Percorso Antiriciclaggio Quarta Giornata

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1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Percorso Antiriciclaggio Quarta Giornata L organizzazione degli adempimenti antiriciclaggio e le procedure per la gestione dei vari obblighi e il manuale del CNDCEC Commissione Antiriciclaggio ODCEC Milano 21 dicembre 2016 Auditorium San Fedele, Via Hoepli, 3/B Milano

2 Introduzione: la funzione del Manuale Il CNDCEC ha emanato nel dicembre 2015 il documento Antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007): Manuale delle Procedure per gli Studi Professionali. Tale documento, oltre a fornire i richiami alla normativa ed alcuni suggerimenti operativi, può costituire un utile esempio per strutturare le procedure del proprio studio, tenendo conto anche dell eventuale esistenza di una propria società di servizi ed è reperibile sul sito del CNDCEC al link e e0-af6eafd060c6 2

3 Introduzione: la funzione del Manuale Il richiamo all adozione di appropriati sistemi e procedure sposta il baricentro della compliance ed evidenzia che ai destinatari è posta una obbligazione di mezzi e non di risultato. Il Manuale contiene ulteriori spunti di riflessione per l individuazione e la valutazione del rischio di riciclaggio. Le procedure in esso riportate costituiscono semplicemente un indicazione per agevolare i professionisti nella definizione di una procedura nell ambito del proprio studio, tenendo conto della propria dimensione e della propria struttura organizzativa. 3

4 Introduzione: la funzione del Manuale Il Manuale è da intendere come strumento operativo a supporto del professionista Le indicazioni previste dal Manuale sono da adattare e strutturare nella realtà dello studio secondo le caratteristiche dello stesso e della clientela E evidenziata la necessità di un processo continuo nel tempo, soggetto a verifiche periodiche di adeguatezza 4

5 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Le indicazioni procedurali previste dal Manuale CNDCEC per la gestione e conservazione dei documenti e la registrazione dei dati

6 Il Manuale e l importanza del conferimento dell incarico Momento fondamentale dell assolvimento degli obblighi antiriciclaggio è il conferimento dell incarico professionale dal cliente, verbalmente o per iscritto. Pur non essendo obbligatoria per legge la forma scritta, è consigliabile che lo studio adotti in via sistematica un format da far sottoscrivere alla clientela per regolare il rapporto contrattuale, fissando al contempo una datazione precisa della stipula. Il format può essere redatto secondo il facsimile recentemente fornito dal CNDCEC (1). (1) CNDCEC, Facsimile di lettera di incarico professionale, in 6

7 La conservazione e la registrazione dei dati e il Manuale Ai fini della procedura di conservazione e registrazione il professionista è responsabile: dell accettazione dell incarico e della cessazione della prestazione professionale; della raccolta dei dati, delle informazioni e dei documenti per realizzare l adeguata verifica del cliente ai fini del rispetto della normativa antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo; della formazione e dell aggiornamento del fascicolo della clientela e della eventuale documentazione rappresentativa della prestazione professionale svolta per il cliente; 7

8 La conservazione e la registrazione dei dati e il Manuale della tempestiva registrazione dei dati nell archivio o nel registro cartaceo; dell individuazione e del rispetto degli obblighi semplificati e rafforzati di adeguata verifica; della gestione del rapporto con il cliente con l obbligo di segnalare eventuali operazioni sospette di riciclaggio; delle eventuali idonee misure per attuare il congelamento dei fondi e delle risorse economiche del cliente ai fini della prevenzione e contrasto al finanziamento del terrorismo. 8

9 La conservazione e la registrazione dei dati e il Manuale E possibile suddividere la sequenza degli adempimenti da parte del professionista nelle seguenti fasi: registrazione dei dati raccolti nell archivio o nel registro cartaceo; verifica dei documenti raccolti e segnalazione di eventuali difformità o incompletezze; istituzione di apposito fascicolo intestato al cliente curando l ordinata archiviazione dei documenti; aggiornamento del fascicolo della clientela con le informazioni raccolte in attuazione del controllo costante; 9

10 La conservazione e la registrazione dei dati e il Manuale verifica, all atto dell emissione delle parcelle, della congruità della descrizione delle prestazioni fatturate con l istruttoria e le registrazioni antiriciclaggio; comunicazione della conclusione dell incarico professionale per le annotazioni del caso. Con riferimento alle elencate modalità di conservazione dei dati, delle informazioni e dei documenti acquisiti, permane una piena autonomia decisionale e organizzativa che dovrà, comunque, consentire una ricostruzione delle valutazioni effettuate dal professionista in sede di adeguata verifica del cliente e di riservatezza verso soggetti non autorizzati. 10

