DISCIPLINARE DELLE ATTIVITÀ FUORI SEDE

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1 DEL PERSONALE, DEI DIRIGENTI E DEI COMPONENTI DEGLI ORGANI DI INDIRIZZO DELL AZIENDA REGIONALE PER IL DIRITTO ALLO STUDIO UNIVERSITARIO DELLA TOSCANA Versione 5 febbraio 2014

2 art. 1 Oggetto del Disciplinare... 3 art. 2 Definizioni e competenza... 3 art. 3 Procedura per lo svolgimento delle trasferte... 4 art. 4 Autorizzazione... 4 art. 5 Anticipo di cassa... 5 art. 6 - Durata della trasferta ed orario di lavoro... 5 art. 7 Uscita per servizio... 5 art. 8 - Interruzione e annullamento della trasferta... 7 art. 9 - Mezzi di trasporto... 7 art. 10 Rimborso spese per i mezzi di trasporto... 8 art Spese di pernottamento... 9 art Spese di vitto art Liquidazione delle spese art Documentazione per il rimborso spese art Trasferte all estero art Trasferta del personale con forme contrattuali flessibili e non dipendente art. 17 Componenti del Consiglio di Amministrazione art Componenti del Consiglio Regionale degli studenti art. 19 Trasferte al seguito di delegazione ufficiale dell Azienda Allegati /16

3 Art. 1 Oggetto del Disciplinare Il presente Disciplinare ha per oggetto il trattamento delle attività fuori sede e dei rimborsi delle spese sostenute dal Personale, dai Dirigenti e dai Componenti degli Organi di indirizzo dell Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana che, per esigenze di servizio, ordinarie o straordinarie, si reca in una località diversa dalla sede di lavoro assegnata. Il presente Disciplinare costituisce disciplina organizzativa per il Personale dipendente dell Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana, in attuazione dell art. 35, comma 11 CCNL Area della Dirigenza e dell art. 41, comma 12, CCNL integrativo del Personale di categoria come modificato dagli artt. 213 e ss. della legge n. 266, e dal comma 12 dell art. 6 del DL n. 78/2010, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 122/2010. Art. 2 Definizioni e competenza Ai fini del presente disciplinare si intende per: Azienda : l Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana con sede legale in Firenze, Viale Gramsci 36; CCNL : i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro, tempo per tempo vigenti, per le parti di interesse; trasferta : l espletamento temporaneo di attività lavorative in località diversa dalla dimora abituale e distante più di 10 Km dalla ordinaria sede di servizio. Nel caso in cui il dipendente venga inviato in trasferta in luogo compreso tra la località sede di servizio e quella di dimora abituale, la distanza si computa dalla località più vicina a quella della trasferta. Ove la località della trasferta si trovi oltre la località di dimora abituale le distanze si computano da quest ultima località (CCNL , art. 41 comma 1). Non costituiscono titolo ad ottenere il trattamento di trasferta tutte quelle attività che rientrano nella sfera personale (relative, ad esempio, a procedimenti disciplinari, civili o penali, nei propri confronti; a pratiche previdenziali presso gli uffici competenti di altri Enti; a procedure di rinnovo di contratti di lavoro per personale a termine); dimora abituale : il luogo della residenza anagrafica o altro luogo ove la persona vive stabilmente, se segnalato al Servizio Amministrazione e Contabilità dell Azienda; uscita per servizio : ogni attività lavorativa svolta in altro luogo rispetto alla sede di assegnazione e che non possa configurarsi come trasferta; In tali casi il tempo impiegato per i trasferimenti purché congruente - è computato nella prestazione lavorativa giornaliera ordinariamente dovuta; 3/16

