Buone Prassi Farnesina che innova L e-procurement a 360

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1 Buone Prassi Farnesina che innova L e-procurement a 360 Anno di riferimento: 2016 Responsabile del Progetto: Dott. Federico Balsani Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Dott. Federico Balsani

2 Descrizione sintetica del progetto La gestione delle procedure di acquisto, in un periodo di crisi e spending review, è il punto essenziale e strategico attorno al quale ruotano il successo e il buon funzionamento di una Pubblica Amministrazione. Con l obiettivo di rispondere a qualsiasi tipo di esigenza, la DGAI Ufficio II si è dotata di un sistema di e-procurement Acquisti Telematici, che integra in una soluzione modulabile tutte le forme di approvvigionamento online, razionalizzando i processi e riducendo i costi di acquisto e di gestione. La piattaforma Acquisti Telematici consente all Amministrazione di: Gestire gli Albi informatizzati non solo di Fornitori, ma anche di altre tipologie di operatore economico Gestire le procedure di Gara telematica, derogando all utilizzo dell AVCPass Trasmettere e ricevere informazioni tramite il sistema SIMOG dell Autorità Anticorruzione Istituire il proprio Mercato Elettronico Gestire la contrattualizzazione tramite il gestionale Contratti Informatici Gestire l esecuzione del contratto tramite il modulo dedicato Pubblicare i dati relativi agli affidamenti tramite i moduli di Amministrazione Trasparente

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4 Descrizione sintetica del progetto L obiettivo del Software è quello di rendere più razionale l intero processo di gestione degli albi e delle procedure di acquisto, fino ad ora lungo e complesso, ed ottimizzare il lavoro delle risorse umane interfacciando i diversi uffici competenti e i loro operatori. Il gestionale facilita notevolmente anche le Aziende ed i Professionisti, non più costretti all invio di voluminosi plichi cartacei: l operatore economico può iscriversi agli Albi online, su un sistema disponibile 24/7, con notevole risparmio di tempo, nessun margine d errore e un iscrizione più precisa e accurata. Inoltre, ha la possibilità di partecipare ai bandi di gara per via telematica, in totale sicurezza, grazie alle tecnologie di firma digitale e posta elettronica certificata ed alla procedura Busta chiusa telematica che garantisce l inviolabilità delle offerte. Il software è distinto in due pannelli gestionali, uno dedicato agli Operatori Economici (lato front office), tramite il quale l utente ha la possibilità di registrarsi agli albi, partecipare ai bandi e al Mercato Elettronico; l altro dedicato all Amministrazione (lato back office), tramite il quale gli operatori possono gestire gli albi e le gare, oltre ad avere vari strumenti di utilità. Il software è interamente on-line. La piattaforma prevede inoltre un meccanismo di tracciamento esteso delle attività eseguite da utenti del sistema, back office e front office, attraverso registrazioni sui log di sistema.

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6 Settori interessati Il progetto ha coinvolto nel corso del 2016 tutti i settori di competenza della DGAI ufficio II. In particolare l applicativo è stato lanciato in via sperimentale per l affidamento di tutte le procedure di gara fuori CONSIP di competenza delle tre sezioni che costituiscono l ufficio. In futuro, l obiettivo sarà di ampliare l uso dell applicativo (gestione albi e gare) a tutti gli uffici della Direzione.

