2. Identificazione del progetto e della provenienza dei fondi da indicare sui giustificativi di spesa

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1 Milano, 18/11/2014 Oggetto: Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato ai progetti TRIDEO. Il presente documento ha lo scopo di illustrare le norme amministrative dei progetti TRIDEO finanziati da AIRC e Fondazione Cariplo. Data la lunga esperienza di AIRC nella gestione di finanziamenti destinati alla ricerca sul cancro, Fondazione Cariplo ha affidato ad AIRC l incarico di gestire le erogazioni. La invitiamo di conseguenza a rivolgersi ad AIRC per qualsiasi questione riguardante la gestione del suo grant. La preghiamo di inoltrare copia della presente all ufficio amministrativo e a tutte le funzioni della sua Istituzione coinvolte nella gestione del Grant (es. grant management office, segreterie, ). 1. Responsabilità della gestione amministrativa del progetto L Istituzione, che ospita il progetto di ricerca, e il ricercatore, che ha ottenuto il finanziamento, hanno assunto congiuntamente l impegno e la responsabilità della gestione amministrativa del progetto, sottoscrivendo l accettazione del grant, ove hanno dichiarato di conoscere ed accettare le presenti Istruzioni. Tali fondi devono essere resi disponibili al PI entro 30 giorni dalla data in cui AIRC li ha erogati all ente. Tale impegno implica l obbligo di rendicontazione delle spese sostenute per lo svolgimento del progetto. Il rendiconto deve essere presentato compilando, attraverso l area personale del Principal Investigator (PI) nel sito AIRC, l Administrative Final Report entro il 31 marzo successivo alla conclusione del progetto, come indicato nella lettera di assegnazione del Grant. AIRC ha comunque facoltà di richiedere in qualsiasi momento rendiconti intermedi o di pianificare controlli per verificare la corretta gestione amministrativa del progetto. 2. Identificazione del progetto e della provenienza dei fondi da indicare sui giustificativi di spesa

2 Per ogni annualità del progetto AIRC invia al PI e all Istituzione ospitante la lettera di Istruzioni per la gestione amministrativa del grant assegnato ai progetti TRIDEO (la lettera è resa disponibile nell area riservata del PI sul sito AIRC contestualmente all erogazione dei fondi). Nella tabella riportata nella lettera di cui sopra, analoga a quella riprodotta di seguito è indicata la provenienza dei fondi assegnati al progetto in oggetto. Solo per i progetti finanziati nell ambito del Bando TRIDEO la provenienza dei fondi sarà la stessa per l intera durata del progetto. Tale tabella deve essere riportata su ogni documento giustificativo delle spese sostenute per lo svolgimento del progetto (es. ordini, fatture e quietanze di pagamento ), completandola in ogni sua parte. Tabella1: Tabella da riportare sui documenti giustificativi Codice di riferimento del progetto Tipo Progetto _ ID Progetto Provenienza fondi AIRC 2014 FC 2014* Annualità erogazione grant N_ anno annualità (AAAA) Voce di costo (budget category) Quota imputata al progetto Sigla PI per autorizzazione della spesa * FC = Fondazione Cariplo AIRC = Fondi provenienti dalla raccolta ordinaria di AIRC È, inoltre, consentito identificare i giustificativi di spesa utilizzando ogni codifica gestita dai sistemi informativi delle amministrazioni delle Istituzioni purché siano riconducibili inequivocabilmente alla provenienza dei fondi assegnati. L Istituzione deve inoltre rendere possibile la riconciliazione tra gli importi inseriti nel rendiconto e quanto registrato nei sistemi di contabilità, anche attraverso un elenco analitico delle spese sostenute, che sarà parte dell Administrative Final Report. I riferimenti indicati in tabella sono validi per l intero progetto. 3. Spese ammissibili Sono ammesse le spese inerenti e coerenti con il progetto approvato da AIRC e Fondazione Cariplo, per l annualità in corso indicata nella tabella al precedente punto 2 (annualità erogazione grant). Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere autorizzate dal PI. Le spese ammissibili sono disciplinate dal bando nell ambito del quale il progetto è stato presentato. Le indicazioni sull ammissibilità dei costi sono dettagliate nelle sezioni: Funding, Personnel Involved in the Research e Budget Form del bando di riferimento. Le spese rendicontate devono essere supportate da idonea documentazione giustificativa, valida ai fini fiscali, secondo la normativa vigente. Tutte le spese rendicontate sul progetto devono essere sostenute dall Istituzione in cui si svolge il progetto di ricerca e che ne gestisce il grant. 2

