ISTRUZIONI PRENOTAZIONE AUTO

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1 Sede di: TORTONA - S.O.C. LOGISTICA ECONOMATO Sede legale: Viale Giolitti, Casale Monferrato (AL) Partita IVA/Codice Fiscale n ISTRUZIONI PRENOTAZIONE AUTO Entrando nell area riservata del sito aziendale si potrà accedere al link PRENOTAZIONE AUTO che è composto da 6 fasi tutti i campi seguiti da * sono campi da riempire obbligatoriamente FASE 1 Richiesta di viaggio In questa sessione dovrà essere indicata: - la sede di partenza (da dove parti?) - la sede di destinazione (dove vai?) si evidenzia che sono già preimpostate una serie di percorsi noti; per eventuali destinazioni non previste: - cliccare sulla dicitura <ALTRA DESTINAZIONE> - riempire i campi seguenti: Comune indirizzo quanti km devi fare A questo punto il programma richiede le date e gli orari di partenza e di arrivo: i campi della data devono essere riempiti con il menù a tendina che propone il calendario e per i campi dell orario di partenza e di ritorno le ore della giornata. tel / 333/ 652/ 608/ 619/ 587/ 641/ 620 / 520 fax: gare.tortona@aslal.it

2 Il successivo campo Ricerca car pool con orari che si discostano di: serve per dare la possibilità ad eventuali passeggeri di effettuare il viaggio congiuntamente e quindi dovrà essere indicata la tolleranza in +/- sugli orari di partenza e di arrivo Nel successivo campo dovrà essere indicato il numero delle persone interessate dalla prenotazione ed il motivo della trasferta o dell attività. In questo campo dovranno essere riportate anche eventuali note informative da chi effettua la prenotazione ad es. la partenza prima dell orario di apertura degli uffici) Compilati tutti i campi obbligatori cliccare su continua per accedere alla fase 2. FASE 2 Selezione passeggeri Nella prima casella dovranno essere inseriti i nomi dei passeggeri che prenotano l autovettura; al primo della lista verrà confermata la prenotazione qualora l autovettura fosse disponibile. In caso di primo accesso cliccare sul riquadro + (indicato dalla freccia) e completare i dati negli appositi campi nella finestra che si aprirà come da esempio Pag. 2 di 7

3 Nel campo mail dovrà essere riportato l indirizzo di posta elettronica a cui dovrà pervenire il messaggio relativo alla prenotazione; qualora l interessato volesse ricevere la mail a più indirizzi potrà indicarne più di uno separando ogni indirizzo con una virgola e spazio. Nel campo CID dovrà essere riportato il numero di matricola del dipendente (ricavabile dal badge di timbratura) Dopo il primo accesso, per le successive prenotazioni, basterà scrivere il cognome nella prima casella. Gli altri due campi della fase 2 non sono obbligatori e servono per evidenziare situazioni particolari; cliccando il campo impossibilitato a guidare il programma permette di procedere solo nel caso ci sia già una prenotazione attiva ed il dipendente che sta effettuando la prenotazione voglia procedere come passeggero ovvero si renda disponibile alla guida. Nel caso non ci fossero prenotazioni attive non sarà possibile procedere con la prenotazione. Compilati tutti i campi obbligatori cliccare su continua per accedere alla fase 3. In questa fase possono essere evidenziati due tipi di videate, come riportato in figura 1 e 2. Figura 1 ********************************************************************************************************* Figura 2 Pag. 3 di 7

4 Nella videata di figura 1 viene evidenziato che non sono presenti altre richieste di prenotazioni e che quindi è possibile prenotare l automezzo come conducente; cliccando su continua si accede alla fase 4. Nella videata di figura 2 viene evidenziato che esiste già una prenotazione e quindi sarà possibile unirsi a quel viaggio come passeggero cliccando sul riquadro ACCETTA oppure continuare per prenotare una nuova auto cliccando sul riquadro RIFIUTA. Effettuata la scelta si accede alla fase 4 FASE 4 Nuova prenotazione In questa schermata è possibile evidenziare se e per quale motivo si deve effettuare il viaggio da soli senza passeggeri (cliccando sulla casella e specificando con il menù a tendina le motivazioni) e se occorrono dotazioni particolari (cliccando sulla casella). Compilati gli eventuali campi cliccare su continua per accedere alla fase 5. Qualora nella fase precedente sia stata effettuata la scelta RIFIUTA e non ci sono autovetture disponibili, cliccando sulla casella continua apparirà la seguente videata Pag. 4 di 7

5 Il dipendente che ha cercato di effettuare la prenotazione per la quale non ci sono autovetture disponibili, alla casella di posta elettronica indicata nella precedente fase 2, riceverà una come da esempio sotto riportato In questa fase, cliccando sulla casella indietro, il programma ritorna alla fase 3 e sarà possibile, cliccando sulla casella ACCETTA, di partecipare al viaggio quale passeggero FASE 5 CONFERMA PRENOTAZIONE In questa fase il programma presenta il riepilogo della prenotazione effettuata e chiede di verificare la correttezza dei dati prima di procedere alla conferma. Se i dati sono giusti cliccare sulla casella CONFERMA per accedere alla fase 6, altrimenti cliccare sulla casella INDIETRO per effettuare eventuali correzioni Pag. 5 di 7

6 FASE 6 PRENOTAZIONE EFFETTUATA Il dipendente che ha effettuato la prenotazione, alla casella di posta elettronica indicata nella precedente fase 2, riceverà una come da esempio sotto riportato (nel caso vi fossero passeggeri sarebbero riportati sotto il nome del driver Pag. 6 di 7

7 Il dipendente che ha effettuato la prenotazione come passeggero, alla casella di posta elettronica indicata nella precedente fase 2, riceverà una come da esempio sotto riportato Pag. 7 di 7