7 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto Prima dell introduzione del sistema appena descritto, l ufficio gestiva la grande mole di procedure di gara in forma per lo più tradizionale (cartacea) e con un elenco fornitori cartaceo che veniva aggiornato di tanto in tanto. Le procedure di acquisto completamente informatizzate costituivano il 10% circa del totale (CONSIP). Il sistema tradizionale su cui si poggiavano le procedure dell Ufficio II, era basato su un processo di archiviazione cartacea dei documenti particolarmente gravosa e dispersiva. Le procedure non seguivano un iter «accompagnato» che semplificasse gli adempimenti amministrativi e che al contempo riducesse il pericolo di errore nella gestione della gara Ciò che caratterizza la gara telematica, cioè la gestione di bandi e gare d'appalto basata sull'utilizzo di strumenti informatici/telematici, rispetto ad una tradizionale gara d'appalto è l'utilizzo di una piattaforma on-line di e-procurement e di strumenti di comunicazione digitali (firma digitale e PEC), che di fatto hanno reso l iter più efficiente, veloce e sicuro rispetto a quello tradizionale, basato sull'invio cartaceo della documentazione e delle offerte. Grazie all implementazione della Gara Telematica, oggi l ufficio può gestire tutti i tipi di appalto in modo da avere sempre a disposizione tutte le informazioni in un'unica banca dati. Tutta la documentazione prodotta nel corso della gara (bando, lettera, verbali, ecc.) viene raccolta nel Fascicolo Elettronico Unico, che garantisce la facilità di consultazione, revisione ed accesso alle informazioni sulla gara stessa. Grazie all introduzione di questa innovazione, nel corso del 2016 l ufficio ha gestito in forma completamente telematica circa l 80% delle procedure di acquisto (cfr. indicatori performance 2016).

8 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Dopo lo sviluppo ed acquisto del software avvenuto negli ultimi mesi del 2015, si sono promosse diverse giornate di formazione rivolte al personale dell ufficio II con il duplice scopo di informare e formare il personale e di ricevere eventuali feedback in merito all uso del nuovo sistema di gestione gare. L introduzione effettiva del sistema si è avuta all inizio dell anno 2016, e sin dalla sua introduzione si è avuto un netto miglioramento delle procedure di gara legato soprattutto alla standardizzazione degli atti ed all abbattimento dei tempi. Parallelamente, si è lavorato per lanciare il nuovo albo on line (attualmente pubblicato sul sito del ministero). Ciò ha comportato la redazione ed approvazione del relativo Regolamento di funzionamento. Il regolamento ha ottenuto le prescritte autorizzazioni interne da parte dell Ispettorato e della Segreteria Generale. Al momento stiamo valutando alcune funzionalità di sviluppo che possano rendere migliore la fruizione del sistema.

9 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Semplice e Veloce ha eliminato completamente l'onere della gestione manuale (CARTACEA) del tradizionale elenco fornitori ha automatizzato e semplificato le procedure di ricerca, selezione, trasmissione inviti e ricezione dei preventivi nella gestione di gare e forniture Sicuro utilizza il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) per le comunicazioni da inviare agli iscritti all'albo e ai partecipanti alle gare garantisce semplici ed efficaci procedure di back-up dei dati e dei documenti Produttivo ha permesso di incrementare la conoscenza del mercato e delle diverse tipologie merceologiche Ha facilitato la dematerializzazione delle pratiche cartacee, così come previsto dal CAD e dal D.lgs. 50/2016

10 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto A fronte degli oggettivi miglioramenti in termini di efficienza ed efficacia, l uso del portale e dell albo on line non sono stati adottati da altri uffici, nemmeno della DGAI. La critica (o perplessità) più ricorrente all utilizzo del nuovo sistema si sono riscontrate sulla «sicurezza» di un sistema di gestione gare completamente informatizzato. Ulteriori difficoltà sono state registrate circa la «specialità» degli acquisti o delle prestazioni da richiedere. In particolare, ragioni legate alla sicurezza e all affidabilità di determinati operatori sconsiglierebbero l uso di strumenti oggetto di questa presentazione. Infine, seppur minore, si è assistito ad una fisiologica avversità all introduzione di soluzioni innovative di tipo informatico: ciò è legato soprattutto all elevata età media dei funzionari dell Amministrazione.

11 Modalità di coinvolgimento del personale Il progetto è stato condiviso sin dall origini con il personale direttamente coinvolto nelle procedure di gara. Con loro si è condivisa la necessità di cercare una soluzione alle diverse difficoltà che essi stessi mi hanno rappresentato nel corso dei primi mesi dal mio insediamento nell ufficio II. Successivamente all introduzione del nuovo sistema di gestione gare, tutto il personale (anche quello non direttamente coinvolto) ha avuto la possibilità di assistere ad alcune giornate di formazione durante le quali l attenzione e la partecipazione è stata molto elevata. Ad un anno dall avvio del progetto, il personale ha assorbito completamente l innovazione e la stessa caratterizza in maniera preponderante le procedure di gara.