4 AeC : il Servizio Amministrazione e Contabilità dell Azienda. GdP : il Servizio Gestione del Personale dell Azienda. Il Servizio Gestione del Personale (GdP) è l ufficio competente per la gestione della prestazione lavorativa del personale dipendente che si reca in attività fuori sede in termini di orario e gestione di eventuali straordinari e buoni pasto. Il Servizio Amministrazione e Contabilità (AeC) è l ufficio competente per gli adempimenti relativi alla fase organizzativa preliminare ed alla liquidazione del rimborso delle spese sostenute nello svolgimento delle attività fuori sede. Art. 3 Procedura per lo svolgimento delle trasferte Le trasferta si articola nella seguente procedura: Prima della trasferta: richiesta di autorizzazione del Dipendente tramite la procedura telematica attivata (Art. 4); eventuale richiesta di anticipo, da formulare al Servizio AeC, fino al 75% delle spese presunte per la trasferta (Art.5); organizzazione del viaggio trasferimenti, pernottamenti, ristorazione e quant altro consentito, con l eventuale regolazione di anticipi e diritti di prenotazione da parte del Dipendente inviato in trasferta (Artt. 8, 9). Al ritorno dalla trasferta: inserimento tramite la procedura telematica degli orari svolti durante la trasferta(art.6); rendicontazione delle spese attraverso la presentazione del Modulo A Rimborso spese di trasferta al Servizio GdP. Al modulo andrà allegata tutta la documentazione in originale (Artt. 12 e 13). Art. 4 Autorizzazione L autorizzazione alla trasferta è richiesta da tutti i Dipendenti tramite la procedura telematica attivata. Il rilascio dell autorizzazione avviene tramite silenzio-assenso; potrà essere espresso solo il diniego allo svolgimento della trasferta, ad esempio a fronte del mancato riconoscimento dell attualità delle esigenze di servizio o di incompatibilità con le attività programmate. La trasferta è comunicata in forma telematica e può essere differita o negata: dai Coordinatori per i Dipendenti assegnati al Servizio coordinato; 4/16

5 dai Dirigenti per i Coordinatori dei Servizi posti sotto la loro direzione; dal Direttore per i Coordinatori dei Servizi posti sotto la sua direzione. Il rilascio dell autorizzazione, nelle modalità del silenzio assenso, attesta che la trasferta: è svolta nell interesse dell Azienda; è congrua all obiettivo da perseguire sotto il profilo della durata e dell impegno necessario; è coerente con le finalità istituzionali e in rapporto alle spese da sostenere. L autorizzazione all uscita per servizio è concordata verbalmente con il proprio referente organizzativo sulle base delle esigenze funzionali, che comportano la necessità di svolgere ordinaria attività lavorativa presso una sede aziendale, diversa da quella di assegnazione. È necessario rilevare il passaggio in entrata ed uscita attraverso gli appositi sistemi di rilevazione o compilare l apposita modulistica sull applicativo web quando non è possibile rilevare i passaggi con gli orologi marcatempo. Art. 5 Anticipo di cassa Il Dipendente che si reca fuori sede ha diritto di chiedere al Servizio AeC l anticipazione di un importo fino al 75% delle spese complessive che presume di sostenere. L anticipo viene erogato per cassa e, pertanto, la rendicontazione delle spese a conclusione della trasferta avverrà per cassa. Al rientro dall attività fuori sede, se l importo anticipato dovesse risultare superiore all importo speso, il dipendente è tenuto entro 10 giorni alla restituzione dell eccedenza alla cassa economale. Nel caso in cui la trasferta sia annullata o rinviata a data da definirsi, il dipendente ha l obbligo di provvedere all immediata restituzione alla cassa economale dell importo ricevuto come anticipazione. Art. 6 - Durata della trasferta ed orario di lavoro Con l inserimento nella procedura telematica degli orari effettuati durante la trasferta, il dipendente comunica, sotto la propria responsabilità, le ore complessive di servizio effettivamente svolto durante la trasferta. L inizio della trasferta coincide con l ora di partenza dalla sede di servizio o dalla dimora abituale; la trasferta si conclude con il rientro alla propria sede di assegnazione o alla propria dimora abituale. 5/16

