EQUITALIA SERVIZI MANUALE UTENTE SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSULTAZIONE DELL ARCHIVIO E DEI PROVINI PER IL BENESTARE ALLA STAMPA

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1 13 Giugno 2012 EQUITALIA SERVIZI MANUALE UTENTE SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSULTAZIONE DELL ARCHIVIO E DEI PROVINI PER IL BENESTARE ALLA STAMPA Compilatore : Revisione : Approvazione : Distribuito a : Documento EQS-DOCW200

2 AGGIORNAMENTI AL DOCUMENTO N.Rev Data Pagine Modificate Modificato Rivisto Approvato /12/ /04/2011 Capitoli 4.4, 4.5 e 4.6 Schiavone /08/ /06/2012 Capitolo 3. Inserite le Schiavone coperture dei dati sensibili Modificata la versione per allineamento con la guida ai Servizi Schiavone

3 13/06/12 ver. 2 Sommario 1. INTRODUZIONE PREMESSA Modalità di compilazione del Prospetto profilazioni Modalità di compilazione del Prospetto comunicazione di notifica provini disponibili MODALITA DI ACCESSO ALL APPLICAZIONE CONTROLLO QUALITÀ BENESTARE ALLA STAMPA CONTROLLO FORMALE DI QUALITÀ DEI PROVINI APPROVATI CONSULTAZIONE DOCUMENTI PRESENTI IN ARCHIVIO VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO RICERCA: STAMPA VARIAZIONE INDIRIZZO: VARIAZIONE INDIRIZZO STORICITÀ STAMPA CARTELLA MODIFICATA NELL INDIRIZZO MULTISTAMPA DOCUMENTI VISUALIZZAZIONE E ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO...34

4 Indice delle figure FIGURA 1- PORTALE EQUITALIA SERVIZI... 7 FIGURA 2 PORTALE EQUITALIA SERVIZI ACCESSO AREA RISERVATA... 8 FIGURA 3- AREA RISERVATA SERVIZI PER AGENTI... 9 FIGURA 4 DOCUMENTI WEB SCHERMATA INIZIALE...10 FIGURA 5 DOCUMENTI WEB LISTA DEI PROVINI DA APPROVARE...12 FIGURA 6A DOCUMENTI WEB INSERIMENTO MOTIVAZIONE SCARTO...14 FIGURA 6B DOCUMENTI WEB INSERIMENTO MOTIVAZIONE SCARTO A TESTO LIBERO 15 FIGURA 7 DOCUMENTI WEB MENU AD ALBERO CON LE TIPOLOGIE DI DOCUMENTO A CUI L UTENTE È ABILITATO...16 FIGURA 8 DOCUMENTI WEB SELEZIONE DI UN DOCUMENTO PER LA VISUALIZZAZIONE17 FIGURA 9 DOCUMENTI WEB VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO COMANDI DISPONIBILI18 FIGURA 10 DOCUMENTI WEB IMPOSTAZIONE DEI CRITERI DI RICERCA...19 LE POSSIBILI MODALITÀ DI RICERCA SONO LE SEGUENTI:...19 FIGURA 11 DOCUMENTI WEB ESEMPIO DI RICERCA PER CODICE FISCALE...21 FIGURA 12 DOCUMENTI WEB STAMPA DI UN DOCUMENTO...22 FIGURA 13 DOCUMENTI WEB VARIAZIONE INDIRIZZO RIGHE MODIFICABILI...23 LE VARIAZIONI POSSIBILI SONO LE SEGUENTI:...23 FIGURA 14 DOCUMENTI WEB ESEMPIO DI VARIAZIONE RIGA DI INDIRIZZO...25 FIGURA 15 DOCUMENTI WEB CANCELLAZIONE MODIFICHE ALLE RIGHE DI INDIRIZZO26 FIGURA 16 DOCUMENTI WEB CONTROLLO MODIFICHE ESEGUITE SULL INDIRIZZO...27 FIGURA 17 DOCUMENTI WEB VISUALIZZAZIONE MODIFICHE ESEGUITE SULL INDIRIZZO...28 FIGURA 18 DOCUMENTI WEB RISTAMPA DELLA VERSIONE ORIGINALE DI UNA CARTELLA CON INDIRIZZO MODIFICATO (1)...29 FIGURA 19 DOCUMENTI WEB RISTAMPA DELLA VERSIONE ORIGINALE DI UNA CARTELLA CON INDIRIZZO MODIFICATO (2)...30 FIGURA 20 DOCUMENTI WEB STAMPA DI PIÙ DOCUMENTI (1)...31 FIGURA 21 DOCUMENTI WEB STAMPA DI PIÙ DOCUMENTI (2)...32 FIGURA 22 DOCUMENTI WEB STAMPA DI PIÙ DOCUMENTI (3)...33 FIGURA 23 DOCUMENTI WEB ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO (1)...34 FIGURA 24 DOCUMENTI WEB ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO (2)...35

