COORDINAMENTO ATTIVITA AMMINISTRATIVA

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1 COORDINAMENTO ATTIVITA AMMINISTRATIVA

2 CENTRO DI RESPONSABILITA': U.O. AFFARI GENERALI E ISTITUZIONALI Responsabile: FREDDI NADIA OBIETTIVI STRATEGICI E DI SVILUPPO PIANO DETTAGLIATO DEGLI OBIETTIVI 1. CONSERVAZIONE PERMANENTE DEL DOCUMENTO INFORMATICO Valutazione del software Hummingbird come strumento per la conservazione permanente della documentazione elettronica, in relazione alle scelte operate dalla Regione Emilia-Romagna e dagli esiti dei progetti di ri-uso. Partecipazione ad almeno 80% degli incontri che la regione Emilia Romagna organizzerà per lo studio e condivisione di un modello organizzativo per la conservazione in ambiente digitale dei documenti (convenzione PARER) n presenze agli incontri n incontri organizzati >=0,8 Tematica: PARTECIPAZIONE, ORGANIZZAZIONE ED INNOVAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma: SEMPLIFICAZIONE Sub-Programma: LA MEMORIA SENZA POLVERE: L'INNOVAZIONE NELLA GESTIONE DOCUMENTALE Responsabile intervento: Freddi Nadia Eventuale U.O. / Servizi / Enti coinvolti: Criticità: delle fasi di intervento: S Inizio presunto Fine presunta Inizio effettivo Fine effettiva Partecipazione agli incontri che la regione Emilia Romagna organizzerà per lo studio e condivisione di un modello organizzativo per la conservazione in ambiente digitale dei documenti (convenzione PARER) L'intensa attività formativa organizzata dalla Regione è stata seguita direttamente dagli operatori che hanno partecipato alle diverse sessioni preliminari organizzate a Bologna nei mesi di marzo/aprile e maggio 2011 OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO E ATTIVITA' STRUTTURALI 2. GESTIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO Il quadro attuale e normativo del nostro paese è orientato verso una progressiva introduzione dell'i.t. nella P.A. come presupposto per recuperare efficienza e trasparenza ed ottenere una riduzione dei tempi e forte risparmio di costi grazie alla dematerializzazione dei processi e delle procedure. Il passaggio da una burocrazia cartacea ad una moderna amministrazione 'senza carta' comporta una profonda modifica degli assetti organizzativi ed un ripensamento delle procedure e delle regole tecnico-giuridiche alla luce degli obiettivi da raggiungere. Svolgere almeno il 70% delle seguenti attività: - Estendere la firma digitale ad altre tipologie di documenti (esempio provvedimenti del personale). - Approfondire l'utilizzo del timbro digitale, - Utilizzo della Pec -CecPac e problemi collegati (elenchi on line/pec imprese/ ordini 40

3 professionali e cittadini); - Consolidare l'avviamento del processo di digitalizzazione messo in atto; - Manutentare il piano di produzione e gestione dei documenti digitali; - Ausilio e consulenze nelle questioni riguardanti il procedimento amministrativo telematico -Rivedere il manuale di gestione dei documenti alla luce delle modifiche apportate al CAD e delle metodologie e soluzioni da noi adottate - Applicazione di una tipologia di firma più debole per la dematerializzazione dei documenti interni, - Partecipazione al progetto interregionale (PRODE) sulla dematerializzazione del documento amministrativo attività svolte attività da svolgere >=0,7 Tematica: PARTECIPAZIONE, ORGANIZZAZIONE ED INNOVAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma: SEMPLIFICAZIONE Sub-Programma: LA MEMORIA SENZA POLVERE: L'INNOVAZIONE NELLA GESTIONE DOCUMENTALE Responsabile intervento: Nadia Freddi Eventuale U.O. / Servizi / Enti coinvolti: Criticità: delle fasi di intervento: S Inizio presunto Fine presunta Inizio effettivo Fine effettiva Approfondire l'utilizzo del timbro digitale, Ausilio e consulenze nelle questioni riguardanti il procedimento amministrativo telematico Consolidare l'avviamento del processo di digitalizzazione messo in atto e mantenere il piano di produzione e gestione dei documenti digitali. Estendere la firma digitale ad altre tipologie di documenti e applicazione di una tipologia di firma più debole per documenti interni. Partecipazione al progetto interregionale (PRODE) sulla dematerializzazione del documento amministrativo Rivedere il manuale di gestione dei documenti alla luce delle modifiche apportate al CAD e delle metodologie e soluzioni da noi adottate Utilizzo della Pec -CecPac e problemi collegati (elenchi on line/pec imprese/ ordini professionali e cittadini); Il 35% delle attività programmate per l'anno 2011 è stato realizzato 3. REGOLAMENTO PER L'ARCHIVIO DI DEPOSITO E SUCCESSIVO VERSAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE Dalla fotografia della situazione attuale emerge che l'attività è complessa in quanto gli archivi di deposito sono dislocati in più sedi ed occorre un riordino della documentazione ivi conservata, con una ripresa dei versamenti dei documenti dall'archivio corrente a quello di deposito e dell'attività di scarto. 41

