Come Appalta la PA. Simone Borra Annalisa Giachi. Simone Borra, Università di Roma Tor Vergata. Annalisa Giachi, PROMO P.A.

Transcript

1 Come Appalta la PA Simone Borra Annalisa Giachi Simone Borra, Università di Roma Tor Vergata Annalisa Giachi, PROMO P.A. Fondazione 1

2 INDICE 1. Gli obiettivi e la metodologia 1.1. L obiettivo dell indagine 1.2. Il target di riferimento e la tecnica di indagine 1.3. Caratteristiche degli uffici 2. Le ipotesi di lavoro 3. I risultati 4. Gli snodi di processo 5. Alcune conclusione 2

3 1.1. L obiettivo EFFICIENZA NELLA SPESA Prima analisi sul come agire sul comparto per contenere la spesa pubblica ANALISI DEI PROCESSI DI FILIERA Ricostruire le criticità in fase di gara ANALISI DEGLI STRUMENTI Avviare una riflessione sulle prospettive e sul futuro 3

4 1.2. Il target di riferimento EELL ASL AZIENDE ENTI CENTRALI TOTALE INDAGINE TELEFONICA CON TECNICA CATI CONDOTTA NEL PERIODO MAGGIO-LUGLIO

5 1.3. Caratteristiche degli uffici (1/2) 58% 6,4 unità Dimensione uffici 82% Fase più presidiata: svolgimento gara e selezione del contraente 35% RUP interno Ha svolto corsi di formazione 5

6 1.3. Caratteristiche degli uffici (2/2) tipologie di intervento tipologie di lavori infrastrutture di trasporto infrastrutture per le attività produttive infrastrutture energetiche opere di protezione dell'ambiente e suolo opere di urbanizzazione edilizia sociale e scolastica edilizia abitativa beni culturali sport, spettacolo e turismo edilizia sanitaria altra edilizia pubblica altre infrastrutture costruzione demolizione recupero ristrutturazione restauro manutenzione 44,4 6,6 14,9 27,0 37,3 48,1 20,3 18,7 17,0 10,0 31,1 18,7 25,3 39,0 53,1 36,1 66,8 87,6 6

7 INDICE 1. Gli obiettivi e la metodologia 2. Le ipotesi di lavoro 3. I risultati 4. Gli snodi di processo 5. Alcune conclusione 2.1. Gli appalti di lavori come filiera integrata 2.2. Le leve di innovazione ed efficienza 7

8 2.1. Gli approvvigionamenti di lavori come una filiera integrata PRE GARA Analisi domanda Raccolta fabbisogni Progettazione GARA Albi fornitori Scelta contraente Modalità realizzazione POST GARA Gestione Monitoraggio Valuta- zione 8

9 2.2. Le leve di innovazione e ed efficienza Albi fornitori on line e-procurement Contract management Spend management Soluzioni integrate Tecnolo gie Organiz zazione Processi Prestigio funzione Merito Scelte di «Make or buy» Centralizzazione Formazione Programmazione Analisi domanda OEPV Procedure innovative PPP Semplificazione 9

10 1. Gli obiettivi e la metodologia 2. Le ipotesi di lavoro 3. I risultati 3.1. Le fasi «pre-gara» 3.2. Le fasi di gara 3.3. Le fasi «post-gara» Gli obiettivi ex ante L analisi della domanda La fase di progettazione INDICE 4. Gli snodi di processo 5. Alcune conclusione 10

11 Gli obiettivi ex ante dei dirigenti indice (scala 0-10) rendere efficiente il processo di acquisto, riducendo i tempi degli affidamenti ridurre i costi di progettazione ed esecuzione 6,5 7,1 efficientare il parco fornitori (aumento, diminuzione) 5,9 innovare le procedure, anche con l'utilizzo delle nuove tecnologie 6,8 assicurare trasparenza e tracciabilità 8,3 ridurre i contenziosi procedurali 8,0 11

12 La raccolta dei fabbisogni Modalità di redazione del Programma Triennale delle Opere Pubbliche, percentuale su totale, anno 2012 Non viene Non sa / non redatto; 4,1 risponde; 0,8 Sia per Altro; 7,9 ricognizione che su segnalazioni; 10,4 Attraverso le segnalazioni che arrivano di volta in volta dai diversi Uffici; 26,1 Attraverso una ricognizione sistematica dei fabbisogni da parte di un ufficio centrale; 50,6 Buona capacità di programmazione, Ricognizione sistematica dei bisogni Concentrazione dell analisi dei fabbisogni in un unico ufficio 12

