Introduzione a Microsoft Word 2007

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1 Introduzione a Microsoft Word 2007 Autore: Alessandra Salvaggio Tratto dal libro: Lavorare con Word 2007 Non ostante che Microsoft Office 2007 sia uscito da un po di tempo, molte persone ancora non sono passate alla nuova versione, spaventate dalla nuova interfaccia grafica che ha subito dei profondi cambiamenti. In questo articolo, dedicato a chi non ha ancora usato la nuova versione, vedremo di spiegarvi la nuova interfaccia di Word 2007 e come eseguire le operazioni di base. Una nova interfaccia La novità più visibile introdotta in Microsoft Office 2007 è l interfaccia grafica che ha subito un ridisegno totale, teso a migliorare l accesso ai comandi, contestualizzandoli alle situazioni in cui ci si trova durante il lavoro. In questo articolo vedremo come come usare la nuova interfaccia grafica di Microsoft Word 2007 e vi mostreremo i comandi più comuni. Per chi è interessato ad approfondire l utilizzo di Word 2007 e degli altri programmi che compongono Office 2007 sono disponibili altri articoli di approfondimento, e altri se ne aggiungeranno, all indirizzo: Come dicevamo questo articolo è dedicato a Microsoft Word 2007, nella figura 1 potete vedere come si presenta quando lo aprite per la prima volta. Figura 1: la nuova interfaccia di Microsoft Word

2 Aprire un file esistente In partnership con: Cominciamo la nostra analisi parlando del pulsante Microsoft Office, posizionato nell angolo in alto a sinistra della finestra di Word Se fate clic su di esso si espanderà un menu, visibile in figura 2, che presenta molti dei comandi utili per la gestione dei file. Figura 2: il menu del pulsante Microsoft Office In questo menu trovate la voce Apri: usatela per aprire i file già esistenti. Se aprite un file realizzato con una vecchia versione di Office, notate che Word, sulla barra del titolo, accanto al nome del file, mostra la scritta Modalità di compatibilità, come visibile in figura 3. Figura 3: un vecchio file aperto in Modalità di compatibilità I vecchi file e i vecchi modelli vengono riaperti in Modalità di compatibilità. In questa modalità potrete leggere, modificare, salvare i vostri file in un formato che può essere letto anche con le versioni precedenti di Office. Nell articolo Scopriamo il formato Office Open XML, disponibile all indirizzo potete scoprire nel dettaglio il nuovo formato di Office Per ora ci basti dire che, se lavorate in Modalità di compatibilità, alcune delle nuove funzioni di Office 2007 non sono disponibili. Per contro, avrete il vantaggio di poter scambiare i vostri file anche con utenti che non hanno ancora effettuato l aggiornamento a Word Se non avete questa esigenza, conviene che convertiate i vostri vecchi file nel nuovo formato. Per fare questo premete il pulsante Microsoft Office e poi scegliete la voce Converti. Dalla barra del titolo scompare la scritta Modalità di compatibilità. Se poi salvate il file, scegliendo la voce Salva dal menu del pulsante Microsoft Office o dal pulsante Salva posto accanto al pulsante stesso, visibile in figura 4, al file verrà assegnata la nuova estensione che caratterizza i file Office Figura 4: Il pulsante Salva 2 -

