Introduzione all antiriciclaggio negli studi professionali. Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Firenze

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1 Introduzione all antiriciclaggio negli studi professionali Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Firenze

2 Introduzione all antiriciclaggio negli studi professionali Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Firenze Empoli, 16 maggio 2016

3 Introduzione all antiriciclaggio negli studi professionali Regole di base per mettersi in regola con la gestione dell antiriciclaggio

4 I PRINCIPALI ADEMPIMENTI PER I PROFESSIONISTI 4 Adeguata verifica della clientela Registrazione delle operazioni Conservazione della documentazione Segnalazione delle operazioni sospette Comunicazione infrazioni all uso del contante Formazione del personale interno

5 GLI OBBLIGHI DEI CLIENTI 5 Il cliente fornisce, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire al professionista di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela Ai fini dell identificazione del titolare effettivo, il cliente fornisce per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali sia a conoscenza Il cliente che omette di indicare le generalità del soggetto per conto del quale opera o le indica false è punito con la reclusione da 6 mesi a 1 anno e con la multa da 500 a euro Il cliente che non fornisce informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale o le fornisce false è punito con l arresto da 6 mesi a 3 anni e con l ammenda da a euro

6 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 6 Quando deve essere fatta: La prestazione professionale ha ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a euro Il professionista esegue prestazioni occasionali che comportano la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a euro (anche frazionati) l operazione è di valore indeterminato o non determinabile vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo vi sono dubbi sulla veridicità o sull adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell identificazione di un cliente NB: l importo di riferimento NON è mai rappresentato dall ammontare dei compensi maturati per il professionista

7 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 7 Obbligo di astensione Il professionista quando non è in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela deve: astenersi dall eseguire la prestazione, e deve porvi fine qualora questa sia già in essere, Valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta

8 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 8 Modalità della verifica: ordinarie semplificate rafforzate Da valutare in applicazione dell approccio basato sul rischio associato: al cliente alla prestazione professionale

9 L APPROCCIO BASATO SUL RISCHIO CRITERI GENERALI 8 In relazione al cliente Art natura giuridica; 2. prevalente attività svolta; 3. comportamento tenuto al momento del compimento dell operazione o dell instaurazione della prestazione professionale; 4. area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte; In relazione all operazione o prestazione Art tipologia; 2. modalità di svolgimento; 3. ammontare; 4. frequenza (delle operazioni) e durata (della prestazione professionale); 5. ragionevolezza in rapporto all attività svolta dal cliente; 6. area geografica di destinazione del prodotto/oggetto (dell operazione). Procedura di valutazione Tabella A: punteggio per livello di rischio connesso al cliente Tabella B: punteggio per livello di rischio connesso all operazione Valutazione congiunta dei due punteggi per rischio di riciclaggio Aggiornamento del punteggio nel corso del rapporto Redazione di carte di lavoro Abbinamento rischio comportamento Rischio basso da 10 a 30: Il professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità ordinarie (ovvero semplificate se ne ricorrono i presupposti) Rischio medio da 31 a 70: Il professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità ordinarie e programmare controlli ravvicinati nel tempo Rischio alto da 71 a 100: Il professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità rafforzate e in particolare deve esercitare un controllo costante continuo e rafforzato (controlli più rigorosi e frequenti).

10 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 10 Consiste nelle seguenti attività: A. Identificare il cliente e verificarne l identità B. Identificare l eventuale titolare effettivo e verificarne l identità C. Ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale D. Svolgere un controllo costante nel corso della prestazione professionale

11 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 11 Identificazione e verifica dell identità del cliente al momento in cui è conferito l incarico di svolgere una prestazione professionale in presenza del cliente anche attraverso propri dipendenti o collaboratori mediante un documento d identità non scaduto se il cliente è una società o un ente verificare l effettiva esistenza del potere di rappresentanza e acquisire le informazioni necessarie per individuare e verificare l identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l operazione da svolgere

12 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 12 Titolare effettivo: Identificazione e verifica del titolare effettivo la persona fisica per conto della quale è realizzata un operazione o un attività ovvero, nel caso di società o enti la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità, ovvero ne risultano beneficiari verificare se vi è un socio titolare di una quota superiore al 50% del capitale della società (per il Mef anche altri che ne possiedono almeno il 25%) in caso negativo, verificare chi possiede o controlla una quota superiore al 25% + 1 del capitale della società (anche più persone) in caso negativo, verificare se vi è chi esercita in altro modo il controllo sulla direzione della società

13 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 13 Tempistica e modalità: Identificazione e verifica del titolare effettivo Contestualmente all identificazione del cliente mediante un documento di identità non scaduto come per il cliente Mediante: Consultazione pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque contenenti informazioni sui titolari effettivi (es. Registro imprese) Richiesta ai propri clienti i dati necessari (vedi dichiarazione CNDEC) Ottenimento delle informazioni in altro modo (Strumenti non tipizzati, ad esempio le fonti aperte: notizie stampa, internet, ecc.) Per le persone giuridiche, i trust e soggetti giuridici analoghi, adottando misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente

14 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 14 Informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione Tempistica e modalità: professionale Al momento in cui è conferito l incarico di svolgere una prestazione professionale Mediante dichiarazione del cliente Ottenere adeguate informazioni aggiuntive per comprendere l utilizzo previsto e il livello di transazioni che avranno luogo nell ambito del rapporto d affari. Eventuale indicazione dei mezzi economici e finanziari per attuare l operazione Valutare la coerenza della prestazione richiesta con il profilo del cliente Il cliente è obbligato a fornire informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale pena la sanzione Art. 55 comma 3 D.Lgs. 231/2007.

