Oggetto: Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato ai progetti per l annualità 2016 deliberata da AIRC nel 2015.

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1 Milano, 19/11/2015 Oggetto: Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato ai progetti per l annualità 2016 deliberata da AIRC nel Il presente documento ha lo scopo di illustrare le norme amministrative dei progetti finanziati da AIRC. La preghiamo di inoltrare copia della presente all ufficio amministrativo e a tutte le funzioni della sua Istituzione coinvolte nella gestione del Grant (es. grant management office, segreterie, ). 1. Responsabilità della gestione amministrativa del progetto L Istituzione, che ospita il progetto di ricerca, e il ricercatore, che ha ottenuto il finanziamento di AIRC, hanno assunto congiuntamente l impegno e la responsabilità della gestione amministrativa del progetto, sottoscrivendo l accettazione del grant, ove hanno dichiarato di conoscere ed accettare le presenti Istruzioni. Tali fondi devono essere resi disponibili al PI entro 30 giorni dalla data in cui AIRC li ha erogati all ente. Tale impegno implica l obbligo di rendicontazione delle spese sostenute per lo svolgimento del progetto. Il rendiconto deve essere presentato compilando, attraverso l area personale del Principal Investigator (PI) nel sito AIRC, l Administrative Final Report entro il 31 marzo successivo alla conclusione del progetto, come indicato nella lettera di assegnazione del Grant. AIRC ha comunque facoltà di richiedere in qualsiasi momento rendiconti intermedi o di pianificare controlli per verificare la corretta gestione amministrativa del progetto. 1

2 2. Identificazione del progetto e della provenienza dei fondi da indicare sui giustificativi di spesa Per ogni annualità del progetto AIRC comunica al PI e all Istituzione ospitante la provenienza dei fondi utilizzati per il finanziamento del grant (la lettera è resa disponibile nell area riservata del PI sul sito AIRC contestualmente all erogazione dei fondi). È possibile che i fondi assegnati abbiano avuto origine da donazioni o contributi, da parte di Enti pubblici o privati, con vincoli rispetto all uso e alla modalità di rendicontazione dei fondi stessi. Le donazioni eseguite da privati possono provenire dalla raccolta ordinaria o attraverso la destinazione ad AIRC del 5 x Mille delle imposte. In quest ultimo caso i contributi sono gestiti dai Ministeri competenti, che hanno facoltà di imporre modalità di gestione dei fondi e di rendicontazione specifiche. Nella tabella riportata nella lettera di cui sopra, analoga a quella riprodotta di seguito è indicata la provenienza dei fondi assegnati per l annualità in corso (2016 deliberata da AIRC nel 2015) del progetto indicato in oggetto. Tale tabella deve essere riportata su ogni documento giustificativo delle spese sostenute per lo svolgimento del progetto (es. ordini, fatture e quietanze di pagamento ), completandola in ogni sua parte. Tabella1: Tabella da riportare sui documenti giustificativi Codice di riferimento del progetto Provenienza fondi (se 5 : Ministero e anno di dichiarazione dei redditi) Annualità erogazione grant Voce di costo (budget category) Quota imputata al progetto Sigla PI per autorizzazione della spesa Tipo Progetto _ ID Progetto Provenienza fondi: ente erogatore e annualità * N_ anno annualità (AAAA) * MIUR = Fondi 5 x mille erogati dal Ministero dell Istruzione Università e Ricerca Salute = Fondi 5 x mille erogati dal Ministero della Salute Welfare = Fondi 5 x mille erogati dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali AIRC = Fondi provenienti dalla raccolta ordinaria di AIRC È, inoltre, consentito identificare i giustificativi di spesa utilizzando ogni codifica gestita dai sistemi informativi delle amministrazioni delle Istituzioni purché siano riconducibili inequivocabilmente alla provenienza dei fondi assegnati. L Istituzione deve inoltre rendere possibile la riconciliazione tra gli importi inseriti nel rendiconto e quanto registrato nei sistemi di contabilità, anche attraverso un elenco analitico delle spese sostenute. In caso di provenienze multiple (5 per mille e AIRC) i fondi con provenienza 5 per mille dovranno essere utilizzati dall'inizio dell'annualità fino ad esaurimento, quindi dovranno essere utilizzati i fondi con provenienza AIRC. La provenienza dei fondi utilizzati per finanziare il grant potrebbe essere diversa per ogni annualità del progetto e sarà comunicata ogni anno da AIRC con una lettera, analoga alla 2