3 Il vecchio file non esiste più. Se desiderate mantenere entrambe le versioni (che, però, d ora in avanti saranno indipendenti l una dall altra, quindi le eventuali modifiche apportate a una non si rifletteranno nell altra), dovete utilizzare il comando Salva con nome dal menu del pulsante Microsoft Office, quindi nella finestra Salva con nome, dall elenco a discesa Tipo file, scegliete Documento Word senza specificare la versione. Accanto alla voce Salva con nome, come accanto ad altre voci, compare una piccola freccia. Se fate clic su di essa, apparirà un sottomenu con comandi aggiuntivi. Più avanti proveremo il sottomenu della voce Stampa. Il menu del pulsante Microsoft Office è dinamico, ossia varia a seconda del contesto in cui state lavorando. Per esempio, se lavorate con un file nel formato del nuovo Office, la voce Converti non è presente. La trovate solo se lavorate in Modalità di compatibilità. Creare un nuovo file e uso dei modelli Dal menu del pulsante Microsoft Office avete anche la possibilità di creare un nuovo file: basterà scegliere la voce Nuovo. Visualizzerete la finestra Nuovo documento. Se desiderate creare un nuovo file vuoto, scegliete Documento vuoto. Se invece desiderate utilizzare uno dei modelli (cioè file con elementi già pronti che potete poi adattare alle vostre esigenze) di Office che sono stati memorizzati sul vostro computer al momento dell installazione, scegliete la voce Modelli installati nel riquadro Modelli, in alto a sinistra nella finestra. Nel riquadro a destra comparirà l elenco dei modelli che avete a disposizione: fate doppio clic sul modello che volete usare per creare un nuovo file basato sul modello stesso. Questa nuova versione di Office è molto orientata all aggiornamento dei contenuti attraverso Internet. Per esempio, nella finestra Nuovo documento, visibile in figura 5, se nel riquadro Modelli fate clic su una qualsiasi delle voci al di sotto della scritta Microsoft Office Online, potete accedere ai modelli disponibili sul sito Office Online. Figura 5: la finestra Nuovo documento 3 -

4 Vediamo brevemente come scaricare e utilizzare proprio i modelli che avete a disposizione su Office Online. Nella finestra della figura 5, nel riquadro Modelli, a sinistra della schermata, trovate la sezione Microsoft Office Online. Qui sono elencate le categorie di modelli disponibili sul sito per Word. Proviamo a fare clic sulla categoria Minute. Word si connetterà a Office Online e, a seconda della velocità del collegamento a vostra disposizione, dopo qualche tempo vi mostrerà nel riquadro centrale i modelli disponibili per quella categoria, come visibile in figura 6. Figura 6: i modelli disponibili Se non siete soddisfatti dei risultati ottenuti potete avviare una ricerca per parola chiave, scrivendo nella casella in alto nel riquadro centrale della finestra Nuovo documento e poi premendo il pulsante a forma di freccia posto alla sua destra, visibile in figura 7. Figura 7: ricercare un modello per parola chiave Anche con questo tipo di ricerca, vi verranno restituiti i modelli corrispondenti nel riquadro centrale della finestra Nuovo documento. A questo punto vi basterà fare doppio clic sul modello che desiderate 4 -

5 utilizzare per avviare il download. Vi potrebbe essere mostrata la finestra della figura 8, la quale vi avvisa che sarà verificata la licenza del vostro prodotto. Figura 8: validazione della copia di Office Premete il pulsante Continua per proseguire nel download del modello. Dopo qualche secondo Word vi mostrerà un nuovo file creato sulla base del modello che avete scelto. Contestualmente, se disponibile, si aprirà il file della guida relativo al modello stesso. Il nuovo modello sarà disponibile per la creazione di nuovi file anche in futuro, in modo rapido. Non avrete più bisogno, infatti, di effettuare la ricerca: vedrete l icona del modello nel riquadro centrale della finestra Nuovo Documento, come mostrato in figura 9, nella sezione Ultimi modelli usati. Figura 9: il modello disponibile in primo piano Notate subito che il modello scaricato da Office Online è presentato con la sua anteprima, mentre gli altri che si trovano sul computer locale hanno una icona standard. Già in questo modo vi accorgete di quali modelli sono stati presi da Office Online. In ogni caso, se passate con il mouse sull icona di un modello tratto da Office Online, accanto al puntatore apparirà la scritta Sito Web Office, altrimenti comparirà il percorso del file del modello. Per usare i modelli da Office Online, anche se li vedete fra quelli usati più di recente, dovete comunque essere connessi a Internet