15 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 15 Controllo costante Tempistica e modalità: Nel corso della prestazione professionale Analizzando tutte le transazioni concluse durante la durata del rapporto Verificandone la compatibilità con la conoscenza del proprio cliente Monitorando tutti gli elementi utilizzati per l analisi del profilo di rischio ivi compresa la presenza o l insorgenza di uno o più indicatori di anomalia Aggiornando i documenti, i dati e le informazioni detenute

16 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 16 Controllo costante Elementi da sorvegliare: Dati identificativi natura giuridica Attività svolta prodotti/servizi commercializzati aree di destinazione Area geografica di residenza o sede del cliente con particolare attenzione ai paradisi fiscali Titolare effettivo Area geografica di residenza o sede delle principali controparti Tipologia delle prestazioni richieste nel corso del rapporto Modalità di svolgimento delle operazioni oggetto della prestazione Presenza di uno o più indicatori di anomalia (DM.)

17 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 17 Controllo costante Segue: Elementi da sorvegliare: Frequenza delle operazioni in contante, anche se non in violazione dei limiti di cui all'articolo 49 Frazionamento delle operazioni ai sensi dell art. 1 comma 2 lettera m) Frequenza con cui viene richiesta la prestazione Ricorrenza, storicità o ciclicità delle operazioni Comportamento tenuto in occasione dello svolgimento delle varie prestazioni nel corso del rapporto Se necessario, controllo dell origine e della destinazione del denaro utilizzato Confronto del quadro generale del cliente con le strategie e le prassi conosciute e aggiornate, utilizzate per l attuazione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo (se rese note dalle autorità competenti) Confronto con gli schemi di comportamenti anomali emanati dall UIF ex art. 6 comma 7, lettera b) D.Lgs.231/2007.

18 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 18 Controllo costante Azioni conseguenti: 1) Mantenimento del livello di controllo costante del cliente; 2) Aggiornamento del fascicolo del cliente con acquisizione di ulteriore documentazione; 3) Modifica del profilo di rischio e, conseguentemente, della periodicità del controllo; 4) Modifica del tipo di obbligo di adeguata verifica attribuito al cliente (semplificato, rafforzato, ordinario) facendo riferimento ai criteri indicati per l identificazione del livello di rischio.

19 REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI 19 L archivio Unico Tutti i dati relativi alla clientela dovranno essere inseriti in un archivio unico: Informatico (AUI) Deve essere tenuto secondo standard tecnici stabiliti dall UIC La tenuta e la gestione dell archivio possono essere affidati a terzi purché sia assicurato al professionista l accesso immediato e diretto all archivio medesimo Cartaceo Consiste in un registro, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del professionista o di un collaboratore o dipendente autorizzato per scritto, con l indicazione, alla fine dell ultimo foglio, del numero delle pagine di cui è composto il registro medesimo e l opposizione delle firme delle suddette persone Non è ammesso l utilizzo di registro su fogli mobili o ad anelli (UIC 24/02/2006) Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.

20 REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI 20 Termine per la registrazione Le informazioni devono essere registrate entro 30 giorni (Art. 36, co.3 D.Lgs. 231/07) Tale termine decorre da: Compimento dell operazione, Apertura, variazione e chiusura del rapporto continuativo Accettazione dell incarico professionale, Eventuale conoscenza successiva delle ulteriori informazioni Termine della prestazione professionale. I dati registrati nel registro della clientela sono resi disponibili entro tre giorni dalla richiesta solo nel caso di tenuta di un archivio cartaceo. I dati e la documentazione acquisita devono essere conservati per 10 anni dalla fine della prestazione allo scopo di consentire eventuali indagini da parte della UIF ed autorità competenti.

21 REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI 21 Casistiche di registrazione L elenco delle prestazioni professionali soggette a registrazione è contenuto nel provvedimento dell UIC 24 febbraio 2006 e nel Manuale delle procedure Non sussistono per le attività di redazione e/o di trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali e per gli adempimenti in materia di amministrazione del personale non solo delle dichiarazioni dei redditi compresi i relativi F24 Anche per le operazioni non soggette a adeguata verifica o registrazione resta, comunque, fermo l'obbligo di segnalazione delle operazioni sospette Sono esonerate dalla SOS (ma non dalla adeguata verifica e dalla registrazione) le attività di consulenza, assistenza e rappresentanza relative al contenzioso tributario.