13 Progettazione (1/2) Fasi di progettazione dei lavori espletate all interno dell ente, risposta multipla Preliminare Definitiva Esecutiva Totale PAC 94, ,8 93,3 81,7 86,7 Tendenza a limitare i processi di esternazionalizzazione, Partecipata Regione 91,1 95,7 87,5 78,3 83,9 78,3 Bassi livelli di soddisfazione verso i processi di affidamento all esterno Provincia Comune 93,9 95,6 87,9 80,7 77,2 93,9 Volontà di ridurre la possibilità di incorrere i contenziosi 13

14 Progettazione (2/2) Scarsa soddisfazione e poca efficienza dei progetti esternalizzati Paura dei contenziosi Scarsa esternalizzazione Interpretazione errata da parte delle imprese dei fabbisogni PA Indicazione non adeguate da parte della PA dei propri fabbisogni Allungamento tempio di esecuzione 14

15 INDICE 1. Gli obiettivi e la metodologia 2. Le ipotesi di lavoro 3. I risultati 4. Gli snodi di processo 5. Alcune conclusione 3.1. Le fasi «pre-gara» 3.2. Le fasi di gara 3.3. Le fasi «post-gara» Albi fornitori Strumenti di scelta del contraente Modalità di realizzazione 15

16 Albi fornitori Caratteristiche Comune Provincia Regione Partecipata PAC Totale Esiste un albo telematico? Si accede tramite iscrizione? Si accede tramite pre-qualifica? L Albo ha una validità temporale? 23,6 46,7 15,4 30,0 14,3 26,7 85,5 86,7 76,9 73,3 85,7 81,7 23,6 60,0 23,1 36,7 57,1 33,3 50,9 73,3 15,4 36,7 42,9 45,8 Solo un dirigente su quattro dispone di un albo telematico L 80% degli uffici prevede l accesso solo mediante iscrizione Un terzo prevede l accesso con pre-qualifica Le province hanno un profilo che sembra più innovativo In circa la metà dei casi l albo ha una durata temporale. 16

17 Le procedure di scelta del contraente 95 82,1 59,4 57, ,3 26,2 20,3 11,2 Aperta Affidamento in eco./cott fidu. Negoziata previa pubb. Negoziata previa gara Affidamento diretto Affidamento diretto a Società in house Negoziata derivante da avvisi Ristretta derivante da avvisi Procedura selettiva ex art. 238 La tendenza è chiara: prevalgono le procedure aperte, pur in un contesto di ampia diffusione degli affidamenti in economia e delle procedure negoziate. 17

18 L offerta economicamente più vantaggiosa Italia 33% Area geografica Tipologia Ente Nord Est : 41,3% Nord Ovest : 29,7% Centro: 28,7% Sud e Isole: 32,3% Comune: 34,9% Provincia: 28,3% Sistema regione: 28,4% Azienda: 36,4% PAC: 23,7 18

19 tempi qualità Modalità di realizzazione: appalto di sola esecuzione o appalto integrato Appalto integrato 9% L appalto di sola esecuzione copre il 90% del totale degli appalti affidati nel campione di riferimento. Appalto di sola esecuzion e 91% L appalto integrato è una scelta residuale, pur essendo ritenuto efficace (scala 0-10), soprattutto per la qualità complessiva Appalto integrato 6,1 Appalto di sola 7,1 Appalto integrato 5,4 Appalto di sola 7,1 19

20 1. Gli obiettivi e la metodologia 2. I focus di attenzione 3. I risultati 3.1. Le fasi «pre-gara» 3.2. Le fasi di gara 3.3. Le fasi «post-gara» INDICE Gestione del contratto Monitoraggio e controllo Valutazione dei fornitori 4. Gli snodi di processo 5. Alcune conclusione 20

21 Gestione del contratto: l incidenza delle varianti Totale Comune Provincia Sistema regione Partecipate PAC Percentuale sull'importo Percentuale sul numero dei contratti 14,4 13,0 17,8 14,1 16,0 36,4 40,5 39,8 41,2 22,6 21,6 37,0 Le varianti riguardano in media il 36% dei contratti e incidono per il 14% sugli importi. Il dato cresce per le regioni e i comuni Si confermano i dati AVCP riguardo alla relazione diretta tra ricorso alle varianti, entità dell importo, criterio di aggiudicazione, tipo di appalto 21

22 Monitoraggio e controllo della performance: Contratti sottoposti a monitoraggio Utilizzo strumenti dedicati Utilizzo tecnologie e software ad hoc Bassa efficacia del sistema SOA 1 Controllo estensivo ma con scarsi strumenti.. 68,2% 54% 28% 50% 22