11 La conservazione e la registrazione dei dati e il Manuale Di seguito si riepilogano in un quadro sinottico le attività previste. Si ricorda che il Manuale sottolinea sempre che gli adempimenti antiriciclaggio devono essere organizzati tenendo conto della struttura e delle caratteristiche dello studio professionale. 11

12 I principali aspetti operativi del Manuale del CNDCEC: la conservazione e la registrazione dei dati 12

13 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Come predisporre il fascicolo del cliente Indicazioni sul suo contenuto minimale

14 La conservazione e la registrazione dei dati e il Manuale Nel Manuale è inserita un indicazione di massima del contenuto del fascicolo della clientela (pagg ). Sono inseriti format di supporto all attività di raccolta delle informazioni dal e sul cliente e sulla prestazione professionale (pagg ). Sono inoltre previste diverse casistiche in materia di identificazione del titolare effettivo (pagg ). 14

15 Come predisporre il fascicolo del cliente Di seguito si individua in via indicativa il contenuto del fascicolo della clientela. Copia o riferimenti del documento di riconoscimento Ai sensi del D.P.R. 445/2000 sono considerati validi per l identificazione i seguenti documenti (ITA/UE): la carta d identità; il passaporto; la patente di guida; la patente nautica; il libretto di pensione; il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; il porto d armi; il permesso di soggiorno; le tessere di riconoscimento purché munite di fotografia e di timbro di un istituzione pubblica; il passaporto extra UE. 15

16 Come predisporre il fascicolo del cliente Fotocopia codice fiscale Fotocopia partita iva Visura camerale Consigliata per le ditte individuali, opportuna per i soggetti diversi dalle persone fisiche per verificare la compagine sociale e il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza. Verbale CdA di nomina Scheda di valutazione del rischio Per la valutazione del rischio può essere utilizzata la procedura 3.0 già illustrata (pagg ) 16

17 Come predisporre il fascicolo del cliente Eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per l individuazione del titolare effettivo Ai sensi dell art. 19, co. 2, D. Lgs. 231/2007, per verificare l esistenza e l identità del titolare effettivo i professionisti possono fare ricorso alla consultazione di pubblici registri, elenchi, atti e documenti conoscibili a chiunque. Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati o rafforzati di adeguata verifica della clientela Il riferimento è agli articoli 25 e 28 D. Lgs. 231/

18 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Eventuale attestazione per l esecuzione dell obbligo di adeguata verifica da parte di terzi È prevista dall art. 30 D.Lgs. 231/2007. Copia del mandato professionale Rende agevole l individuazione della data di inizio e dell oggetto della prestazione professionale. In caso di mandato verbale è consigliabile trasmettere al cliente una di conferma. 18

19 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Dichiarazione da parte del cliente: a. sul titolare effettivo dell operazione b. sullo scopo e sulla natura dell attività o dell operazione per la quale è richiesta la prestazione professionale c. sui mezzi economici e finanziari per attuare l operazione o instaurare l attività Per i punti a) e b) i riferimenti sono l art. 21 d.lgs. 231/2007, l art. 18, lett. c), d.lgs. 231/2007. Per il punto c) la dichiarazione è da richiedersi qualora il professionista ritenga inadeguati all operazione i mezzi economici e finanziari del cliente (si veda modello P04.1 alle pagg ) 19

20 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Scheda per l adeguata verifica della clientela Scheda contenente i dati identificativi e le dichiarazioni del cliente (si veda il modello P04.2 alla pag. 33). Valutazione del rischio Deve essere redatta secondo le indicazioni contenute nella procedura 3.0 già illustrata (pagg ), ovvero in altro modo conforme alle prescrizioni di cui all art. 20 del d.lgs. 231/2007 Scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all utilizzo del denaro contante Si veda il modello alla pagina 53 20

21 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Scheda per l adeguata verifica della clientela Scheda contenente i dati identificativi e le dichiarazioni del cliente (si veda il modello P04.2 alla pag. 33). Valutazione del rischio Deve essere redatta secondo le indicazioni contenute nella procedura 3.0 già illustrata (pagg ), ovvero in altro modo conforme alle prescrizioni di cui all art. 20 del d.lgs. 231/2007 Scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all utilizzo del denaro contante Si veda il modello alla pagina 53 21

