BANDO PER IL FINANZIAMENTO DI PROGETTI DI RICERCA DI ATENEO Bando Ateneo-CSP 2014 LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI COSTI

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1 DIVISIONE PRODOTTI SETTORE RICERCA Via Duomo, Vercelli VC Tel /517- Fax BANDO PER IL FINANZIAMENTO DI PROGETTI DI RICERCA DI ATENEO 2014 Bando Ateneo-CSP 2014 LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEI COSTI 1) MODIFICA DEL GRUPPO DI RICERCA 1.1) Principal Investigator La sostituzione del Principal Investigator (PI) è autorizzata solo in casi eccezionali che rendano impossibile la prosecuzione dell effettivo svolgimento dell attività di ricerca. Tra questi rientra in primo luogo la cessazione del rapporto di lavoro del PI con l Università del Piemonte Orientale dal momento che il finanziamento è esclusivamente destinato all Università del Piemonte Orientale In tali casi il PI presenterà richiesta motivata indicando, nel contempo, il sostituto proposto. In caso di impossibilità da parte del PI, la richiesta motivata e l indicazione del sostituto deve essere presentata dal Direttore del Dipartimento di afferenza del PI. La richiesta di sostituzione deve essere inoltrata al Settore competente dell Università, via all indirizzo 1.2) Componenti del gruppo di ricerca Tutte le variazioni nella composizione del gruppo di ricerca non richiedono alcuna preventiva autorizzazione, ma devono essere comunicate tempestivamente dal PI al Settore competente dell Università, via all indirizzo pena la non ammissibilità delle spese progettuali legate ai singoli componenti così introdotti nel gruppo di ricerca e la non approvazione della relazione finale del progetto. Le possibili variazioni riguardano: 1. dimissioni volontarie; 2. pensionamento, che determina automaticamente la cessazione della partecipazione al gruppo di ricerca; 3. inserimento nel team di altri ricercatori purché rientrino in una delle seguenti categorie: Professori o Ricercatori, anche a tempo determinato, strutturati presso l Università del Piemonte Orientale; Dottorandi (Ph.D student), assegnisti di ricerca (Postdoctoral Fellow), titolari di borse di studio per addestramento e perfezionamento alla ricerca e co.co.co con specifico contratto

2 volto all esecuzione di attività di ricerca in attività/servizio presso l Università del Piemonte Orientale; Personale tecnico impegnato nella ricerca in servizio presso l Università del Piemonte Orientale; Professori o Ricercatori Universitari strutturati presso altre Università Italiane o straniere; Ricercatori non universitari di Enti convenzionati con l Università del Piemonte Orientale per lo svolgimento congiunto di attività di ricerca. 4. Esclusione dal gruppo di singoli componenti che, a seguito di modifica del proprio status giuridico, non ne possano più far parte ai sensi della normativa vigente (Art. 18, comma 5, L.240/2010). 2) RIMODULAZIONE DEI COSTI Nel corso dello svolgimento del progetto è consentito rimodulare le singole voci di spesa esclusivamente nel seguente modo: la quota di spese generali può essere rimodulata senza alcun vincolo ma non può in ogni caso superare il 20% del contributo assegnato; le altre voci di spesa possono essere rimodulate, senza alcuna preventiva autorizzazione, entro il limite del 15% di ciascuna voce, in aumento o in diminuzione, rispetto a quanto indicato nel budget. Eventuali rimodulazioni che eccedano il suddetto limite del 15% dovranno essere previamente autorizzate dal CPM a seguito di motivata richiesta del PI inviata al Settore competente dell Ateneo, via all indirizzo Al momento della rendicontazione finale verrà effettuato un controllo sul rispetto di tale limite e si procederà al recupero delle somme non correttamente spese. Tale recupero, determinando una diminuzione del costo del progetto, comporterà una rideterminazione dell ammontare delle spese generali. 3) PROROGA DEL PROGETTO Su richiesta motivata del PI, il progetto potrà essere prorogato per una sola volta per un massimo di 6 mesi. La richiesta di proroga deve essere inoltrata al Settore competente dell Ateneo, via e- mail all indirizzo 4) RENDICONTAZIONI 4.1) Rendicontazione intermedia. Ai sensi dell art. 3 del bando, il finanziamento è erogato nel seguente modo: 70% (acconto) entro 30 giorni dall accettazione/rimodulazione del contributo; 30% (saldo) solo nel caso in cui il PI partecipi ad almeno un bando dell Unione Europea o extraeuropeo di tipo competitivo nell arco della durata del progetto o nei 6 mesi successivi alla scadenza naturale del progetto. Per la richiesta del saldo, il PI deve produrre la documentazione attestante la presentazione effettiva di un progetto completo nell ambito di un bando dell Unione Europea o extraeuropeo di tipo competitivo unitamente ad una relazione scientifica sull andamento del progetto e sull utilizzo del finanziamento. La relazione scientifica deve indicare una sommaria descrizione delle attività svolte, degli obiettivi raggiunti fino a quel momento e un elenco dei prodotti della ricerca e/o delle pubblicazioni 2