4 Riordino e selezione del materiale documentario conservato nei sottoindicati archivi di deposito: - Biblioteca Classense, - Beatrice Alighieri, - Mura di Porta Serrata. Tematica: PARTECIPAZIONE, ORGANIZZAZIONE ED INNOVAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma: SEMPLIFICAZIONE Sub-Programma: LA MEMORIA SENZA POLVERE: L'INNOVAZIONE NELLA GESTIONE DOCUMENTALE Responsabile intervento: Nadia Freddi Eventuale U.O. / Servizi / Enti coinvolti: Criticità: Motivazione dell'eventuale ritaratura: Obiettivo ritarato nelle fasi delle fasi di intervento: S Inizio presunto Fine presunta Inizio effettivo Fine effettiva Analisi dettagliata del materiale O conservato presso i depositi archivistici con data anteriore al 1970, 01/05/ /12/2011 ma non ancora formalmente versata R Analisi dettagliata del materiale conservato presso i depositi archivistici con data anteriore al 1970, 01/12/ /12/2011 ma non ancora formalmente versata O Condizionamento del materiale (limitatamente ai casi in cui è necessaria la sostituzione delle buste e 01/05/ /12/2011 camicie danneggiate); R Condizionamento del materiale (limitatamente ai casi in cui è necessaria la sostituzione delle buste e camicie danneggiate); 01/12/ /12/2011 Riordino del materiale documentario O individuato e schedato 01/05/ /12/2011 Riordino del materiale documentario R individuato e schedato 01/12/ /12/2011 Schedatura preliminare delle unità O archivistiche individuate per il versamento alla sezione separata di 01/05/ /12/2011 archivio storico R Schedatura preliminare delle unità archivistiche individuate per il versamento alla sezione separata di archivio storico 01/12/ /12/2011 Selezione del materiale da destinare O alla conservazione permanente 01/05/ /12/2011 Selezione del materiale da destinare R alla conservazione permanente 01/12/ /12/2011 Si è conclusa la gara per l'affidamento del lavoro di riordino dell'archivio nei confronti della Soc. Coop. Le Pagine. Al momento si è in attesa di conoscere i locali che dovranno ospitare l'archivio storico che dovranno essere individuati dalla Biblioteca Classense 4. TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE E SISTEMA DI FASCICOLAZIONE 42

5 La corretta tenuta dei documenti nel fascicolo procedimentale rappresenta un'attività strategica per governare e gestire l'attività amministrativa. Avendo adottato un nuovo titolario è necessario rivedere l'attività di fascicolazione adottata presso i vari uffici e che trova applicazione nel sistema di gestione informatica dei documenti. Attualmente i parametri impostati nel sistema Iride non consentono di gestire correttamente e in modo funzionale l'attività di fascicolazione (non tutti gli uffici sono consapevoli della importanza di questa attività e nel tempo si sono sedimentate delle prassi sbagliate e non corrette) Azioni di traino in modalità 'on-site', help remoto o attraverso comunicati e consigli, delle regole che consentono di condividere all'interno dell'ente il modello archivistico ispirato ai rigorosi principi della tradizione e delle tecniche archivistiche. Tematica: PARTECIPAZIONE, ORGANIZZAZIONE ED INNOVAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma: SEMPLIFICAZIONE Sub-Programma: LA MEMORIA SENZA POLVERE: L'INNOVAZIONE NELLA GESTIONE DOCUMENTALE Responsabile intervento: Nadia Freddi Eventuale U.O. / Servizi / Enti coinvolti: Criticità: delle fasi di intervento: S Inizio presunto Fine presunta Inizio effettivo Fine effettiva Completamento della formazione Consolidamento delle regole trasmesse E' stato attivato un servizio di assistenza e tutoraggio nei confronti delle strutture maggiormente coinvolte nel processo di archiviazione digitale 5. REGOLAMENTO PER LA PUBBLICAZIONE ON LINE La legge 69/2009 ha sancito il valore legale della pubblicità effettuata sul sito web. Si rende pertanto necessario predisporre gli strumenti tecnici e normativi necessari per dare esecuzione alle previsioni di legge sopra riportate. Implementare e manutentare il sistema di pubblicità on-line Tematica: PARTECIPAZIONE, ORGANIZZAZIONE ED INNOVAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma: PARTECIPAZIONE E NUOVE TECNOLOGIE Sub-Programma: GLI STRUMENTI A SOSTEGNO DELLA PARTECIPAZIONE Responsabile intervento: Nadia Freddi Eventuale U.O. / Servizi / Enti coinvolti: Criticità: delle fasi di intervento: S Inizio presunto Fine presunta Inizio effettivo Fine effettiva Implementazione nuove modalità di pubblicità on line Manutenzione nuove procedure adottate 43