6 Il tempo di lavoro effettivo svolto nella sede di trasferta concorre alla copertura dell orario d obbligo giornaliero. Nel caso di trasferte i Dipendenti hanno la possibilità di modificare i giorni in cui è previsto il loro rientro pomeridiano in modo da farli coincidere con le giornate nelle quali vengono programmate le trasferte, rispettando la distribuzione teorica in vigore di due giornate lunghe e tre giornate corte ogni settimana. Per i dipendenti che hanno assegnato un altro profilo orario la prestazione giornaliera dovuta rimane invariata. Nel caso in cui la trasferta si svolga durante un giorno non lavorativo, il tempo di lavoro effettivamente svolto potrà essere considerato quale lavoro straordinario. Nel conteggio dell orario giornaliero si deve obbligatoriamente detrarre l intervallo per la consumazione dei pasti, il pernottamento e tutto il tempo non considerabile come lavoro. Art. 7 Uscita per servizio Considerata l articolazione regionale dell Azienda, la molteplicità delle sedi in diversi ambiti territoriali, la necessità di svolgere ordinaria attività lavorativa in sede diversa da quella di assegnazione per molti profili professionali, in deroga alla modalità di computo della prestazione lavorativa indicate al punto precedente e limitatamente alle ipotesi di uscita per servizio, il tempo impiegato per gli spostamenti fra sedi, così come quello necessario allo svolgimento di attività di servizio al di fuori della struttura di afferenza, è considerato a tutti gli effetti orario di lavoro. Il Personale tenuto a svolgere la propria attività lavorativa presso una struttura diversa da quella di afferenza, o comunque al di fuori di essa, è tenuto a registrare l uscita dalla sede di servizio e l eventuale rientro attraverso la registrazione dei passaggi nell orologio marcatempo in dotazione e, qualora la rilevazione non sia possibile, attraverso le opportune registrazioni manuali sul sistema di rilevazione delle presenze. A mero titolo esemplificativo, ancorché non esaustivo, si intendono spostamenti fra sedi la partecipazione ad organi statutari, commissioni, incontri istituzionali formalmente convocati, riunioni di lavoro, corsi di formazione, partecipazione a gruppi di lavoro, sopralluoghi tecnici, ispezioni, controlli, attività didattica istituzionale qualora svolta in una sede diversa da quella di incardinamento purché non si tratti del luogo di residenza, attività didattica con affidamento a titolo non oneroso purché svolta in sedi diverse da quella di servizio e da quella di residenza, gli spostamenti connessi alle attività e al patrimonio edilizio delle sedi. 6/16

7 Art. 8 - Interruzione e annullamento della trasferta Nel caso il servizio di trasferta venga interrotto per malattia, il Dipendente dovrà provvedere a darne immediata comunicazione al Servizio GdP e presentare, entro i tempi previsti, regolare certificato medico comprovante il suo stato di salute e fare immediato rientro in sede. Se le condizioni di salute, in base al certificato medico, dovessero essere tali da non consentire il viaggio per il rientro, l Azienda si farà carico del rimborso delle eventuali spese aggiuntive derivate dal prolungamento della permanenza obbligata del Dipendente nella località della trasferta. Nel caso di ricovero ospedaliero nella località in cui si svolge la trasferta, il rientro può essere protratto fino al giorno della dimissione. In questo caso la valutazione circa la possibilità di pagare rimborsi, spese mediche e simili, è demandata al Direttore o al Dirigente di riferimento. Nel caso in cui il Dipendente, autorizzato a recarsi in trasferta, sia impossibilitato a partire per giustificati motivi personali o di servizio, dovrà darne immediata comunicazione al Responsabile del proprio Servizio. Qualora la mancata partecipazione sia dovuta a comportamento negligente del Dipendente, l Amministrazione potrà rivalersi nei suoi confronti delle spese inutilmente sostenute. Art. 9 - Mezzi di trasporto Il Personale autorizzato a svolgere attività fuori sede potrà utilizzare mezzi di trasporto ordinari (treni, servizi pubblici urbani ed extraurbani, nave, aereo) o, se autorizzato, mezzi aziendali per raggiungere la località prevista. In via eccezionale è possibile l utilizzo di mezzi straordinari (mezzo proprio, taxi, mezzo noleggiato). L utilizzo del mezzo aziendale è regolato da apposito Disciplinare, a cui si fa rinvio per le parti non in contrasto con le presenti disposizioni. Allo scopo di migliorare l utilizzo dei mezzi aziendali per le trasferte tra le sedi territoriali saranno indicati, attraverso una bacheca elettronica accessibile ai Dipendenti, le prenotazioni, il calendario di utilizzo, la destinazione prevista. L utilizzo dei mezzi di trasporto straordinari è subordinato alla preventiva autorizzazione del Soggetto abilitato all eventuale diniego della trasferta, salvo nel caso del mezzo proprio in cui l autorizzazione deve essere data dal Direttore. L impiego di tali mezzi su iniziativa personale non dà diritto al rimborso della spesa sostenuta. L autorizzazione all uso del mezzo straordinario è subordinata alla sussistenza di una delle seguenti condizioni: 7/16

