Lezione 1: Introduzione Struttura e aspetto di PowerPoint Sviluppare una presentazione. Patente Europea di Informatica ECDL Modulo 6

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1 Patente Europea di Informatica ECDL Modulo 6 Lezione 1: Introduzione Struttura e aspetto di PowerPoint Sviluppare una presentazione Anno 2009/2010 Syllabus 5.0

2 Microsoft PowerPoint è un software progettato per la creazione di presentazioni multimediali. Una presentazione consiste in una sequenza di diapositive, le quali possono contenere diversi tipi di oggetti: Testo; Immagini e disegni; Video; Suoni; Collegamenti ipertestuali Le presentazioni sono uno strumento utile per accompagnare relazioni, conferenze, lezioni o progetti.

3 Pulsante Office Barra di avvio rapido Barra multifunzione Diapositiva Visualizzazione diapositive/struttura Riquadro note Barra dello zoom

4 E possibile avviare Microsoft PowerPoint dal menu Start Tutti i programmi Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint In questo modo verrà aperta una finestra del programma che contiene una nuova presentazione vuota. In alternativa, aprendo una qualunque presentazione di PowerPoint si avvia una finestra del programma che permette di lavorare sul file scelto. Nota: PowerPoint permette tipicamente di salvare i file in due formati principali:.pptx: formato standard, facendo doppio click su un file di questo tipo è possibile modificare la presentazione;.ppsx: formato solo presentazione, facendo doppio click su un file di questo tipo esso viene automaticamente proiettato.

5 Da una qualsiasi finestra di PowerPoint è possibile accedere ad una presentazione precedentemente salvata utilizzando il pulsante Office Apri. Si aprirà quindi una finestra di dialogo che ci permette di scegliere il percorso e il file da visualizzare. Aprire una presentazione secondo questa procedura permette di modificarla anche se salvata in formato.ppsx. PowerPoint genera una nuova finestra per ogni presentazione aperta.

6 Per chiudere una presentazione aperta con PowerPoint è possibile procedere in vari modi: Se sono aperte più presentazioni, è possibile chiuderne una semplicemente chiudendo la finestra in cui è visualizzata (con il pulsante Chiudi della barra del titolo o il comando Chiudi tra le opzioni visualizzate dal pulsante Office); Se è aperta una sola presentazione, utilizzare uno dei comandi elencati sopra chiude automaticamente PowerPoint; Se sono aperte più presentazioni e si desidera chiudere il programma, si può utilizzare il pulsante Esci da PowerPoint visualizzabile cliccando sul pulsante Office. In ogni caso, se sono state effettuate modifiche sulle presentazioni il programma chiederà se salvare o meno tali operazioni.

7 La barra multifunzione è suddivisa in varie schede che raccolgono molte delle funzioni più comunemente usate in una cartella di lavoro. Tuttavia, non sono visualizzati tutti i comandi disponibili. Ad esempio, selezionando un oggetto di una diapositiva (come una casella di testo) viene visualizzata la scheda Formato. Per nascondere la barra multifunzione è sufficiente fare click destro su di essa oppure cliccare sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido ; in entrambi i casi sarà possibile spuntare l opzione Riduci a icona barra multifunzione. Per renderla di nuovo visibile basta cliccare sul nome di una delle schede.

8 Per creare una presentazione vuota è sufficiente avviare PowerPoint (ad esempio dal menu Start). In questo modo sarà visualizzata una presentazione con attributi predefiniti e con una prima diapositiva che funge da titolo.

9 E possibile anche utilizzare uno dei modelli presenti in PowerPoint per creare una nuova presentazione. In tal caso, dal pulsante Office si sceglie Nuovo e, dalla finestra di dialogo che compare, è possibile selezionare un modello tra le categorie presenti. Scelto il modello, si clicca su Crea.

10 Per salvare una presentazione si ricorre generalmente al pulsante Office: L opzione Salva con nome permette di scegliere nome, percorso ed estensione del file; L opzione Salva (presente anche nella barra di avvio rapido) sovrascrive il file esistente nella stessa posizione (scegliendo Salva per un file appena creato si apre comunque la finestra Salva con nome). Chiudendo una presentazione, se sono state fatte modifiche dall ultimo salvataggio, PowerPoint chiede se mantenere tali modifiche sovrascrivendo il file esistente.

