La rendicontazione del personale strutturato Giornate di studio Spoleto, Marzo 2007

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1 La rendicontazione del personale strutturato Giornate di studio Spoleto, Marzo 2007 Maria Schiavone Responsabile Servizio Rapporti Esterni e Contrattazione Attiva 1/18

2 Tipologie di esposizione dei costi Fino al VI PQ di R&ST della C.E. A costi addizionali o ADDITIONAL COST (AC) A costi reali o FULL COST (FC) A costi reali con forfettizzazione dei costi indiretti o FULL COST FLAT RATE (FF) Rimborsati il 100% dei costi addizionali del progetto Rimborsati il 50% dei costi ammissibili totali Rimborsati il 50% dei costi ammissibili totali esponendo, per le spese generali, un importo forfettario (variabile nei diversi PQ) calcolato sui costi del personale (80%) o sui costi diretti (20%) 2/18

3 Le novità del VII PQ di R&ST della C.E. Con il VII PQ di R&ST viene eliminato il sistema ad Additional Cost Per il sistema a Flat Rate è prevista una prima fase fino al con il rimborso delle spese generali al 60% dei costi diretti; successivamente a tale data la percentuale scenderà ad un valore non minore del 40% La C.E. intende portare anche le Università, al pari di quanto avviene per le imprese, ad applicare gradualmente il sistema Full Cost. 3/18

4 Le novità del VII PQ di R&ST della C.E. Nel caso in cui un partecipante voglia modificare il sistema di rimborso dei costi per i futuri progetti sarà ammissibile, se debitamente motivato, il passaggio: dalla determinazione forfetaria delle spese generali alla determinazione analitica e non viceversa 4/18

5 Le novità del VII PQ di R&ST della C.E. E prevista la possibilità di sottomettere un certificato sulla metodologia che sarà utilizzata per l identificazione dei costi medi di personale e dei costi indiretti. La metodologia, una volta approvata dalla CE, permetterà ai partecipanti di evitare la certificazione dei costi sui rapporti intermedi anche nel caso di importi => euro di contributo richiesto 5/18

6 La preparazione alle novità del VII PQ di R&ST della C.E. Uno dei punti fondamentali per le università nel passaggio a costi reali riguarda la definizione del tempo produttivo annuo per il personale di ricerca. Il Coordinamento degli uffici ricerca delle università, sin dal mese di dicembre scorso, ha avviato un azione per stimolare il MUR a definire un valore unico del tempo produttivo annuo per tutte le università, utilizzabile in tutti i progetti di ricerca e quindi valido anche nei confronti della U.E. sembra prossima l emanazione di una circolare ministeriale in proposito. 6/18

7 L esperienza del Politecnico di Torino A fine 2005 il Rettore definisce che l Ateneo debba attrezzarsi per passare con il VII PQ all esposizione dei costi a Full Cost (FC) calcolo delle spese generali 2 obiettivi calcolo del costo orario del personale strutturato Particolarmente importante a questo fine è l esperienza fatta dal Politecnico di Torino nel V PQ, a partire dal 2000, di esposizione dei costi a Full Cost Flat Rate (FF) 7/18

8 L esperienza del Politecnico di Torino messa a punto di un documento per il Calcolo del Salario Orario del Personale di Ricerca Individuazione del Costo Lordo Aziendale del Personale di Ricerca Individuazione del Costo Orario del Personale di Ricerca (Art. 13 L. 196/97 = ore/anno) 8/18

9 L esperienza del Politecnico di Torino calcolo dei costi medi Oltre all individuazione del costo orario, l accordo con la C.E. prevedeva la riformattazione delle 123 posizioni stipendiali individuate in un limitato numero di fasce retributive (10) con uno scarto percentuale del costo medio rispetto al costo reale variabile tra il 7% e il 10%. 9/18

10 L esperienza del Politecnico di Torino CdA del preso atto dei contenuti del contratto stipulato il con la C.E. sul Metodo di rimborso dei Costi del Personale considerata la conferma della validità della metodologia all epoca individuata considerata la mancanza di altre indicazioni da parte della C.E. o del MUR DELIBERA il calcolo del costo orario del personale di ricerca sarà effettuato sulla base di 1680 ore/anno. 10/18

11 Le decisioni degli Atenei sul monte ore annuale 1680 ore (40 ore settimanali 210 giorni) 1642 ore (36 ore settimanali 228 giorni) 1560 ore (37,5 ore settimanali 208 giorni) 1512 ore (36 ore settimanali 210 giorni) Politecnico di Torino Università La Sapienza Università di Perugia Università Roma 3 Politecnico di Milano Università di Torino Università di Bologna Università di Modena e Reggio Emilia ancora da definire Università di Calabria (propensione verso 1680) Università di Firenze (propensione verso 1680) Università di Milano (propensione verso 1560) Università di Padova Università di Pavia (1680 o 1560) Università di Trento (nel VI PQ 1512) 11/18

12 Modalità di rilevazione del tempo dedicato alla ricerca Il tempo lavorato da docenti, ricercatori, ecc. deve essere rilevato per tutta la durata del progetto con time sheet Non è sufficiente una semplice stima. Deve esserci un sistema che permetta di seguire e auditare il tempo di ciascuno di coloro che lavorano al progetto (Audit Certificate Guidance Notes VI PQ Annex 3) 12/18

13 Modelli differenti di time sheet Project Title: TIME SHEET Partner: Name: Contract number: Role: Time Sheet Period: Month Day TOTAL Signature of the person in charge of the Project Date: Total number of hours 0 Month Day TOTAL Signature of the person in charge of the Project Date: Total number of hours 0 Month Day TOTAL Total number of hours 0 Signature of the person in charge of the Project Date: 13/18

14 Modelli differenti di time sheet Project Title: TIME SHEET Partner: Name: Contract number: Role: Time Sheet Period: Month: day hours activity day hours activity day hours Total number of days: Signature: Signature of the Project co-ordinator: activity 14/18

15 Modalità di rilevazione del tempo dedicato alla ricerca A partire dal VI PQ i partecipanti ai progetti europei devono avere consapevolezza che: The complete recording system should enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period. Furthermore, there must be some system allowing the contractor to indicate the activity to which the hours have been attributed. It should also be noted that these are minimum requirements and that more detailed time management records can be kept (Nota C.E. su FP6 contracts personnel costs del ) 15/18

16 Modalità di rilevazione del tempo dedicato alla ricerca Indicazioni per il VII PQ: La modalità di registrazione delle ore dedicate alla ricerca deve permettere al personale coinvolto su più progetti di allocare il tempo sui diversi progetti ed includere un monitoraggio per evitare una doppia imputazione delle ore Il personale deve registrare il proprio tempo su base giornaliera/settimanale/mensile utilizzando un sistema cartaceo o informatico. Il modello di registrazione scelto deve essere autorizzato dal responsabile del progetto o da un altro superiore. 16/18

17 Conclusioni La C.E. sta lavorando per uniformare la rendicontazione a Full Cost La C.E. è sempre più attenta alle modalità di registrazione delle ore La C.E. è sempre più attenta alla metodologia utilizzata per l identificazione dei costi medi di personale e dei costi indiretti Gli Atenei devono fare ora uno sforzo organizzativo per evitare le criticità che possono emergere in sede di audit 17/18

18 GRAZIE PER L ATTENZIONE maria.schiavone@polito.it 18/18