3 4. Periodo di competenza delle spese rendicontabili sul progetto Le spese sostenute e impegnate sono da attribuire al progetto nel periodo che decorre tra la data di inizio e la data di fine dell annualità di progetto per cui sono state assegnate, secondo quanto indicato nella Lettera di Assegnazione del Grant. Le spese e gli impegni relativi ai fondi assegnati per ciascuna annualità devono essere rendicontati separatamente, anno per anno. Non è consentito utilizzare i fondi assegnati in un annualità per coprire i costi di competenza di annualità successive. I fondi assegnati al progetto per l annualità 2015 devono essere impegnati entro il 1 Gennaio 2016, e spesi entro il 30 Marzo È consentito ad ogni Istituzione definire la competenza dei costi: ad esempio è possibile imputare i costi all annualità in cui i fondi sono stati impegnati, anche se non effettivamente spesi. Per fondi impegnati si intendono ordini emessi o contratti sottoscritti che impegnano l Istituzione a sostenere la spesa (impegno) a seguito dell esecuzione della prestazione oggetto dell ordine o del contratto. L acquisto di materiale o i contratti oggetto degli impegni di spesa rendicontati nell ambito di una annualità del progetto devono concludersi ed essere pagati entro il 31 marzo successivo. Per i costi del personale, anche pagato a cavallo di due annualità, il valore dell intero importo del contratto può essere rendicontato come impegno, con competenza pari alla data della sottoscrizione del contratto. I contratti per il personale (che comunque deve documentare di essere impegnato al 100% sul progetto, come previsto dal bando) potranno estendersi anche oltre la data del 31 marzo dell anno successivo all annualità in cui vengono rendicontati, purché i fondi corrispondenti siano impegnati prima del 1 Gennaio Non è richiesta alcuna autorizzazione preventiva di AIRC per giustificare gli scostamenti tra il consuntivo delle singole voci di spesa rispetto a quanto indicato nel budget dell application e/o del rinnovo (le rimodulazioni non necessitano autorizzazione preventiva, a condizione che tali rimodulazioni rispettino le regole del bando). Ogni variazione va comunque dettagliata nella sezione Justifications presente nel modulo di rinnovo e/o nel final report del grant. 5. Schemi di rendicontazione L Administrative Final Report deve essere inviato tramite l area riservata del sito internet AIRC entro il 31 Marzo successivo alla fine del progetto. L Istituzione dovrà mettere a disposizione del PI, per una corretta compilazione del rendiconto, un elenco dettagliato delle spese sostenute per ogni annualità di progetto con indicazione della competenza di ciascuna spesa, la lettera in cui siano indicate la percentuale di costi indiretti e overhead gravanti sul progetto, completa di descrizione dei costi sostenuti dall istituzione grazie a tali importi, e una dichiarazione indicante il regime I.V.A. applicato. Gli schemi di rendicontazione, che costituiscono l Administrative Final Report sono: Lo Schema di Rendiconto Amministrativo AIRC (un esempio è riportato in Allegato 1) sarà disponibile nell area riservata del PI nel sito internet dell Associazione. Nell Administrative Final Report deve essere riportato il consuntivo dei costi, sostenuti 3

4 per ciascuna voce di spesa presente nel budget dell application, per ciascuna annualità di progetto, evidenziando eventuali residui. Rendiconto analitico delle spese sostenute per il progetto (Allegato 2) 6. Deadline per la rendicontazione Gli schemi di rendicontazione (Administrative Final Report) devono essere inviati tramite l area riservata del sito internet AIRC entro il 31 Marzo successivo alla conclusione del progetto. L originale cartaceo, debitamente timbrato e firmato dal PI e dal Legale Rappresentate dell Istituzione, deve essere spedito alla Direzione Scientifica di AIRC entro il successivo 10 Aprile. Qualora il progetto termini in anticipo, per qualsivoglia motivo, o qualora il PI lasci l Istituzione che gestisce il Grant, il PI e l Istituzione ospitante hanno l obbligo di avvisare tempestivamente AIRC, e di inviare, entro 30 giorni dalla data di conclusione dell attività, un rendiconto delle spese sostenute dall inizio del progetto alla data di chiusura anticipata dello stesso, secondo le modalità descritte al punto 5. Nel rendiconto dovranno essere evidenziati eventuali residui di fondi non spesi che dovranno poi essere restituiti ad AIRC entro 60 giorni dalla data di chiusura del progetto. AIRC ha facoltà di richiedere in qualunque momento un rendiconto parziale, per verificare il corretto svolgimento del progetto. Tale rendiconto dovrà essere consegnato entro 30 giorni dalla data della richiesta. Qualora tali rendiconti evidenziassero una gestione del grant non conforme alle regole per la gestione dei fondi, AIRC potrà richiedere la restituzione dei fondi, oggetto della contestazione e dei residui non spesi. L Istituzione dovrà dare seguito a tale richiesta entro 30 giorni dalla data della richiesta stessa. 7. Proroghe Qualora, per ragioni di carattere scientifico, il progetto non si svolga secondo i tempi previsti, è possibile richiedere una proroga. Le proroghe di tre mesi (chiusura dell annualità di progetto entro il 30 Marzo successivo alla data di chiusura prevista) vengono concesse d ufficio, non è quindi necessario chiedere preventiva autorizzazione ad AIRC. Possono essere richieste proroghe fino ad un massimo di 12 mesi. Le richieste di proroga di sei (6) mesi devono essere inviate alla Direzione Scientifica di AIRC entro la fine di dicembre dell annualità di progetto per cui si richiede la proroga. Le suddette richieste devono illustrare la motivazione scientifica che non consente di completare l attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non sono ancora stati impegnati, per cui si richiede un estensione. Le richieste di proroga di dodici (12) mesi devono essere inviate alla Direzione Scientifica di AIRC entro il primo semestre dell annualità di progetto per cui si richiede la proroga. Le suddette 4