3 presente, contenente le istruzioni valide per quell annualità, per la gestione amministrativa del grant. La lettera sarà disponibile nell area personale del PI non appena AIRC erogherà i fondi. I riferimenti indicati in tabella sono validi solo per l annualità in corso, ossia il 2016 (delibera 2015). 3. Spese ammissibili Sono ammesse le spese inerenti e coerenti con il progetto approvato da AIRC, per l annualità in corso indicata nella tabella al precedente punto 2 (annualità erogazione grant). Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere autorizzate dal PI. Le spese ammissibili sono disciplinate dal bando nell ambito del quale il progetto è stato presentato. Le indicazioni sull ammissibilità dei costi sono dettagliate nelle sezioni: Funding, Personnel Involved in the Research e Budget Form del bando di riferimento. Le spese rendicontate devono essere supportate da idonea documentazione giustificativa, valida ai fini fiscali, secondo la normativa vigente. Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere sostenute dall Istituzione in cui si svolge il progetto di ricerca e che ne gestisce il grant. 4. Periodo di competenza delle spese rendicontabili sul progetto Le spese sostenute e impegnate sono da attribuire al progetto nel periodo che decorre tra la data di inizio e la data di fine dell annualità di progetto per cui sono state assegnate, secondo quanto indicato nella Lettera di Assegnazione del Grant. I fondi assegnati per ciascuna annualità possono avere provenienze diverse, e quindi essere soggetti a differenti modalità di rendicontazione (come indicato al punto 2). Conseguentemente le spese e gli impegni relativi ai fondi assegnati per ciascuna annualità devono essere rendicontati separatamente, anno per anno. Non è consentito utilizzare i fondi assegnati in un annualità per coprire i costi di competenza di annualità successive. I fondi assegnati al progetto per l annualità 2016 devono essere impegnati entro il 1 Gennaio 2017, e spesi entro il 30 Marzo È consentito ad ogni Istituzione definire la competenza dei costi: ad esempio è possibile imputare i costi all annualità in cui i fondi sono stati impegnati, anche se non effettivamente spesi. Per fondi impegnati si intendono ordini emessi o contratti sottoscritti che impegnano l Istituzione a sostenere la spesa (impegno) a seguito dell esecuzione della prestazione oggetto dell ordine o del contratto. L acquisto di materiale o i contratti oggetto degli impegni di spesa rendicontati nell ambito di una annualità del progetto devono concludersi ed essere pagati entro il 31 marzo successivo. Per i costi del personale, anche pagato a cavallo di due annualità, il valore dell intero importo del contratto può essere rendicontato come impegno, con competenza pari alla data della sottoscrizione del contratto. I contratti per il personale (che comunque deve documentare di essere 3

