Le prospettive degli acquisti nella Pubblica Amministrazione

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1 Milano Roma Bari Napoli Le prospettive degli acquisti nella Pubblica Amministrazione Ing. Filippo Chesi workshop - PATRIMONIO & ACQUISTI NELLA PA Innovare negli acquisti: le strategie nelle Amministrazioni Pubbliche Lecce, 27 maggio

2 1- L attuale contesto di innovazione Le recenti evoluzioni degli approvvigionamenti nella PA Scenario di innovazione diffusa e di attenzione costante sul tema degli approvvigionamenti: i primi esperimenti di e-procurement si consolidano e si diffondono il tema degli approvvigionamenti è considerato e affrontato in maniera esplicita ormai in tutti gli enti il contesto normativo di riferimento (nazionale, locale e comunitario) è in costante evoluzione aumentano le soluzioni/i fornitori di tecnologia specializzata e diminuiscono i costi E il momento di fare il punto per orientare gli sviluppi futuri 2

3 2 Le evoluzioni recenti L attenzione degli attori in gioco Continua l attenzione del Governo centrale tensione al contenimento della spesa evoluzione del ruolo della Consip: innovazione normativo-gestionale: primo forte impatto allargamento del campo d azione e pressione sugli operatori presidio delle forniture nazionali e supporto di alto livello Cresce l attenzione degli altri livelli di governo: il tema dell innovazione degli approvvigionamenti è sempre di grande interesse (convegni, pubblicazioni, ) evolve la percezione della funzione approvvigionamenti 3

4 2 Le evoluzioni recenti Gli aspetti organizzativo-gestionali Modelli organizzativi e ruoli sviluppati in funzione della gestione degli approvvigionamenti Articolazione e presidio dei processi di approvvigionamento Valutazione dei fabbisogni e programmazione degli approvvigionamenti 4

5 2 le evoluzioni recenti La gestione dei rapporti con il mercato Diffusione dei contratti quadro e attivazione di acquisti in forma associata Oggetto della fornitura: dal servizio singolo al global service Creazione di marketplace ad uso degli enti del territorio Esperienze di valutazione dei fornitori strutturata e sistematica 5

6 2 Le evoluzioni recenti Permangono le criticità strutturali Fase del ciclo Problematiche per la P.A. Possibili leve di intervento Criticità Vincoli Scelte gestionali e-procurement Impostazione approvvi gionamenti Ciclo acquisto difficoltà di previsione scarsa integrazione tra utilizzo e programmazione capacità di fare/gestire contratti selezione fornitori onerosità tempi lunghi pubblicità dei fabbisogni capienza del Bilancio, ciclo di programmazione procedure ad evidenza pubblica vincoli temporali.. strategie approvvigionamento integrazione con ciclo programmazione.. razionalizzazione processi strumenti: contratti quadro vendor rating strutture associate di acquisto monitoraggio dei consumi magazzini integrati.. market place asta on-line cataloghi elettronici.. 6 Gestione livello di servizio ciclo della tempestività autorizzatorio fornitura controllo qualità.. razionalizzazione processi semplificazione procedure responsabilizzaz. sui consumi integrazione online clientefornitore servizi a valore aggiunto da parte del fornitore

7 2 Le evoluzioni recenti Le esigenze crescenti di contenimento della spesa pubblica CONTENIMENTO della spesa pubblica razionalizzazione delle spese di funzionamento IMPATTO SULLA GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI: COSA COMPRARE? COMPRARE BENE COMPRARE QUELLO CHE SERVE 7

8 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le possibili direzioni GESTIRE IN MANIERA CONSAPEVOLE LA LEVA DELL APPROVVIGIONAMENTO: Presidio del mercato (opportunità e vincoli) e delle in novazioni tecnologiche Strategia di approvvigionamento (COSA? COME?) Ruolo della funzione approvvigionamenti Razionalizzazione del processo Visione integrata del processo: collegamento clienti interni/fornitori esterni Presidio delle fasi critiche Uso della tecnologia (sistemi informativi ed e-procurement) 8

9 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento criteri principali rapporto tra la struttura territoriale dei fornitori e quella della P.A: grado di specificità dei bisogni nella P.A. rilevanza strategica del prodotto per l Ente complessità e rischi connessi con il mercato della fornitura il fatturato relativo per classe di materiale (curva ABC) forza relativa Ente/fornitore 9

10 10 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento ESIGENZE enfasi sui rapporti aumentare potere contrattuale DISPERSO (molti fornitori su scala nazionale) CONCENTRATO (pochi fornitori su scala nazionale) ricerca di economie di scala MERCATO enfasi sul prezzo definizione standard LOCALE (prevalenza di fornitori locali) SPECIFICO COMUNE FABBISOGNO

11 3- L innovazione dei modelli di acquisto Le strategie di approvvigionamento RISPOSTE MERCATO CONCENTRATO (pochi fornitori su scala nazionale) DISPERSO (molti fornitori su scala nazionale) enfasi sui rapporti Agenzie specialistiche ricerca Centrali di Acquisti ad hoc economie d acquisto di scala locali aumentare potere contrattuale CONSIP LOCALE (prevalenza di fornitori locali) enfasi Gruppi sul d acquistodefinizione prezzo Protocolli d intesa standard SPECIFICO FABBISOGNO COMUNE 11