11 E possibile salvare una presentazione, tra l altro, come: Presentazione standard di PowerPoint (.pptx); Modello di PowerPoint (può essere caricato per creare nuove presentazioni con la stessa formattazione di default); Solo presentazione di PowerPoint (.ppsx); Immagine (.gif,.jpeg, ecc.); Presentazione standard di PowerPoint (.ppt); Struttura (file.rtf che contiene il testo digitato nelle diapositive).

12 Come evidenziato in precedenza, PowerPoint apre una diversa finestra per ogni presentazione aperta. E possibile spostarsi tra le presentazioni tramite la combinazione di tasti di Windows ALT + TAB oppure cliccando sull icona desiderata nella barra delle applicazioni (come si farebbe tra due finestre qualsiasi). In alternativa, nella barra multifunzione scheda Visualizza gruppo Finestra si trova il pulsante Cambia finestra: cliccando su di esso si apre un menu a tendina che mostra tutte le finestre di PowerPoint aperte al momento.

13 La barra multifunzione scheda Visualizza contiene anche altri pulsanti per facilitare le operazioni su più presentazioni aperte simultaneamente. Il pulsante Disponi tutto affianca tutte le presentazioni aperte in un unica finestra, dividendola in aree di dimensioni adeguate. Il pulsante Sovrapponi crea una sottofinestra per ogni presentazione aperta all interno di una finestra unica di PowerPoint. Queste funzioni, sebbene possano rendere più difficile lavorare su una presentazione (in quando riducono lo spazio ad essa dedicato) possono risultare utili in fase di revisione o confronto tra documenti diversi.

14 Dal pulsante Office è possibile accedere, tramite il pulsante Opzioni di PowerPoint, alla finestra delle opzioni. Qui, suddivise in varie categorie, è possibile modificare le opzioni generali del programma, come ad esempio: Nome e iniziali dell utilizzatore del software; Configurare lo strumento di correzione ortografica; Impostare il percorso predefinito di salvataggio; Installare componenti aggiuntivi. Una volta completate le modifiche, premendo il pulsante OK queste vengono salvate e diventano operative non solo per la presentazione aperta ma ogni volta che si aprirà, in seguito, PowerPoint.

15 Per visualizzare la Guida in linea di PowerPoint è sufficiente premere il pulsante? in alto a destra nelle finestre del programma oppure il tasto F1. All interno della guida è possibile visualizzare argomenti raggruppati per categorie oppure ricercarli tramite parole chiave. Se abbiamo effettuato scelte in tal senso, è possibile visualizzare anche gli argomenti pubblicati su Internet tramite Office Online.

16 Nell angolo inferiore destro della finestra di PowerPoint si trova una barra di zoom che permette di ingrandire o ridurre le dimensioni con cui viene visualizzata una diapositiva. Cliccando sui pulsanti + e o trascinando il cursore è possibile modificare il livello di zoom (mostrato a sinistra della barra). Cliccando sul pulsante che riporta il livello di zoom si apre la finestra di dialogo Zoom, che permette di scegliere tra vari livelli di ingrandimento. E possibile accedere a questi comandi anche dalla barra multifunzione, nella scheda Visualizza. Qui compare inoltre l opzione Larghezza finestra, che adatta le dimensioni della diapositiva a quelle della finestra del programma. Si noti che gli strumenti di zoom non cambiano le dimensioni effettive degli oggetti, ma solo la loro visualizzazione.

17 Esistono vari modi per visualizzare una presentazione, ed ognuno di essi serve a sottolinearne diversi aspetti. E possibile scegliere la modalità di visualizzazione dalla scheda Visualizza della barra multifunzione. Alcune modalità sono selezionabili in basso a destra nella finestra di PowerPoint, accanto alla barra di regolazione dello zoom.

18 Visualizzazione normale: Visualizzazione con cui viene tipicamente aperta una presentazione. E composta da un grosso riquadro per la diapositiva corrente, una barra sulla sinistra con la visualizzazione per diapositive o per struttura, una barra in basso per l inserimento e la visualizzazione delle note.

19 Sequenza diapositive: Mostra una sequenza di miniature di tutte le diapositive che compongono la presentazione. Facendo doppio click su una diapositiva questa viene aperta in visualizzazione normale. Questa visualizzazione è selezionabile tramite uno dei pulsanti in basso a destra nella finestra.

