Office 2007 Lezione 04. Esportare in PDF

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1 Esportare in PDF o XPS Esportare in PDF Una delle novità più interessanti di Office 2007 è la possibilità di salvare i propri documenti in formato PDF. Questo anche se sul vostro PC non è installato Acrobat. Per poter disporre di questa funzione, però, occorre installare un componente aggiuntivo disponibile per il download sul sito Microsoft. Il componente va installato una volta sola e sarà utilizzabile in tutti i programmi Office. Scaricare il componente aggiuntivo Per avviare il download aprite uno qualunque dei programmi Office 2007 e aprite il menu del pulsante Microsoft Office. Scegliete la voce Salva con nome Trova componenti aggiuntivi per altri formati di file. Verrete automaticamente portati alla pagina della guida del programma Office che state usando con le informazioni sui formati PDF e XPS (Figura 1). Figura 1 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 1

2 Fate clic sul collegamento Componente aggiuntivo di Office Salvataggio in formato P DF o XP S. Verrete portati alla finestra del sito Microsoft da cui avviare il download (Figura 2). Per prima cosa, dall elenco a discesa Cambia lingua scegliete la lingua del vostro Office, poi premete il pulsante Continua posto più in alto. Figura 2 Il sito avvierà la verifica del software Office installato sul PC (potrebbe esservi richiesto di installare l apposito componente ActiveX) da cui state effettuando il download: solo se il vostro software risulterà originale poterete passare al download vero e proprio. Una volta completata la verifica il pulsante Continua si trasformerà in Dow nload: premetelo per avviare il download. Scaricate il componente aggiuntivo ed installatelo Effettuare la conversione A questo punto sarà semplicissimo convertire i vostri documenti. Con Word, Excel e PowerPoint dovete aprire il menu del pulsante Microsoft Office e scegliete Salva con nome PDF o XP S. Vedrete la finestra Pubblica come P DF o XP S (Figura 3). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 2

3 Figura 3 Oltre al nome e la posizione del file convertito, potete scegliere il tipo di ottimizzazione del file. In pratica occorre decidere che tipo di compressione applicare al file. La cosa ha particolare importanza se il vostro file è ricco di immagini ed elementi grafici. Sono questi elementi, infatti, che contribuiscono notevolmente ad aumentare le dimensioni del file. Un file troppo grosso può essere un problema se deve essere pubblicato su Internet e/o inviato via mail. In questo caso, vi conviene scegliere l opzione Dimensioni minime (pubblicazione in linea). Naturalmente le immagini nella compressione perderanno in qualità. Purtroppo non è possibile determinare la quantità della compressione, ma occorre accettare l opzione predefinita. Quello che potete stabilire, invece, è quale parte del vostro file pubblicare. Per far questo, premete il pulsante Opzioni. Vi verrà mostrata la finestra Opzioni che si presenta leggermente diversa a seconda del programma che state usando. La Figura 4 vi mostra a sinistra quella di Word, al centro quella di Excel e, a destra, quella di PowerPoint. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 3

4 Figura 4 Le opzioni della sezione Intervallo pagina (Intervallo nella finestra di P ow erp oint) sono abbastanza intuitive. Solo considerate che in Excel, quando si parla di pagina, si intende un foglio stampato. Quando avete definito quali elementi del file convertire in PDF, premete Ok per tornare alla finestra Pubblica come P DF o XP S (Figura 3). Una volta tornati alla finestra Pubblica come P DF o XP S (Figura 3) per completare la pubblicazione in PDF premete il pulsante P ubblica. La conversione con Access Quando lavorate con Access potete convertire in PDF tutti i singoli elementi del database. Vi basterà aprire o selezionare (in una prossima lezione spiegheremo nel dettaglio come fare) l elemento che vi interessa convertire. Poi potete procedere come abbiamo spiegato per gli altri programmi della suite oppure potete portarvi alla scheda Dati esterni della barra multifunzione. Nel gruppo Esporta trovate il pulsante P DF o XP S. In entrambi i casi visualizzerete la finestra P ubblica come P DF o XP S (Figura 5) che è in tutto simile a quella che già conoscete (Figura 3). Figura 5 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 4

5 Esportare in XPS Il formato XP S Il formato XPS (XML Paper Specification) è un formato introdotto da Microsoft. Come PDF permette di conservare integralmente l aspetto dei vostri documenti. Per questo formato, proprio come per il PDF di Adobe, occorre un lettore che può essere scaricato gratuitamente dal sito Microsoft. Attualmente non è disponibile la versione italiana, ma dovete scaricare la versione inglese all indirizzo Seguite il link Microsoft XP S Essentials P ack. Esportare in XP S Per avviare l esportazione in XPS procedete come per l esportazione in PDF. Semplicemente, nella finestra P ubblica come P DF o XP S (Figura 3), dall elenco a discesa Tipo file, scegliete XP S. Le opzioni di pubblicazione sono identiche a quelle per il formato PDF. Potete fare riferimento a quanto abbiamo spiegato sopra. Modificare i file PDF e XPS Office non è in grado di modificare i file PDF o XPS, nemmeno quelli che ha generato lui stesso. Se vi accorgete di aver commesso qualche errore e di aver bisogno di correggere il file PSD o XPS che avete generato, dovete riaprire il documento Office da cui siete partiti, effettuare le correzione e poi procedere nuovamente alla conversione. Per questo motivo è sempre bene conservare una copia dei documenti Office originali. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 5