ANTIRICICLAGGIO: NORMATIVA E MODALITÀ DI ADEMPIMENTI PER GLI STUDI PROFESSIONALI

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1 ANTIRICICLAGGIO: NORMATIVA E MODALITÀ DI ADEMPIMENTI PER GLI STUDI PROFESSIONALI 1

2 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni La registrazione e conservazione dei documenti Le Persone Politicamente Esposte (PEP) L individuazione del titolare effettivo I rapporti con il trust ed entità analoghe Il controllo costante sui rapporti di durata Casi pratici 2

3 Art. 3 Principi generali Premesse 1. Le misure di cui al presente decreto si fondano anche sulla collaborazione attiva da parte dei destinatari delle disposizioni in esso previste, i quali adottano idonei e appropriati sistemi e procedure in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela, di segnalazione delle operazioni sospette, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e di gestione del rischio, di garanzia dell'osservanza delle disposizioni pertinenti e di comunicazione per prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Essi adempiono gli obblighi previsti avendo riguardo alle informazioni possedute o acquisite nell'ambito della propria attività istituzionale o professionale. 2. I sistemi e le procedure adottati ai sensi del comma 1 rispettano le prescrizioni e garanzie stabilite dal presente decreto e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali. 3. Le misure di cui al presente decreto sono proporzionate al rischio di riciclaggio dei proventi di attività criminose o di finanziamento del terrorismo in relazione al tipo di cliente, al rapporto continuativo, alla prestazione professionale, al prodotto o alla transazione. 4. L'applicazione delle misure previste dal presente decreto deve essere proporzionata alla peculiarità delle varie professioni e alle dimensioni dei destinatari della presente normativa. 3

4 Principio di collaborazione attiva (art. 3, comma 1) Premesse I destinatari degli obblighi antiriciclaggio devono collaborare attivamente alla prevenzione del riciclaggio dei proventi da attività criminose e del finanziamento al terrorismo, adottando idonee misure e procedure per l assolvimento degli obblighi di: adeguata verifica della clientela; conservazione dei documenti; segnalazione delle operazioni sospette; controllo interno; valutazione e gestione del rischio; Essi adempiono a tali obblighi utilizzando le informazioni possedute o acquisite nell ambito della propria attività istituzionale o professionale. 4

5 Tutela dei dati personali: privacy (art. 3, comma 2) Premesse I destinatari devono adottare sistemi e procedure che rispettino le prescrizioni in materia di protezione dei dati personali. L identificazione e registrazione costituiscono trattamento di dati personali, pertanto, l informativa data ai clienti deve riportare, fra le finalità del trattamento, anche le finalità previste dalla normativa in materia di antiriciclaggio Nella tenuta dell archivio occorre rispettare le misure di sicurezza in materia di protezione dei dati personali 5

6 Principio di proporzionalità (art. 3, comma 3) Premesse Le misure e le procedure di assolvimento degli obblighi antiriciclaggio devono essere proporzionate: al maggiore o minore rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo, che l operatore ravvisi in rapporto al tipo di cliente, al rapporto continuativo, alla prestazione professionale, al prodotto o alla transazione (c.d. Approccio basato sul rischio) alla peculiarità delle varie professioni ed alle dimensioni dei destinatari degli obblighi antiriciclaggio (probabilità maggiore o minore che la propria attività, per sua natura, possa costituire il mezzo di azioni illecite in materia di riciclaggio o finanziamento al terrorismo) 6

7 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Art. 18 Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela 1. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono nelle seguenti attività: a) identificare il cliente e verificarne l'identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente; b) identificare l'eventuale titolare effettivo e verificarne l'identità; c) ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale; d) svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale. 7

8 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Modalità di reperimento delle informazioni direttamente dal cliente Modalità di reperimento delle informazioni da altre fonti informative Quantità, qualità e aggiornamento delle informazioni Implicazioni delle disposizioni sul trattamento dei dati personali (persone fisiche e giuridiche) Informazioni e modalità inerenti gli obblighi di astensione ex art. 41 c.5 8

9 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Tempistica (art. 22) Quando vanno assolti gli obblighi di adeguata verifica della clientela: Per i nuovi clienti, al momento in cui è conferito l incarico o è eseguita l operazione Per i clienti già acquisiti, e ad incarico ancora in essere, gli obblighi vanno assolti al primo contatto utile col cliente, fatta salva la valutazione del rischio presente; 9