5 1. INTRODUZIONE Lo scopo del seguente documento è quello di illustrare le funzionalità e le modalità operative di utilizzo del servizio Documenti Web per le diverse tipologie di utenti. Documenti web è lo strumento che permette agli Agenti della riscossione di verificare i provini di stampa, per approvarli o scartarli, e di consultare l archivio documentale di Equitalia Servizi, contenente i documenti stampati ed inviati ai contribuenti. 1.1 PREMESSA Per poter accedere all applicazione è necessario essere utenti del portale Equitalia Servizi ed essere abilitati al servizio Documenti Web. Per richiedere l accesso alla consultazione dei diversi tipi di documento ed alle varie funzionalità è necessario compilare il documento Prospetto per richiesta attivazione profilazione per Documenti web disponibile al seguente link: Documenti_web_Prospetti_Profilazioni_e_ _notifica_ADR_V_2_0.xlsx Modalità di compilazione del Prospetto profilazioni 1. Nel campo Codice utente inserire il codice utente del portale Equitalia Servizi (C001XXX); 2. La sezione Controllo qualità deve essere utilizzata per richiedere l abilitazione all approvazione dei provini; nei campi relativi ai documenti di interesse inserire C, se si vuole che l utente sia abilitato a tutti i provini dell Agente della Riscossione, o A se lo si vuole abilitare ai soli provini per l ambito territoriale di appartenenza; 3. La sezione Archivio Documentale deve essere utilizzata per richiedere l abilitazione alla visualizzazione dei documenti inviati ai contribuenti; anche in questo caso nei campi relativi ai documenti di interesse inserire C, se si vuole che l utente sia abilitato a tutti i documenti dell Agente della Riscossione, o A se lo si vuole abilitare ai soli documenti per l ambito territoriale di appartenenza Modalità di compilazione del Prospetto comunicazione di notifica provini disponibili Questo prospetto deve essere compilato esclusivamente per le comunicazioni relative all attivazione del controllo qualità dei documenti; per la pubblicazione nell archivio dei documenti inviati ai contribuenti non è previsto l invio di alcun messaggio di posta elettronica. 1. Nel campo Ambito territoriale inserire il codice dell ambito territoriale a cui faranno riferimento gli indirizzi di posta elettronica codificati nei campi successivi 2. Nei campi relativi ai diversi tipi di documento devono essere inseriti gli indirizzi di posta elettronica ai quali inviare le di notifica della disponibilità di

6 provini da verificare, possono essere quindi codificati indirizzi diversi in base alla tipologia di documento.

7 2. MODALITA DI ACCESSO ALL APPLICAZIONE Si accede al portale di Equitalia Servizi ( e si seleziona l opzione AREA RISERVATA per effettuare il login Figura 1- Portale Equitalia Servizi

8 Successivamente inserire userid e password e premere il pulsante Entra per accedere alla lista dei servizi a cui si è abilitati Figura 2 Portale Equitalia Servizi Accesso area riservata

9 Nella schermata successiva, selezionando la linguetta SERVIZI AGENTI, vengono visualizzati al centro della pagina i servizi disponibili e poco sopra, sottolineati, i servizi a cui l utente è abilitato. Cliccando sulla scritta DOCUMENTI WEB si accede all applicazione: Figura 3- Area Riservata servizi per Agenti

10 3. CONTROLLO QUALITÀ BENESTARE ALLA STAMPA Successivamente al logon in Documenti Web, nel menu ad albero sulla sinistra della schermata si troverà una cartella per ciascuna tipologia di documento a cui l utente è abilitato. Tutte le cartelle relative alla validazione dei provini sono chiamate Controllo qualità xxxxx, dove xxxx è il tipo di documento (Cartelle, fermi amministrativi, ecc.). Sotto ciascuna di queste cartelle saranno visibili una o piú voci, in base alle abilitazioni dell utente e al tipo di approvazioni richieste per uno specifico documento; per comodità riporteremo tutte le voci possibili: Figura 4 Documenti Web schermata iniziale Provini da verificare (Produzione) In questa sezione verranno visualizzati i provini appena archiviati. Qui gli utenti della produzione o dei centri dovranno eseguire i controlli formali di qualità. L approvazione renderà disponibili i provini al personale dell A.d.R.

