Soprintendenza Archivistica per la Lombardia. La classificazione. Archivio di Stato di Milano, 9 luglio 2014

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Fausto Spada
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1 Soprintendenza Archivistica per la Lombardia Archivio di Stato di Milano, 9 luglio 2014

2 Definizione Organizzazione dei documenti in raggruppamenti secondo uno schema astratto che rispecchia le funzioni attribuite al soggetto produttore dall'ordinamento giuridico

3 Riferimenti normativi (DPR 445/2000) Art. 56 (Operazioni ed informazioni minime del sistema ) Insieme alle operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo, le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti Art. 50 (Attuazione dei sistemi) criteri uniformi di classificazione in ciascuna area organizzativa omogenea di una amministrazione Art. 52 (Sistema di gestione informatica di documenti): Organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato

4 Che cosa non è la classificazione - l'operazione di assegnazione ad ufficio/unità organizzativa responsabile; - una pre-fascicolazione per attività/tipologia procedimento - una repertoriazione in base alla concreta materia/oggetto.

5 Che cosa non è la classificazione/ es.

6 Funzioni/ 1 - stabilisce un collegamento tra il singolo documento ed una funzione/attribuzione dell'ente produttore dell'archivio; - manifesta e rafforza il vincolo archivistico tra i documenti.

7 Funzioni/ 2 - riguarda l'intera produzione documentaria dell'ente (da/verso l'esterno; interna); - la organizza in serie archivistiche (serie di carteggio/serie particolari); - non fornisce una prova giuridica dell'ingresso di un documento nell'archivio dell'ente pari alla segnatura di protocollo, ma può evidenziare la relazione tra documento e parte del complesso documentario in cui esso si trova o va cercato.

8 Funzioni/ 3 N.B. Nel rapporto tra classi e unità archivistiche/documentarie: ad una classe possono corrispondere - nessuna, una o più serie; - nessuno, uno o più fascicoli. ad una serie o ad un fascicolo corrisponderà in genere una sola classifica

9 Doppia classificazione - è apposta in fase di registrazione del documento (in entrata, in uscita un documento dovrà comunque avere una sola classifica, dovendo avere un oggetto unitario e coerente); - se il documento è cartaceo, l'atto originale è conservato in una unità archivistica, la copia in un altra; - se il documento è elettronico, esso viene associato a più fascicoli ibridi o del tutto informatici.

10 Il piano di classificazione/ 1 uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione (direttiva Presidenza Consiglio Ministri 28 ottobre 1999, 6) Esempi di modelli di titolari per enti tipologicamente simili:

11 Il piano di classificazione/ 2 a) criterio logico nella successione di voci dello stesso livello: distinzione semplice ed intuitiva tra attività di funzionamento generale del soggetto (di organizzazione e pianificazione, di gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali, ecc.) e attività specifiche, istituzionali, affidate cioè al soggetto sulla base di una precisa ed esclusiva attribuzione di competenze i

12 Il piano di classificazione/ 3 b) criterio gerarchico nel rapporto tra voci di livello superiore ed inferiore le divisioni di un sistema non devono essere vuote, devono essere reciprocamente esclusive e devono essere nel loro complesso esaustive del dominio in questione. Le divisioni inoltre devono essere gerarchiche in modo da riprodurre un albero, nel quale un ramo si suddivide in altri rami (da: Enciclopedia Einaudi, v. XII, s.v. 'Classificazione'; cit. dalla premessa al Piano di classificazione per gli archivi dei comuni italiani)

13 Il piano di classificazione/ 4 c) chiarezza nella formulazione delle voci d) stabilità nel tempo (autonomia dall organigramma) e) tendenziale uniformità in AOO dotate di analoghe funzioni

14 indici di classificazione/ 1 - funzione nella segnatura del fascicolo

15 indici di classificazione/ 3 funzione nell'ordinamento delle unità di conservazione

16 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ 1 Non guardare al singolo documento/tipologia documentaria, ma alla funzione/attribuzione ed alla tipologia di procedimento toccati da quel documento (senza parcellizzare atti dello stesso procedimento in più classifiche, sulla base di criteri formali: ad es. informative rispetto a disposizioni). Mettere a fuoco il procedimento che potrà essere avviato da un documento in arrivo (es. segnalazione/comunicazione informativa dall'esterno).

17 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ 2 - Non accettare acriticamente la classifica di provenienza del documento in arrivo, anche quando apposta da un ente o ufficio dotato di pari funzioni e titolario - Evitare di attribuire in modo meccanico la documentazione relativa ad una medesima materia ad una sola classifica

18 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ es. Dal Titolario di classificazione del sistema sanitario regionale lombardo (2013) classe 2.2: Prevenzione e sicurezza nei luoghi di lavoro classe 2.3, Prevenzione medico-sanitaria

19 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ 3 - annotazione, per a) specificare il significato di una voce; b) definire nel dettaglio, se necessario, le attività che fanno capo alle singole voci; c) descrivere le tipologie di fascicoli - tavola di corrispondenza tra classifiche e tipologie di unità archivistiche o documentarie

20 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ es. Dal titolario dei consigli provinciali delle corporazioni (1942), categorie VII-VIII

21 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ es.

22 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ es. Dal titolo I del "Piano di classificazione per gli archivi dei comuni italiani" (2005) Questo titolo è stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l attività amministrativa dell intero apparato comunale.

23 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ es.

24 Interpretazione e selezione della voce di titolario/ es. Dal Prontuario per la classificazione degli archivi dei comuni (2005)

25 Modifiche del titolario/ 1 [...] Si potranno aggiungere nuove categorie quando occorreranno necessità nuove, e gli affari relativi non trovassero sede opportuna nelle prime quindici, neppure per analogia (Circ. Min. Int. 1 /3/1897, n , "Ordinamento degli archivi dei Comuni")

26 Modifiche del titolario/ 2 Prima di inserire una nuova voce: valutare: - effettiva e costante necessità; - errore in assunzione di materie a classi di titolario. prevedere: - rischio di applicazione difforme del titolario modificato; - effetti di ridotta interoperabilità nello scambio di dati con amministrazioni con stesso titolario di base.

27 Riclassificazione di documenti o fascicoli - è effettuata a seguito di errata classificazione, segnalata dal responsabile del procedimento; - è apposta dal responsabile del servizio archivistico o da suo incaricato; - della precedente classifica deve essere mantenuta traccia nel sistema; - non è possibile per i fascicoli già archiviati.

28 Adozione di nuovo titolario - Autonomia dell ente ma esame ed autorizzazione preventiva della Soprintendenza archivistica - No retroattività - Riclassificazione per documenti/fascicoli di procedimenti/affari avviati con il vecchio titolario e non ancora conclusi al momento dell adozione del nuovo (soluzione di Titulus)

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