8 vantaggio economico rispetto all utilizzo del mezzo ordinario; località non adeguatamente servita da mezzi ordinari; emergenze che comportano la motivata necessità di raggiungere rapidamente il luogo di destinazione; sciopero dei mezzi pubblici di linea; esigenze di trasporto di materiali delicati, di particolare valore o ingombranti, fatte salve le necessarie coperture assicurative. Per mezzo proprio si intende il veicolo ad uso privato di proprietà del Dipendente. Nel caso di veicolo in comunione dei beni o in comproprietà, il Dipendente può essere autorizzato soltanto previa presentazione di una dichiarazione di nulla osta rilasciata dai comproprietari del mezzo. Il proprietario del veicolo dovrà inoltre sottoscrivere un apposita dichiarazione in cui attesta che il mezzo utilizzato è in regola con le norme che disciplinano l utilizzo di mezzi a motore, è regolarmente assicurato ed è in condizioni di normale efficienza. L autorizzazione all utilizzo del mezzo proprio è del tutto eccezionale ed è subordinata, oltre alla sussistenza di una delle circostanze sopra indicate per tutti i mezzi straordinari, alla verifica delle seguenti condizioni: il ricorso alla trasferta ha carattere di urgenza e/o risulta indifferibile; l utilizzo del mezzo proprio è residuale e ricondotto all indisponibilità del mezzo pubblico, e contemporaneamente del mezzo aziendale; assunzione da parte dell Azienda di un idonea polizza assicurativa a integrale copertura di tutti i rischi che possono derivare ai Dipendenti ed agli Amministratori interessati all atto dello svolgimento delle trasferte cui sono comandati e che facciano uso di mezzo proprio. Art. 10 Rimborso spese per i mezzi di trasporto Il Dipendente che organizza la trasferta è tenuto ad individuare la modalità di trasporto (tratta, orari, tariffe) economicamente più vantaggiosa. Le spese per l utilizzo di mezzi di trasporto sono rimborsabili qualora siano riferite alla località di trasferta, sia per il raggiungimento ed il ritorno dalla trasferta, sia nel caso in cui si tratti di spese per spostamenti nell ambito urbano durante le trasferte superiori a 24 ore. Sono altresì rimborsabili le spese di trasporto dalla località di dimora abituale o della sede del servizio per raggiungere il terminale (stazione, aeroporto, porto etc.) privilegiando quando possibile il mezzo più economico. Nel caso di utilizzo di mezzi pubblici di trasporto sono a carico dell Azienda: 8/16

9 l acquisto del biglietto alla tariffa di classe economica (seconda classe o comunque per la fascia di prezzo più conveniente); gli oneri derivanti da eventuali supplementi e prenotazioni; eventuali tasse. Presso le singole sedi potranno essere utilizzati titoli di viaggio prepagati per effettuare il viaggio. Si ha facoltà di viaggiare in un livello superiore di servizio con assunzione a proprio carico della differenza di costo. L abbonamento ai mezzi di linea è rimborsabile nel caso in cui il suo costo sia minore rispetto a quello dei singoli biglietti di viaggio. Nel caso di utilizzo dei mezzi aziendali può essere autorizzato il rimborso delle spese sostenute per il ricovero presso parcheggi e autorimesse. Il rimborso per l utilizzo del mezzo proprio è stabilito in misura forfetaria ed è pari al costo che l Azienda avrebbe sostenuto per consentire al Dipendente l utilizzo dei mezzi pubblici di linea, per la tratta più breve. Qualora non sia possibile definire il costo per tratta per assenza di servizi di linea, l entità del rimborso sarà commisurata agli scaglioni chilometrici utilizzati dalle imprese di trasporto pubblico per la definizione delle tariffe. È in ogni caso esclusa dal rimborso ogni ulteriore spesa (ad esempio pedaggio autostradale, custodia auto, parcheggio). Tutti i titoli di viaggio, regolarmente validati, dovranno essere accuratamente conservati e, al rientro dalla trasferta, consegnati al Servizio GdP tramite l apposito Modulo A Rimborso spese di trasferta. Sono tassativamente escluse dal rimborso le maggiorazioni applicate alla tariffa e derivanti da comportamenti omissivi del Dipendente in trasferta (regolazione di supplementi tariffari in vettura, ammende, integrazioni tariffarie per titolo di viaggio non idoneo ), salvo che non sia dimostrata la possibilità di procedere altrimenti. Art Spese di pernottamento Nel caso in cui la trasferta richieda un impegno fuori sede superiore alle 12 ore o qualora i lavori in trasferta siano tali da rendere impossibile l immediato rientro, il Dipendente può avvalersi del pernottamento in strutture alberghiere nella località ove si svolge la missione. La facoltà di pernottamento è consentita anche nel caso in cui i lavori in trasferta abbiano avvio nelle prime ore del mattino. 9/16

