AZIONI, non parole. Manuale del Codice di Condotta di CareFusion

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1 AZIONI, non parole Manuale del Codice di Condotta di CareFusion

2 Chi è CareFusion La nostra missione Fornire prodotti e servizi clinicamente testati che consentano di migliorare significativamente l'assistenza al paziente. I nostri valori La creazione di valore comincia con i clienti. Ci interessano le persone come individui. Un operato eccellente è la base per risultati eccellenti. L'innovazione è la nostra linfa vitale. Il lavoro di squadra è fondamentale per il nostro successo. 1

3 Presentazione Lettera del CEO Tenere un comportamento corretto e di qualità è alla base dei valori di CareFusion ed è una responsabilità che abbiamo verso i nostri azionisti, i nostri clienti, i loro pazienti e, in definitiva, verso noi stessi. La capacità di assumersi tale responsabilità è fortemente correlata al nostro impegno nei confronti di elevati standard etici e qualitativi. Il nostro Codice di Condotta fornisce una visione di ampio respiro degli obblighi che ci assumiamo per una condotta aziendale responsabile. Esso consolida il nostro impegno a gestire la società in un'ottica di lungo periodo e a non compromettere mai la nostra integrità per raggiungere risultati. A livello individuale, tutti noi abbiamo il dovere di prendere l'iniziativa e comprendere le nostre responsabilità, porre domande, chiedere consiglio e trovare soluzioni. Questo opuscolo presenta uno schema di riferimento etico per aiutarvi a gestire alcune tra le situazioni, talvolta difficili e complesse, che potreste trovarvi ad affrontare, nonché per assistervi a operare nel rispetto dei valori, della visione e della mission della nostra società. Le risposte fornite potrebbero non essere sempre definitive o semplici, cionondimeno questo Codice di Condotta è senz'altro una preziosa risorsa. In questo opuscolo vengono elencati vari contatti e le risorse che possono esservi utili per agire in modo etico nell'interesse di CareFusion, trovare le risposte alle vostre domande e per riferire eventuali problemi. Insieme, possiamo continuare a rafforzare la nostra cultura di rispetto delle regole e assunzione di responsabilità e vantarci di essere una società che migliora la sicurezza e il costo dell'assistenza sanitaria per le generazioni future. Kieran Gallahue Presidente e Chief Executive Officer 2

