Procedura Ordini Biblioteca applicativo Web Intranet Locale

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Adelina Martina
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1 Procedura Ordini Biblioteca applicativo Web Intranet Locale Bologna, maggio 2001 A cura di: Federico Barbino Milena Brugnoli Alina Renditiso Alberto Scarinci Ordini Biblioteca

Il nuovo applicativo per la Gestione degli Ordini intende assolvere, oltre che alle esigenze di carattere amministrativo proprie dell'ufficio Biblioteca (in raccordo con la segreteria amministrativa

2 Il nuovo applicativo per la Gestione degli Ordini intende assolvere, oltre che alle esigenze di carattere amministrativo proprie dell'ufficio Biblioteca (in raccordo con la segreteria amministrativa del Dipartimento di Scienze dell'educazione), alla necessità di razionalizzazione delle richieste di acquisto. La procedura prevede due moduli distinti, correlati, ai quali si accede tramite autenticazione (username e password). L'interfaccia è grafica e, nelle ipotesi di sviluppo, userfriendly. Sezione Richieste L'accesso alla Sezione Richieste è riservato ai docenti e all'ufficio Biblioteca. In previsione di eventuali estensioni del servizio, sarà possibile attivare account anche a studenti e ad altre strutture di Dipartimento e/o Facoltà. Attualmente la procedura risiede sul server Web del Dipartimento all'indirizzo: Selezionata la Sezione Richieste verrà visualizzata la richiesta di accesso tramite password.

3 Effettuata la conferma, l' interfaccia propone due opzioni : l' una per l' inserimento delle richieste, l' altra per consultarne l' intero archivio.

4 Per consultare le proprie richieste già inserite o l' intero archivio selezionare l' opzione "Visualizzazione dello Stato delle Richieste". L' opzione propone la maschera di ricerca per effettuare la consultazione dell' archivio richieste. Due le possibilità di filtro della query di ricerca. È possibile utilizzarle separatamente o insieme in una unica richiesta: - il nome del docente proponente (tramite la finestra a comparsa è possibile scorrere l' elenco completo dei docenti o, premendo più volte, in sequenza, il tasto corrispondente all' iniziale del cognome, si può scorrere l' elenco dei docenti il cui cognome inizia con la lettera prescelta; - il titolo del testo o il cognome dell' autore (è sufficiente inserire parte del titolo o del cognome) Non immettendo parametri di ricerca, lasciando vuoti tutti i campi, verrà visualizzato l' intero elenco delle richieste in corso. Tramite il tasto "Visualizza" si conferma la ricerca, con "Reimposta" è possibile procedere ad una nuova richiesta. Risultato della query di ricerca è un elenco delle richieste che rispondono ai parametri immessi. La figura nella pagina seguente ne è un esempio.

5 ! "$# %&' 8 9 : ; < : = >8? 9 ;A@ ;B CDFE$G H IJLKH M C () (* +-,/.10.,) * ,* ( La maschera di output della ricerca propone l' elenco dei risultati suddividendoli in "pagine" ognuna delle quali contiene dieci titoli. Al di sotto della riga di intestazione e della barra di navigazione superiore sono visibili i dati relativi al numero complessivo di richieste che soddisfano la query di ricerca e il numero di pagine da visualizzare. Tramite la barra di navigazione superiore è possibile spostarsi di una pagina, avanti o indietro, o raggiungere direttamente la prima o l' ultima pagina dell' elenco dei risultati. La barra di navigazione inferiore offre la possibilità di passare alla maschera per effettuare una nuova ricerca, attivare direttamente la maschera per l' inserimento delle richieste o, tornare all' elenco opzioni. L' elenco dei risultati offre gli elementi sintetici di descrizione del testo richiesto; i titoli sono presentati per data di inserimento in ordine crescente, in modo tale da visualizzare immediatamente le richieste più recenti. È possibile ordinare diversamente i risultati della query selezionando l' intestazione delle colonne dell' elenco (inserimento, o proponente, o titolo, o autore, o stato); il simbolo a forma di punta di freccia accanto ad una delle intestazioni conferma l' ordinamento prescelto; la direzione indica se l' ordinamento è crescente o decrescente. Per modificare la sequenza dell' ordinamento da crescente a descrescente o viceversa è sufficiente selezionare una seconda volta l' intestazione con l' ordinamento prescelto. Per prendere visione della scheda analitica selezionare il titolo corrispondente.

