Domande / Risposte 1) Qual è lo scopo del sito web L'OREAL Ethics Open Talk?

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1 Domande / Risposte 1) Qual è lo scopo del sito web L'OREAL Ethics Open Talk? In base alle condizioni descritte alla domanda 2 che segue, il sito web L'OREAL Ethics Open Talk serve per segnalare gravi violazioni riscontrate nei seguenti ambiti: - Documenti finanziari e aziendali - Insider trading - Tasse e imposte - Corruzione e pagamenti di agevolazione - Regali e intrattenimenti - Salute, sicurezza e protezione - Molestie e mobbing - Molestie sessuali - Sicurezza e qualità del prodotto - Uso illecito e/o cattivo utilizzo delle risorse aziendali - Informazioni riservate / Sicurezza informatica - Diversità / Discriminazione - Violazione della privacy e protezione dei dati personali - Conflitto di interessi - Gestione responsabile dell'ambiente - Pubblicità e marketing - Selezione e trattamento equo dei fornitori - Concorrenza equa - Violazione dei Diritti Umani 2) Se ho una segnalazione da fare, devo usare il sito web L'OREAL Ethics Open Talk? No, non è obbligatorio. 1

2 Inoltre, questa procedura dovrebbe essere usata solo nei seguenti casi: ti sei già avvalso dei normali canali di comunicazione disponibili nel tuo paese (il tuo Manager, il Direttore delle Risorse Umane, il Responsabile Etico, il Capo Paese) ma ritieni che non abbiano dato i risultati sperati o che la decisione presa è chiaramente sbagliata, o ritieni che i normali canali di comunicazione sono inadeguati E la tua segnalazione riguarda una grave violazione prevista dal sito web L'OREAL Ethics Open Talk (vedi Domanda 1 delle Domande/Risposte) Non può essere intentata alcuna azione nei confronti di un Dipendente che non usa questo sito. 3) Chi può usare il sito web L'OREAL Ethics Open Talk? Questo sito è riservato ai dipendenti attuali o agli ex dipendenti delle società del Gruppo L'ORÉAL. 4) Il sito web L'OREAL Ethics Open Talk è autorizzato dall'authority francese per la protezione dei dati personali (CNIL)? Si. 5) Per quale motivo è stato creato il sito web L'OREAL Ethics Open Talk? La maggior parte delle segnalazioni possono essere gestite attraverso i normali canali di comunicazione presenti nel tuo paese (il tuo Manager, il Direttore delle Risorse Umane, il Responsabile Etico, il Capo Paese). Tuttavia, poiché L'ORÉAL vuole essere certa che tutte le segnalazioni giungano al destinatario, ha deciso di creare una linea di comunicazione diretta supplementare con il Vice Presidente Delegato & Funzionario Capo incaricato dell'etica. Il sito è semplicemente un mezzo tecnico di comunicazione per mettersi in contatto con il Funzionario Capo incaricato dell'etica, che può essere contattato anche tramite posta (Sig. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, France) o tramite (emmanuel.lulin@loreal.com indicare nel messaggio Riservato ) 6) In che modo viene garantita la riservatezza? Le informazioni fornite attraverso il sito web L'OREAL Ethics Open Talk sono accessibili ad un numero molto limitato di persone. Queste persone sono tenute a rispettare l'obbligo di riservatezza sulle informazioni acquisite. Il sito web L'OREAL Ethics Open Talk è gestito da un fornitore di servizi esterno alla rete informatica di L'ORÉAL. Anche il fornitore di servizi è tenuto a rispettare l'obbligo di riservatezza nonché a distruggere tutti i dati pervenuti tramite il sito entro due ore dalla conferma di ricevimento degli stessi da parte delle persone autorizzate. 2

3 Nel caso sia necessario svolgere delle indagini, le informazioni saranno rese note solo alle persone che devono venirne a conoscenza per motivi legati all'indagine stessa. Anche queste persone avranno l'obbligo di mantenere la più assoluta riservatezza sulle informazioni acquisite. Tuttavia, l'impegno alla riservatezza non può essere garantito nel caso di alcuni soggetti, in particolare le autorità giudiziarie e gli arbitri, a meno che ciò non pregiudichi l'ordine pubblico. 7) Per quanto tempo vengono conservate le informazioni? Qualsiasi informazione che non rispecchi lo scopo per cui è stato creato il sito web L'OREAL Ethics Open Talk sarà immediatamente distrutta o archiviata. Da notare che i dati raccolti dal fornitore di servizi saranno distrutti entro due ore dalla conferma di ricevimento degli stessi da parte delle persone autorizzate. Tutte le informazioni già sottoposte a verifica saranno distrutte o archiviate entro due mesi dalla conclusione delle operazioni di verifica (a meno che tali informazioni non debbano essere utilizzate per l'avvio di procedimenti disciplinari o azioni giudiziarie). Nel caso di azioni legali o procedimenti disciplinari avviati nei confronti di un soggetto o di una persona che ha fornito false dichiarazioni, le informazioni potranno essere trattenute fino alla conclusione del procedimento. Le informazioni archiviate saranno conservate in un sistema con accesso limitato per un periodo non superiore a quello della durata del procedimento giudiziario. 8) Posso accedere ai miei dati personali? Le persone che utilizzano questa procedura e i potenziali testimoni e soggetti del procedimento hanno il diritto ad accedere e a rettificare i dati che li riguardano se questi si rivelano errati, incompleti, ambigui o non più validi, ai sensi degli art. 39 e 40 della legge sulle Informazioni Computerizzate e sulla Libertà (Francia). È possibile inviare una richiesta tramite posta al Funzionario Capo incaricato dell'etica (Sig. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, Clichy, France). Ciò non autorizza la persona oggetto della segnalazione a entrare in possesso dei dati identificativi del soggetto che ha effettuato la segnalazione che la riguarda o dei dati personali delle persone coinvolte nell'indagine. 9) Sono tutelato contro eventuali rappresaglie? Tutte le segnalazioni effettuate in buona fede, anche se in un secondo momento si sono rivelate sbagliate, non sottopongono il Dipendente a sanzioni, anche disciplinari. Inoltre, un Dipendente che subisca rappresaglie in conseguenza all'uso in buona fede del sito è tenuto a segnalare il fatto. 10) Posso mantenere l'anonimato? 3