22 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Documenti delle prestazioni professionali svolte Per evidenti motivazioni logistiche, tali documenti potranno essere conservati separatamente ed esibiti su richiesta. Questo punto solleva dubbi, non per quanto è scritto nel Manuale, bensì per il dettato normativo che chiede la conservazione de «le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari». Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell operazione Eventuale lettera di revoca o di rinuncia all incarico. Copia della cancellazione iva e Camera di Commercio, decreto di estinzione, ecc.. 22

23 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Eventuale documentazione, preferibilmente firmata dal cliente, comprovante l attività di consulenza precontenzioso svolta È consigliabile, nel caso che il professionista svolga un attività di consulenza al fine di istaurare o evitare un procedimento giudiziario o contenzioso, indipendentemente dal prosieguo della prestazione, conservare documentazione scritta firmata dal cliente sull attività svolta. La conservazione di tale documentazione potrà risultare utile nel giustificare un eventuale mancata segnalazione di operazione sospetta. 23

24 Indicazioni sul contenuto minimale del fascicolo Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio È opportuno inserire dati e documenti non espressamente richiesti dalle norme, ma che possono essere di supporto a eventuali scelte o valutazioni fatte dal professionista, ad esempio le motivazioni per cui non si è proceduto alla segnalazione di un operazione. 24

25 Il fascicolo: istituzione e conservazione Il fascicolo della clientela deve essere istituito al momento del conferimento dell incarico professionale o dello svolgimento dell operazione, deve essere aggiornato costantemente e presentato su richiesta degli organi di controllo. Il fascicolo della clientela va conservato per dieci anni dalla conclusione dell operazione o dalla fine della prestazione professionale continuativa. 25

26 Il fascicolo informatico l fascicolo della clientela può essere tenuto anche in modalità informatica secondo la normativa vigente. La documentazione va conservata in cartelle intestate a ciascun cliente. Per i documenti in forma cartacea si dovrà procedere alla loro scannerizzazione e archiviazione, mentre i documenti informatici si potranno archiviare senza ulteriori operazioni. I file dovranno essere conservati in pdf o formati similari e, ove si intenda dare validità legale al documento, dovrà essere apposta la firma digitale. Il fascicolo della clientela, sia esso cartaceo o informatico, va conservato rispettando le norme sulla protezione e conservazione dei dati personali, adottando tutte le misure minime di sicurezza previste dal d.lgs. 30 giugno 2003, n

27 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Il controllo costante nel tempo Le indicazioni procedurali del Manuale CNDCEC Il controllo interno della conformità

28 Il controllo costante nel tempo e il Manuale Ai fini del corretto espletamento dell obbligo, è necessario il monitoraggio di tutti gli elementi utilizzati per l analisi del profilo di rischio, ivi compresa la presenza o l insorgenza di uno o più indicatori di anomalia e di comportamenti anomali tra cui quelli di cui agli schemi emanati dall UIF. È sicuramente utile anche la lettura della Analisi nazionale dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo 2015, effettuata in applicazione delle nuove Raccomandazioni del Financial Action Task Force - Gruppo d azione finanziaria (FATF- GAFI), ove vengono individuate le minacce di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo ed i settori maggiormente esposti a tali rischi. 28

29 Il controllo costante nel tempo e il Manuale Le principali attività che il professionista può espletare al fine di proceduralizzare, all interno del proprio studio, le operazioni inerenti al controllo costante della clientela sono le seguenti: 1) effettuare una prima richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati dichiarati; 2) programmare richieste periodiche di aggiornamento dei dati in archivio con una tempistica da definire sulla base della valutazione del rischio presente; 3) istituire degli automatismi per l aggiornamento dei dati ad esempio annotando: 29

30 Il controllo costante nel tempo e il Manuale il termine per il rinnovo delle cariche sociali; - eventuali termini connessi a contratti od atti; - altri elementi ritenuti utili dal professionista; 4) prevedere eventuali incontri con il cliente quando si presentano situazioni di criticità (entrata nella fascia di rischio alta); 5) verificare l efficacia della formazione del personale di studio al fine di valutarne la capacità di fornire elementi utili alla valutazione del profilo di rischio; 6) annotare le informazioni acquisite nel corso degli incontri preparatori e nello svolgimento delle diverse prestazioni. 30

