Office 2007 Lezione 10. Confronto fra versioni

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1 Word: Confronto fra versioni Confronto fra versioni Se usavate le revisioni con Word XP o 2003, sicuramente le funzioni che vi presentiamo in questa lezione fanno per voi. Word 2007, infatti, permette di confrontare facilmente di un documento in modo da evidenziare rapidamente i cambiamenti che sono stati apportati da voi o da altri utenti. Il confronto e l'unione di due versioni di un documento vi permette di vedere contemporaneamente entrambe le versioni, con le parti di testo cancellate, inserite e/o spostate chiaramente evidenziate in una terza versione del documento stesso. Cominciamo con lo spiegare come attivare e usare (un rapido ripasso non fa mai male ) le revisioni. Aprite la scheda Revisioni della barra multifunzione e Cliccate la parte alta del pulsante Revisioni che si trova nel gruppo Rilevamento modifiche (Figura 1). Figura 1 Da questo momento in poi, Word terrà traccia delle modifiche che apportate al vostro file. Procedete ad utilizzarlo normalmente e passatelo pure ad altri utenti. Man mano che apportate le vostre modifiche, Word ve le segnalerà in un riquadro apposito (Figura 2). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 1

2 Figura 2 Le modifiche eventualmente apportate da altri utenti, saranno segnalate con colori diversi (Figura 3). Figura 3 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 2

3 Alla fine, potete rivedere le modifiche apportate e scegliere quali tenere e quali eliminare. Vi basterà fare clic sul riquadro che descrive la modifica e poi usare i pulsanti Accetta e/o Rifiuta che trovate nel gruppo Revisioni della scheda Revisione. Se invece di lavorare in un unico documento, preferite farne tante copie e distribuirle alle persone che devono rivedere il file, la funzione di confronto è quella che fa per voi. Vi permette, infatti, di confrontare due versioni copie di un file e rilevarne le differenze. Aprite il menu del pulsante Confronta nel gruppo Confronta e scegliete la voce Confronta. Word vi mostrerà la finestra Confronta documenti. Premete il pulsante Altro per espanderla come nella (Figura 4). Figura 4 Dagli elenchi a discesa Documento originale e Documento revisionato, scegliete i due documenti da confrontare, poi, nella sezione Impostazioni di confronto decidete quali elementi dei due documenti volete confrontare. Nella sezione Mostra modifiche in scegliete dove volete vedere elencate le differenze fra i due file. Avete tre possibilità: Documento originale cioè nel file che avete scelto nell elenco a discesa Documento originale Documento revisionato cioè nel file che avete scelto nell elenco a discesa Documento revisionato Nuovo documento è l impostazione predefinita. Noi continueremo il nostro esempio usando questa opzione. Per impostazione predefinita, in Microsoft Office Word vengono visualizzate le modifiche a livello di parola. Se ad esempio si modifica la parola gatto in gatti, verrà visualizzata l'intera parola gatti come modifica nel documento e non soltanto il carattere i. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 3

4 Premete Ok per avviare il confronto. Se uno dei due documenti o entrambi contengono delle revisioni, Word vi avvisa che, per il confronto, le considererà come se fossero state accettate (Figura 5). Figura 5 Alla fine del confronto, Word vi mostra una situazione come quella della Figura 6. Figura 6 La schermata è divisa in tre fasce verticali: A sinistra l'elenco delle modifiche Al centro il documento risultante dal confronto dei due A destra i due documenti di partenza. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 4

5 Usando gli strumenti delle revisioni potete accettare o rifiutare le differenze dei due documenti. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 5