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5 Panoramica Nel Codice di Condotta di CareFusion viene illustrata la condotta responsabile che deve tenere chiunque lavori per CareFusion al fine di tutelare la fiducia che i nostri dipendenti, clienti, fornitori, enti regolatori e azionisti ripongono in noi. Tutti i dipendenti, il personale temporaneo, i funzionari, i dirigenti, i collaboratori a contratto, nonché le società controllate o affiliate di CareFusion e le terze parti che agiscono per nostro conto sono vincolati dalla lettera e dallo spirito di questi standard e sono tenuti a conformarsi ad essi. Il Codice di Condotta di CareFusion rappresenta la base del programma a cui facciamo riferimento, per lavorare in modo responsabile e con integrità, ed è pienamente approvato e sostenuto dal Consiglio di amministrazione e dalla dirigenza superiore di CareFusion. La responsabilità generale del programma, incluse la formazione, la certificazione e la verifica della conformità, è affidata al Chief Compliance Officer di CareFusion, sotto la supervisione del Chief Executive Officer e del Comitato di controllo del Consiglio di amministrazione. Sotto la direzione del Chief Compliance Officer, il reparto Etica e Conformità è incaricato di rispondere alle richieste di indicazioni su questioni di etica e conformità. Il Codice di Condotta di CareFusion fornisce una panoramica degli standard che siamo tenuti a rispettare ed è supportato e ulteriormente delineato dalle politiche e procedure o dai requisiti legali applicabili al proprio ruolo. Gli esempi riportati in questo opuscolo riguardo ai comportamenti doverosi e ai comportamenti, invece, da evitare sono tratti da queste politiche più dettagliate e, pur non essendo esaustivi, mirano a far comprendere l'importanza di chiedere ulteriore consiglio. Inoltre, il Sistema di Gestione Qualità svolge un ruolo fondamentale come strumento di supporto del Codice di Condotta di CareFusion e ci consente di garantire prodotti e servizi clinicamente testati e di alta qualità che migliorano la vita dei nostri clienti e dei loro pazienti. Un dipendente che non si attenga a questi standard e alle nostre politiche e procedure verrà considerato come se agisse al di fuori dell'ambito delle sue mansioni e potrebbe, in conformità con le leggi applicabili, essere sottoposto a provvedimenti disciplinari, incluso il licenziamento. In molti casi, i dipendenti potrebbero inoltre incorrere in sanzioni civili e penali per tutte le violazioni. Qualsiasi deroga a una disposizione contenuta nel presente documento richiede l'approvazione scritta del Chief Compliance Officer. Inoltre, qualsiasi deroga richiesta per un responsabile esecutivo o un dirigente richiede l'approvazione del Comitato di Controllo del Consiglio di amministrazione e l'immediata comunicazione agli azionisti. Le deroghe possono essere accordate solo in conformità con le leggi applicabili e in circostanze straordinarie. Copie del Codice di Condotta di CareFusion sono disponibili nella rete Intranet della società e su Internet. Nella rete Intranet della società sono inoltre disponibili informazioni sul Sistema di Gestione Qualità nonché riferimenti a politiche e procedure applicabili all'intera azienda per ciascuna sezione. Per qualsiasi domanda, contattate il vostro manager, il reparto Etica e Conformità o la CareFusion Conduct Line come descritto in maggiore dettaglio nel presente Codice di Condotta. 4

6 Codice di Condotta di CareFusion 01 Agire con integrità a 02b Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni - All'esterno dello Spazio Economico Europeo, della Svizzera e del Canada Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni - All'interno dello Spazio Economico Europeo, della Svizzera e del Canada Trattare gli altri in modo corretto e promuovere un ambiente di lavoro sicuro e produttivo Evitare i conflitti di interessi Competere in modo leale e onesto sul mercato Interagire in modo appropriato con i clienti Evitare la corruzione Tutelare la qualità di prodotti e servizi Rispettare gli enti pubblici, le loro persone e regole Mantenere libri e registrazioni contabili accurati Proteggere le informazioni e le risorse Essere dei buoni cittadini nella vita e sul lavoro

7 Standard 01 Agire con integrità Come dipendenti, lavoriamo insieme rispettando i medesimi standard e valori fondamentali, in modo da promuovere un ambiente dove integrità e condotta aziendale responsabile siano le basi di chi siamo e del modo in cui svolgiamo la nostra attività. 6