10 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Come si effettua l identificazione e di verifica dell identità del cliente: (art. 19, comma 1, lett. a) in presenza fisica del cliente (altrimenti verifica rafforzata art. 28; da parte di terzi art. 29 e 30) anche attraverso propri dipendenti o collaboratori mediante un documento d identità non scaduto (tra quelli indicati all art. 3 dell Allegato Tecnico) prima dell instaurazione del rapporto continuativo o al momento in cui il cliente conferisce l incarico di svolgere una prestazione professionale o di eseguire una operazione quando il cliente è una società o un ente occorre verificare l effettiva esistenza del potere di rappresentanza nei delegati alla firma per l operazione da svolgere 10

11 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni nome e cognome luogo e data di nascita Per le persone fisiche i dati da acquisire sono: indirizzo della residenza o del domicilio codice fiscale estremi del documento di identificazione: tipo di documento, numero, autorità emittente (es.: Comune di Roma). In caso d uso del registro informatico: data di emissione. 11

12 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni denominazione della società o ente sede legale codice fiscale o partita iva attività lavorativa svolta Per società o enti i dati da acquisire sono: esistenza del potere di rappresentanza in base a documentazione prodotta dal cliente: certificato o visura camerale, delibera consiliare o assembleare, conferimento poteri di rappresentanza (procura) certificato rilasciato da ente competente 12

13 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Documenti validi per l identificazione (art. 3, Allegato Tecnico) Sono documenti validi per l identificazione: la carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato (art.li 1 e 35, Dpr. 28/12/200, n. 445) Il cittadino straniero, se non ha i documenti sopra indicati, deve esibire il passaporto o il permesso di soggiorno Non è possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà o sostitutive di certificazione previste dagli artt. 46 e 47 Dpr. n. 445/

14 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Codice Fiscale Secondo l art. 18, comma 1, lettera a) della L 231/2007 il soggetto destinatario della disciplina è obbligato ad identificare il cliente e verificarne l identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente Secondo l art. 19, comma 1, lettera a) della L 231/2007 la verifica deve essere condotta attraverso il riscontro di un documento di identità valido, che rientri nella lista di cui all Allegato tecnico L art. 3 dell Allegato tecnico all art. 19 prevede che sono considerati validi per l identificazione i documenti di identità e di riconoscimenti di cui agli articoli 1 e 35 del DPR del 28 dicembre 2000, n Detti articoli fissano gli elementi caratterizzanti i documenti idonei ad assolvere agli obblighi di identificazione, ovvero: presenza della foto, timbro o altra segnatura equivalente, rilascio da parte di un amministrazione dello Stato QUINDI Il tesserino di assegnazione di codice fiscale non rientra nei documenti che risultano idonei ai fini dell adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela. Tuttavia l amministrazione disconosce validità a qualsiasi modalità di calcolo dello stesso attraverso programmi o siti 14

15 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Come si identifica e verifica il titolare effettivo (art. 19, comma 1, lett. b) Contestualmente all identificazione del cliente Obblighi del cliente: è il cliente che deve fornire per iscritto al professionista, sotto la propria responsabilità, le informazioni necessarie e aggiornate delle quali sia a conoscenza per l identificazione del titolare effettivo (es. nome e cognome, luogo e data di nascita, ruolo di partecipazione al capitale sociale) (art. 21); Dichiarazione scritta del cliente: a tal fine, è opportuno che il professionista si precostituisca prova scritta, facendo firmare al cliente una dichiarazione scritta contenente le citate informazioni, da inserire nel Fascicolo cliente; è opportuno, anche se non obbligatorio, acquisire dal cliente anche la copia del documento di identità del/dei titolare/i effettivo/i Obblighi del professionista: indipendentemente dalle dichiarazioni del cliente, è compito del professionista valutare se ritenere sufficienti o meno le informazioni ed eventualmente i documenti prodotti dal cliente (approccio basato sul rischio) 15

16 Il reperimento ed il trattamento delle informazioni Obbligo di astensione (art. 23 come modificato dal secondo correttivo al D.Lgs. 141/2010) Laddove non sia possibile rispettare gli obblighi di adeguata verifica il professionista: non può instaurare il rapporto continuativo né eseguire operazioni o prestazioni professionali, oppure deve porre fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale, già in essere o in corso di realizzazione deve restituire al cliente i fondi, gli eventuali strumenti o altre disponibilità finanziarie ricevute, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su c/c bancario indicato dal cliente, accompagnando tale bonifico con un messaggio all altra banca dove si indica che le somme sono in restituzione al cliente per impossibilità di rispettare l obbligo di adeguata verifica clientela come da art. 18 comma 1 deve valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta alla UIF, a norma dell art. 41 e prima di effettuarla deve astenersi dal compiere l operazione sospetta 16