4 impegnato al 100% sul progetto, come previsto dal bando, quindi non potranno estendersi oltre la conclusione del progetto, incluse eventuali proroghe) potranno estendersi anche oltre la data del 31 marzo dell anno successivo all annualità in cui vengono rendicontati, purché i fondi corrispondenti siano impegnati prima del 1 Gennaio Non è richiesta alcuna autorizzazione preventiva di AIRC per giustificare gli scostamenti tra il consuntivo delle singole voci di spesa rispetto a quanto indicato nel budget dell application e/o del rinnovo (le rimodulazioni non necessitano autorizzazione preventiva, a condizione che tali rimodulazioni rispettino le regole del bando). Ogni variazione va comunque dettagliata nella sezione Justifications presente nel modulo di rinnovo e/o nel final report del grant. 5. Schemi di rendicontazione L Administrative Final Report, comprensivo degli eventuali schemi di rendicontazione ministeriale, deve essere inviato tramite l area riservata del sito internet AIRC entro il 31 Marzo successivo alla fine del progetto. L Istituzione dovrà mettere a disposizione del P.I., per una corretta compilazione del rendiconto, un elenco dettagliato delle spese sostenute per ogni annualità di progetto con indicazione della competenza di ciascuna spesa, la lettera in cui siano indicate la percentuale di costi indiretti ed overhead gravanti sul progetto, completa di descrizione dei costi sostenuti dall istituzione grazie a tali importi, e una dichiarazione indicante il regime I.V.A. applicato. Gli schemi di rendicontazione, che costituiscono l Administrative Final Report sono: Lo Schema di Rendiconto Amministrativo AIRC (un esempio è riportato in Allegato 1) sarà disponibile nell area riservata del PI nel sito internet dell Associazione. Nell Administrative Final Report deve essere riportato il consuntivo dei costi, sostenuti per ciascuna voce di spesa presente nel budget dell application, per ciascuna annualità di progetto, evidenziando eventuali residui. Per le annualità finanziate con fondi provenienti dal 5 per mille (vedi punto 2), il PI dovrà compilare lo schema di rendicontazione previsto dal Ministero indicato in Tabella 1. Qualora il progetto sia finanziato con fondi provenienti da donazioni che pongano vincoli di rendicontazione, il PI dovrà fornire ad AIRC la documentazione amministrativa richiesta. In allegato è riportata la modulistica ministeriale di rendicontazione, se prevista; tale modulistica che sarà resa disponibile nell area riservata del sito internet dell Associazione: Allegato 2 Ministero della Salute Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica Rendiconto di spesa; Allegato 3 Ministero della Salute Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche; Allegato 4 Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca Rendiconto di spesa; 4

5 Qualora i fondi assegnati provengano da donazioni o contributi, da parte di altri Enti pubblici o privati, con vincoli rispetto all uso ed alla modalità di rendicontazione dei fondi stessi, AIRC invierà al PI un apposita comunicazione. L eventuale modulistica di rendicontazione sarà messa a disposizione nell area personale del PI nel sito AIRC. 6. Deadline per la rendicontazione Gli schemi di rendicontazione AIRC e gli eventuali schemi ministeriali (Administrative Final Report) devono essere inviati tramite l area riservata del sito internet AIRC entro il 31 Marzo successivo alla conclusione del progetto. L originale cartaceo, debitamente timbrato e firmato dal PI e dal Legale Rappresentate dell Istituzione, deve essere spedito alla Direzione Scientifica di AIRC entro il successivo 10 Aprile. Qualora il progetto termini in anticipo, per qualsivoglia motivo, o qualora il PI lasci l Istituzione che gestisce il Grant, il PI e l Istituzione ospitante hanno l obbligo di avvisare tempestivamente AIRC, e di inviare, entro 30 giorni dalla data di conclusione dell attività, un rendiconto delle spese sostenute dall inizio del progetto alla data di chiusura anticipata dello stesso, secondo le modalità descritte al punto 5. Nel rendiconto dovranno essere evidenziati eventuali residui di fondi non spesi che dovranno poi essere restituiti ad AIRC entro 60 giorni dalla data di chiusura del progetto. AIRC ha facoltà di richiedere in qualunque momento un rendiconto parziale, per verificare il corretto svolgimento del progetto. Tale rendiconto dovrà essere consegnato entro 30 giorni dalla data della richiesta. Qualora tali rendiconti evidenziassero una gestione del grant non conforme alle regole per la gestione dei fondi, AIRC potrà richiedere la restituzione dei fondi, oggetto della contestazione e dei residui non spesi. L Istituzione dovrà dare seguito a tale richiesta entro 30 giorni dalla data della richiesta stessa. 7. Proroghe Qualora, per ragioni di carattere scientifico, il progetto non si svolga secondo i tempi previsti, è possibile richiedere una proroga. Le proroghe di tre mesi (chiusura dell annualità di progetto entro il 30 Marzo successivo alla data di chiusura prevista) vengono concesse d ufficio, non è quindi necessario chiedere preventiva autorizzazione ad AIRC. Possono essere richieste proroghe fino ad un massimo di 12 mesi. 5