8 OPPORTUNITÀ, non sfide 7

9 Perché è importante Rispettando le leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion, creiamo un ambiente in cui i dipendenti lavorano volentieri, i clienti e i fornitori sono interessati a fare affari e gli investitori desiderano riporre la loro fiducia. I dipendenti vogliono un ambiente di lavoro in cui possono contare sull'onestà e sull'integrità degli altri. Esempi di comportamenti ritenuti doverosi da parte di un dipendente Agire con integrità e tenere una condotta aziendale responsabile Comprendere e aderire al Codice di Condotta, alle politiche di CareFusion e alle leggi e normative applicabili - Chiedere al vostro manager informazioni sulle politiche e procedure specifiche per reparti o mansioni - Partecipare alle iniziative di formazione e istruzione correlate a tali politiche e a tutte le leggi e normative applicabili - Chiedere consiglio all'ufficio legale nel caso emerga un conflitto tra le leggi applicabili Rispettare i limiti della propria competenza nell'agire per conto di CareFusion e non intraprendere alcuna azione che esuli dalla propria competenza o la eluda Collaborare a tutte le indagini e le verifiche, incluse a titolo esemplificativo e non esaustivo controversie o richieste di enti pubblici e altre agenzie esterne in conformità con le leggi applicabili - Dire la verità - Non alterare o distruggere documenti e registrazioni - Non discutere di un'indagine o una verifica con altre persone, a meno che non riceviate l'incarico di farlo Esempi di comportamenti ritenuti doverosi da parte di un responsabile Fungere da esempio e da modello di comportamento etico Ricordare ai dipendenti che i risultati aziendali sono meno importanti dell'agire con integrità e del rispettare leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion Creare una cultura di conformità in cui i dipendenti comprendono le proprie responsabilità e si sentono liberi di fare presenti le preoccupazioni senza timore di atti di ritorsione - Non partecipare ad atti di ritorsione e non tollerarli - Organizzare iniziative opportune di orientamento e formazione continua Valutare se i dipendenti (e le terze parti che agiscono per nostro conto) rispettano le leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion Tenere presenti l'impegno e i risultati in termini di conformità nel valutare e nel premiare i dipendenti Identificare i rischi legati alla conformità dell'attività aziendale e adottare sollecite misure per risolvere i problemi rilevati al riguardo Affrontare le eventuali problematiche associate alla condotta aziendale che potrebbero insorgere e adottare le misure disciplinari opportune in conformità con le leggi applicabili 8

10 - Contattare il reparto Etica e conformità in presenza di una situazione che comporta una problematica a livello di conformità - Contattare il reparto Risorse Umane o Etica e Conformità in presenza di una situazione nuova o eccezionale oppure in caso di indecisione riguardo alla misura da adottare Collaborare con il reparto Etica e conformità o con l'ufficio legale per effettuare le dovute segnalazioni agli enti regolatori e alle autorità incaricate dell'applicazione della legge Responsabilità al termine dell'impiego Al termine dell'impiego presso CareFusion, sussistono in capo all'ex dipendente alcuni obblighi di responsabilità, definiti nelle politiche di impiego di CareFusion e nelle leggi inerenti l'impiego, inclusi a titolo esemplificativo ma non esaustivo i seguenti obblighi: Restituire tutte le risorse e i dati aziendali alla società Mantenere la riservatezza sulle informazioni della società Non negoziare azioni o titoli in base a informazioni sostanziali e non di pubblico dominio ottenute durante l'impiego presso CareFusion Collaborare con CareFusion in merito a indagini, controversie e al trasferimento e alla tutela della proprietà intellettuale correlata all'impiego presso CareFusion, laddove richiesto D. R. Una mia dipendente ha segnalato a me, in qualità di suo manager, una questione etica. Dopo aver letto il Codice di Condotta di CareFusion non sono ancora certo di aver individuato la risposta più giusta, ma ritengo di dover dare una risposta per dimostrare di essere un bravo manager. Come dovrei comportarmi? In caso di dubbi sulla risposta, chiedete delucidazioni al reparto Etica e Conformità. In questo modo individuerete la risposta giusta e sottolineerete l'importanza di porre domande. 9

11 Standard 02a Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Linee guida per i dipendenti di CareFusion che operano al di fuori dello Spazio Economico Europeo *, della Svizzera e del Canada. La capacità di assumersi responsabilità è una parte importante dei valori alla base della nostra cultura. Una delle condotte più significative che potete adottare per dimostrare il vostro senso di responsabilità è porre domande, chiedere consiglio o fare presenti le preoccupazioni. Qualsiasi dipendente che ponga domande in buona fede, chieda consiglio o faccia presente una preoccupazione si comporta nel modo giusto. Tutti commettiamo errori involontari, ma l'occultamento di un problema non può mai essere in buona fede. CareFusion non licenzierà, degraderà, sospenderà, minaccerà, molesterà o esporrà ad alcun atto di ritorsione un dipendente che fa presente una preoccupazione in buona fede riguardo a una cattiva condotta presunta o effettiva o altri rischi per l'attività aziendale. Se ritenete di aver subito atti di ritorsione per avere fornito informazioni di questo tipo, contattate immediatamente il reparto Etica e Conformità o Risorse umane, l'ufficio legale o la CareFusion Conduct Line. * Spazio Economico Europeo: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Regno Unito, Ungheria 10