17 La registrazione e conservazione dei documenti OBBLIGO DI CONSERVARE COPIA O RIFERIMENTI DEI DOCUMENTI RICHIESTI PER L ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA I DOCUMENTI ORIGINALI O LE COPIE DI OPERAZIONI E PRESTAZIONI PROFESSIONALI PER UN PERIODO DI 10 ANNI DALLA CESSAZIONE DEL RAPPORTO 17

18 La registrazione e conservazione dei documenti Contenuto dell obbligo (art. 36) I professionisti hanno l obbligo di conservare i documenti e di registrare le informazioni che hanno acquisito nell assolvimento della procedura di adeguata verifica della clientela, al fine di consentirne l utilizzo per indagini aventi ad oggetto eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, ovvero per analoghe analisi effettuate dalla UIF o da altra Autorità competente A differenza del passato, il legislatore disciplina separatamente: obblighi di conservazione obblighi di registrazione (non previsti dalla direttiva!) 18

19 La registrazione e conservazione dei documenti REGISTRANO (E CONSERVANO PER UN PERIODO DI 10 ANNI) CON RIFERIMENTO ALLE PRESTAZIONI PROFESSIONALI CON RIFERIMENTO ALLE OPERAZIONI DI IMPORTO PARI O > A ,00 EURO TEMPESTIVAMENTE E COMUNQUE ENTRO 30 GG DALLA FINE DELLA PRESTAZIONE E COMUNQUE ENTRO 30 GG DAL COMPIMENTO DELL OPERAZIONE 19

20 La registrazione e conservazione dei documenti Art. 36 Obblighi di registrazione Con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a (indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata), i professionisti devono registrare: la data dell operazione la causale l importo dell operazione la tipologia dell operazione i mezzi di pagamento utilizzati i dati identificativi del soggetto che effettua l operazione i dati identificativi del soggetto per conto del quale il cliente opera 20

21 La registrazione e conservazione dei documenti Tempistica (art. 36) Le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al termine della prestazione professionale. Secondo il CNDCEC il termine di 30 gg decorre: I. dall accettazione dell incarico professionale II. dall eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni (per le variazioni) III. dal termine della prestazione professionale (per la fine o la cessazione della prestazione professionale) 21

22 La registrazione e conservazione dei documenti In alternativa all archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informativi (archivio unico informatico), i professionisti potranno istituire il registro cartaceo della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservare i dati identificativi del cliente. Il registro della clientela è numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l indicazione alla fine dell ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. formato e gestito per assicurare: 1. chiarezza, completezza e immediatezza delle informazioni 2. conservazione secondo criteri uniformi 3. mantenimento della storicità delle informazioni 4. possibilità di desumere evidenze integrate 5. facilità di consultazione 22

23 La registrazione e conservazione dei documenti La documentazione nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente (art. 38, co. 2) È quindi possibile inserire in archivio anche dati non espressamente richiesti dalle norme che potrebbero essere utilizzati, ad esempio, per giustificare le ragioni per cui non si è proceduto a segnalare un operazione sospetta In ogni caso si ritiene che nel fascicolo debbano essere conservati tutti i dati richiesti ai fini di una adeguata verifica della clientela. ATTENZIONE: Chi opterà per il registro cartaceo avrà la possibilità di rispondere alle richieste di acquisizioni informative e documentali entro il termine di 3 giorni dalla richiesta. Tale possibilità non è contemplata per chi gestisce i dati a mezzo archivio unico informatico 23

24 La registrazione e conservazione dei documenti FASCICOLO CLIENTE 1. fotocopia documento di riconoscimento valido alla data; dell identificazione 2. fotocopia codice fiscale; 3. fotocopia partita iva; 4. visura camerale (consigliato per le ditte individuali, obbligatorio per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza. Verbale CdA di nomina); 5. documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; 6. eventuale attestazione ex art. 30; 7. copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell incarico, é consigliabile l accettazione scritta per individuare la data d inizio e l oggetto della prestazione professionale); 8. dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione; 9. eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo. 24

