comma precedente saranno impegnate e liquidate con atti del dirigente competente su richiesta del Presidente del Consiglio e sulla base di apposita deliberazione dell Ufficio di Presidenza. I fondi di cui al precedente comma 2 vengono indicativamente utilizzati per far fronte alle seguenti spese: partecipazione alle attività delle Associazioni di cui fa parte la Provincia; partecipazione dei Consiglieri a convegni, manifestazioni, studi inerenti la carica istituzionale; patrocinio di iniziative di particolare rilevanza ed interesse per il Consiglio Provinciale; rapporti con altri Consigli Provinciali e Consigli Comunali della provincia; pubblicizzazione dei lavori del Consiglio; organizzazione di eventuali Consigli fuori sede; spese per la stampa di materiale, pubblicazioni e rimborsi ai relatori in occasione di manifestazioni o convegni organizzati dalla Presidenza del Consiglio, purchè connessi alle finalità dell'ente; Pagina 2 di 7

3 acquisto di quotidiani, periodici, libri, materiale informativo e altre pubblicazioni di interesse per l'attività istituzionale; acquisto di agende; spese inerenti le attività delle Commissioni Consiliari; spese per collaborazioni e consulenze professionali specifiche relative ad attività inerenti l Ufficio di Presidenza del Consiglio; acquisto di eventuali arredi ed attrezzature per la sede della Presidenza del Consiglio. 4. I fondi suddetti sono, altresì, utilizzati per le spese di rappresentanza. Sono da considerare spese di rappresentanza quelle derivanti da obblighi di relazione, connesse al ruolo istituzionale dell Ente, ed a doveri di ospitalità, specie in occasione di visite di personalità o delegazioni, italiane o straniere, di incontri, Convegni e Congressi, organizzati direttamente dall Amministrazione o da altri, di manifestazioni o iniziative, in cui la Provincia risulti coinvolta, di cerimonie e ricorrenze. Tali doveri ed obblighi si traducono, secondo i casi, nell alloggio in albergo, nell offerta di colazioni, ricevimenti o rinfreschi, nella cura di allestimenti (imbandieramenti, illuminazioni, addobbi floreali, ecc.), nella consegna o invio di omaggi (medaglie, targhe, coppe, fiori o corone, volumi, presenti vari). 5. Sono da considerare escluse dall ambito delle spese di rappresentanza quelle erogate nell ambito dei normali rapporti istituzionali, a favore di soggetti i quali, ancorché esterni all ente stesso, non siano tuttavia rappresentativi degli organismi di appartenenza. 6. L'Ufficio di Presidenza del Consiglio ed il Presidente della Provincia, di norma ad inizio di mandato, si accordano sulla sistemazione logistica degli organi istituzionali del Consiglio. I locali individuati vengono assegnati alla Presidenza del Consiglio, che ne ha la disponibilità e ne regola l'uso. ART. 3 Risorse dei Gruppi Consiliari 1. Per l'esercizio delle loro funzioni, ai Gruppi è assicurata, ai sensi di legge, e tenuto conto della consistenza numerica dei Gruppi stessi, la disponibilità di locali, attrezzature e personale ai sensi dell'art. 69 del regolamento del Consiglio e sulla base delle risorse determinate d'intesa tra l'ufficio di Presidenza ed il Presidente della Provincia. 2. Le risorse finanziarie di cui all'art. 18 comma cinque dello Statuto sono determinate annualmente, in sede di approvazione del Bilancio di previsione, dalla Giunta, su proposta dell'ufficio di Presidenza, sentita la Conferenza dei Capigruppo. Lo stanziamento sarà suddiviso sulla base di un importo uguale per ciascun gruppo ed un importo in ragione del numero dei suoi componenti. L'entità dello stanziamento può essere modificata nel corso dell'anno anche in relazione a variazioni nella composizione dei gruppi consiliari. Sulla base di tali criteri l'ufficio di Presidenza Pagina 3 di 7