12 SOLUZIONI, non problemi 11

13 Perché è importante È responsabilità di ognuno di noi agire con integrità e rispettare le leggi e le normative applicabili, gli standard del Codice di Condotta CareFusion e le politiche e procedure di CareFusion ovunque operiamo. Un comportamento difforme può comportare gravi danni alla nostra reputazione, perdita di clienti, una minore fiducia nei nostri confronti da parte di enti regolatori e azionisti, la sospensione o il ritiro di licenze nonché sanzioni e altri provvedimenti. Le singole persone potrebbero inoltre incorrere in sanzioni civili o penali. Se ogni dipendente fa presenti le sue preoccupazioni in modo appropriato, si verrà a creare un ambiente etico che va a vantaggio di tutti. Esempi di comportamenti doverosi Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Parlare con il proprio manager Chiamare o contattare tramite posta elettronica il reparto Etica e Conformità per fare presenti le preoccupazioni Chiamare la CareFusion Conduct Line in modo anonimo o inoltrare una domanda online sul sito Esempi di comportamenti da evitare Eludere la gestione delle questioni complicate Decidere di non compiere alcuna azione dando per scontato che gli altri agiscono in modo appropriato Scegliere ciò che è sbagliato, ma facile anziché ciò che è giusto, ma difficile Dare per scontato che una condotta sia giusta semplicemente perché si è sempre agito in quel modo Risorse e contatti Reparto Etica e Conformità Per questioni di etica e conformità, contattate il reparto Etica e Conformità per telefono al numero , via fax al numero , tramite posta elettronica all'indirizzo oppure tramite posta ordinaria all'indirizzo 3750 Torrey View Court, San Diego, CA USA, Att: Ethics & Compliance. Contabilità, auditing, controlli interni o relazioni sulle questioni finanziarie Oltre che al reparto Etica e conformità e alla CareFusion Conduct Line, potete inoltrare per iscritto perplessità o relazioni su possibili violazioni riguardanti contabilità, controllo, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie al presidente del Comitato di Controllo di CareFusion del Consiglio di amministrazione, all'attenzione del Chief Compliance Officer, 3750 Torrey View Court, San Diego, CA, USA. Potete inoltrare per iscritto eventuali perplessità sulle questioni di etica e conformità al presidente del Comitato di Governance e Conformità di CareFusion del Consiglio di amministrazione, all'attenzione del Chief Compliance Officer, 3750 Torrey View Court, San Diego, CA, USA CareFusion Conduct Line Potete contattare la CareFusion Conduct Line per telefono ai numeri riportati di seguito oppure tramite Internet al seguente indirizzo: La CareFusion Conduct Line, che è gestita da una terza società indipendente, dispone di rappresentanti multilingua pronti ad ascoltare la vostra chiamata nella massima riservatezza 24 ore al giorno e sette giorni su sette Vi verrà fornito un numero di pratica per consentirvi di richiamare o accedere per controllare lo stato della vostra richiesta. Le informazioni fornite verranno inoltrate ai rappresentanti appropriati di CareFusion per le indagini e la risoluzione del problema, a seconda dei casi La riservatezza sarà garantita nella misura in cui avete la scelta di mantenere l'anonimato, salvo laddove vietato da leggi o normative 12