3 riportanti la dicitura Questa ricerca ha ricevuto il sostegno della Compagnia di San Paolo/This research is supported by the Compagnia di San Paolo (massimo 4 pagine, formato A4 carattere Arial 11 pt o simile, comprensive di eventuali figure/tavole o grafici). 4.2) Rendicontazione finale. Indipendentemente dall erogazione del saldo (30%), entro la fine del mese successivo alla conclusione del progetto il PI deve presentare una rendicontazione finale sia scientifica che finanziaria. La relazione scientifica deve indicare una dettagliata descrizione delle attività svolte, degli obiettivi raggiunti e un elenco dei prodotti della ricerca e/o delle pubblicazioni riportanti la dicitura Questa ricerca ha ricevuto il sostegno della Compagnia di San Paolo/This research is supported by the Compagnia di San Paolo (massimo 8 pagine indicando specificamente le eventuali pubblicazioni). Tale relazione sarà inclusa in una pubblicazione online resa disponibile sul sito dell Ateneo. La rendicontazione finale finanziaria dovrà essere presentata attraverso il foglio di calcolo fornito dal Settore competente dell Ateneo. La rendicontazione finanziaria è resa indicando le singole spese effettuate per ciascuna voce di budget come di seguito dettagliato: Personnel to be hired for project (spese per il personale da destinare al progetto) Assegni di ricerca 1. Bando per l attivazione dell assegno con riferimento al progetto finanziato. 2. Nome e cognome dell assegnista. 3. Durata assegno (data iniziale e finale del contratto). 4. Numero di rate mensili effettivamente corrisposte al momento della rendicontazione. 5. Costo imputato al progetto. Borse di studio 1. Bando per l attivazione della borsa di studio per addestramento e perfezionamento con riferimento al progetto finanziato 2. Decreto di conferimento della borsa. 3. Costo imputato al progetto. Collaborazioni coordinate e continuative 1. Bando di concorso con riferimento al progetto finanziato 2. Contratto corredato del visto di legittimità della Corte dei Conti. 3. Costo imputato al progetto. Si ricorda che sono ammissibili contratti per assegni di ricerca, borse di studio e co.co.co in scadenza fino a un massimo di 3 mesi dopo la conclusione del progetto. Equipment (attrezzature, strumentazioni e prodotti software), per ciascuna attrezzatura acquistata: 1. Strumentazione (tipologia marca e modello). 2. Fornitore (ragione sociale ditta fornitrice). 3. Costo dell attrezzatura. 4. Quota del costo dell attrezzatura imputata al progetto (ammortamento). Consumables (materie prime, componenti, semilavorati, ecc.), per ciascun acquisto: 3

4 1. Materiale (tipologia marca e modello). 2. Fornitore (ragione sociale ditta fornitrice). 3. Costo del materiale imputato al progetto. Travels (missioni, in Italia e all estero), per ciascuna missione: 1. Nome e cognome del componente il team di ricerca che ha effettuato la missione. 2. Periodo di riferimento in cui si è svolta la missione (data di inizio e data di fine). 3. Destinazione e scopo missione. 4. Descrizione spesa (viaggio soggiorno iscrizione congressi etc. etc). 5. Costo da imputare al progetto. External services (servizi di consulenza e simili), per ciascuna consulenza: 1. Nome del singolo fornitore o della ditta. 2. Periodo di riferimento in cui si è svolta la consulenza (data di inizio e data di fine). 3. Breve descrizione attività. 4. Costo da imputare a progetto. Overheads (spese generali): 1. Indicazione della coerenza dell utilizzo della spesa 2. Costo da imputare al progetto. La mancata presentazione della rendicontazione finale comporta il recupero delle somme erogate. Tale recupero graverà sui fondi del Dipartimento. Le modalità e i tempi di tale recupero saranno definiti dagli organi competenti. 4.3) Spese ammissibili Per ciò che attiene ai costi ammissibili in ciascuna voce di spesa si rinvia alle Linee guida per la presentazione della domanda e per la determinazione dei costi allegata al bando di concorso e reperibile nella sezione intranet del sito di ateneo alla pagina: / Intranet / Ricerca / Documenti utili / Bando Ateneo-CSP A seguito della rendicontazione finale, si procederà al recupero delle somme non spese o impropriamente utilizzate. 5) AUDIT Ai sensi dell art. 7 del bando, sarà effettuato un audit finanziario su almeno 2 dei progetti allo scopo di verificare la coerenza fra i fini del progetto e le spese effettuate; verrà altresì effettuato un controllo sul rispetto, nelle procedure attivate, della normativa vigente e dei Regolamenti interni. In caso di irregolarità si procederà al recupero delle spese sostenute in maniera impropria. Il Dipartimento cui è stato assegnato il finanziamento dovrà restituire l ammontare di quanto non sia stato riconosciuto ammissibile in sede di audit. Gli uffici notificheranno l audit al PI, al Direttore del Dipartimento cui è stato assegnato il finanziamento ed al Responsabile del Settore Amministrazione del Dipartimento, con almeno 20 giorni di preavviso. 4

5 L audit si svolge presso il Dipartimento assegnatario del finanziamento ed il PI deve mettere a disposizione degli auditors la documentazione di seguito indicata. Voce di spesa A) Personale da destinare al progetto (Personnel to be hired for project) B) Attrezzature, strumentazioni e prodotti software (Equipment) C) Materie prime, componenti, semilavorati, ecc. (Consumables) D) Missioni, in Italia e all estero (Travels) E) Servizi di consulenza e simili (External services) Documenti da presentare agli auditors Per gli assegni di ricerca Copia del contratto con l assegnista Per le borse di studio Copia del decreto di conferimento Per i co.co.co Copia del contratto con il collaboratore corredato del visto di legittimità della Corte dei Conti Fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Dichiarazione del PI sulla percentuale di utilizzo dell attrezzatura sul progetto Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture Lettera d incarico o modulo missione, a firma del PI, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonché la durata della missione stessa. Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, fatture ecc,. Contratti/lettera di incarico con l indicazione delle attività da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte. Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/parcelle 5

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