Office 2007 Lezione 03

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1 Il nuovo formato di file Il nuovo formato di file Oltre al profondo rinnovamento nell interfaccia (e, ovviamente, per le nuove funzioni), il nuovo Office si caratterizza per un nuovo formato di file. Il nuovo formato è stato adottato da Excel, Word e PowerPoint. Si tratta di un formato XML definito propriamente Formato XML Microsoft Office aperto. Il formato di file generato dai tre programmi è identico, anche se per comodità e facilità d uso ogni programma assegna ai suoi file una specifica estensione ed una specifica icona. Innanzi tutto, essendo basato su XML, è un formato aperto ed è più facile lo scambio con altri applicativi. In ogni caso, per gli utenti comuni i vantaggi sono molto, a cominciare dalle ridotte dimensioni dei file. File compressi I file generati da Word, Excel e PowerPoint vengono compressi al volo durante il salvataggio per poi essere scompattati in fase di apertura. Voi non ve ne accorgete, ma, di fatto, i file generati da Office 2007 sono file.zip. Hanno estensioni diverse ma proprio di quello si tratta. Vi va di fare una prova con me? Innanzi tutto dobbiamo chiedere al vostro Windows di mostrarvi le estensioni dei file (cosa che, per impostazione predefinita non fa). Ecco come fare con Windows XP. Visualizzate le risorse del computer e da menu Strumenti scegliete la voce Opzioni cartella. Vedrete la finestra Opzioni cartella. Portatevi alla scheda Visualizzazione e togliete il segno di spunta dall opzione Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti (Figura 1). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 1

2 Figura 1 Chiudete queste finestre e tornate a vedere un file generato con Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007: ora ne vedete l estensione. Fate clic sul file col tasto destro del mouse e, dal relativo menu contestuale, scegliete di rinominare il file. Lasciate invariato il nome, ma cambiate l estensione in.zip: ora il vostro file Office è identico ad un qualsiasi file zippato (Figura 2). Figura 2 Ora non dovete far altro che provare ad estrarre il file a cui avete appena cambiato l estensione (fate clic su di esso col tasto destro del mouse e dal relativo menu scegliete Estrai tutto, quindi seguite la procedura che vi si presenta). Ecco cosa è in realtà il nostro file Office (Figura 3). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 2

3 Figura 3 Si tratta di una cartella che contiene una serie di file XML e non che vengono zippati al volo durante il salvataggio. L estensione diversa può trarre in inganno. Ma questa è la realtà. Ciascuno di questi file può essere aperto e usato normalmente. Se si vuole tornare a riaprire il file con Office occorre comprimere nuovamente il tutto (o recuperare la cartella originale) e cambiare nuovamente l'estensione del file. Alla fine della lezione trovate un riepilogo delle estensioni dei file usate da Office Per ora vi basti sapere che i file Word hanno estensione.docx, i file Excel.xlsx e i file PowerPoint.pptx. Migliore recupero dei file danneggiati Avete visto che, in realtà, i file generati da Office 2007 sono composti da più file. Questa struttura modulare mantiene separati tra loro componenti di dati diversi. In tal modo è possibile aprire i file anche se un componente all'interno del file, ad esempio un grafico o una tabella, risulta danneggiato. Facile identificazione di file con macro e Active X Questa nuova struttura di file adottata da Office 2007, presenta anche l indubbio vantaggio di facilitare l individuazione di macro e componenti ActiveX. È risaputo che questi elementi possono essere potenzialmente pericolosi. Dunque è opportuno poterli identificare e, se non se ne conosce la fonte o in caso di dubbio, è bene poterli bloccare. Se scompattate il file generato da Office (Figura 3), vi accorgerete che le macro e/o i componenti ActiveX vengono salvati in file distinti rispetto al resto. Il file che contiene le macro si chiama vbaproject.bin, mentre quello che contiene gli eventuali controlli ActiveX si chiama activex1.bin. Impedire l esecuzione di componenti pericolose è semplice. Basta che l amministratore del sistema vieti l esecuzione di file chiamati vbaproject.bin e activex1.bin per vietare l esecuzione di macro e componenti ActiveX. Anche se scegliete di non bloccare l esecuzione di questi file e di non scompattare il file per vederne il reale contenuto, fin dalla sua icona un file che contiene macro e activex è riconoscibile: infatti questi file sono caratterizzati da un punto esclamativo giallo. La Figura 4 vi mostra a sinistra le icone di file Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 3