14 Riceverete una risposta alla vostra richiesta se avete comunicato alla società una modalità di contatto Se una preoccupazione relativa ad una violazione si conferma fondata, la situazione verrà risolta con gli opportuni provvedimenti correttivi CareFusion gestisce le richieste e le indagini in maniera confidenziale. Il contenuto della vostra richiesta e/o la vostra identità (nel caso in cui decidiate di rivelarla) verranno divulgati solo se strettamente necessario, nella misura ritenuta necessaria da CareFusion al fine di condurre un'indagine esaustiva e rispondere in modo appropriato alla questione sollevata. CareFusion Conduct Line Potete contattare la CareFusion Conduct Line tramite Internet all'indirizzo: oppure per telefono ai numeri verdi riportati di seguito. Paese Numero di telefono Argentina Australia Brasile Cile Cina India Repubblica dominicana Giappone Messico Nuova Zelanda Sudafrica Taiwan Stati Uniti Da tutti gli altri paesi effettuare una chiamata a carico del destinatario al Politiche di riferimento Obblighi di segnalazione D. R. Sono in dubbio se chiamare la Conduct Line. Il mio manager mi ha chiesto di fare qualcosa che mi sembra pericoloso e potrebbe essere anche illegale. Ritengo di doverne discutere con qualcuno che possa analizzare la questione, ma temo che il mio manager possa rendere disagevole il mio lavoro, se lo faccio. Come dovrei comportarmi? Anche nelle grandi società, il personale a volte fa cose che non dovrebbe. Avete identificato una questione che a vostro avviso potrebbe essere grave. In caso di dubbio in merito alla correttezza di una situazione, il Codice di Condotta prevede di sollevare la questione. Spesso è consigliabile rivolgersi alla dirigenza per fare presenti le proprie preoccupazioni, ma poiché a preoccuparvi è una richiesta da parte del vostro manager, la scelta di chiamare la Conduct Line è quella giusta. In tal caso, CareFusion esaminerà la situazione e non tollererà alcuna ritorsione nei vostri confronti da parte del vostro manager o di altre persone per avere fornito tali informazioni. La cosa giusta da fare è segnalare le vostre preoccupazioni. 13

15 Standard 02b Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Linee guida per i dipendenti di CareFusion che operano all'interno dello Spazio Economico Europeo *, della Svizzera e del Canada. La capacità di assumersi responsabilità è una parte importante dei valori alla base della nostra cultura. Una delle condotte più significative che potete adottare per dimostrare il vostro senso di responsabilità è porre domande, chiedere consiglio o fare presenti le preoccupazioni. Qualsiasi dipendente che ponga domande in buona fede, chieda consiglio o faccia presente una preoccupazione si comporta nel modo giusto. Tutti commettiamo errori involontari, ma l'occultamento di un problema non può mai essere in buona fede. CareFusion non licenzierà, degraderà, sospenderà, minaccerà, molesterà o esporrà ad alcun atto di ritorsione un dipendente che fa presente una preoccupazione in buona fede riguardo a una cattiva condotta presunta o effettiva o altri rischi per l'attività aziendale. Se ritenete di aver subito atti di ritorsione per avere fornito informazioni di questo tipo, contattate immediatamente il reparto Etica e Conformità o Risorse umane oppure l'ufficio legale. * Spazio Economico Europeo: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Regno Unito, Ungheria 14