11 Provini da approvare (A.d.R.) Provini approvati Provini rigettati Provini inviati in tipografia (Produzione) Qui saranno visualizzati tutti i provini in attesa di approvazione/diniego da parte dell A.d.R. Qui saranno visualizzati i provini approvati dagli A.d.R. Qui saranno visualizzati i provini scartati dagli A.d.R. Qui saranno visualizzati i provini riferiti a flussi effettivi inviati in tipografia a seguito del completamento del processo di approvazione

12 3.1 CONTROLLO FORMALE DI QUALITÀ DEI PROVINI APPROVATI Accedendo alla voce di menu Provini da verificare (Produzione) o Provini da approvare (A.d.R.) appare la seguente schermata: Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 5 Documenti Web lista dei provini da approvare Il significato delle icone in alto: - Scarta - Scarta il provino - Approva - Approva il provino e lo rende disponibile per l A.d.R. (nel caso di utenti della produzione e dei Centri). Approva il provino e dá il benestare per la stampa nel caso degli utenti degli A.d.R.

13 - Tipografia - Aggiorna gli indici del provino per la notifica dell invio in tipografia. Presente solo per gli utenti di produzione EQS. - Undo Permette di correggere l errata approvazione/diniego di un provino, ripristinandolo allo stato iniziale. Presente solo per gli utenti di produzione EQS. PDF Permette di estrarre il provino in formato PDF Deve essere inserito il numero richiesta nel campo Numero Richiesta e il codice dell ambito territoriale nel campo Concessione. Premendo invio vengono visualizzati solo i provini relativi alla richiesta ed all ambito territoriale selezionati. Per visualizzare i singoli documenti è sufficiente cliccare due volte sulla riga di interesse: verrà aperta una nuova finestra del browser con la visualizzazione del documento. Per approvare bisognerà cliccare sull icona Approva, per scartare il provino cliccare sull icona Scarta.

14 Nel caso si debba scartare un provino verrà presentato un menu a tendina dal quale dovranno essere selezionate le motivazioni dello scarto: Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 6a Documenti Web inserimento motivazione scarto

15 E stata mantenuta inoltre la possibilità di inserire una motivazione a testo libero, per un massimo di 100 caratteri, come si può vedere dalla immagine successiva: Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 6b Documenti Web inserimento motivazione scarto a testo libero Qualora non si desiderasse inserirla è sufficiente cliccare su ok per procedere con lo scarto del provino. E consigliabile comunque inserirla qualora nella motivazione sia stato selezionato Z9 Altro, per permettere alle persone del Servizio Gestione Stampe di capire i motivi dello scarto.

16 4. CONSULTAZIONE DOCUMENTI PRESENTI IN ARCHIVIO In questo caso le cartelle nel menu ad albero della parte sinistra dello schermo avranno i nomi dei documenti stessi (Cartelle, Fermi, ecc.). Posizionando il cursore e cliccando sulla cartella principale si apre l albero delle directory abilitate: Figura 7 Documenti Web menu ad albero con le tipologie di documento a cui l utente è abilitato

17 4.1 VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO Cliccare sulla directory interessata per ottenere l elenco dei documenti presenti in archivio: Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 8 Documenti Web selezione di un documento per la visualizzazione Fare doppio clic sulla riga del documento da visualizzare. Inserire il valore di ricerca per visualizzare solo i documenti corrispondenti al criterio inserito

18 Visualizzazione documento: Stampa Ridimensionare il documento Spostarsi nel documento (Pg-up Pg-down) Documento precedente o successivo Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 9 Documenti Web visualizzazione documento comandi disponibili

19 4.2 RICERCA: La ricerca di un documento o gruppo di documenti può essere eseguita su uno qualsiasi degli indici previsti, nel caso delle cartelle di pagamento: Num. Richiesta, Numero cartella, Codice fiscale, importo. Area nasco sta per la protez ione dei dati perso nali Figura 10 Documenti Web impostazione dei criteri di ricerca Le possibili modalità di ricerca sono le seguenti: Documento o documenti uguale/i al valore immesso Documento/i diverso del valore immesso Documento/i minore del valore immesso Documento/i maggiore del valore immesso Documento/i minore o uguale al valore immesso

20 Documento/i maggiore o uguale al valore immesso Documenti compresi in un range Documento/i che contengono una parte del valore immesso Documento/i che contengono il valore immesso