6 Opzioni Prima di lasciare l analisi del menu del pulsante Microsoft Office, ricordiamo che, oltre ai comandi per la gestione dei file, qui trovate, in basso a destra, anche il pulsante Opzioni di Word, che vi permette di modificare le impostazioni predefinite del programma. Il pulsante, infatti, consente di accedere alla finestra Opzioni di Word, visibili in figura 10. Figura 10: la finestra Opzioni di Word Da questa finestra potete decidere qual è la cartella predefinita per il salvataggio dei file, la lingua per la correzione ortografica, i caratteri da visualizzare, le opzioni per la correzione automatica ecc. La barra multifunzione Oltre alla novità del pulsante Microsoft Office, avrete senz altro notato l altra grande novità di questa interfaccia: la barra multifunzione. Si tratta di un area con diverse schede che contengono i comandi relativi a diversi argomenti o funzioni. Quando aprite Word trovate aperta la scheda Home, che contiene i comandi per la formattazione, per la copia e incolla dei dati e dei formati. In seconda posizione si trova la scheda Inserisci, con gli strumenti per inserire immagini, grafici e oggetti di vario tipo. Per passare da una scheda all altra basta fare clic sul suo nome. La figura 11 mostra la scheda Inserisci. Figura 11: la scheda Inserisci di Word In ogni scheda i comandi sono divisi in gruppi di funzioni omogenee. Ciascun gruppo ha un nome. Nel caso della scheda della figura 11 i gruppi presenti sono Pagine, Tabelle, Illustrazioni, Collegamenti, 6 -

7 Intestazioni e piè di pagina, Testo, Simboli. In ogni gruppo si trovano pulsanti o menu per accedere alle funzioni che vi occorrono. I pulsanti che fanno accedere a un menu sono caratterizzati da una piccola freccia rivolta verso il basso, come il pulsante Tabella del gruppo Tabelle, visibile in figura 12. Figura 12: il menu attivato dal pulsante Tabelle All angolo in basso a destra di alcuni gruppi trovate dei piccoli pulsanti chiamati Pulsanti di visualizzazione, come ad esempio il gruppo Font della scheda home, come mostrato in figura 13. Figura 13: il pulsante di visualizzazione del gruppo Font della scheda Home 7 -

8 Questi pulsanti di visualizzazione servono per aprire una finestra di dialogo o un pannello con comandi aggiuntivi per il gruppo a cui appartiene il pulsante stesso. Oltre alle schede visibili normalmente, nella barra multifunzione ci sono anche schede che compaiono solo quando l operazione che state compiendo lo richiede. Facciamo subito un esempio relativo a queste schede aggiuntive. Inseriremo un immagine e visualizzeremo la scheda che contiene i comandi per la gestione dell immagine stessa. Per inserire un immagine basta fare clic sul pulsante Immagine del gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci. Figura 14: inserire un immagine Poi non dovete far altro che selezionare l immagine che volete inserire, usando la finestra Inserisci immagine. Una volta inserita l immagine, fate clic su di essa: nella barra multifunzione comparirà la nuova scheda Formato degli Strumenti immagine, visibile in figura 15. Figura 15: I comandi per la gestione delle immagini Le schede aggiuntive, come gli strumenti immagine, sono contestuali e scompaiono se deselezionate l oggetto per cui forniscono comandi aggiuntivi, in questo caso l immagine. Le schede aggiuntive, in alcuni casi, sono in realtà gruppi di più schede. Per esempio, quando selezionate una tabella avrete due schede aggiuntive: Progettazione e Layout, visibili in figura 16. Le due schede sono raggruppate al di sotto del nome comune Strumenti tabella. Figura 16: le schede aggiuntive per la gestione delle tabelle Oltre alle schede aggiuntive, che forniscono strumenti per la gestione degli oggetti presenti nei vostri documenti, c è un altro tipo di schede aggiuntive che compaiono in funzione del contesto in cui state lavorando. Queste, però, non si affiancano alla destra dell ultima scheda standard, come le schede di strumenti, ma sostituiscono le schede standard (o si aggiungono a sinistra, prima della scheda Home) in alcune circostanze: per esempio, quando lavorate in visualizzazione struttura o in modalità anteprima di stampa. Facciamo un esempio: per passare alla visualizzazione struttura (ne parleremo meglio più avanti), portatevi alla scheda Visualizza e, nel gruppo Visualizzazioni documento, fate clic sul pulsante Struttura, visibile in figura 17. Figura 17: passare alla visualizzazione struttura 8 -