25 La registrazione e conservazione dei documenti Utilizzo dei dati a fini fiscali (art. 36, comma 6) I DATI E LE INFORMAZIONI REGISTRATE SONO UTILIZZABILI AI FINI FISCALI SECONDO LE DISPOSIZIONI VIGENTI (Si pensi all avvio di un accertamento sulla base dei dati registrati in archivio o di una segnalazione di operazione sospetta. In caso di sospetta evasione l amministrazione finanziaria può emettere un verbale di accertamento notificandolo al contribuente, il quale ai sensi della legge n.241/90 avrà diritto di accedere agli atti che hanno originato il verbale (le registrazioni del professionista!) 25

26 La registrazione e conservazione dei documenti La disciplina attuativa si coniugherà con le regole di tutela della privacy nel trattamento dei dati Operazioni di identificazione, conservazione dei dati in archivio e segnalazione Costituiscono trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 4 co.1 lettera a) del D.Lgs. 196/03 Soggetti responsabili dell adempimento Possono essere effettuate solo dagli incaricati nominati per iscritto in sede di adempimento ai dettami dell art. 30 della normativa sulla privacy,che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile del trattamento 26

27 Le Persone Politicamente Esposte (PEP) Articolo 1, comma 2, lettera o) Persone politicamente esposte «Le persone fisiche residenti in altri Stati comunitari o in Stati extracomunitari, che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami, individuate sulla base dei criteri di cui all'allegato tecnico al presente decreto» 27

28 Le Persone Politicamente Esposte (PEP) ALLEGATO TECNICO Articolo 1, comma 2, lettera o) Persone politicamente esposte 1. Per persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche s'intendono: a) i capi di Stato, i capi di Governo, i Ministri e i Vice Ministri o Sottosegretari; b) i parlamentari; c) i membri delle corti supreme, delle corti costituzionali e di altri organi giudiziari di alto livello le cui decisioni non sono generalmente soggette a ulteriore appello, salvo in circostanze eccezionali; d) i membri delle Corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali; e) gli ambasciatori, gli incaricati d'affari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate; f) i membri degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza delle imprese possedute dallo Stato. In nessuna delle categorie sopra specificate rientrano i funzionari di livello medio o inferiore. Le categorie di cui alle lettere da a) a e) comprendono, laddove applicabili, le posizioni a livello europeo e internazionale. 28

29 Le Persone Politicamente Esposte (PEP) 2. Per familiari diretti s'intendono: a) il coniuge; b) i figli e i loro coniugi; c) coloro che nell'ultimo quinquennio hanno convissuto con i soggetti di cui alle precedenti lettere; d) i genitori. 3. Ai fini dell'individuazione dei soggetti con i quali le persone di cui al numero 1 intrattengono notoriamente stretti legami si fa riferimento a: a) qualsiasi persona fisica che ha notoriamente la titolarità effettiva congiunta di entità giuridiche o qualsiasi altra stretta relazione d'affari con una persona di cui al comma 1; b) qualsiasi persona fisica che sia unica titolare effettiva di entità giuridiche o soggetti giuridici notoriamente creati di fatto a beneficio della persona di cui al comma 1. 29

30 Le Persone Politicamente Esposte (PEP) Rapporti con PEP art. 28, co. 5 Gli adempimenti Obblighi rafforzati sia cliente che titolare effettivo rivestono importanti cariche pubbliche e sono considerate a maggior rischio di riciclaggio in quanto più esposte a fenomeni di corruzione Nei rapporti con PEP devono essere stabilite adeguate procedure basate sul rischio per determinare se il cliente è PEP (= fonti ufficiali, siti internet, data base) devono ottenere autorizzazione di un soggetto superiore responsabile, prima di avviare il rapporto devono adottare ogni misura adeguata per stabilire l origine del patrimonio e dei fondi impiegati nell operazione (= specifica attestazione del cliente) devono assicurare un controllo continuo e rafforzato del rapporto continuativo 30

31 Valutazione del rischio customer due diligence BASSO Obblighi semplificati (art. 25/26) RISCHIO MEDIO Obblighi ordinari ALTO Obblighi rafforzati (art. 28) Obiettivo Associare a ciascun cliente un determinato livello di rischio 31

