Controlli di primo livello e certificazione delle spese Programma Sud Est Europa

Transcript

1 Controlli di primo livello e certificazione delle spese Programma Sud Est Europa Le soluzioni organizzative in Regione Emilia Romagna: Il controllore interno Agrea Intervento di Donato Metta Bologna 7 Giugno 2010

2 La collocazione del controllore di primo livello nell organigramma regionale con riferimento ai programmi CTE Giunta regionale Altre Direzioni Generali, Istituti, Agenzie regionali DG Programm. DG Agricoltura AGREA Partner di progetti in programmi transnazionali o interregionali Coordinamento Programmi CTE Autorità di Gestione FEASR Organismo Pagatore Regionale FEAGA - FEASR controllore di primo livello CTE

3 Il flusso amministrativo per i controlli da parte del controllore di primo livello interno alla Regione Emilia Romagna (AGREA) UNA TANTUM G.R. individua Agrea quale FLC Agrea istituisce internamente la funzione UNA VOLTA PER PROGETTO DG Programmaz. individua i progetti da controllare RER (PP o LP) richiede approvazione di FLC Agrea Comm. mista decide su approvazione Stipula convenzione RER (PP o LP) - Agrea PER CIASCUN PERIODO DI RENDICONTAZIONE Partner richiede controllo ad Agrea Agrea esegue il controllo Agrea emette la convalida Partner trasmette rendiconto convalidato

4 I costi di staff: coinvolgimento nel progetto, time sheet DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DA MANUALE SEE Curricula vitae del personale impiegato, contratto di lavoro, ordine di servizio/lettera di incarico (firmata sia dal lavoratore in questione che dal responsabile che assegna l'incarico nell'ambito del progetto) in cui vengono indicati il progetto e il Programma a cui l'incarico si riferisce, la durata dell incarico/ordine di servizio, il ruolo svolto nel progetto dal lavoratore, la retribuzione oraria o giornaliera, il tempo complessivo dedicato al progetto timesheet mensile (sia per part-time che per tempo pieno), attestato dal Responsabile di progetto/dirigente responsabile riportante: nome del dipendente, qualifica, ore lavorate sul progetto, codice progetto, mese di riferimento, firma del dipendente SOLUZIONI ADOTTATE PER LA REGIONE EMILIA - ROMAGNA per il personale dipendente: verifica presenza e regolarità atti di nomina per il personale a collaborazione coordinata e continuativa: verifica del percorso amministrativo per l'acquisizione (procedura di comparazione), presenza e validità del contratto per personale dipendente e a collaborazione coordinata e continuativa: verifica presenza e coerenza time sheet CRITICITA': time sheet per personale a collaborazione coordinata e continuativa

5 I costi di staff: stipendi, report DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DA MANUALE SEE Cedolino paga dei lavoratori impegnati nel progetto per il periodo previsto SOLUZIONI ADOTTATE PER LA REGIONE EMILIA - ROMAGNA verifica presenza e regolarità: - lettera di richiesta all'ufficio competente per il personale regionale - copia conforme del cedolino riportante timbro di annullamento apposto dal beneficiario, prodotta dall'ufficio competente per il personale regionale - dichiarazione del responsabile del personale coinvolto nel progetto relativa alle ore lavorate (si cita per completezza ma non è inerente per il SEE) CRITICITA': trasferimento su carta di evidenze documentali da procedure esclusivamente digitali (emissione cedolini stipendiali) Dichiarazione dell Ufficio preposto al pagamento degli stipendi, riportante il dettaglio degli oneri sociali e fiscali a carico del Beneficiario imputati al progetto Altra documentazione utile a giustificare la spesa (es. relazioni, studi o analisi prodotte dal personale coinvolto) verifica presenza e regolarità: - dichiarazione relativa al costo orario del dipendente da parte dell'ufficio competente per il personale regionale, comprensiva anche di oneri sociali e fiscali CRITICITA': rendicontabilità dell'irap per personale a collaborazione coordinata e continuativa: presenza relazioni previste da contratto per tutto il personale: presenza prodotti intermedi (deliverables) previsti dal progetto

6 I costi di staff: pagamenti DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DA MANUALE SEE Bonifico, assegno circolare o assegno bancario non trasferibile dal quale si evinca l importo dello stipendio netto accreditato e il nominativo del percipiente corredato da estratto conto bancario attestante l effettivo e definitivo esborso finanziario Documenti attestanti il pagamento contributi previdenziali, ritenute fiscali ed oneri sociali (es. F24) (Nel caso di giustificativi di pagamento cumulativi) Attestazione a firma del Dirigente competente per materia con evidenza del dettaglio dei contributi previdenziali, ritenute fiscali ed oneri sociali relativi alle prestazioni lavorative imputate al progetto che sono compresi nei giustificativi di pagamento cumulativi portati in rendicontazione SOLUZIONI ADOTTATE PER LA REGIONE EMILIA - ROMAGNA verifica presenza e regolarità: - elenco dei mandati di pagamento, comprensivo di numeri identificativi e attestazione di quietanza - stampe da sistema di attestazione del mandato di pagamento CRITICITA': - trasferimento su carta di evidenze documentali da procedure esclusivamente digitali (pagamenti con mandato informativo) - soddisfazione del criterio di riconducibilità dei mandati di pagamento ai giustificativi di spesa (no timbro di annullamento)

7 I costi di staff: quietanze DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DA MANUALE SEE mandato di pagamento quietanzato dall Istituto bancario cassiere e/o tesoriere (nel caso di Beneficiario di natura pubblica o assimilabile) SOLUZIONI ADOTTATE PER LA REGIONE EMILIA - ROMAGNA verifica presenza e regolarità: - stampe da sistema di attestazione della quietanza di pagamento da parte della banca CRITICITA': - trasferimento su carta di evidenze documentali da procedure esclusivamente digitali (pagamenti con mandato informativo)

8 L evidenza documentale del controllo: procedure esclusivamente digitali richiedono la massima integrazione fra tutti gli attori del sistema

9 Grazie per l attenzionel Riferimenti: Dr.ssa Paola Tassinari Referente per il coordinamento operativo Dr.ssa Laura Ferrari Referente tecnico agreacontrollicte@regione.emilia-romagna.it romagna.it