23 Monitoraggio e controllo della performance ESECUZION E COLLAUDO MANUTEN ZIONE PROGETTO GARA 2 Qualità, tempi o sicurezza? Qualità Tempi Sicurezza Qualità Tempi Sicurezza Qualità Tempi Sicurezza Qualità Tempi Sicurezza 22,5 21,6 23,9 29,4 26,6 43,3 44,8 44,7 42,2 50,0 48,4 73,0 23

24 Monitoraggio e controllo della performance 3 contrari Verso un sistema nazionale di valutazione della performance? favorevoli ad una legislazione puntuale 38% 30% 32% favorevoli ad una legislazione generale e linee guida 24

25 1. Gli obiettivi e la metodologia 2. Le ipotesi di lavoro 3. I risultati 4. Gli snodi di processo 4.1. Partenariato Pubblicoprivato 4.2. Tecnologie 4.3. Legalità 4.4. Criticità complessive INDICE 5. Alcune conclusione 25

26 4.1. Il partenariato pubblico-privato (1/2) 12,9% Percentuale di uffici che utilizzano il PPP 19,8% Incidenza del PPP sul totale dei contratti 4,1 Livello di soddisfazione (scala 0-10) rispetto ai tempi 5,1 Livello di soddisfazione (scala 0-10) rispetto alla qualità 26

27 4.1. Il partenariato pubblico-privato: motivi della non espansione 27

28 4.2. Tecnologie: utilizzo di soluzioni dedicate Area geografica Italia 30,3% Nord Est : 39,3% Nord Ovest : 29% Centro: 25,9% Sud e Isole: 27,5% Tipologia Ente EELL: 26% Sistema regione: 39% Azienda: 41& 28

29 indice di sintesi 4.3. Tecnologie: frequenza di utilizzo Albo fornitori telematico 3,4 Gare telematiche 1,9 Vendor management 1,0 Soluzioni di Contract Management) Soluzioni per la programmazione Soluzioni per l'analisi della spesa 1,6 1,5 1,9 29

30 4.2. Tecnologie: vantaggi (per coloro che le utilizzano) Ente Provincia Regione Comune Partecipata PAC Tota le Controllo del processo 6,6 5,0 6,1 7,8 6,3 6,7 Maggiore trasparenza 6,5 6,6 8,6 7,1 5,0 6,9 Risparmio dei tempi 6,6 7,8 6,6 7,6 3,8 7,0 Riduzione costi 5,8 4,7 4,6 6,9 7,5 5,9 Efficacia negoziale 4,6 2,9 4,6 5,0 5,0 4,5 Riduzione contenziosi 3,9 5,0 3,9 5,3 5,0 4,5 Dematerializzazione 5,6 2,5 6,8 5,6 10 5,5 TECNOLOGIE: RISPARMIO DEI TEMPI + TRASPARENZA + CONTROLLO DEL PROCESSO 30

31 4.3. Legalità: esigenza di definire protocolli di legalità Ha sottoscritto un patto di legalità 36% 58,6% Lo ha fatto in modo Lo ha fatto in volontario ottemperanza alla normativa 49% 32% Ha suggerito l utilizzo di tecnologie o strumenti di trasparenza 31

32 4.4. Criticità complessive Tempi Efficienza Complessità Gestione fabbisogni 4,8 5,2 5,3 Presa in carico fabbisogni 4,8 4,6 5,0 Redazione Programma Triennale OOPP 4,4 4,6 4,8 Affidamento incarico progettazione 4,7 4,5 5,1 Redazione progetto 5,2 5,1 5,1 Approvazione progetto 3,9 4,0 4,1 Indizione gara 4,8 4,6 5,4 Ricezione offerte 3,7 3,4 3,8 Raccolta offerte 3,3 3,5 3,6 Verifica requisiti e aggiudicazione gara 5,7 5,3 6,0 Assolvimento obblighi informativi 4,8 4,4 4,9 Stipula contratto 4,3 3,9 4,4 32

33 1. Gli obiettivi e la metodologia 2. Le ipotesi di lavoro 3. I risultati 4. Gli snodi di processo INDICE 5. Alcune conclusione 5.1. Cosa fare..in sintesi Leve organizzative 4.3. Leve tecnologiche 4.4. Leve di processo 33

34 5.1. Cosa fare.in sintesi.. indice di sintesi migliorare la qualità della progettazione della gara 7,5 migliorare la capacità' di programmazione dei fabbisogni e delle priorità nominare le commissioni che valutano le offerte con membri aventi competenze specifiche creare migliori condizioni di contesto per una efficace erogazione al pubblico del servizio 5,9 6,4 6,3 semplificare la gestione amministrativocontabile 7,7 34

35 4.4. Valutazione di impatto delle leve organizzative 35

36 4.4. Valutazione di impatto delle leve tecnologiche 36

37 4.4. Valutazione di impatto delle leve di processo 37