4 sentita la Conferenza dei Capigruppo procederà a suddividere lo stanziamento complessivo per ciascun gruppo. 3. Ciascun gruppo consiliare, su decisione del Capogruppo, può utilizzare i fondi assegnati per sostenere: a) spese tipografiche ed editoriali relative ad attività del Gruppo, spese per corrispondenza, spese di cancelleria e per la riproduzione di documenti; b) acquisto di libri, riviste, giornali, materiale informativo ed altro, che rivestano, per l'amministratore pubblico, un interesse connesso all'espletamento del mandato; c) spese per stampa di materiale, pubblicizzazione e rimborsi ai relatori in occasione di manifestazioni organizzate o promosse dal Gruppo, acquisto di spazi sui media, spese per affissioni, purchè connesse a finalità dell'ente; d) affitto sale per convegni, riunioni, incontri di gruppo o promossi dallo stesso, sempre che siano connessi a finalità dell'ente, qualora non siano disponibili sale in Provincia o negli Enti alla stessa collegati; e) necrologi con riferimento a decessi di autorità e di persone che siano state, in vario modo, partecipi alla vita della Provincia o di quella di altri enti pubblici locali; f) spese minute ed urgenti non rientranti nelle lettere precedenti, correlate a forniture di beni e servizi occorrenti per il funzionamento dell Ufficio; g) spese per acquisto di strumentazioni informatiche, tecnologiche non previste nelle dotazioni strumentali; h) spese per collaborazioni e consulenze professionali specifiche relative ad attività inerenti il lavoro del Gruppo, nonché per prestazioni professionali connesse all approfondimento di tematiche istituzionali e tecniche finalizzate all espletamento del mandato, secondo le modalità indicate ai commi 7 e 9; i) spese per l utilizzo del taxi, nei casi di mancanza di idonei collegamenti con mezzi pubblici; l) spese: 11) di viaggio o indennità chilometrica per l uso della propria autovettura, nell esercizio del mandato sul territorio provinciale (accessi, sopralluoghi, controlli, ecc...) l2) per la partecipazione a convegni, seminari, iniziative e manifestazioni organizzati da soggetti diversi, anche fuori dal territorio provinciale, che abbiano interesse e connessione con la carica di Consigliere. L espletamento degli impegni previsti nei punti sub l1) e l2) non comporta la giustificazione dell assenza del consigliere prevista dall art. 81 comma 4 del regolamento del consiglio. 4. Le spese economali minute (per entità di importo), pari ad Euro 516,00 sono di norma effettuate per acquisti di materiali per i quali non si rende necessario l inventariazione, così come determinato con deliberazione della Giunta Provinciale del 15/05/2007, n / Il limite previsto del suindicato comma 4 è escluso per le spese minute ed urgenti per le spese di missione dei Consiglieri, di cui alla lettera l), 3 comma, dell art. 3 e dell art. 4 del presente Regolamento. Pagina 4 di 7

5 6. Le spese economali minute da effettuarsi nel limite sopraindicato, di cui alle suindicate lettere a, b, c, d, e, f vengono di volta in volta disposte per iscritto, mediante la sottoscrizione di apposito buono indicante l oggetto e l importo della spesa da parte del Capogruppo Consiliare ed eseguite dai rispettivi agenti contabili, ai sensi degli artt. 5 e 45 del vigente Regolamento di Contabilità. 7. Per importi superiori relativi alle suindicate lettere a, b, c, d, e, f e per le tipologie di cui alle lettere g, h è necessaria, sempre su richiesta scritta del Capogruppo, una determinazione dirigenziale, nel rispetto della normativa di settore vigente. 8. I beni ed i materiali durevoli inventariabili dovranno essere inseriti negli appositi registri dell inventario dell Ente. Detta strumentazione e beni restano, comunque, di proprietà dell Ente. 9. Per l affidamento di incarichi professionali, in relazione al rapporto fiduciario intercorrente tra il Gruppo ed il professionista, il Capogruppo segnala al Dirigente del il nominativo del professionista da incaricare, per l adozione, di norma, entro 10 giorni, del relativo provvedimento ai sensi della legislazione vigente. 10. Nei casi dubbi circa l utilizzo di fondi dei Gruppi, si pronuncia l Ufficio di Presidenza del Consiglio. ART. 4 Criteri per la partecipazione a convegni, seminari e manifestazioni 1. Il Presidente del Consiglio può effettuare missioni nell ambito del territorio provinciale, regionale, nazionale e all estero, per ragioni connesse alla rappresentanza del consiglio provinciale, informandone l ufficio di presidenza. 2. Le missioni dei Consiglieri Provinciali devono essere autorizzate dal Presidente del Consiglio. 3. Le richieste di partecipazione devono pervenire alla Presidenza del Consiglio con la massima tempestività, in modo da permetterne l esame e, compatibilmente alle risorse assegnate, rilasciare l autorizzazione. 4. La partecipazione dei Consiglieri provinciali a convegni, seminari e manifestazioni, viene suddivisa secondo la loro tipologia nel modo seguente: a) partecipazione a convegni e manifestazioni organizzati da associazioni alle quali la Provincia aderisce; iniziative che hanno caratteristiche di eventi particolari; b) partecipazione a convegni e seminari inerenti la carica istituzionale del Consigliere. Nella prima tipologia la partecipazione dei consiglieri di norma non è vincolata al numero di rappresentanti del gruppo di appartenenza nel Consiglio provinciale. Pagina 5 di 7