31 Il controllo costante nel tempo e il Manuale La tipologia e la frequenza degli aggiornamenti devono essere proporzionate alle dimensioni dello studio e alle procedure adottate al suo interno. Negli studi di maggiori dimensioni è opportuno identificare un responsabile del monitoraggio. È opportuno documentare quanto più possibile quello che viene fatto ai fini del monitoraggio e annotare nel fascicolo le considerazioni del professionista. L attività di controllo effettuata dal professionista deve avvenire sulla base degli elementi acquisiti nell ambito dell attività professionale prestata o a seguito del conferimento dell incarico, non esistendo alcun obbligo di effettuare ulteriori attività di accertamento. 31

32 Il controllo interno della conformità Nel Manuale è inserito un cronoprogramma che riepiloga indicativamente le attività da svolgere all interno dello studio professionale per verificare lo stato di adeguatezza delle procedure stabilite. Secondo una logica di periodicità nel controllo il professionista ha modo di verificare la compliance complessiva ai fini dell assolvimento degli obblighi di legge. Di seguito si fornisce evidenza degli spunti di analisi previsti dal Manuale. 32

33 I principali aspetti operativi del Manuale del CNDCEC: il controllo interno 33

34 I principali aspetti operativi del Manuale del CNDCEC: il controllo interno 34

35 I principali aspetti operativi del Manuale del CNDCEC: il controllo interno 35

36 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO L organizzazione della formazione Le indicazioni procedurali del Manuale CNDCEC

37 L organizzazione della formazione e il Manuale L obbligo formativo coinvolge il personale dipendente e/o collaboratore dello studio professionale. Le attività di formazione devono prevedere programmi finalizzati a riconoscere attività potenzialmente connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo. Devono inoltre essere ricomprese anche quelle attività - affiancamento, tutoraggio, addestramento, ecc.- specificamente finalizzate a introdurre il personale alla materia e al concreto espletamento degli adempimenti ad essa connessi. 37

38 L organizzazione della formazione e il Manuale Il professionista ha il ruolo di formatore interno relativamente alla conoscenza e all attuazione dei documenti che formano la procedura antiriciclaggio dello studio. La formazione per la crescita tecnico-professionale di tutti i dipendenti/collaboratori può comunque essere svolta anche tramite corsi specifici esterni. La gestione documentale può essere supportata tramite un piano di formazione, nel quale, in presenza di esigenze ben definite, vengano indicate delle richieste di partecipazione a corsi, secondo lo schema di seguito riportato. 38

39 I principali aspetti operativi del Manuale del CNDCEC: procedura per la formazione Potrà essere impostata una funzione tale da rendere possibile, in corrispondenza di ciascun nominativo, la visualizzazione dell intero percorso formativo svolto. 39

40 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Il monitoraggio nell utilizzo del denaro contante e le procedure del Manuale CNDCEC

41 Il monitoraggio del denaro contante e il Manuale La procedura deve essere osservata da tutti i professionisti, collaboratori e dipendenti dello studio durante lo svolgimento delle loro attività. Lo scopo è quello di definire ed individuare le attività e le modalità operative con cui comunicare le infrazioni relative all utilizzo del denaro contante al MEF, uniformando il comportamento degli operatori al fine di minimizzare le possibilità di errore. Il cliente dovrà essere informato sia dei divieti posti dalla legge che dell obbligo di comunicazione delle infrazioni. 41

42 Il monitoraggio del denaro contante e il Manuale In particolare dipendenti e collaboratori sono obbligati a fornire al professionista le evidenze in relazione ai loro compiti di servizio e nei limiti delle loro attribuzioni. Nel caso in cui le violazioni vengano rilevate dai collaboratori e dipendenti, è necessario procedere mediante una specifica comunicazione dettagliata in forma scritta e secondo il modello allegato al Manuale a informare tempestivamente il professionista, entro 12 ore dalla rilevazione o dalla notizia di infrazione, avendo cura ed onere di allegare tutta la necessaria documentazione. E inoltre prevista anche una scheda di controllo periodico. 42

43 Il monitoraggio del denaro contante: le norme di legge In sintesi si ricorda che 1. è vietato il trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito bancari o postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, quando il valore oggetto di trasferimento, è complessivamente pari o superiore a euro tremila; 2. il trasferimento è vietato anche quando è effettuato con più pagamenti inferiori alla soglia che appaiono artificiosamente frazionati; 3. il trasferimento può tuttavia essere eseguito per il tramite di banche, Poste italiane S.p.a., istituti di moneta elettronica e istituti di pagamento; 43