32 L individuazione del titolare effettivo Nuovi criteri di valutazione concernenti il cliente Natura giuridica e caratteristiche del cliente: nel caso di cliente persona fisica assumono specifico rilievo le cariche ricoperte in ambito politico-istituzionale, societario, in associazioni o fondazioni, soprattutto se si tratta di entità residenti in Stati extracomunitari diversi da paesi terzi equivalenti Natura giuridica e caratteristiche del cliente: nel caso di cliente non persona fisica rileva la finalità della sua costituzione, gli scopi che persegue e le modalità attraverso cui opera per raggiungerli, nonché la forma giuridica adottata. Assume forte rilievo la connessione del cliente non persona fisica con entità residenti in ordinamenti non equivalenti sotto il profilo della lotta al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo 32

33 L individuazione del titolare effettivo Nuovi criteri di valutazione concernenti il cliente Attività svolte e gli interessi economici: rileva la riconducibilità delle attività economiche a quelle tipologie che per loro natura presentano particolari rischi di riciclaggio necessarie specifiche cautele! Esempi: attività economiche caratterizzate dalla movimentazione di elevati flussi finanziari, appalti, sanità, raccolta e smaltimento rifiuti, situazioni di difficoltà o debolezza economica e finanziaria, particolari connessioni commerciali 33

34 L individuazione del titolare effettivo Nuovi criteri di valutazione concernenti il cliente Area geografica di interesse del cliente o della controparte: rilevano la residenza o sede, il luogo di localizzazione dell attività svolta o comunque degli affari, specie se ingiustificatamente distanti dalla sede del destinatario. Assume inoltre rilievo la presenza nel territorio di fenomeni di illiceità suscettibili di alimentare condotte di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo Sono considerati, per quanto noti o conoscibili: Il grado di infiltrazione della criminalità economica I fattori di debolezza socio-economica o istituzionale I fenomeni di economia sommersa Le informazioni utili desumibili da fonti pubbliche quali, a titolo esemplificativo, le relazioni di inaugurazione dell anno giudiziario, quelle della Direzione Nazionale Antimafia, quelle del Ministero dell Interno sull attività della DIA e sull attività delle Forze di Polizia, etc. 34

35 L individuazione del titolare effettivo LA FIGURA DEL TITOLARE EFFETTIVO Art. 1, co. 2, lett. u) «la persona fisica per conto della quale é realizzata un operazione o un attività, ovvero, nel caso di entità giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità, ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all allegato tecnico» Allegato tecnico la/le persone fisiche che possiedono o controllano (direttamente o indirettamente) un entità giuridica (partecipazione pari al 25% +1 del capitale sociale) la/le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un entità giuridica 35

36 L individuazione del titolare effettivo Il Provvedimento di Banca d Italia del 3 aprile 2013 Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, N. 231 fissa due ben determinate tipologie di titolare effettivo: La persona fisica o le persone fisiche per conto delle quali il cliente realizza un operazione titolare effettivo sub 1) Nel caso in cui il cliente e/o il soggetto per conto del quale il cliente realizza un operazione siano entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l entità ovvero ne risultano beneficiari titolare effettivo sub 2) 36

37 L individuazione del titolare effettivo I destinatari adottano misure ragionevolmente appropriate per la verifica dei dati concernenti il titolare effettivo sub 2) alla luce del profilo di rischio del cliente, del rapporto o dell operazione Quando sussiste un basso rischio di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, la verifica relativa al titolare effettivo sub 2) può essere effettuata acquisendo una dichiarazione di conferma dei dati relativi al titolare effettivo sottoscritta dal cliente, sotto la propria responsabilità La verifica dei dati sul titolare effettivo può avvenire successivamente all instaurazione del rapporto purché siano assunte adeguate misure per impedire che vengano effettuate operazioni nelle more della verifica La verifica dei dati sul cliente, sull esecutore e sul titolare effettivo può avvenire dopo l instaurazione del rapporto, qualora ciò sia necessario per non interrompere la normale conduzione degli affari e risulti un basso rischio di riciclaggio e comunque entro trenta giorno dall instaurazione del rapporto 37

38 L individuazione del titolare effettivo COME DA CHI MEDIANTE QUANDO E SVOLTA IN PRESENZA DEL CLIENTE PROFESSIONISTA O ANCHE ATTRAVERSO PROPRI DIPENDENTI O COLLABORATORI L ADOZIONE DI MISURE ADEGUATE E COMMISURATE ALLA SITUAZIONE DI RISCHIO PER COMPRENDERE LA STRUTTURA DI PROPRIETA E DI CONTROLLO DEL CLIENTE LA RICHIESTA DI DATI PERTINENTI AL CLIENTE (dichiarazione scritta) INFORMAZIONI ACQUISITE IN ALTRO MODO CONTESTUALMENTE ALL IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE 38