5 richieste devono illustrare la motivazione scientifica che non consente di completare l attività di progetto nei tempi previsti e gli importi che non saranno spesi, per cui si richiede un estensione. L Administrative Final Report deve essere inviato entro il giorno successivo alla scadenza dei fondi assegnati per l ultima annualità di progetto, incluse le eventuali proroghe ottenute. Poiché non è possibile avere più di un grant attivo, qualora si richieda una proroga di 12 mesi per l ultima annualità di progetto, eventuali nuove applications presentate dal PI non potranno essere accettate e saranno pertanto soggette a triage. Saranno ammesse sovrapposizioni fino a 6 mesi. 8. Gestione dei fondi non utilizzati Eventuali fondi non utilizzati entro la chiusura dell annualità di progetto a cui sono stati assegnati, per cui non sia stata chiesta ed ottenuta una proroga, e quindi non rendicontabili come costo di progetto, devono essere restituiti ad AIRC entro 60 giorni dalla data di conclusione del progetto. 9. Conservazione dei documenti giustificativi Copia dell Administrative Final Report e la relativa documentazione contabile giustificativa devono essere conservati presso la sede dell Istituzione che ha gestito il grant, o presso altra sede precedentemente notificata, e conservata per un periodo di dieci anni dalla data di fine progetto. La documentazione deve essere prontamente esibita su eventuale richiesta di AIRC o di Fondazione Cariplo. 10. Controllo dei rendiconti AIRC si riserva la facoltà di eseguire, direttamente o attraverso professionisti abilitati, controlli sulla correttezza della rendicontazione, secondo le modalità indicate nella Procedura di controllo della rendicontazione amministrativa disponibile nella sezione Forms del sito AIRC ( Nel caso in cui dovessero essere riscontrate anomalie riguardanti spese rendicontate non ammissibili, il relativo importo potrà essere chiesto in restituzione da AIRC. 11. Variazioni delle modalità di rendicontazione AIRC si riserva la possibilità di modificare le regole di presentazione del rendiconto dandone comunicazione per iscritto in tempi utili ai fini della rendicontazione. Help Desk La preghiamo di inoltrare la presente al responsabile amministrativo e a tutte le funzioni della sua Istituzione coinvolte nella gestione del Grant (es. grant management office, segreterie, ). Per migliorare il servizio di help desk nel rispondere alle vostre eventuali domande sarebbe opportuno porle alla funzione coinvolta nella gestione del Grant che provvederà a riassumerle ed inoltrarle alla seguente administrative.office@airc.it 5

6 Per domande inerenti gli aspetti scientifici del progetto vi preghiamo di rivolgervi alla Direzione scientifica AIRC. Allegati 1. Final Report AIRC amministrativo; 2. Schema per la predisposizione del rendiconto analitico delle spese. Associazione Italiana per la Ricerca sul Cancro Direzione Scientifica Post Award Grant Management Unit Luana Grimolizzi 6

7 Allegato 1 - Schema di Rendiconto Amministrativo. Lo schema è composto da una colonna per ogni annualità di progetto, più una colonna con il totale. VOCE DI COSTO 1 Annualità 2 Annualità TOTALE Periodo di competenza delle spese DIRECT COSTS Consumables and supplies Small bench instrumentation Services Maintenance Contracts Meetings and travel costs Publication costs Personnel costs INDIRECT COSTS OVERHEADS TOTALE GRANT ASSEGNATO Residuo

8 Allegato 2 - Schema per la predisposizione del rendiconto analitico delle spese VOCI DI SPESA: 1. Consumables and supplies 2. Small bench instrumentation 3. Services 4. Maintenance Contracts 5. Meetings and travel costs 6. Publication costs 7. Personnel costs Annualità di Progetto: 1 anno 2 anno (se previsto)