16 SOLUZIONI, non problemi 15

17 Perché è importante È responsabilità di ognuno di noi agire con integrità e rispettare le leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion ovunque operiamo. Un comportamento difforme può comportare gravi danni alla nostra reputazione, perdita di clienti, una minore fiducia nei nostri confronti da parte di enti regolatori e azionisti, la sospensione o il ritiro di licenze nonché sanzioni e altri provvedimenti. CareFusion, i rappresentanti di CareFusion o il singolo dipendente interessato potrebbe inoltre incorrere in sanzioni civili o penali. Ogni dipendente è invitato a fare presenti le sue preoccupazioni in modo appropriato perché ciò contribuisce a creare un ambiente etico che va a vantaggio di tutti. Esempi di comportamenti incoraggiati Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Chiamare o contattare tramite posta elettronica il reparto Etica e Conformità, l'ufficio legale o il reparto Risorse umane locale per fare presenti le preoccupazioni (fate riferimento alle informazioni sui contatti locali nell'elenco di Consultazione Rapida delle Risorse) Esempi di comportamenti da evitare Eludere la gestione delle questioni complicate Decidere di non compiere alcuna azione dando per scontato che gli altri agiscono in modo appropriato Scegliere ciò che è sbagliato, ma facile anziché ciò che è giusto, ma difficile Dare per scontato che una condotta sia giusta semplicemente perché si è sempre agito in quel modo Risorse e contatti per preoccupazioni riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie In caso di preoccupazioni riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie, ognuna delle quali è considerata una questione di grave rilevanza che influisce sull'interesse di CareFusion Corp. quale società capogruppo, chiamate o contattate tramite posta elettronica il reparto Etica e conformità negli Stati Uniti o la CareFusion Conduct Line oppure inoltrate una domanda online sul sito L'utilizzo della CareFusion Conduct Line è facoltativo. Quando segnalate una preoccupazione, avete il diritto di non accusare voi stessi. Reparto Etica e Conformità Per questioni di etica e conformità riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie, contattate il reparto Etica e conformità ai seguenti recapiti: - Telefono: Indirizzo di posta elettronica: Etica e conformità (GMB-CFN-EthicsandCompliance@carefusion.com) - Posta ordinaria: 3750 Torrey View Court San Diego, CA USA - Fax: CareFusion Conduct Line Di seguito sono riportate informazioni sulla Conduct Line e su come utilizzarla. L'utilizzo della CareFusion Conduct Line è facoltativo e di secondaria importanza rispetto agli altri canali di segnalazione, nonché a qualsiasi azione perseguibile in base alle leggi locali. Potete contattare la CareFusion Conduct Line per telefono ai numeri riportati di seguito oppure tramite Internet al seguente indirizzo: La vostra richiesta o gli eventuali dati personali forniti verranno trattati in maniera confidenziale da CareFusion, salvo laddove vietato da leggi o normative. 16