6 Le richieste di proroga di sei (6) mesi devono essere inviate alla Direzione Scientifica di AIRC entro la fine di dicembre dell annualità di progetto per cui si richiede la proroga. Le suddette richieste devono illustrare la motivazione scientifica che non consente di completare l attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non sono ancora stati impegnati, per cui si richiede un estensione. Le richieste di proroga di dodici (12) mesi devono essere inviate alla Direzione Scientifica di AIRC entro il primo semestre dell annualità di progetto per cui si richiede la proroga. Le suddette richieste devono illustrare la motivazione scientifica che non consente di completare l attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non saranno spesi, per cui si richiede un estensione. L Administrative Final Report deve essere inviato entro il giorno successivo alla scadenza dei fondi assegnati per l ultima annualità di progetto, incluse le eventuali proroghe ottenute. Poiché non è possibile avere più di un grant attivo, qualora si richieda una proroga di 12 mesi per l ultima annualità di progetto, eventuali nuove applications presentate dal PI non potranno essere accettate e saranno pertanto soggette a triage. Saranno ammesse sovrapposizioni fino a 6 mesi. 8. Gestione dei fondi non utilizzati Eventuali fondi non utilizzati entro la chiusura dell annualità di progetto a cui sono stati assegnati, per cui non sia stata chiesta ed ottenuta una proroga, e quindi non rendicontabili come costo di progetto, devono essere restituiti ad AIRC entro 60 giorni dalla data di conclusione del progetto. 9. Conservazione dei documenti giustificativi Copia dell Administrative Final Report e la relativa documentazione contabile giustificativa devono essere conservati presso la sede dell Istituzione che ha gestito il grant, o presso altra sede precedentemente notificata, e conservata per un periodo di dieci anni dalla data di fine progetto. La documentazione deve essere prontamente esibita su eventuale richiesta di AIRC o delle Istituzioni di provenienza dei Fondi. 10. Controllo dei rendiconti AIRC si riserva la facoltà di eseguire, direttamente o attraverso professionisti abilitati, controlli sulla correttezza della rendicontazione, secondo le modalità indicate nella Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa disponibile nella sezione Forms del sito AIRC ( Nel caso in cui dovessero essere riscontrate anomalie riguardanti spese rendicontate non ammissibili, il relativo importo potrà essere chiesto in restituzione da AIRC. 6

7 Variazioni delle modalità di rendicontazione AIRC si riserva la possibilità di modificare le regole di presentazione del rendiconto dandone comunicazione per iscritto in tempi utili ai fini della rendicontazione. Help Desk La preghiamo di inoltrare la presente al responsabile amministrativo e a tutte le funzioni della sua Istituzione coinvolte nella gestione del Grant (es. grant management office, segreterie, ). Per migliorare il servizio di help desk nel rispondere alle vostre eventuali domande sarebbe opportuno porle alla funzione coinvolta nella gestione del Grant che provvederà a riassumerle ed inoltrarle alla seguente administrative.office@airc.it Per domande inerenti gli aspetti scientifici del progetto vi preghiamo di rivolgervi alla Direzione scientifica AIRC. airc-direzione.scientifica@airc.it Allegati 1. Final Report AIRC amministrativo; 2. Ministero della Salute Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica Rendiconto di spesa (FAC-SIMILE); 3. Ministero della Salute Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche (FAC-SIMILE); 4. Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca Rendiconto di spesa (FAC-SIMILE). Associazione Italiana per la Ricerca sul Cancro Direzione Scientifica Post Award Grant Management Unit Luana Grimolizzi 7