12 3- L innovazione dei modelli di acquisto L uso strategico della leva tecnologica DOMANDA Valore acquisti ALTA GARA MARKET PLACE BASSA ASTA ON LINE CATALOGO ELETTRONICO A CONVENZIONE MULTIPLA BASSA MEDIA DOMANDA (Frequenza d'acquisto) ALTA 12

13 3 L innovazione dei modelli di acquisto L innovazione della funzione approvvigionamento CARATTERISTICHE SERVIZIO ACQUISTI TRADIZIONALE (PROVVEDITORATO) FUNZIONE APPROVVIGIONAMENTI STRUTTURA ORGANIZZATIVA BASSA VISIBILITA DISTANZA DAI VERTICI ALTA VISIBILITA DIPENDENZA DIRETTA DAI VERTICI PERCEZIONE ESTERNA EVASIONE PRATICHE DI GARA FUNZIONE ATTIVA, CONSULENZIALE INFORMAZIONI DISPONIBILI FOCUS PROBLEMATICHE LEGATE AGLI APPALTI POCHE INFORMAZIONI SUI VOLUMI E SULLE CARATTERISTICHE RISPETTO PROCEDURA AMPIA GAMMA DI DATI INTERNI ED ESTERNI, BEN STRUTTURATI SUPPORTO OPERATIVO E DECISIONALE RESPONSABILITA IMPOSTAZIONE GARA D APPALTO SELEZIONE DELL OFFERTA PIU ECONOMICA RIFERIMENTO NELL ENTE PER: PIANIFICAZIONE DEI FABBISOGNI INFORMAZIONI SUI MERCATI ANDAMENTO MERCATO RAPPORTI CON I FORNITORI FORMALE, MEDIATO DALLA PROCEDURA AD EVIDENZA PUBBLICA VALUTAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI COSTRUZIONE RAPPORTI CONTINUATIVI 13 SUPPORTO ALLA STRATEGIA DELL ENTE SCARSO O NULLO REPERIBILITA DI BENI E/O SOLUZIONI GESTIONALI INNOVATIVE

14 3- L innovazione dei modelli di acquisto La razionalizzazione dei processi Previsione fabbisogni PIANIFICAZIONE E STRATEGIA DI APPROVVIGIO_ NAMENTO Stesura capitolato GESTIONE RICHIESTE ACQUISTO GESTIONE PROCESSI DI ACQUISTO AD EVIDENZA PUBBLICA GESTIONE PROCESSI DI ACQUISTO NON AD EVIDENZA PUBBLICA GESTIONE FORNITURA Procedure di ordine STIPULA CONTRATT O ED EMISSIONE ORDINI DI ACQUISTO Valutazione fornitori GESTIONE BENI A MAGAZZINO 14

15 Conclusioni Il processo di innovazione si è ormai avviato La razionalizzazione e l innovazione del processo di approvvigionamento è un processo ormai irreversibilmente avviato: il contenimento della spesa è una priorità indiscutibile l atteggiamento degli addetti è orientato al cambiamento l innovazione tecnologica/normativa/di mercato spinge dal fuori le Amministrazioni a innovare Su cosa si focalizza l attenzione delle amministrazioni che vogliono governare l innovazione e gestire efficacemente la leva degli approvvigionamenti? 15

16 Conclusioni Il focus dell attenzione nei prossimi anni visione strategica della leva approvvigionamenti: ruolo di governo supporto e innovazione della funzione approvvigionamenti razionalizzazione del processo di acquisto diffuso governo del mercato degli approvvigionamenti: la visione territoriale : agenzie regionali/nazionali, aggregazioni, marketplace la visione interna : strategia approvvigionamenti, contratti quadro, gestione delle leve integrazione della gestione approvvigionamenti nel sistema di governance interno: razionalizzazione delle spese di funzionamento 16 programmazione dei fabbisogni

17 Lattanzio e Associati Le aree di intervento Sistemi di governance interna Modelli organizzativi, programmazione, riforma del bilancio, controllo strategico e gestionale, contabilità analitica, internal auditing, valutazione dei dirigenti, produttività ed incentivazione. Sistemi di governance esterna Governance e modelli di cooperazione interistituzionale per la gestione delle politiche, programmazione partecipata, gestione associata dei servizi e delle funzioni. e-government Semplificazione amministrativa, sportelli unici, ridisegno dei processi e nuove tecnologie ICT. 17

18 Lattanzio e Associati Le aree di intervento Modelli di gestione degli acquisti Programmazione dei fabbisogni, strategie di approvvigionamento, e- procurement, outsourcing e global service. Public Utilities Strategie e piani industriali, evoluzioni societarie, gestione dei contratti di servizio, controllo di gestione ed operativo. Formazione manageriale Programmazione e definizione di piani formativi, progettazione, coordinamento e realizzazione, valutazione. Gestione dell innovazione Laboratori, Cantieri, diffusione buone prassi, project management. 18

19 Le sedi operative Milano Via Borgonuovo, 26 (20121) Tel , Fax Roma Viale di Trastevere, 85 (00153) Tel , Fax Bari Corso della Carboneria, 15 (70123) Tel , Fax Napoli Centro direzionale Isola E5, scala A (80143) Tel , Fax Per informazioni: posta@lattanzioeassociati.it, 19