10 In tali ipotesi, e ai fini dell autorizzazione, è necessario verificare che l incremento di spesa per il pernottamento risulti più vantaggioso per l Azienda rispetto a quello di un eventuale viaggio aereo nella medesima giornata in cui hanno avvio l attività fuori sede. Nel calcolo dovranno essere considerate anche le spese di trasporto dall aeroporto alla località sede della trasferta. Qualora la trasferta si svolga in sedi territoriali nelle quali l Azienda ha attivato un servizio di foresteria, il pernottamento è prioritariamente assicurato nelle strutture aziendali. Il Dipendente è tenuto a verificare la disponibilità del servizio e solo in caso di mancanza di posto può pernottare in albergo. Il Personale può soggiornare in una struttura alberghiera convenzionata di categoria massima fino a 4 stelle. Sono possibili pernottamenti in altre strutture recettive purché più convenienti rispetto al costo medio della categoria alberghiera consentita nella medesima località. Il pagamento del soggiorno è effettuato dal dipendente ed è rimborsato, secondo le vigenti disposizioni, al rientro in sede previa presentazione della relativa fattura o ricevuta fiscale in originale da allegare al Modulo A Rimborso spese di trasferta. La fattura dovrà essere fiscalmente completa, individuale e con l indicazione del beneficiario del servizio. Le spese di pernottamento devono essere riferite alla località di trasferta o vicina nel caso di impossibilità a reperire alberghi della categoria spettante nella località di trasferta. Non è mai consentito il rimborso delle spese di pernottamento se sostenute nelle località di dimora abituale o della sede di lavoro. Sono ammesse al rimborso le sole spese di pernottamento e prima colazione e, se autorizzate, le spese relative all eventuale ricovero presso parcheggi e autorimesse del mezzo aziendale. Tutte le altre spese accessorie non potranno essere rimborsate. Il costo della prima colazione - se non compreso nel prezzo della camera - non potrà essere rimborsato perché considerato quale vitto al di fuori del numero dei pasti previsti fruibili in giornata. Art Spese di vitto Il Dipendente che effettua un uscita per servizio o una trasferta della durata superiore alle 8 ore, ha diritto al rimborso del pasto sostenuto se l orario dell uscita per servizio o della trasferta comprende l ora usuale del pranzo o della cena. Il rimborso è ammissibile per un 10/16