20 Presentazione (F5): Le diapositive sono mostrate a tutto schermo (con eventuali effetti di transizione, animazioni, ecc.). Il comando disponibile nella scheda Visualizza fa partire la presentazione dalla prima diapositiva, quello in basso a destra nella finestra la avvia dalla diapositiva corrente. Nella scheda Presentazione è possibile scegliere da quale diapositiva avviarla.

21 Pagina note: Mostra una pagina in verticale con la diapositiva in alto e un ampio spazio per inserire le note in basso. Le note possono differire da pagina a pagina e non vengono visualizzate durante la presentazione, ma possono essere stampate come ausilio per il relatore. Non è possibile modificare la diapositiva in questa modalità, ma facendo doppio click su di essa si apre la Visualizzazione normale.

22 Schema diapositiva: Permette di modificare il layout predefinito dei vari tipi di diapositiva (ad esempio, la posizione del titolo in una nuova diapositiva, o il tipo di carattere e di elenco puntato). Schema stampati: Permette di disporre e modificare gli elementi di uno stampato, come l orientamento del foglio, il numero di diapositive per pagina e la posizione dei campi predefiniti. Note: Permette di modificare lo schema della pagina note (in maniera simile a quanto si fa nello schema stampati). Tutte queste modalità di visualizzazione sono disponibili nella scheda Visualizza della barra multifunzione.

23 La maggior parte della diapositive è occupata, nella parte superiore, da una casella di testo che contiene il titolo. Questo elemento è particolare perché, oltre ad avere una formattazione diversa dal resto del testo, è ciò che identifica le diapositive nelle diverse modalità di visualizzazione (ad esempio, durante la Presentazione è possibile scorrere rapidamente alla diapositiva voluta scegliendo tra un elenco in cui le varie diapositive sono elencate per titolo) o nella creazione di collegamenti ipertestuali. Solitamente è preferibile dare un titolo diverso ad ogni diapositiva, e in ogni caso utilizzare titoli significativi che permettano di identificarne i contenuti.

24 In una presentazione esistente è possibile inserire nuove diapositive seguendo diverse procedure: Nella barra multifunzione scheda Home gruppo Diapositive si trova il pulsante Nuova diapositiva ; cliccando su di esso viene inserita di seguito alle altre una diapositiva dello stesso tipo dell ultima aggiunta, mentre cliccando sulla freccia è possibile scegliere il layout della diapositiva da inserire. In visualizzazione Normale, facendo click destro nella barra di sinistra è possibile selezionare il comando Nuova diapositiva. Il comando Duplica diapositiva invece aggiunge una copia di una diapositiva selezionata. In questo modo è possibile scegliere il punto in cui inserire la diapositiva. In visualizzazione Sequenza diapositive è possibile fare click destro nel corpo della finestra e selezionare Nuova diapositiva. Anche con questo metodo è possibile scegliere dove inserire la diapositiva.

25 E possibile eliminare una diapositiva esistente tramite il pulsante Elimina che si trova nella barra multifunzione scheda Home gruppo Diapositiva. In visualizzazione Normale, selezionando una diapositiva dalla barra sulla sinistra, facendo click destro e scegliendo Elimina diapositiva essa viene rimossa dalla presentazione (è sufficiente anche premere CANC). In visualizzazione Sequenza diapositive è possibile selezionare una o più diapositive (tramite un riquadro di selezione o l uso dei tasti CTRL o MAIUSC), fare click destro su una di esse e scegliere Elimina diapositiva per rimuovere dalla presentazione diverse diapositive allo stesso tempo.

26 Il modo più pratico per spostare una diapositiva è utilizzare la visualizzazione Sequenza diapositive: in questa modalità, avendo una visione più ampia della presentazione, è possibile selezionare una diapositiva e trascinarla nella posizione desiderata all interno della presentazione. Un operazione simile può essere compiuta in visualizzazione Normale, tramite la barra a sinistra nella finestra. Selezionare più diapositive con un rettangolo di selezione o con i tasti CTRL/MAIUSC permette di eseguire spostamenti multipli. Anche i pulsanti Taglia, Copia e Incolla presenti nella scheda Home della barra multifunzione permettono di spostare o copiare diapositive (anche in presentazioni diverse). L operazione di Drag and Drop di una diapositiva tra due presentazioni diverse provoca invece la creazione di una copia della diapositiva selezionata.