9 Appena fate clic su questo pulsante, Word vi porta in visualizzazione struttura e aggiunge a sinistra della scheda Home la scheda Struttura, per la gestione della struttura del documento, visibile in figura 18. Figura 18: la scheda Struttura Per tornare alla visualizzazione in cui vi trovavate prima di passare alla visualizzazione struttura, potete ricorrere ai comandi della scheda Visualizza oppure usare il pulsante Chiudi visualizzazione struttura, nel gruppo Chiudi, l ultimo a destra della scheda Struttura. Ridurre la barra multifunzione Le schede della barra multifunzione possono essere nascoste semplicemente facendo doppio clic sul nome della scheda attiva. In questo caso rimangono visibili solo le linguette che permettono lo spostamento fra una scheda e l altra, come visibile in figura 19. Figura 19: la barra multifunzione ridotta Il contenuto delle schede viene automaticamente riespanso quando si passa a una nuova scheda. Se si vuole tornare alla visualizzazione normale con le schede fisse ed espanse basta fare nuovamente doppio clic sulla scheda attiva. La barra di accesso rapido La barra degli strumenti Accesso rapido, visibile in figura 20, si trova appena alla destra del pulsante Microsoft Office e vi fornisce un accesso veloce e diretto agli strumenti di uso più frequente. Figura 20: la barra di accesso rapido Per impostazione predefinita, questa barra contiene tre pulsanti, che permettono, da sinistra a destra, di salvare il file su cui state lavorando, di annullare l ultima operazione effettuata e di ripetere l ultimo testo digitato. La barra di accesso rapido può essere personalizzata in modo che contenga i pulsanti per attivare i comandi che usate più spesso. Questi pulsanti possono essere aggiunti una volta per tutte alla barra di accesso rapido di Word oppure solo per uno specifico file

10 Non è possibile aggiungere pulsanti alla barra di accesso rapido di un file che state usando in Modalità di compatibilità. Dovete prima convertirlo al formato di file di Office Aggiungere un pulsante è piuttosto semplice: fate clic sulla piccola freccia posta all estrema destra della barra di accesso rapido, visibile in figura 21. Figura 21: personalizzare la barra di accesso rapido In questo menu potete selezionare i comandi che volete aggiungere alla barra di accesso rapido. Se il comando che vi occorre non è disponibile in questo menu, scegliete la voce Altri comandi. Office aprirà la finestra Opzioni alla scheda Personalizzazione, visibile in figura 22. Figura 22: la finestra Opzioni alla scheda Personalizzazioni

11 Come prima operazione, dal menu a discesa Personalizza barra di accesso rapido (quello più a destra) scegliete la voce Per tutti i documenti (impostazione predefinita) se volete personalizzare la barra per tutti i file di Word, oppure scegliete il file a cui associare la barra di accesso rapido personalizzata. Se desiderate personalizzare la barra di accesso rapido degli altri programmi Office dovete ripetere la procedura che stiamo descrivendo all interno dei singoli programmi. Quindi, dal menu a discesa Scegli comando da, scegliete il nome della scheda che contiene il comando che volete aggiungere alla barra di accesso rapido. Per esempio, se volete aggiungere il pulsante per inserire un immagine, scegliete la scheda Inserisci. Ora Office vi mostra tutti i comandi della scheda che avete scelto nella casella sotto all elenco a discesa che avete appena utilizzato. Individuate e selezionate il comando che vi occorre (nel nostro caso Immagine da file), poi premete il pulsante Aggiungi che trovate al centro della finestra. Il comando selezionato comparirà nel riquadro a destra, come mostrato nella figura 23. Figura 23: il comando Inserisci immagine da file pronto per essere aggiunto alla barra di accesso rapido Se volete, potete aggiungere più comandi alla volta alla barra di accesso rapido e, eventualmente, modificarne la posizione con le frecce poste alla destra del riquadro che ospita i comandi che compariranno sulla barra. Una volta selezionati tutti i comandi che desiderate, premete OK. I comandi selezionati appariranno sulla barra di accesso rapido. Se volete ripristinare la barra di accesso rapido con i soli pulsanti standard, riaprite la finestra Opzioni alla scheda Personalizzazioni e premete il pulsante Reimposta