6 Il sistema viene costantemente manutentato sulla base delle analisi e necessità che si palesano nei rapporti con i diversi soggetti coinvolti 6. REVISIONE ORGANIZZATIVA DEI MESSI COMUNALI La riduzione di organico che ha interessato il nucleo operativo dei messi comunali pone l'esigenza di rivedere le competenze assegnate agli stessi in una ottica di maggiore interscambialità delle attività e collaborazione reciproca. Provvedimento di organizzazione dei messi con la riorganizzazione delle funzioni assegnate all'interno dell'ufficio Messi e sperimentazione assegnazione nuove competenze e maggiore interscambiabilità Attraverso lo strumento degli ordini di servizio vengono modificati i compiti dei messi per adeguarli alle concrete ed effettive necessità 7. GESTIONE NUOVI CONTRATTI ASSICURATIVI Nel corso del 2010 sono stati aggiudicati i contratti assicurativi del Comune con nuove compagnie di assicurazione. Occorre rivedere i processi e la modulistica per ottimizzare al meglio la gestione dei rapporti con le compagnie di assicurazione Gestire l'avvio dei nuovi contratti Degli otto lotti assicurativi aggiudicati sono state riviste le polizze e la relativa modulistica e corrispondenza nei confronti di sette compagnie 8. GESTIONE DELLA NOTIFICA In questi ultimi anni si è assistito ad un notevole aumento delle richieste di notifiche e ciò ha reso ulteriormente problematica la gestione delle attività. l'ufficio notifiche risente di criticità legate sia al fattore umano che di carattere procedurale e tecnologico Applicazione disposizioni e regole contenute nel regolamento delle notifiche da parte dei soggetti interni ed esterni. Diminuzione delle notifiche a mezzo utilizzo diretto messi e aumento delle notifiche postali utilizzando le nuove procedure di Poste Italiane. azioni svolte 44

7 azioni da svolgere =1 Nel primo semestre si è registrato un sensibile calo delle notifiche attraverso i messi notificatori seppure in presenza di una situazione che vede un generale incremento dello strumento delle notifiche degli atti ai destinatari 45

8 CENTRO DI RESPONSABILITA': APPALTI, CONTRATTI ED ACQUISTI Responsabile: NERI PAOLO OBIETTIVI STRATEGICI E DI SVILUPPO PIANO DETTAGLIATO DEGLI OBIETTIVI 1. UNIFICAZIONE E CENTRALIZZAZIONE PROCESSO DI FORNITURA DI BENI E SERVIZI Si tratta di approvare la proposta di centralizzazione ed unificazione del processo di fornitura di beni e servizi nell'ottica di ottimizzare le risorse, omogeneizzare le procedure, individuare standard di qualità univoci per tutto l'ente e garantire altresì uniformità di applicazione normativa in un ambito complesso quale quello inerente la tematica degli appalti. Va poi modificato il Regolamento comunale sui contratti, vanno implementati i necessari adeguamenti strutturali e formalizzate le procedure che garantiscano la collaborazione tra i Servizi ed ufficio centrale preposto. Dare effettivo inizio - nel rigoroso rispetto degli indirizzi regolamentari / organizzativi approvati dai competenti organi comunali - alla centralizzazione delle attività di predisposizione dei bandi di gara nel settore dei servizi e delle forniture. Si dovrà quindi: - adottare le necessarie misure organizzative interne alla U.O. Gare e Contratti, - stabilire le modalità di interazione/collaborazione con i vari Servizi Comunali, - iniziare la concreta predisposizione centralizzata dei bandi di gara nel settore dei servizi e delle forniture a far data dall'approvazione formale degli indirizzi regolamentari / organizzativi dei competenti organi. Considerando che il 2011 è il primo anno di attuazione dell'intervento relativo alla predisposizione centralizzata dei bandi di gara nel settore dei servizi e delle forniture, ci si pone l'obiettivo che il numero di bandi predisposti dall'u.o. Gare e Contratti rapportato al numero di bandi da predisporre (cioè quelli che i servizi comunali richiederanno di predisporre) sia almeno pari a 0,8. numero bandi predisposti n. bandi da predisporre >=0,8 Tematica: PARTECIPAZIONE, ORGANIZZAZIONE ED INNOVAZIONE NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma: ORGANIZZAZIONE DELLA STRUTTURA COMUNALE Sub-Programma: INTERVENTI DI MIGLIORAMENTO ORGANIZZATIVO Responsabile intervento: Brighi Alessandro Eventuale U.O. / Servizi / Enti coinvolti: Criticità: Motivazione dell'eventuale ritaratura: Obiettivo ritarato nelle fasi delle fasi di intervento: S Inizio presunto Fine presunta Inizio effettivo Fine effettiva Approvazione, da parte dei competenti organi comunali, dei provvediementi regolamentari / organizzativi relativi 01/01/ /03/ /01/ /03/2011 alla centralizzazione dei procedimenti di affidamento dei servizi e forniture Effettiva implementazione dell'attività di redazione/predisposizione centralizzata dei bandi di gara nel settore dei servizi e delle forniture 01/04/ /12/ /03/2011 Indagine conoscitiva presso i Servizi E del Comune per rilevare il numero di gare di appalto previste per l'anno /01/ /03/2011 Con delibera di Consiglio Comunale n. 45 del (esecutiva dal ) sono state approvate 46