21 Esempio di ricerca codice fiscale La ricerca di un documento con codice fiscale che contenga le lettere DNL va così eseguita: 1 fare click sull indice di ricerca Codice fiscale e scrivere la stringa da ricercare; 2 fare click sull icona dei parametri di ricerca e selezionare Contengono; 3 dare invio per iniziare la ricerca Area nasco sta per la protez ione dei dati perso nali Figura 11 Documenti Web esempio di ricerca per codice fiscale

22 4.3 STAMPA Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 12 Documenti Web stampa di un documento

23 4.4 VARIAZIONE INDIRIZZO: Questa funzionalità è stata modificata successivamente all introduzione della nuova cartella. La principale differenza è data dalla presenza della relata sull ultima pagina del documento, il cambio di indirizzo modificherà quindi, oltre alla riga sul frontespizio, anche la corrispondente riga sulla relata. In virtù del fatto che l indirizzo in relata non può esporre righe vuote (come da regole postali), sarà possibile modificare le righe già valorizzate sul documento originale. Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 13 Documenti Web variazione indirizzo righe modificabili Le variazioni possibili sono le seguenti: Variazione della prima riga di indirizzo Variazione della seconda riga di indirizzo Variazione della terza riga di indirizzo Variazione della quarta riga di indirizzo

24 Variazione della quinta riga di indirizzo Ripristino della visualizzazione originale

25 Variazione indirizzo (2): 1 - fare click sull icona della riga da modificare (la riga viene evidenziata) 2- Sulla finestra di modifica scrivere il nuovo indirizzo 3 - Fare clic su OK Area nascosta per la protezione dei dati personali Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 14 Documenti Web esempio di variazione riga di indirizzo

26 Variazione indirizzo Cancellazione modifiche apportate nell indirizzo Fare click su icona di cancellazione Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 15 Documenti Web cancellazione modifiche alle righe di indirizzo

27 Variazione indirizzo: controllo modifiche apportate (storicità) Per il controllo delle modifiche eseguite sull indirizzo, fare doppio click sull icona post-it Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 16 Documenti Web controllo modifiche eseguite sull indirizzo

28 4.5 VARIAZIONE INDIRIZZO STORICITÀ Viene visualizzata la storia delle modifiche effettuate, completa degli utenti e delle date. Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 17 Documenti Web visualizzazione modifiche eseguite sull indirizzo

29 4.6 STAMPA CARTELLA MODIFICATA NELL INDIRIZZO Le cartelle modificate nell indirizzo sono contraddistinte da una nota posta a sinistra della cartella. Per stampare la cartelle originale, senza la nota agire come segue: 1 fare click con il tasto destro del mouse in qualsiasi punto della cartella 2 fare click su Note History Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 18 Documenti Web ristampa della versione originale di una cartella con indirizzo modificato (1)

30 3 - fare click su No notes per togliere la nota 4 stampare il documento Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 19 Documenti Web ristampa della versione originale di una cartella con indirizzo modificato (2)

31 4.7 MULTISTAMPA DOCUMENTI Questa funzione offre la possibilità di stampare più documenti in un unica soluzione. Anche se l applicazione non prevede limiti nella scelta dei documenti da stampare, per motivi prestazionali si ritiene opportuno che i documenti selezionati non superino mai il massimo di 5. Eseguire i seguenti passi: 1 impostare i parametri di ricerca per estrarre i documenti da stampare, digitare invio; Area nascosta per la protezion e dei dati personali Figura 20 Documenti Web stampa di più documenti (1)

32 2 sulla lista dei documenti estratti selezionare il primo facendo click con il mouse Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 21 Documenti Web stampa di più documenti (2)

33 2- tenere premuto il tasto FRECCIA SU (presente a sinistra della tastiera sopra il tasto CTRL) e fare click con il mouse sull ultimo documento da portare in stampa (tutti i documenti presenti nel range selezionato verranno evidenziati) 3 fare click sull icona stampa per stampare tutti i documenti presenti nel range Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 22 Documenti Web stampa di più documenti (3)

34 4.8 VISUALIZZAZIONE E ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO Fare click su tasto destro del mouse e selezionare la voce Rotate Anticlockwise Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 23 Documenti Web rotazione di parte di un documento (1)

35 Visualizzazione e rotazione di parte di un documento Verrà visualizzato il documento ruotato di 90 in senso antiorario Per ritornare all orientamento originario fare click con il tasto destro del mouse e selezionare Rotate Clockwise Area nascosta per la protezione dei dati personali Figura 24 Documenti Web rotazione di parte di un documento (2)