18 CareFusion ha adottato le misure necessarie per conformarsi ai requisiti in materia di trattamento dei dati personali. I dati personali vengono trattati in conformità con le leggi dello Spazio Economico Europeo, della Svizzera e del Canada che disciplinano l'archiviazione, il trattamento, l'accesso e il trasferimento dei dati personali. * La società esterna che gestisce la CareFusion Conduct Line mette a disposizione rappresentanti multilingua pronti ad ascoltare la vostra chiamata nella massima riservatezza, 24 ore al giorno e sette giorni su sette. Vi verrà fornito un numero di pratica per consentirvi di richiamare o accedere per controllare lo stato della vostra richiesta. Le informazioni fornite verranno inoltrate ai seguenti rappresentanti di CareFusion Corp., a seconda dei casi, per le indagini e la risoluzione del problema: Vice Presidente, Etica e Conformità, Centro di Consiglio e Consulenza e personale responsabile della conformità, reparti interni addetti a controllo, questioni legali, contabilità, risorse umane, dipartimenti Sicurezza Globale e IT, dirigenza senior, Comitato di Controllo e Comitato di Governance e Conformità del Consiglio di amministrazione di CareFusion e altre persone competenti in grado di analizzare le relazioni in base alla loro natura e al loro contenuto. È preferibile rivelare la propria identità. È infatti più difficile progredire nell'analizzare una questione se non è possibile ottenere ulteriori informazioni. Inoltre, le preoccupazioni sollevate in modo anonimo possono indurre a soffermarsi sull'identità della persona che effettua la segnalazione e a sospettare che tale persona abbia agito in mala fede. Infine, è più facile tutelare contro atti di ritorsione una persona la cui identità è nota. In alcuni paesi, tra cui la Spagna, i requisiti locali impongono ai dipendenti di identificarsi quando effettuano una segnalazione in quanto le segnalazioni anonime sono vietate. Riceverete una risposta alla vostra richiesta se avete comunicato alla società una modalità di contatto. Se una preoccupazione relativa ad una violazione si conferma fondata, la situazione verrà risolta con gli opportuni provvedimenti correttivi. Verranno raccolti, elaborati e utilizzati i seguenti dati personali nell'ambito dell'utilizzo della Conduct Line: - Informazioni sull'identità di chi effettua la segnalazione, se rivelate: nome e cognome, rapporto con il datore di lavoro, qualifica, orario in cui desidera essere contattato, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica. - Informazioni sulla questione segnalata: identità delle persone coinvolte nelle questioni segnalate e relative qualifiche, dettagli sulle circostanze della questione, come è venuto a conoscenza della questione chi effettua la segnalazione, eventuale documentazione disponibile che potrebbe agevolare l'indagine da parte della società, altre persone che potrebbero essere a conoscenza della questione, inclusi dipendenti di CareFusion incaricati di gestire le segnalazioni effettuate tramite la Conduct Line e nome e dettagli di un eventuale supervisore a cui sia già stata segnalata la questione. Vengono raccolti, elaborati e utilizzati dati personali al fine di rilevare e valutare da un punto di vista legale le presunte violazioni segnalate. Tali dati vengono inoltre utilizzati per condurre ulteriori indagini in relazione alle segnalazioni effettuate dai dipendenti. CareFusion Corp. collaborerà con la società CareFusion interessata per svolgere le indagini inerenti tutte le segnalazioni pervenute tramite la Conduct Line. La Conduct Line di CareFusion Corp. è stata istituita allo scopo di ottemperare alla legge Sarbanes-Oxley che prevede l'obbligo di installare adeguati sistemi per consentire ai dipendenti di effettuare segnalazioni. La comunicazione dei dati personali alla Conduct Line contribuisce a semplificare nel corso dell'indagine la verifica della conformità con le leggi dello stato o del paese in cui si è verificata la questione segnalata. Queste informazioni consentono inoltre di fornire a chi effettua la segnalazione alcuni dettagli obbligatori inerenti l'elaborazione dei dati personali ai sensi delle leggi applicabili sulla privacy. Per ulteriori informazioni, fate riferimento alla documentazione sulla privacy che vi è già stata fornita dalla società CareFusion presso cui siete impiegati. CareFusion gestisce le richieste e le indagini in maniera confidenziale. Il contenuto della vostra richiesta e/o la vostra identità (nel caso in cui decidiate di rivelarla) verranno divulgati solo se strettamente necessario, nella misura ritenuta necessaria da CareFusion al fine di condurre un'indagine esaustiva e rispondere in modo appropriato alla questione sollevata. La vostra identità verrà trattata in modo strettamente confidenziale e non verrà rivelata alle persone che avete accusato, a meno che non sia richiesto per legge (ad esempio in sede giudiziale oppure nel caso di segnalazioni fatte in mala fede allo scopo di arrecare pregiudizio). * La CareFusion Conduct Line è gestita da una società esterna indipendente negli Stati Uniti (per conto della società CareFusion presso cui siete impiegati e di CareFusion Corporation, 3750 Torrey View Court, San Diego, CA USA). In linea generale, il livello di protezione dei dati previsto negli Stati Uniti non è paragonabile a quello del vostro paese di residenza. Per questo motivo CareFusion Corp. negli Stati Uniti ha stipulato accordi con la società CareFusion presso cui siete impiegati, considerata il responsabile del trattamento dei dati. Come risultato, CareFusion Corp. è adesso in grado di garantire un livello adeguato di protezione dei dati. Inoltre, la società esterna che gestisce la CareFusion Conduct Line ha ottenuto la certificazione Safe Harbor, attestante che la società garantisce un livello adeguato di protezione dei dati. Infine, la società CareFusion per la quale lavorate, nonché responsabile del trattamento dei dati, ha stipulato un contratto con la società esterna al fine di garantire che i dati personali vengano utilizzati esclusivamente per fini legittimi. Ciò prevede anche il rispetto delle istruzioni della società CareFusion presso cui siete impiegati