9 le modifiche al Regolamento comunale sui contratti necessarie per dare corso alle successive fasi. Dalla data di esecutività della suddetta delibera l'u.o. Gare e Contratti ha attivato il processo di riorganizzazione interna, tuttora in corso, finalizzato alla effettiva implementazione dell'attività di redazione/predisposizione centralizzata dei bandi di gara nel settore dei servizi-forniture. OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO E ATTIVITA' STRUTTURALI 2. ADEGUARE LE PROCEDURE DEL SISTEMA DI GESTIONE QUALITÀ AL NUOVO REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DEL CODICE DEI CONTRATTI PUBBLICI Atteso che con Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n.207 è stato approvato il Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n.163, recante <<Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE>>, si tratta di adegaure le procedure e la modulistica del Sistema di Gestione Qualità al nuovo regolamento. Dopo una puntuale analisi e studio del nuovo Regolamento di esecuzione ed attuazione del codice dei contratti pubblici effettuare una integrale rivisitazione delle Procedure Operative del Sistema di Gestione della Qualità riguardanti l'u.o. Gare e Contratti lavori pubblici, adeguandole al nuovo dettato regolamentare. Prevista: 29/07/2011 Ritarata: Effettiva: n. azioni di revisione attuate n. revisioni da attuare >0,8 E' stata completata la fase di analisi e studio del DPR 5 ottobre 2010, n. 207 e si sta avviando la fase di revisione delle procedure operative e della correlata modulistica nell'ambito del Sistema di Gestione Qualità. 3. ARCHIVIAZIONE E CATALOGAZIONE SISTEMATICA DEI CONTRATTI DI CUI È PARTE IL COMUNE DI RAVENNA Archiviazione e catalogazione sistematica - da parte dell'ufficio immobiliare - dei contratti di cui è parte il Comune di Ravenna, iscritti ed inseriti nei repertori, allo scopo di facilitare il reperimento e la consultazione dei medesimi. Gli atti verranno catalogati evidenziando gli elementi utili per la ricerca e il reperimento: la data di stipulazione, la controparte, l'oggetto sintetico del contratto, il numero di repertorio e il numero di raccolta. Archiviare e catalogare tutti gli atti repertoriati negli anni 1995, 1996 e In particolare il risultato previsto può essere così specificato: - n atti catalogati (riferiti agli atti repertoriati negli anni 1995, 1996 e 1997) / n di atti da catalogare (cioè tutti gli atti repertoriati negli anni 1995, 1996 e 1997) = 1. n. atti catalogati n. atti da catalogare =1 L'obiettivo verrà svolto nel secondo semestre. 4. ANALISI DELLA GESTIONE DELL'UFFICIO CENTRO STAMPA ASSOCIATO 47