11 importo complessivo non superiore a 22,26 per i dipendenti di categoria e 30,55 per i dirigenti. Se l uscita per servizio o la trasferta è superiore a 12 ore è ammessa la consumazione di due pasti, purché l orario sia coerente con l ora usuale del pranzo e della cena. In questo caso, il rimborso per due pasti è ammissibile per un importo complessivo non superiore a 44,26 per i dipendenti di categoria e 61,00 per i dirigenti. In questi casi il rimborso sarà effettuato previa presentazione al Servizio AeC attraverso il Modulo A Rimborso spese di trasferta di ricevuta fiscale o fattura con indicazione esatta del servizio di cui si è fruito. I pasti devono essere effettuati in località comprese nel percorso dell uscita per servizio o della trasferta, nella stessa località di destinazione o in località vicine. Non potranno essere rimborsati pasti effettuati nella località sede di servizio o in quella di dimora abituale. Nel caso in cui l uscita per servizio o la trasferta siano effettuate presso una sede aziendale, il servizio mensa è assicurato al Dipendente in trasferta attraverso la consumazione gratuita di un pasto completo nelle mense aziendali; qualora nelle vicinanze del luogo dell uscita per servizio o della trasferta non siano attivi servizi di ristorazione dell Azienda ovvero le condizioni di accesso del servizio non siano compatibili con l organizzazione dell attività fuori sede, al Dipendente è erogato un buono pasto alle condizioni previste dal vigente Disciplinare sull orario di lavoro. Non sono rimborsabili altre spese alimentari o di ristoro al di fuori del numero dei pasti a cui si ha diritto. Nel caso si abbia diritto ai due pasti, gli importi di cui sopra potranno essere graduati a discrezione, purché la somma giornaliera sia compresa all interno del massimale previsto per i due pasti. Non è comunque consentito il cumulo dell importo di più ricevute e scontrini al fine del raggiungimento del singolo tetto di spesa. La spesa eccedente gli importi massimi suindicati non potrà essere rimborsata e resterà a carico del Dipendente. Art Liquidazione delle spese Per le trasferte espletate sul territorio nazionale è previsto il rimborso delle spese sostenute dal Personale per il vitto, l alloggio e le spese di trasporto autorizzate e con le esclusioni previste dal presente Disciplinare. Ai sensi della vigente normativa fiscale, la liquidazione delle spese per le uscite di servizio e per le trasferte avviene secondo il metodo analitico, ovvero previa verifica, svolta dal Servizio GdP, della relativa documentazione giustificativa. 11/16

12 Il rimborso degli importi dovuti viene effettuato in busta paga senza che agli stessi venga applicata alcuna tassazione. Poiché i tempi per la procedura di liquidazione dipendono da quelli di presentazione della documentazione da parte del Dipendente e dalle scadenze di chiusura mensile delle competenze stipendiali, il Servizio AeC provvederà alla liquidazione di quanto dovuto a decorrere dalla prima mensilità utile. Affinché possa essere rimborsata nella mensilità del primo stipendio utile, la documentazione inerente il rimborso dovrà pervenire al Servizio GdP entro il giorno 10 del mese. Il Servizio GdP trasmette la documentazione al Servizio AeC nei 5 giorni successivi. Per i mesi di agosto e dicembre i termine di trasmissione al Servizio GdP entro il giorno 7. In via residuale e su richiesta del Dipendente è consentito il rimborso attraverso la cassa aziendale qualora i tempi per il rimborso attraverso la procedura degli stipendi sono reputati troppo lunghi, tenendo conto degli importi anticipati. Art Documentazione per il rimborso spese Entro 10 giorni dal rientro dell uscita per servizio o della trasferta il Dipendente deve presentare al Servizio GdP il Modulo A Rimborso spese trasferta debitamente compilato allegando la documentazione in originale (comprese eventuali carte di imbarco) e senza correzioni di tutte le spese sostenute per la trasferta. Se entro 3 mesi dall uscita per servizio o della trasferta il Dipendente non presenta alcuna richiesta di rimborso, la pratica è archiviata. I documenti ammessi per il rimborso sono la fattura, la ricevuta fiscale e lo scontrino fiscale. Qualora la spesa superi 25,00 occorre farsi rilasciare la fattura o la ricevuta fiscale intestata all Azienda, pertanto è necessario premunirsi di codice fiscale e partita iva dell Azienda. Poiché gli scontrini fiscali non sono intestabili l effettiva fruizione del servizio da parte del Dipendente in uscita per servizio o in trasferta è autocertificata nel corpo della compilazione del Modulo A Rimborso spese trasferta sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà con l assunzione di responsabilità relativa alla effettiva fruizione del servizio. La documentazione ammessa a rimborso deve risultare idonea a identificare: i dati dell esercente (ragione sociale, cognome e nome o ditta, numero della partita IVA, l ubicazione dell esercizio o sede legale/amministrativa); la data e il numero progressivo del documento; il tipo e la natura, la qualità e la quantità della somministrazione; la data ed il luogo di erogazione; 12/16