12 La barra di formattazione rapida Chi ha usato le versioni XP e 2003 di Word avrà familiarità con lo strumento degli smart tag, ossia pulsanti e menu che vengono aggiunti al volo, fluttuanti, in seguito a certe operazioni, e che permettono di rifinire l operazione stessa. Questo strumento è stato ulteriormente potenziato. Provate, per esempio, a selezionare un testo: accanto al testo selezionato apparirà una barra degli strumenti fluttuante coi principali comandi per la formattazione del testo, come visibile in figura 24. Figura 24: i comandi per la formattazione del testo selezionato Personalizzare le finestre Apri e Salva Tutti i programmi della suite Office 2007 vi permettono di rendere più rapido ed efficiente il lavoro di apertura e salvataggio dei file, consentendovi di personalizzare le finestre Salva, Salva con nome, Apri e tutte quelle finestre con cui si naviga nel contenuto del computer. Queste finestre presentano, sulla sinistra, la barra Risorse personali con i collegamenti alle principali risorse del vostro computer e, eventualmente, della vostra rete. Figura 25: La barra Risorse personali È possibile personalizzare questa barra, aggiungendo i collegamento ai dischi, alle cartelle e agli indirizzi Internet che usate più di frequente

13 La procedura è semplice: 1. Aprite una delle finestre che contengono la barra Risorse personali (come se voleste salvare o aprire un file). 2. Portatevi nella cartella o nella posizione di cui volete aggiungere il collegamento. 3. Fate clic col tasto destro del mouse in uno spazio vuoto della barra Risorse personali. Dal menu contestuale scegliete Aggiungi nome cartella, come visibile in figura Il nuovo collegamento apparirà sulla barra Risorse personali. Figura 26: aggiungere un collegamento alla barra Risorse personali Se lo desiderate, potete spostare il nuovo collegamento verso l alto (o spostarne un altro verso il basso) facendo clic su di esso col tasto destro del mouse e scegliendo la voce Sposta su (o Sposta giù). Così come lo avete inserito, un collegamento può essere rimosso: fate clic su di esso col tasto destro del mouse e scegliete Rimuovi dal relativo menu contestuale. È possibile rimuovere soli i collegamenti che avete aggiunto, non quelli predefiniti come Documenti, a meno che si intervenga direttamente su Registry di Windows (operazione da evitare a meno che non si abbia il completo controllo di quello che si sta facendo). Quando personalizzate una qualsiasi delle finestre che hanno la barra Risorse personali (Apri, Salva, Inserisci ) in una qualsiasi applicazione Office 2007, in realtà personalizzate tutte queste finestre di tutti i programmi Office Conclusioni In questo articolo, dedicato a chi non è ancora passato alla nuova versione di Office 2007, abbiamo esplorato la nuova interfaccia di Microsoft Word 2007 e le operazioni più comuni. Per mantenervi sempre aggiornati sulle novità che renderemo disponibili, abbonatevi alla nostra newsletter all indirizzo: o, se utilizzate Windows Live Messenger abbonatevi al nostro Windows Live Alerts all indirizzo

14 Il libro Il libro si rivolge a utenti alle prime armi con Microsoft Word 2007, partendo dai rudimenti per arrivare, al termine, a padroneggiarne un uso autonomo ed efficace. Non sono richieste particolari conoscenze, se non una minima capacità di muoversi in Windows. Con un accurato e graduale percorso didattico il libro accompagnerà il lettore alla scoperta di Word, dalle funzionalità di livello base a quelle di livello via via più approfondito. Studenti, impiegati, insegnanti, chi usa il computer per lavoro o per hobby potrà trovare un percorso semplice e veloce, ricco di esempi pratici. Se desideri acquistarlo vai all indirizzo: La recensione Per conoscere e approfondire gli argomenti trattati del libro è disponibile la recensione di questo manuale. Visita la pagina Lavorare con Word 2007 disponibile all indirizzo: L autore Alessandra Salvaggio Alessandra Salvaggio è titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG è autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA