Lo stato di progetto (tracking)

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Salvatore Di Pietro
5 anni fa
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1 Insegnamento di Gestione e Organizzazione dei Progetti A.A. 2008/9 Lezione 13: P.M. Fase 3-4: tracking di progetto, conclusioni Prof.ssa R. Folgieri folgieri@dico.unimi.it folgieri@mtcube.com 1 Lo stato di progetto (tracking) Abbiamo detto che: A progetto avviato vanno tenute strettamente sotto controllo le variabili tempo, costo e risorse. Se il progetto è complesso non è facile avere il colpo d occhio e farlo a mano MS Project rappresenta un valido aiuto in fase di tracking.. Abbiamo anche descritto indicazioni di orientamento e supporti di documentazione, quali: 7 S di McKinsey (aiuto al PM per la valutazione qualitativa) La tecnica del semaforo (per lo più documentazione interna e di supporto al PM) Tabelle del punto di controllo (documentazione ufficiale/interna) Vedremo anche come utilizzare versioni, baselines e altri strumenti in MS Project 2 1

2 Ricordiamo: tabelle del punto di controllo Utili per la stesura di documentazione intermedia e per la presentazione sintetica dei risultati raggiunti (e dello stato di avanzamento) Da accludere alla documentazione di progetto. Stilare una tabella di inizio progetto in cui sono evidenziate le milestone. Ad ogni verifica intermedia (ufficiale o per valutazione da parte dep PM), compilare la tabella in cui per ogni milestone (nel senso di conclusione dell attività) sia valutato il rispetto (confrontato a quanto stabilito nel piano) di: Qualità Costo Tempo Quantità (risorse, prodotti) La tabella è utile sia al momento in cui avviene il controllo, per registrare i risultati ottenuti, sia all inizio delle attività per stabilire, in caso di problemi, cosa potrebbe non funzionare, come e quando ve ne accorgerete e cosa farete per tamponare la situazione. 3 Il tracking con MS Project Il modo migliore per effettuare il tracking di progetto è quello di effettuare una analisi di discostamento, ovvero tenere sotto controllo il forecast (quello che realmente avviene rispetto a quanto preventivato) Nelle prime versioni di MS Project (ed ancora in alcuni altri strumenti di supporto al project management) occorreva dichiarare l inizio delle attività per ottenere voci che consentissero la valutazione delle variazioni. Non vi era molta flessibilità Con altri strumenti si inserivano i dati di variazione e si tracciavano vari scenari possibili (What-if in Excel ) Nella versione attuale le cose sono molto semplici. Viene ripreso il concetto di What-if analysis. Si utilizzano le Baseline. 4 2

Le Baseline (1) BASELINE: piano di base, ovvero il piano (forecast) di riferimento Importante per tracciare i progressi del progetto In pratica: si salva la base con cui raffrontare i dati che man

La baseline permette di evidenziare in modo significativo le variazioni di impatto.

3 Le Baseline (1) BASELINE: piano di base, ovvero il piano (forecast) di riferimento Importante per tracciare i progressi del progetto In pratica: si salva la base con cui raffrontare i dati che man mano vengono inseriti in un progetto (tipo variazioni in corso d opera, le ferie delle persone del gruppo di lavoro, le variazioni di costo). La baseline permette di evidenziare in modo significativo le variazioni di impatto. Una volta composta la WBS e completata con tutti i parametri (tempi, costi, calendario, risorse), si salva il piano come baseline. In tal modo si rende possibile il controllo di FORECAST con REAL, ovvero PREVISIONE con SITUAZIONE REALE. 5 Le Baseline (2) Per salvare una baseline, scegliete l item SAVE BASELINE dal menu TOOL, sotto la voce TRACKING e salvate per l intero progetto. Si possono salvare più baseline (= diversi scenari!!!... Più forecast!!!) 6 3

4 Le Baseline (3) Se scegliamo ancora l item SAVE BASELINE dal menu TOOL, sotto la voce TRACKING vedremo: 7 Le Baseline (4) Le altre voci sotto l item TRACKING consentono l aggiornamento di progetto: 8 4

5 Le Baseline (4.1) Si possono ottenere anche statistiche di progetto: 9 Le Baseline (5) La voce progress line consente di impostare l aspetto delle progress line che evidenzieranno i discostamenti in modo visivo: 10 5

6 Le Baseline (6) La voce progress line consente di impostare l aspetto delle progress line che evidenzieranno i discostamenti in modo visivo: 11 Visualizzazione tracking (1) 12 6

13 Visualizzazione tracking (3) selezionare TABLE: ENTRY (sempre dal menu VIEW) scegliere VARIANCE.

7 Visualizzazione tracking (2) Per controllare in modo visivo e molto semplice i progressi del progetto e quanto le attività si discostano dalle previsioni iniziali: TRACKING GANTT (menu VIEW). 13 Visualizzazione tracking (3) selezionare TABLE: ENTRY (sempre dal menu VIEW) scegliere VARIANCE. In figura è riportato un esempio di tracking Gantt. Nelle colonne di sinistra potete vedere le variazioni rispetto alla baseline salvata ad inizio progetto. 14 7

15 Report personalizzati (2) Si possono creare anche record personalizzati.

8 Report personalizzati (1) Per controllare l andamento di un progetto, si possono utilizzare tutte le visualizzazioni di risorse, costi e di tutti i report che Project mette a disposizione. Si possono creare anche record personalizzati. 15 Report personalizzati (2) Si possono creare anche record personalizzati. Con la pratica, il controllo di progetto sembrerà molto più semplice di come possa apparire inizialmente. Si potranno adeguare/scegliere gli strumenti forniti da Microsoft Project a seconda del tipo di progetto che si sta gestendo. 16 8

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5.1.1 Comunicazione date La pagina della comunicazione date si trova nella sezione del soggetto gestore, alla voce Avvio Attività Comunicazione Date. I campi disponibili nella form sono: Data inizio corso;