4 Questo dipende dalle leggi in vigore nel tuo paese. Se sei di nazionalità francese, spagnola o portoghese e/o se lavori in Francia, Spagna o Portogallo e/o se sei un dipendente di una sussidiaria Francese, Spagnola o Portoghese del Gruppo L ORÉAL, la legge ci impone di chiederti di identificarti. Il Funzionario Capo incaricato dell'etica non può elaborare la tua segnalazione se prima non hai fornito i tuoi dati identificativi. Per quanto riguarda gli altri Dipendenti, l'anonimato non è vietato, anche se noi lo sconsigliamo. Riteniamo di fornire garanzie sufficienti al Dipendente che desideri effettuare una segnalazione in buona fede, senza che sia costretto a nascondere la propria identità. Inoltre, è difficile condurre un'indagine completa su una certa situazione se la segnalazione risulta anonima. 11) La persona o le persone da me segnalate saranno informate dell'avvio dell'indagine? Poiché è necessario rispettare il principio del giusto processo e la presunzione d'innocenza, la persona segnalata deve essere informata. Tuttavia, potrebbe non essere informata immediatamente se, ad esempio, è necessario accertare i fatti e preservare le prove. Potrebbe quindi essere informata dopo che tutte le misure necessarie in tal senso sono state adottate. 12) Sarò informato dei risultati dell'indagine? Ogni caso è diverso ed è impossibile rispondere a questa domanda in anticipo. In generale, il Funzionario Capo incaricato dell'etica fornirà una risposta nella misura in cui lo ritiene opportuno e a condizione che le informazioni sul caso possano essere fornite senza violare la legge o altri obblighi di riservatezza. 13) Quali sono le conseguenze di una falsa dichiarazione? Chiunque utilizzi il sito web L'OREAL Ethics Open Talk con l'intenzione di fare una falsa dichiarazione sarà sottoposto a procedimento disciplinare e/o azione legale. 14) Cosa succede se faccio una segnalazione in buona fede ma in secondo momento si rivela essere sbagliata? Se al momento della segnalazione ritenevi che le informazioni fornite erano esatte e veritiere, non subirai alcun impatto negativo. Se dopo averci inviato la segnalazione ti accorgi di aver fatto uno sbaglio, devi informare immediatamente il Funzionario Capo incaricato dell'etica. 15) Cosa succede se contatto il numero di emergenza ? Sarai messo in contatto con il nostro fornitore di servizi esterno nel Regno Unito, che ti farà parlare con un interprete incaricato di prendere nota della tua segnalazione. Questa sarà trattata in base agli stessi termini e alle stesse condizioni validi per le segnalazioni trasmesse tramite il sito web. 16) Gli organi rappresentativi del personale sono stati informati e consultati in merito a questa procedura? Si, questo procedimento è stato oggetto di una procedura di comunicazione e consultazione da parte degli organi rappresentativi del personale di L ORÉAL nei casi in cui ciò è stato necessario, in particolare per gli organi rappresentativi di L ORÉAL in Francia. 4

5 17) Quali informazioni vengono trattate nel sito web L'OREAL Ethics Open Talk? Possono essere trattati solo i dati che riguardano: - le informazioni sull'identità, sulle funzioni e sui dati di contatto della persona che effettua una segnalazione - le informazioni sull'identità, sulle funzioni e sui dati di contatto della persona accusata e degli eventuali testimoni - i fatti necessari per approfondire la segnalazione effettuata Saranno presi in considerazione solo i fatti descritti obbiettivamente, con l'indicazione, se possibile, delle date e delle persone coinvolte e direttamente collegate alla segnalazione, e i fatti strettamente necessari per verificare la segnalazione. Se hai anche il minimo dubbio sugli eventi riportati, per favore specifica che si tratta di fatti presunti. 5