13 l importo corrisposto. Qualora l uscita per servizio o la trasferta siano effettuate da più Colleghi, ogni Dipendente deve farsi rilasciare la ricevuta di pagamento del servizio personalmente usufruito e presentare separatamente la propria documentazione. In caso di smarrimento o furto dei documenti giustificativi originali il rimborso viene effettuato solo su presentazione di idonea documentazione che consenta di assumere le opportune decisioni in merito. Per quanto riguarda i rimborsi per il vitto, la spesa documentata non deve essere stata regolata con buoni pasto, in quanto l importo del buono non può essere monetizzato. Art Trasferte all estero La procedura operativa per l autorizzazione di trasferta all estero è uguale a quella prevista per le trasferte in Italia. È però necessario effettuare la richiesta di autorizzazione almeno 10 giorni prima della partenza e darne comunicazione al Servizio AeC affinché provveda immediatamente alle necessarie comunicazioni all Inail per la copertura assicurativa fuori territorio nazionale. In caso di inadempienza che non consenta il rispetto dei termini previsti per la suddetta comunicazione, la trasferta non potrà essere effettuata. Al rientro della trasferta deve essere compilato il Modulo A Rimborso spese attività fuori sede con gli allegati relativi alle spese. Il rimborso del pasto consumato all estero è incrementato del 30% rispetto al valore del pasto consumato in Italia, pertanto per i Dipendenti di categoria è previsto un rimborso fino a 28,94 per il primo pasto e di complessivi 57,54 per entrambi i pasti della giornata se la trasferta è superiore alle 12 ore. Per i Dirigenti il rimborso è fino a 39,72 per il primo pasto e di complessivi 79,30 per entrambi i pasti della giornata se la trasferta è superiore alle 12 ore. Nel caso in cui il Dipendente debba farsi rilasciare il passaporto è a carico dell Azienda unicamente la spesa per la vidimazione annuale. Sono altresì rimborsabili le eventuali spese sostenute per i visti di ingresso e di uscita. Al Dipendente che si reca in trasferta in località estera sono consentite soste intermedie non superiori a 24 ore complessive, sempreché siano giustificate in relazione alle modalità di viaggio. Art Trasferta del Personale con forme contrattuali flessibili e non dipendente Il Personale con incarico di Collaborazione Coordinata Continuativa può recarsi in trasferta per esigenze connesse all espletamento dell incarico conferito, previa autorizzazione del 13/16

14 relativo responsabile, a condizione che nel contratto stipulato all atto del conferimento dell incarico sia stata espressamente prevista tale possibilità e specificato che non compete nessun trattamento indennitario o emolumento aggiuntivo. Per il rimborso delle spese documentate viene applicata la stessa procedura, ad eccezione dell erogazione dell anticipazione prima della partenza per la trasferta e della possibilità dell utilizzo del mezzo proprio. Per il trattamento delle trasferte relativo al Personale comandato da altri Enti, si applicano le disposizioni previste dalle intese intervenute tra gli Enti interessati. Nei casi in cui tali modalità non siano state espressamente concordate, l Azienda anticipa le spese di viaggio autorizzate per la trasferta del Personale in comando e provvede, con rendiconto cumulativo, a richiederne il rimborso all Ente di appartenenza, allegando copia dei documenti giustificativi delle spese sostenute. Le trasferte riguardanti il Personale con contratto di somministrazione lavoro non dipendente e gestito da Agenzia di lavoro temporaneo possono essere autorizzate dal relativo responsabile solo in via eccezionale. Le trasferte devono essere motivate da particolari esigenze e concordate preventivamente con l Agenzia stessa. Poiché detti oneri sono di norma esclusi dai costi previsti dal Capitolato di appalto del servizio, l Agenzia di somministrazione aggiudicataria del servizio dovrà provvedere mensilmente a fatturare i costi relativi al rimborso delle spese vive sostenute per la trasferta dal lavoratore. Le trasferte e le conseguenti spese relative a persone coinvolte in progetti formativi e di orientamento presso questa Amministrazione - quali tirocini e stage - devono essere motivate e possono essere autorizzate se previste nel Progetto di tirocinio o equipollente documentazione, sottoscritta dai tutor all atto dell avvio del progetto. In via del tutto eccezionale e con il consenso dei tutor, è possibile l autorizzazione di attività in trasferta anche in difetto della previsione nel Progetto di tirocinio o equipollente documentazione. In questa ipotesi, l autorizzazione andrà richiesta direttamente al Direttore. Il tirocinante potrà altresì recarsi al di fuori del territorio comunale in cui conduce la sua attività, senza alcun rimborso, se previsto nel Progetto di tirocinio o equipollente documentazione. Art. 17 Componenti del Consiglio di Amministrazione Al Presidente ed agli altri Componenti del Consiglio di Amministrazione che per lo svolgimento delle attività di propria competenza si rechino presso le sedi dell Azienda o in altre località distanti dalla propria dimora abituale più di 20 chilometri, spetta il rimborso spese (vitto, alloggio, trasporto) nella misura e nei modi previsti per i Dirigenti regionali. 14/16