39 L individuazione del titolare effettivo Individuazione del titolare effettivo sub 2) Nel caso in cui il cliente sia una società il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto del cliente Nozione di controllo ex art 2359 codice civile: Tutte le persone fisiche che hanno il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale superiore al 25% del capitale o dei diritti di voto Se una percentuale superiore al 25% del capitale o dei diritti di voto è controllata da persona giuridica, il titolare effettivo deve essere individuato nella persona fisica che, in ultima istanza, esercitano il controllo su tale soggetto. Tale criterio deve essere applicato per ogni persona giuridica che possiede o controlla più del 25% Il titolare effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti all amministrazione della società. Tale circostanza è fondamentale quando non ricorrano nessuna delle precedenti condizioni 39

40 L individuazione del titolare effettivo Tranne particolari e ben determinati casi ad esempio società quotate in borsa il titolare effettivo esiste sempre. Non si rende necessaria l individuazione del titolare effettivo per i soggetti che beneficiano dell adeguata verifica semplificata I destinatari degli obblighi di adeguata verifica possono astenersi dal proseguire nella ricerca del titolare effettivo quando, risalendo la catena di controllo, individuino come controllante un soggetto diverso da persona fisica che, se fosse cliente, sarebbe sottoposto al regime di adeguata verifica semplificata 40

41 L individuazione del titolare effettivo CLIENTE SOCI di I LIVELLO SOCI di II LIVELLO SOCIETA PF 5% PG 25% PG 70% PF 50% PF 50% PF 70% PF 20% PG 10% TITOLARE EFFETTIVO 41

42 L individuazione del titolare effettivo CLIENTE SOCI di I LIVELLO SOCI di II LIVELLO SOCIETA PF 5% PG 25% PF 50% PF 50% PF 30% PG 70% PF 40% PF 30% TITOLARI EFFETTIVI 42

43 L individuazione del titolare effettivo CLIENTE SOCI di I LIVELLO PF 5% SOCI di II LIVELLO PF 50% In questo caso si dovrà considerare anche l esistenza di altri rapporti in base ai quali le persone fisiche esercitano il controllo sulla direzione del cliente quali ad esempio: SOCIETA PG 25% PG 70% PF 50% PF 20% PF 20% PF 20% PF 20% PF 20% patti parasociali; socio di riferimento in virtù di rapporti familiari tra i partecipanti al capitale sociale; persona fisica che controlla la società che esercita attività di direzione e coordinamento sul cliente); ecc. 43

44 I rapporti con il trust ed entità analoghe Particolarità: Per le fondazioni, i trust e le organizzazioni non profit in generale il titolare effettivo va individuato: a. Nelle persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio dell ente qualora i futuri beneficiari siano già stati determinati. In caso contrario, qualora i beneficiari non risultino ancora determinati nella categoria di persone nel cui interesse principale è istituito o agisce l ente b. Nelle persone fisiche che esercitano il controllo, anche di fatto, sul 25% o più del patrimonio dell ente ovvero siano titolari di una percentuale di voti superiore al 25% c. In uno o più soggetti preposti all amministrazione, in considerazione dell eventuale influenza esercitata sulle decisioni 44

45 I rapporti con il trust ed entità analoghe UIF- Comunicazione prot. N del 2 dicembre 2013 L UIF pone un focus sui Trust, che se istituiti da soggetti: Insolventi e/o in difficoltà finanziaria Indebitati con l amministrazione finanziaria Sottoposti a procedure fallimentari o di crisi Sottoposti ad indagini Con incarico di trustee conferito a soggetti privi delle capacità di svolgere attività di gestione Reticenti nel rilasciare documentazione ed informazioni Elemento di sospetto Parallelamente, la collocazione del Trust al vertice di una catena partecipativa o l esistenza di stretti rapporti tra tra disponente e trustee possono insospettire il professionista, inducendolo a segnalare l operazione come sospetta 45