19 CareFusion Conduct Line Potete contattare la CareFusion Conduct Line tramite Internet all'indirizzo: oppure per telefono ai numeri verdi riportati di seguito. Paese Numero di telefono Belgio Canada Francia Germania Ungheria Irlanda Italia Paesi Bassi Norvegia Polonia Spagna Svezia Svizzera Regno Unito Da tutti gli altri paesi effettuare una chiamata a carico del destinatario al Comitato di controllo di CareFusion del Consiglio di amministrazione Risorse e contatti per tutte le altre questioni Per questioni di etica e conformità non riguardanti contabilità, auditing, controlli interni o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie, contattate il vostro manager locale, il reparto Etica e Conformità o Risorse umane locale oppure l'ufficio legale locale. Fate riferimento alle informazioni sui contatti locali nell'elenco di consultazione rapida delle Risorse riportato sul retro del presente manuale. Diritto di accesso, rettifica e opposizione Se avete effettuato una segnalazione o siete stati identificati tramite la CareFusion Conduct Line oppure siete stati altrimenti accusati in relazione a una questione di etica e conformità, potreste avere diritto di accedere ai vostri dati personali. Il diritto di accesso vi potrebbe consentire di richiedere la rettifica o l'eliminazione dei dati personali nel caso in cui siano incompleti o imprecisi. Se la segnalazione viene effettuata in buona fede, potreste avere diritto di opporvi al trattamento dei dati. Qualsiasi azione deve essere intrapresa in conformità con le leggi applicabili del paese in cui siete impiegati presso CareFusion. Se desiderate esercitare uno qualsiasi di questi diritti e ottenere informazioni che vi riguardano, potete contattare il reparto Risorse Umane locale. Se siete stati oggetto di una segnalazione, verrete informati non appena la segnalazione viene effettuata, a meno che le leggi locali non vietino a CareFusion di fornire tali informazioni. L'inoltro di tali informazioni può tuttavia essere posticipato se necessario per la conservazione di prove. 1 La linea diretta svizzera consente di chiedere consiglio o sollevare domande o preoccupazioni su questioni correlate alla Svizzera. In base alle leggi svizzere, CareFusion è tenuta a tutelare i segreti aziendali svizzeri definiti molto sommariamente. CareFusion ha pertanto istituito una Conduct Line separata per le questioni correlate alla Svizzera al fine di adempiere a questo requisito. Oltre che al reparto Etica e Conformità e alla CareFusion Conduct Line, potete inoltrare per iscritto perplessità o rapporti su possibili violazioni riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie al presidente del Comitato di Controllo del Consiglio di amministrazione di CareFusion, all'attenzione del Chief Compliance Officer, 3750 Torrey View Court, San Diego, CA USA. 18

20 Politiche di riferimento Obblighi di segnalazione D. R. Sono in dubbio se chiamare la CareFusion Conduct Line. Il mio manager mi ha chiesto di fare qualcosa che mi sembra scorretto perché potrebbe violare le norme contabili applicabili. Ritengo di doverne discutere con qualcuno che possa analizzare la questione, ma temo che il mio manager possa rendere disagevole il mio lavoro, se lo faccio. Come dovrei comportarmi? Anche nelle grandi società, il personale a volte fa cose che non dovrebbe. Avete identificato una questione che a vostro avviso potrebbe essere grave. In caso di dubbio in merito alla correttezza di una situazione, il Codice di Condotta prevede di sollevare la questione. Spesso è consigliabile rivolgersi alla dirigenza per fare presenti le proprie preoccupazioni, ma poiché a preoccuparvi è una richiesta da parte del vostro manager, la scelta di chiamare la CareFusion Conduct Line è quella giusta. Se la vostra perplessità riguarda uno degli aspetti finanziari indicati sopra, potete chiamare la CareFusion Conduct Line e CareFusion esaminerà la situazione senza commettere né tollerare alcuna ritorsione nei vostri confronti da parte del vostro manager o di altre persone per avere fornito tali informazioni. La cosa giusta da fare è segnalare le vostre preoccupazioni. Se al contrario la vostra perplessità non riguarda uno degli aspetti finanziari indicati sopra, fate riferimento all'elenco di consultazione rapida delle Risorse per informazioni sui contatti locali. 19