6 Nella seconda tipologia la partecipazione è subordinata ai seguenti criteri: garanzia di rappresentatività tra gruppi di maggioranza e minoranza presenti nel Consiglio provinciale; rotazione tra i Consiglieri all'interno dello stesso Gruppo Consiliare; competenza dei singoli Consiglieri di norma collegata alle Commissioni Consiliari di appartenenza, salvo deroga concordata con l'ufficio di Presidenza. 5. Ai Consiglieri che in ragione del loro mandato, si rechino in missione, è dovuto, ai sensi dell art. 84 del Decreto Legislativo n. 267/2000, il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno effettivamente sostenute, così come specificate all art Per le missioni del Presidente e dei Consiglieri può essere disposta l erogazione agli interessati di una anticipazione da parte dell Economo, con obbligo di rendiconto da effettuarsi, ai sensi della normativa vigente, allo stesso Economo. ART. 5 Criteri per l utilizzo dei mezzi di trasporto e spese di viaggio 1. L utilizzo dell aereo é consentito qualora rappresenti l unico mezzo per raggiungere il luogo di missione, ovvero quando, pur in presenza di mezzi alternativi, il suo uso é giustificato dalla distanza o dalla non programmabilità dei tempi della missione, ovvero dalla convenienza economica. 2. L utilizzo della propria autovettura per missione o per partecipazione alle attività connesse al mandato é consentito e dà diritto, salvi accordi diversi, per le fattispecie di cui all art. 3 lett. l), all indennità chilometrica calcolata secondo i criteri applicati per il personale dirigente dell Ente. Gli amministratori che utilizzano un mezzo proprio (preventivamente indicato) godono della polizza assicurativa per danni accidentali ai veicoli (kasko) nonchè alle persone (polizza infortuni) stipulate dall amministrazione. 3. L utilizzo di autovetture a noleggio, o a noleggio con conducente, ovvero del servizio taxi, é consentito ove non sia adeguato l utilizzo di mezzi pubblici. 4. E consentito, in caso di missione, il rimborso delle spese di viaggio documentate da regolare fattura rilasciata da agenzia di viaggio, purché contenente la descrizione analitica dei servizi prestati. 5. Il ricorso alle auto di servizio viene consentito dietro richiesta, indirizzata al responsabile dei Servizi Generali, di norma il giorno precedente all effettuazione, specificando il nome dell amministratore richiedente, l itinerario da percorrere, la data e l ora di inizio e di presunta fine del servizio. ART. 6 Spese riconosciute Pagina 6 di 7

7 1. Sono considerate ammissibili le seguenti spese, purchè documentate: a) rimborso del biglietto di prima classe per viaggi in ferrovia, ivi compresi gli eurostar e relativi supplementi, comprendente anche wagon lits; b) biglietto aereo solo per percorrenze superiori a 400 km. o da isole; c) per l uso della propria autovettura (quando la località non sia collegata in maniera idonea) il rimborso chilometrico in base al costo secondo le tabelle ACI applicate nel pari periodo; d) rimborso di pedaggi autostradali, le spese di taxi e/o quelle di posteggio a pagamento o ricovero in autorimessa. Sono inoltre considerate fra le spese rimborsabili, effettivamente sostenute, quelle per il vitto fino ad un massimo di 41,32 euro a pasto singolo, semprechè il pasto stesso sia conseguente alla durata della missione autorizzata. 2. E ammissibile la spesa di pernottamento in albergo di prima categoria (quattro stelle), purchè sempre relativa e funzionale alla missione. ART. 7 Rendicontazione Fatto salvo l obbligo della rendicontazione prescritta dall art. 227 del Decreto Legislativo n. 267/2000, e dell art. 45 del regolamento di contabilità, entro il mese di febbraio di ciascun anno e comunque prima dell approvazione del rendiconto finanziario della Provincia, i Capigruppo Consiliari presentano all Ufficio di Presidenza del Consiglio il quadro riassuntivo delle spese sostenute dal gruppo nell anno precedente. Pagina 7 di 7