6 L' Ufficio Biblioteca provvederà a verificare ogni singola richiesta di acquisto quindi procederà in merito allo stato dell' ordine - a: - attivarlo - sospenderlo - annullarlo - o informare della consegna Tale informazione sarà visibile nel campo "STATO" già nell' elenco sintetico e, se necessario, sarà accompagnato da ulteriori informazioni visibili nella scheda analitica alla voce "Comunicazioni dall' Ufficio Biblioteca". È possibile cancellare solo le richieste non ancora verificate e attivate dall' Ufficio Biblioteca. Si prega prima di procedere alla richiesta di acquisto di verificare con tale procedura che non sia in atto una precedente richiesta e, tramite OPAC, che il testo non sia già stato acquistato e presente in biblioteca. Effettuate le verifiche è possibile procedere ad una richiesta di acquisto dal menu OPZIONI tramite la voce "Inserimento di una nuova Scheda Richiesta".

I soli dati con inserimento obbligatorio (contrassegnati da un asterisco) sono il nome del proponente attivabile tramite la selezione nella finestra a comparsa - e il titolo del testo.

7 I soli dati con inserimento obbligatorio (contrassegnati da un asterisco) sono il nome del proponente attivabile tramite la selezione nella finestra a comparsa - e il titolo del testo. Si prega comunque di indicare il maggior numero di informazioni possibili per permettere una più rapida ed efficace individuazione del materiale da ordinare. Nel campo ANNO ESAME indicare l' anno di riferimento se si tratta di un testo per esame (attualmente è possibile indicare solo un singolo anno, es.: 2001, 2002); stiamo valutando la possibilità di immettere l' indicazione dell' anno accademico di riferimento); nel campo QUANTITÀ SUGGERITA indicare il numero di copie richieste; i campi NOTE SUL TESTO e OSSERVAZIONI mettono a disposizione 80 caratteri per ulteriori informazioni di utilità; nel campo CASA EDITRICE l' ufficio biblioteca ha provveduto ad inserire i dati sulle case editrici più ricorrenti, selezionabile, anche in questio caso, tramite una finestra a comparsa. In caso di casa editrice non elencata selezionare la voce ALTRA (specificare) al termine della finestra ed inserirne la denominazione nel campo ALTRA CASA EDITRICE. Confermare la richiesta con il bottore REGISTRA.

8 Tramite il bottone CONTINUA verrà riproposta una nuova scheda inserimento con il nome del docente selezionato precedentemente già memorizzato. Per uscire dalla procedura tornare tramite la barra di navigazione inferiore al menu OPZIONI e chiudere il browser. Ulteriori raccomandazioni: Utilizzare, per spostarsi tra i campi della scheda di inserimento, il tasto tabulatore; evitare l' uso del tasto invio il quale, se premuto, conferma la richiesta, replicando ogni volta la scheda che si sta inserendo. Evitare inoltre l' uso del tasto "BACK" del browser utilizzato (Netscape o Explorer); utilizzare sempre le barre di navigazione ed i comandi proposti all' interno dell' applicativo. Si consiglia l' uso della utility "taglia e incolla" per inserire nella scheda di richiesta dati bibliografici complessi risultato di eventuali ricerche in cataloghi o banche date on-line. Attualmente è possibile stampare l' elenco delle proprie richieste o le singole schede tramite il comando File-Stampa del browser che si utilizza. Provvederemo ad informarvi il più celermente possibile non appena saranno disponibili i report di stampa definitivi. Si rammenta che la procedura è ottimizzata per Internet Explorer 5.0 e seguenti e che la sessione di lavoro ha un timeout di 40 minuti oltre i quali l' inserimento non confermato non viene memorizzato e la procedura richiede una nuova autenticazione.

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