22 REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI 22 Dati da registrare Complete generalità ed estremi del documento di identificazione del cliente Dati identificativi della persona (anche giuridica) per conto della quale il cliente opera Attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale opera Data dell avvenuta identificazione Descrizione della prestazione professionale fornita Valore dell oggetto della prestazione professionale Le informazioni relative al titolare effettivo non devono essere registrate nell archivio unico informatico, ma devono essere conservate nel fascicolo di studio.

23 REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI 23 Casistiche di registrazione I dati attinenti al titolare effettivo dovrebbero essere registrati in archivio unico anche dai professionisti ma in mancanza di disposizioni attuative per adesso è sufficiente siano conservate nel fascicolo di studio (la GDF però le richiede) Nelle prestazioni a tempo indeterminato o a tempo determinato con tacito rinnovo (es. tenuta di contabilità o consulenze continuative) non è richiesto un rinnovo di registrazione in archivio unico in quanto l incarico non ha scadenza La registrazione non riguarda anche le singole prestazioni che vengono compiute nell ambito della consulenza, ferma restando la necessità di effettuare distinte ed ulteriori registrazioni per le operazioni di trasmissione, movimentazione o gestione di mezzi di pagamento che vi siano soggetti Le annotazioni nell AU, se cambiano i dati della clientela devono essere aggiornate integrando le informazioni precedenti conservando però traccia di queste ultime In caso di cliente già identificato è sufficiente registrare nell'archivio unico solo le informazioni relative al nuovo incarico, entro il termine di trenta giorni. Negli studi associati e società fra professionisti è ammissibile tenere un unico archivio per tutto lo studio ma deve essere individuato il professionista responsabile per ciascun cliente

24 REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI 24 Passaggio da archivio cartaceo a informatico o cambio software Il professionista è tenuto a conservare il cartaceo o il software precedente (per eventuali consultazioni, ricerche, verifiche) Fissare una data di passaggio per cui tutte le registrazioni precedenti sono sul cartaceo e tutte quelle successive sono nell archivio informatico (o precedente) Inserire nell archivio informatico soltanto le prestazioni in corso alla data di passaggio dal cartaceo all'informatico Trascrivere nel nuovo archivio tutti i dati necessari all adempimento dell obbligo di adeguata verifica (compresi quelli identificativi del cliente) nonché quelli attinenti all operazione e alla prestazione professionale Comportamento analogo deve essere tenuto per il cambio del software

25 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 25 Conservare per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale: Il fascicolo del cliente contenente la copia o i riferimenti dei documenti richiesti ai fini dell adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo Laddove non sia possibile acquisire la copia del documento utilizzato per l identificazione ai fini dell adempimento dell obbligo di conservazione risulta valida anche la sola acquisizione degli estremi dello stesso. Le scritture e le registrazioni consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari Gli archivi precedenti cartacei o informatici

26 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 26 Fascicolo del cliente Deve essere conservato rispettando la normativa sulla Privacy Occorre rilasciare ai clienti apposita informativa ai sensi dell art. 13 del d.lgs. 196/03 sul trattamento per le finalità antiriciclaggio Va aggiornato nel caso di: variazioni dei dati identificativi del cliente ulteriori prestazioni richieste con gli esiti del controllo costante nel corso del rapporto

27 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 27 Fascicolo del cliente Contiene: Fotocopia del documento di riconoscimento valido alla data dell identificazione Visura camerale - Codice fiscale Attribuzione Partita Iva Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata Copia del mandato professionale Dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione I documenti relativi alle prestazioni professionali svolte (salvo esibizione separata) Le carte di lavoro inerenti la valutazione del rischio Eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell operazione rispetto all attività svolta dal cliente e su comportamenti anomali del cliente Eventuale risultato della verifica in merito all inserimento del cliente nella c.d. black list Eventuale documentazione comprovante lo svolgimento di attività di consulenza pre-contenzioso (SOS) Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell operazione Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio

28 CRONOLOGIA DELL ANTIRICICLAGGIO 28 IN SINTESI

29 CRONOLOGIA DELL ANTIRICICLAGGIO 29 All accettazione dell incarico: identificare il cliente raccogliere la dichiarazione sottoscritta dal cliente con: I dati identificativi del soggetto per conto del quale egli opera I dati forniti ai fini dell identificazione del titolare effettivo Le informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale verificare l esistenza del potere di rappresentanza identificare il titolare effettivo assumere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale Valutare il rischio connesso alla prestazione ed al cliente

30 CRONOLOGIA DELL ANTIRICICLAGGIO 30 Entro i 30 giorni successivi: registrare nell archivio i dati identificativi del cliente e del soggetto per conto di cui opera archiviare in forma cartacea i dati identificativi del titolare effettivo e le dichiarazioni raccolte registrare la prestazione professionale

31 CRONOLOGIA DELL ANTIRICICLAGGIO 31 Successivamente: svolgere un controllo costante nel corso della prestazione professionale aggiornare la documentazione ed il fascicolo del cliente aggiornare il profilo di rischio del cliente segnalare eventuali operazioni sospette segnalare eventuali violazioni nell uso del contante

32 GRAZIE PER L ATTENZIONE Antonella Rapi Dottore commercialista in Firenze Componente Commissione del CNDCEC Antiriciclaggio a.rapi@antonellarapi.it