46 Il controllo costante sui rapporti di durata Ai sensi dell art. 18 del DLgs. 231/2007, gli obblighi antiriciclaggio di adeguata verifica della clientela consistono anche nello «svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale» Per quanto riguarda il controllo costante, l art. 19, comma 1, lett. c) del DLgs. 231/2007 precisa che «lo stesso si attua analizzando le transazioni concluse durante tutta la durata della prestazione professionale in modo da verificare che esse siano compatibili con la conoscenza che si ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all origine dei fondi e tenendo aggiornati i documenti, i dati o le informazioni detenute.» 46

47 Il controllo costante sui rapporti di durata Assolvimento obbligo in base al rischio BASSO MEDIO ALTO MODALITA ORDINARIA MODALITA ORDINARIA MODALITA RAFFORZATE CONTROLLO COSTANTE CASO PER CASO CONTROLLO COSTANTE PREFISSATO CONTROLLO COSTANTE RIGOROSO E FREQUENTE 47

48 Il controllo costante sui rapporti di durata ANALIZZARE ANALISI DELLE TRANSAZIONI CONCLUSE DURANTE TUTTA LA DURATA DEL RAPPORTO VERIFICARE CHE LE TRANSAZIONI SIANO COMPATIBILI: Con la conoscenza del cliente Con le sue attività commerciali Avendo riguardo all origine dei fondi AGGIORNARE DOCUMENTI DATI INFORMAZIONI DETENUTE 48

49 Il controllo costante sui rapporti di durata Tramite il controllo costante, il professionista mantiene aggiornato il profilo del cliente e ha la possibilità di individuare eventuali anomalie che dovessero verificarsi nel corso della prestazione professionale Sulla base dei risultati dei monitoraggi effettuati, il professionista potrà decidere di: integrare il fascicolo della clientela con l acquisizione di ulteriore documentazione e/o aggiornando le informazioni già disponibili modificare il profilo di rischio e la periodicità dei controlli modificare il tipo di obbligo di adeguata verifica attribuito al cliente inviare una segnalazione di operazione sospetta, nel caso in cui durante il controllo vengano individuate significative anomalie porre fine al rapporto continuativo o alla prestazione professionale 49

50 Il controllo costante sui rapporti di durata La normativa antiriciclaggio lascia ai soggetti obbligati un certo margine di discrezionalità nella definizione delle procedure da adottare per lo svolgimento del controllo costante Può essere utile attivare procedure automatiche che permettano di segnalare al professionista la scadenza di documenti, poteri di rappresentanza, ovvero prevedere verifiche periodiche programmate di eventuali inclusioni in liste emanate al fine di contrastare il finanziamento del terrorismo internazionale. 50

51 Il controllo costante sui rapporti di durata Richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati ivi indicati Richieste periodiche di aggiornamento dati Automatismi per aggiornamento dati: scadenze documenti identificazione, termine rinnovo cariche sociali, etc Incontri periodici con il cliente soprattutto quando si presentano situazioni di criticità Istruire personale di studio Annotare le informazioni acquisite negli incontri con il cliente Eventuale designazione responsabile monitoraggio Attività di monitoraggio in relazione al grado 51

52 Casi pratici Operazioni proposte o prospettate a condizioni palesemente diverse da quelle di mercato (cessione di ramo d azienda, conferimenti, ecc) Operazioni incongrue (ad es. cliente che intende acquistare una partecipazione in società italiana per il tramite di una società off shore, ovvero una società di modeste dimensioni che intende acquistare una finanziaria) Cliente che fraziona in svariati pagamenti e a soggetti diversi Interposizione di società o soggetti persone fisiche che non ne hanno le capacità (prestanome, parenti, ecc) Flussi finanziari in contropartita con soggetti con sede in paesi black list Operazioni contabili aventi come scopo o effetto quello di occultare disponibilità finanziarie (fatture false, costi fittizi, ecc) Operazioni di natura finanziaria con caratteri e per importi incoerenti rispetto al profilo economico/patrimoniale e all attività esercitata (ad es. operazioni su conti intestati a familiari, amanti, segretarie, appropriazione indebita per prelevamenti con carte di credito, ecc) Richiesta di finanziamenti effettuata sulla base di atti o certificati di dubbia autenticità 52

53 Casi pratici Aree critiche: Area delle fatture di acquisto (fatture false etc) Area delle fatture di vendita (fatture false etc) Area delle modalità di pagamento Area dei finanziamenti dei soci Area dei pagamenti di terzi soggetti estranei al cliente Area delle modalità di copertura delle perdite 53

54 Grazie per l attenzione ININ 54