10 Il 01/10/2008 è stata avviata la gestione associata del Centro Stampa Comunale con la Provincia di Ravenna. Tenuto conto degli obblighi contrattuali con la Ditta Xeros s.p.a. si evidenzia la necessità di verificare la gestione associata dell'ufficio a seguito della richiesta di aggiornamento della convenzione, pervenuta da parte della Amministrazione Provinciale. Presentare una analisi dei dati relativi a costi e ricavi e predisposizione di una relazione Prevista: 30/09/2011 Ritarata: Effettiva: Si sono svolti incontri tra l'amministrazione Provinciale e la Direzione Generale del Comune per verificare gli aggiornamenti alla convenzione inoltre è stata inoltrata richiesta di offerta tecnica economica alla ditta Xeros 5. ACQUISTI CON L'UTILIZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La Posta Elettronica Certificata offre la possibilità di inviare documenti informatici aventi lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento. In via sperimentale si procederà ad effettuare acquisti di beni e servizi utilizzando questo strumento evitando l'invio cartaceo dei documenti (es. lettera invito, capitolato ecc.) Effettuare almeno 2 gare mediante l'utilizzo di P.E.C. per acquisti di beni e servizi. n. gare effettuate n.gare previste >=1 E' stata già inviata una richiesta di preventivo in data 24/06/2011 per l'acquisto di articoli di vestiario 6. INTEGRAZIONE SERVIZIO VOIC Al fine di contribuire a migliorare l'organizzazione del lavoro, nell'ottica dell'ottimizzazione dei tempi e delle risorse disponibili, si ritiene opportuno procedere all'attuazione del progetto proposto da Telecom Italia Spa a costo zero, relativo all'integrazione del Voice Mail (sistema di caselle vocali), che offre una serie di servizi integrati di base che opportunatamente combinati permettono di rispondere alle diverse necessità evidenziate dagli uffici. Predisposizione idonea procedura e comunicazione a tutti i Servizi individuati circa l'attivazione della nuova procedura di gestione delle telefonate in entrata. Servizi informati Servizi individuati =1 Con del 04/05/2011 si è proceduto a richiedere a Dirigenti e Quadri l'individuazione dei numeri interni 48

11 sui quali attivare il servizio di voic 49

12 CENTRO DI RESPONSABILITA': SERVIZI GENERALI COORDINAMENTO ATTIVITA' AMMINISTRATIVA Responsabile: NERI PAOLO PIANO DETTAGLIATO DEGLI OBIETTIVI OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO E ATTIVITA' STRUTTURALI 1. NUOVO ASSETTO ISTITUZIONALE A seguito delle mutate normative riguardanti la composizione degli organi di governo si rende necessario provvedere agli adempimenti conseguenti alle nuove elezioni. Coordinamento delle attività necessarie e propedeutiche al nuovo riassetto (Consiglio Comunale, Giunta Comunale, Commissioni Consiliari ecc.) Il coordinamento delle attività è stato sin qui svolto; si sono concluse le operazioni elettorali, convocato il primo Consiglio Comunale, nominata la Giunda dal Sindaco eletto. 2. NUOVO REGOLAMENTO DEI PROCEDIMENTI A seguito delle nuove disposizioni legislative (L. 15 e 80 del 2005 e n. 69/2009) occorre procedere alla adozione del nuovo regolamento dei procedimenti amministrativi ed ai relativi connessi adempimenti. Coordinamento dell'attività di elaborazione ed approvazione del nuovo regolamento e degli adempimenti successivi connessi, in collaborazione in particolare con il Capo Area Servizi ai Cittadini e con tutti i Servizi dell'ente interessati. Il nuovo Regolamento dei procedimenti amministrativi è stato approvato dal Consiglio Comunale in data 14/03/ POLITICHE DI GENERE Partendo dall'analisi di contesto effettuata nel 2010 per analizzare le disparità di genere presenti nel nostro territorio al fine di pervenire alla elaborazione del bilancio di genere, vi è ora la necessità di avviare un percorso di rilevazione all'interno dell'amministrazione di indicatori specifici e dei dati necessari, ripartiti per genere, per individuare le azioni necessarie a promuovere politiche di parità. L'obiettivo sarà coordinato dal Servizio Politiche Giovanili, Volontariato, Pari Opportunità e Cooperazione Decentrata. Fornire la necessaria collaborazione, nei tempi previsti dal progetto, per quanto di competenza delle singole Aree. 50

13 La fase di sviluppo delle analisi di impatto e degli indicatori di genere specifici per le singole aree organizzative a cura del Servizio Politiche Giovanili, Volontariato, Pari Opportunità e Cooperazione Decentrata, prenderà avvio nel secondo semestre 2011; alla stessa verrà fornita la necessaria collaborazione per quanto di competenza delle Aree. 4. PRESIDIARE IL COORDINAMENTO DEI SERVIZI FACENTI CAPO ALL'AREA Fornire il necessario supporto per la realizzazione degli obiettivi previsti. Realizzazione di almeno il 70% degli obiettivi previsti nei Centri di responsabilità dell'area. n.obiett.area realizzati n.obiett.area previsti >=0,7 51