15 In particolare se la trasferta ha durata superiore alle 8 ore il rimborso delle spese di vitto è ammissibile per un importo complessivo non superiore a 30,55. Se la trasferta è superiore a 12 ore è ammessa la consumazione di due pasti, purché l orario sia coerente con l ora usuale del pranzo e della cena. In questo caso, il rimborso per due pasti è ammissibile per un importo complessivo non superiore a 61,00. Nel caso in cui la trasferta richieda un impegno fuori sede superiore alle 12 ore il Presidente e gli altri componenti Consiglio di Amministrazione possono soggiornare in una struttura alberghiera di categoria massima fino a 4 stelle (o di fascia economica corrispondente). I mezzi di trasporto ordinari sono il treno, i servizi pubblici urbani ed extraurbani, la nave, l aereo. I mezzi di trasporto straordinari (taxi, mezzo noleggiato) sono subordinati alla sussistenza di una delle seguenti condizioni: vantaggio economico rispetto all utilizzo del mezzo ordinario; località non adeguatamente servita da mezzi ordinari; emergenze che comportano la motivata necessità di raggiungere rapidamente il luogo di destinazione; sciopero dei mezzi pubblici di linea. Sono a carico dell Azienda: l acquisto del biglietto alla tariffa di classe economica (seconda classe o fascia di prezzo più conveniente); gli oneri derivanti da eventuali supplementi e prenotazioni; eventuali tasse. Per il rimborso delle spese è previsto il Modulo A Rimborso spese trasferta. Per il rimborso delle spese è previsto il Modulo B Rimborso spese per attività fuori sede. Le trasferte, non soggette ad autorizzazione, sono preventivamente comunicate per posta elettronica alla Segreteria di Presidenza per l attivazione delle coperture assicurative. Art Componenti del Consiglio Regionale degli Studenti Al Presidente ed agli altri Componenti del Consiglio Regionale degli Studenti spetta il rimborso spese nella misura e nei modi previsti per i Dirigenti regionali per la partecipazione alle sedute del Consiglio. 15/16

16 Potranno essere utilizzati unicamente i mezzi di trasporto ordinari (treni, servizi pubblici urbani ed extraurbani, nave, aereo) alla tariffa di classe economica (seconda classe o comunque fascia di prezzo più conveniente). Per il rimborso delle spese deve essere utilizzato il Modulo C Rimborso spese Consiglio Regionale Studenti. Art. 19 Trasferte al seguito di delegazione ufficiale dell Azienda In caso di trasferta - in Italia o all estero - di Personale di categoria al seguito e per collaborare con componenti di delegazione ufficiale dell Azienda (ad esempio delegazione per scambi internazionali, per partecipazione a progetti comunitari, per gemellaggi), spettano i rimborsi e le agevolazioni previste per i componenti della predetta delegazione. Spettano, di conseguenza, i rimborsi previsti per il personale dirigente ove questo faccia parte della delegazione. La composizione della delegazione risulta da atto formale dell Azienda. Allegati Modulo A Rimborso spese di trasferta Modulo B Rimborso spese per attività fuori sede Modulo C Rimborso spese Consiglio Regionale degli Studenti Modulo D Autorizzazione all utilizzo di mezzo straordinario per trasferta di servizio 16/16