44 Il monitoraggio del denaro contante: le norme di legge 4. Gli assegni bancari e postali emessi per importi pari o superiori a euro mille devono recare l'indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità; 5. il saldo dei libretti di deposito bancari o postali al portatore non può essere pari o superiore a euro mille; 6. restano ferme le disposizioni relative ai pagamenti effettuati allo Stato o agli altri enti pubblici e alle erogazioni da questi comunque disposte verso altri soggetti. 44

45 Il denaro contante: gli obblighi dei professionisti E previsto dalla norma che i professionisti che, in relazione ai loro compiti di servizio e nei limiti delle loro attribuzioni e attività, hanno notizia di infrazioni alle disposizioni relative alle limitazioni nell utilizzo del denaro contante e alle altre infrazioni previste all art. 49 e all art. 50 del D.Lgs. 231/2007, ne riferiscono entro trenta giorni al Ministero dell economia e delle finanze per la contestazione. Qualora oggetto dell infrazione sia un'operazione di trasferimento segnalata ai sensi dell art. 41 del D.Lgs. 231/2007, il professionista che ha effettuato la segnalazione di operazione sospetta non è tenuto alla comunicazione relativa alle infrazioni sul denaro contante. 45

46 Le procedure per il contante previste dal Manuale S invita all attenta lettura del Manuale su questo rilevante punto. 46

47 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO Gli orientamenti internazionali

48 Gli orientamenti internazionali: la IV Direttiva AR La IV Direttiva Antiriciclaggio [Direttiva (UE) 2015/849 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 maggio 2015, relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo] rappresenta l ennesima evoluzione della normativa di contrasto al riciclaggio e al terrorismo. L Italia ha adottato lo strumento legislativo della legge delega per l attuazione della IV Direttiva AR, nonché del regolamento (UE) 2015/847 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 maggio 2015, riguardante i dati informativi che accompagnano i trasferimenti di fondi. Detto strumento appare congruente con i tempi di attuazione della Direttiva, così come previsti dal normatore comunitario. La IV direttiva 2015/849, infatti, deve essere recepita entro il 26 giugno

49 Gli orientamenti internazionali: la IV Direttiva AR La Legge 12 agosto 2016, n. 170 (c.d. Legge di Delegazione Europea), entrata in vigore il 16 settembre 2016, con l articolo 15 definisce quindi i principi e i criteri direttivi che deve seguire il Governo per recepire la IV Direttiva AR. A tale riguardo di seguito si riportano le novità principali rispetto alla normativa vigente che hanno ad oggetto: l esenzione dei destinatari agli obblighi antiriciclaggio, le informazioni sul titolare effettivo, il sistema sanzionatorio, la conservazione dei dati e l astensione della prestazione professionale 49

50 La IV Direttiva AR e il procedimento di recepimento Il Dipartimento del tesoro del MEF ha predisposto lo schema di recepimento della IV Direttiva AR. Ritenendo opportuno sottoporre a consultazione pubblica lo schema di decreto legislativo, ha posto in consultazione pubblica detto schema per acquisire i primi orientamenti e le osservazioni che i soggetti obbligati alle disposizioni antiriciclaggio, anche attraverso le associazioni di categoria rappresentative dei settori di appartenenza, volessero segnalare. La consultazione è curata dall Ufficio IV Direzione V del Dipartimento del tesoro. Il termine per l invio dei commenti è scaduto ieri 20 dicembre 2016 e i commenti pervenuti saranno resi pubblici al termine della consultazione. 50

51 Verso il futuro: la V Direttiva AR Mentre è in corso di recepimento la IV Direttiva AR la Commissione UE ha predisposto uno schema di revisione della IV Direttiva ora in discussione presso il Consiglio UE e il Parlamento UE (proposta di direttiva della Commissione UE dello scorso 5 luglio 2016). Detta proposta potrebbe diventare, una volta approvata, la V Direttiva AR, la cui attuazione è a ora stimata sicuramente dopo giugno 2017, dati i consueti tempi tecnici e legislativi. La bozza di V Direttiva AR è incentrata su: 1. il contrasto al terrorismo 2. il contrasto all evasione fiscale 3. il registro dei beneficiari effettivi 51

52 Verso il futuro: la V Direttiva AR 4. l abbassamento della soglia dei pagamenti elettronici 5. Il controllo delle valute virtuali Infine, a breve la Commissione UE pubblicherà una proposta di direttiva per l armonizzazione della legislazione AR in Europa in termini di criminalizzazione. 52

53 Conclusioni 1. Cultura e procedura 2. Consapevolezza e attenzione 3. Semplificazione e chiarezza degli obblighi Grazie per l attenzione Buon Natale e Felice

54 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO