Progetto FER.A.DI.SO (Fermi Amministrativi, Dichiarazioni stragiudiziali, Sospensioni dall albo)

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1 Progetto FER.A.DI.SO (Fermi Amministrativi, Dichiarazioni stragiudiziali, Sospensioni dall albo) Responsabile del Progetto: Riccarda Pietrasanta Capo Ufficio XI DGRI Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Eliana Montanari Dora Arpino DGRI, Ufficio XI dgri11@esteri.it Referente tecnico: Franca Nardi DGAI, Ufficio IV

2 Descrizione sintetica del progetto. Fer.A.Di.So. è una banca dati informatizzata realizzata dall Ufficio IV della DGAI, su richiesta dell Ufficio XI della DGRI, per portare a conoscenza del personale contabile del Ministero Affari Esteri segnalazioni quali fermi amministrativi, dichiarazioni stragiudiziali e sospensioni dall albo, riguardanti cittadini o società colpite dai corrispondenti provvedimenti. Al fine di non disperdere i dati in questione, si è ritenuto di affidare la gestione della procedura Fer.A.Di.So. unicamente all Ufficio XI della DGRI, che curerà l inserimento nella banca dati di tutte le notizie relative all emissione e alla revoca di provvedimenti notificati al MAE. Il personale contabile, prima di procedere alla redazione di un contratto o al pagamento di un mandato, potrà quindi agevolmente controllare sulla banca dati Fer.A.Di.So se vi siano atti impeditivi relativi a cittadini oppure a società. Per garantire la sicurezza dei dati, gli utenti possono utilizzare la procedura Fer.A.Di.So in sola lettura. Per ottenere maggiori informazioni sui dati inseriti, possono rivolgersi per all Ufficio XI della DGRI, ai cui atti vengono conservati i provvedimenti cartacei originali.

3 Settori interessati Contabilità. Amministrazione generale

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. Ogni qual volta veniva notificato al MAE un fermo amministrativo, una dichiarazione stragiudiziale oppure una sospensione dall albo, l Ufficio XI della DGRI provvedeva a darne informazione a tutte le Segreterie dei Centri di Responsabilità mediante appunto elettronico (allegando una copia scannerizzata del provvedimento) o, se non possibile per la pesantezza degli allegati, mediante appunto cartaceo

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Creazione da parte della DGAI Uff. IV di una banca dati dei provvedimenti in questione da portare a conoscenza del personale. La banca dati, sviluppata in Sql Server 2005, si compone dell anagrafica delle persone fisiche e delle ditte da liquidare mentre per gli enti emittenti della segnalazione e/o creditori è presente l indirizzo e la partita iva. Definizione, in collaborazione con la DGAI IV dei contenuti della banca dati, delle modalità di inserimento ed aggiornamento dei dati, e di quelle di consultazioni da parte degli utenti interessati. L applicativo per la gestione dei dati, sviluppato in Asp.net, è a disposizione degli utenti contabili che attivano le liquidazioni previo controllo sull archivio suddetto. Costante inserimento ed aggiornamento dei dati a cura dell ufficio XI della DGRI.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Il progetto Fer.A.Di.So è una banca dati costantemente aggiornata che riesce a raggiungere in modo capillare tutti gli utenti potenzialmente interessati. Il metodo precedente di disseminazione delle informazioni, tramite appunto elettronico o cartaceo, rischiava di raggiungere un numero ristretto di persone. L esistenza di una banca dati aggiornata minimizza il rischio che si rediga un contratto o si effettui un pagamento di un mandato a cittadini /società oggetto di atti impeditivi. Fer.A.Di.So. si inserisce nel processo di progressiva dematerializzazione cartacea che vede da tempo impegnato il MAE. Gli utenti della procedura hanno una visione globale dello stato delle attività, potendo contare anche su stampe e statistiche predisposte all interno dell applicativo informatico.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Non si sono incontrati particolari ostacoli alla realizzazione della procedura

8 Modalità di coinvolgimento del personale Il personale dell ufficio XI della DGRI e dell Ufficio IV della DGAI sono stati coinvolti in riunioni periodiche per la definizione della struttura della banca dati e per la progettazione dell applicativo di consultazione. E stata effettuata un attenta analisi della procedura al fine sia di ottimizzare le modalità di immissione dei dati sia di rendere gli stessi facilmente accessibili all utenza, cercando di prevederne le necessità di informazione e di reperimento delle informazioni utili, anche in termini di contatti con l ufficio responsabile. E stato previsto un periodo di sperimentazione, nel corso del quale il personale dei suddetti uffici, in stretto contatto, ha meglio definito l aspetto delle schermate di consultazione ed il loro contenuto. E stato, infine, previsto un lasso di tempo necessario alla immissione dei dati pregressi che erano stati gestiti in modalità cartacea fino alla messa in linea della procedura, affinché la banca dati, al momento della sua attivazione, fosse completa ed aggiornata.