8 Allegato 1 - Schema di Rendiconto Amministrativo AIRC. Lo schema è composto da una colonna per ogni annualità di progetto, più una colonna con il totale. SCHEMA DI RENDICONTO AMMINISTRATIVO AIRC VOCE DI COSTO 1 Annualità 2 Annualità 3 Annualità TOTALE Costi diretti Materiale di consumo Piccole apparecchiature e strumenti Servizi Costi indiretti Manutenzioni Costi di pubblicazione Convegni e manifestazioni, viaggi e missioni Borse di studio Apparecchiature* Stipendio PI* Spese generali TOTALE GRANT ASSEGNATO Residuo * Voce presente solo per bandi Start-up 8

9 Allegato 2 Ministero della Salute Direzione Generale della Ricerca Scientifica e Tecnologica Rendiconto di spesa Fondi 5 per mille ANNO.. Enti della Ricerca Sanitaria ENTE 1 : [Ente] assegnatario finale del contributo del 5 per mille AIRC.... Titolo del progetto: Data di inizio progetto: Fondi 5 per mille assegnati al progetto: Data di fine progetto: Costo complessivo del progetto (se co-finanziato): VOCI DI SPESA Personale di ricerca (borsista, a contratto e di ruolo in quota parte) COSTO COMPLESSIVO QUOTA FINANZIATA CON FONDI 5 PER MILLE 1 Istituzione beneficiaria del contributo del 5 per mille. 9

10 Apparecchiature (ammortamento, canone di locazione/leasing) Materiale d uso destinato alla ricerca (per laboratori di ricerca, acquisto farmaci ecc.) Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi e missioni ecc.) Elaborazione dati Spese amministrative Altro (indicare quali) TOTALE Data [ENTE] Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME] Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003 [ENTE] Il Legale Rappresentante 10

11 Allegato 3 Ministero della Salute Direzione Generale della Ricerca scientifica e Tecnologica Fondi 5 per mille ANNO... - Enti della Ricerca Sanitaria Abstract ed elenco pubblicazioni scientifiche ENTE 2 : [Ente] assegnatario finale del contributo del 5 per mille AIRC.... Titolo del progetto: Abstract dei risultati ottenuti: Prodotti della Ricerca (correlati al progetto): Elenco pubblicazioni su riviste indicizzate - Data [ENTE] Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME] Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003 [ENTE] Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME] 2 Istituzione beneficiaria del contributo del 5 per mille. 11

12 Allegato 4 Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca Ufficio III Rendiconto di spesa Fondi 5 per mille ANNO.. Enti della Ricerca Scientifica Ente 3 : [Ente] assegnatario finale del contributo del 5 per mille AIRC... Codice fiscale:. Indirizzo sede legale:. Referenti (nominativo, telefono, e.mail)... Attività:... Data di inizio progetto: Data di fine progetto: VOCI DI SPESA Personale di ricerca (borsista, a contratto e di ruolo in quota parte) Apparecchiature (ammortamento, canone di locazione/leasing) COSTO COMPLESSIVO QUOTA FINANZIATA CON FONDI 5 PER MILLE 3 Istituzione beneficiaria del contributo del 5 per mille. 12

13 Materiale d uso destinato alla ricerca (per laboratori di ricerca, ecc.) Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi, missioni ecc.) Elaborazione dati Spese amministrative Altro (indicare quali) TOTALE Data [ENTE] Il Responsabile del Progetto Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME] Si autorizza al trattamento dei dati ai sensi del d.lgs. 196/2003 [ENTE] Il Legale Rappresentante [NOME COGNOME] 13