27 Ad ogni diapositiva è possibile applicare un layout, ovvero uno schema predefinito che può variare a seconda del modello scelto. Ogni layout dispone nella diapositiva alcuni elementi: ad esempio, il layout Titolo e contenuto dispone una casella di testo per il titolo nella parte alta e un altra casella al centro, più grande, in cui inserire un oggetto qualsiasi (testo, immagini, grafici ), mentre il layout Solo titolo dispone soltanto la casella per il titolo. E possibile impostare il layout delle diapositive al momento in cui vengono inserite. Nella barra multifunzione scheda Home si trova il gruppo Diapositive. Al suo interno si trovano i pulsanti: Nuova diapositiva: tramite un menu a tendina permette di scegliere quale layout applicare alla diapositiva da inserire; Layout: tramite un menu a tendina permette di modificare il layout della diapositiva visualizzata (anche con tasto destro Layout); Reimposta: riporta gli elementi della diapositiva al layout originale.

28 Per dare un aspetto omogeneo e gradevole ad una presentazione è possibile applicare temi: PowerPoint ne offre diversi, ma è possibile crearne o scaricarne altri. Un tema è composto da disposizioni specifiche degli elementi di ogni layout di diapositiva, combinazioni di colori, caratteri ed effetti dei contenuti. La scheda Progettazione della barra multifunzione contiene un gruppo, Temi, che mostra un elenco di esempi: passando il mouse su uno di essi sarà visualizzata un anteprima sulla diapositiva; premendo l ultimo dei pulsanti a forma di freccia è possibile ricercare altri temi sul computer o su Office Online. I pulsanti sulla destra (Colori, Tipi di carattere, Effetti) permettono di scegliere combinazioni predefinite o crearne di nuove.

29 Cliccando su una delle anteprime dei temi, questo viene applicato a tutte le diapositive della presentazione (anche a quelle aggiunte in seguito). Cliccando con il tasto destro del mouse su un anteprima, è possibile scegliere tra altre opzioni: Applica a tutte le diapositive; Applica alle diapositive selezionate; Imposta come tema predefinito.

30 Per cambiare lo sfondo di una o più diapositive è necessario aprire la finestra Formato sfondo: Dal pulsante in basso a destra della barra multifunzione scheda Progettazione gruppo Sfondo; Cliccando col tasto destro del mouse su un punto sgombro della diapositiva. Una volta effettuate le modifiche, è possibile scegliere se annullarle (Reimposta sfondo), applicarle alla diapositiva corrente (Chiudi) o a tutte le diapositive della presentazione (Applica a tutte).

31 Richiamato lo Schema diapositive dalla scheda Visualizza della barra multifunzione, è possibile modificare o aggiungere elementi ai layout predefiniti. Le modifiche fatte ad uno schema si applicano anche a tutte le sue varianti presenti nel documento. Nella barra di sinistra sono elencati gli schemi di diapositiva usati e tutte le varianti di essi. E possibile apportare modifiche ad uno schema e questo si rifletterà anche su tutte le sue varianti. Per inserire nuovi elementi si utilizzano i pulsanti contenuti nella scheda Inserisci della barra multifunzione. In questo modo è possibile aggiungere elementi multimediali (immagini, suoni, video ) o caselle di testo di vario genere (sia con contenuti personalizzati che con campi come numero diapositiva o data e ora). Gli elementi inseriti possono essere poi personalizzati.

32 Nella barra multifunzione scheda Inserisci gruppo Testo è situato il pulsante Intestazione e piè di pagina. Questa funzione serve ad inserire informazioni su una o più diapositive del documento. Sulla destra della finestra è visibile un anteprima della diapositiva che mostra dove sono disposti i campi inseriti. Data e ora: fissa (inserita da tastiera) o con aggiornamento automatico (angolo inferiore sinistro); Numero diapositiva (angolo inferiore destro); Piè di pagina: inserisce testo digitato da tastiera (in basso al centro).

33 E possibile impostare intestazione e piè di pagina in maniera distinta per le diapositive e per la pagina delle note/stampati. Scegliendo Applica (solo diapositive) le informazioni sono inserite solo nella diapositiva corrente; con Applica a tutte, invece, sono inserite in tutte le diapositive del documento. Se non si è soddisfatti del collocamento predefinito delle voci di intestazione e piè di pagina, è possibile intervenire tramite lo schema diapositiva.

34 Slide a cura di Enrico Borghi

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