4 Word, Excel e PowerPoint che contengono macro, a destra le icone di file senza macro. Figura 4 Notate che i file con macro usano una estensione diversa (caratterizzata dalla m finale) da quella dei file che ne sono privi. Se tentate di salvare un file che contiene macro nel formato standard, Office vi avviserà che in quel file le macro non saranno utilizzabili (Figura 5). Figura 5 Occorre scegliere un formato speciale con attivazione di macro. Se lavorate con Excel aprite il menu del pulsante Microsoft Office e scegliete Salva con nome Cartella di lavoro con attivazione di macro Excel. Con Word e PowerPoint scegliete Salva con nome Documento W ord o P resentazione di P ow erp oint, poi nella finestra Salva con nome (Figura 6), dall elenco a discesa Tipo, scegliete Documento di W ord con attivazione di macro o P resentazione standard di P ow erp oint con attivazione di macro. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 4

5 Figura 6 P er usare le macro Abbiamo parlato tanto di macro, ma se eravate abituati ad usarle e avete provato a ricercare in questa nuova versione i comandi per utilizzarle, certamente avrete avuto qualche problema. Infatti, per impostazione predefinita la scheda della barra multifunzione che contiene gli strumenti per la gestione delle macro è nascosta. Per attivarla aprite il menu del pulsante Microsoft Office e premete il pulsante Opzioni di nome programma. Visualizzerete la finestra Opzioni di nome programma. Alla scheda Impostazioni generali selezionate l opzione Mostra scheda sviluppo sulla barra multifunzione (Figura 7). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 5

6 Figura 7 Nuovo formato Access Anche Access dispone di un nuovo formato di file, la cui estensione è.accdb. Non si tratta di un formato XML come quello di Word, Excel e PowerPoint e non è nemmeno un formato compresso, ma ha portato, comunque, alcune novità, come il tipo di dati allegato e la possibilità di effettuare ricerche nei campi memo. Riepilogo delle estensioni dei file Word Documento Documento con macro con macro.docx.docm.dotx.dotm Excel Cartella di lavoro Cartella di lavoro con macro con macro Cartella binaria non XML (è possibile salvare una cartella di lavoro anche non in XML. Utile per file grossi e complessi) Componenti aggiuntivi con macro.xlsx.xlsm.xltx.xltm.xlsb.xlam PowerPoint Presentazione Presentazione con macro con macro.pptx.pptm.potx.potm Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 6

7 Show (presentazione che può essere solo proiettata non modificata) Show con macro Diapositiva Diapositiva con macro Tema (file con combinazioni di colori da usare in una presentazione).ppsx.ppsm.sldx.sldm.thmx Access Database Progetto database Database di sola lettura.accdb.adp.accde.accdt Compatibilità con le vecchie versioni Microsoft ha predisposto il Microsoft Office Compatibility Pack per formati di file Word, Excel e PowerPoint 2007 che permette agli utenti delle vecchie versioni di Office di leggere i file nel formato di Office Il Compatibility Pack può essere scaricato dall indirizzo 3ae9 4aee 8f43 c6bb74cd1466&displaylang=it Se non volete digitare tutto questo indirizzo, portatevi sul sito Microsoft o sul sito Office Online ed effettuate una ricerca. Possono usare il Compatibility Pack gli utenti Office in queste condizioni: Sistemi operativi supportati: Windows 2000 Service Pack 4; Windows Server 2003; Windows XP Service Pack 1 Applicazioni di Microsoft Office consigliate: o Microsoft Word 2000 con Service Pack 3, Microsoft Excel 2000 con Service Pack 3 e Microsoft PowerPoint 2000 con Service Pack 3 o Microsoft Word 2002 con Service Pack 3, Microsoft Excel 2002 con Service Pack 3 e Microsoft PowerPoint 2002 con Service Pack 3 o Microsoft Office Word 2003 con almeno Service Pack 1, Microsoft Office Excel 2003 con almeno Service Pack 1 e Microsoft Office PowerPoint 2003 con almeno Service Pack 1 o Microsoft Office Word Viewer 2003 o Microsoft Office Excel Viewer 2003 o Visualizzatore di Microsoft Office PowerPoint 2003 o Microsoft Office 2000 Service Pack 3, o Microsoft Office XP Service Pack 3 e o Microsoft Office 2003 Service Pack 1 di aprire file in formato Office Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 7