Come programmare una riunione

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1 1 WP 1 / Risultato 2: Come rendere accessibili le informazioni. Modi per creare un agenda e una resoconto accessibili. Come programmare una riunione Reflessioni Riunioni: I perchè Perchè una riunione? Qual è il contenuto Chi vi partecipa e perchè ( ruolo delle persone o funzione nell istituzione e i loro contributi su temi specifici) Chi fa cosa nella riunione? (distribuire le funzioni) Quand è la riunione e quanto è frequente? Dov è la riunione Chi altri dovrebbe dovrebbe essere informato Chi fa cosa fino a quando tra una riunione e l altra?

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3 2 Le funzioni (ruoli) nella riunione Di cosa c è bisogno? Di persone che inviano l invito e il verbale Di persone per la logistica ( stanza, cibo, proiettore, computer portatile, carta, altri strumenti digitali utili per l animazione, macchina fotografica ) La persona che conduce la riunione (tenendo conto dei temi, il tempo e la forma) La persona che anima la riunione : Propone e applica I metodi durante la riunione Scrivere il verbale : prendendo appunti per iscritto Una persona per i video e le foto Una persona per il lavoro al computer ( battitura e sistemazione foto dopo la riunione ) Dopo la riunione Inviare il verbale dell ultima riunione Inviare un promemoria con: ora+luogo+persone interessate per la riunione successiva Inviare i temi da trattare: argomenti della riunione Chiedere se ci sono oggetti da aggiungere Preparare le stanze della logistica Preparare un elenco delle presenze firmato da ogni membro

4 prepare presence list to be signed by each member

5 3 Durante la riunione Rendere disponibili le carte stop ( per: troppo difficile, per favore spiega) Usare la lavagna a fogli mobili per disegni e altre spiegazioni (facilitazioni grafiche) Fare foto (o video) dei fogli, grafici e situazioni varie della riunione Dopo la riunione Avere un verbale disponibile trascritto al PC, non scritto a mano (testo e foto) Averlo anche validato dagli utenti Assicurarsi che ciascuno abbia il verbale e che comprenda Il contenuto ( qual è il modo migliore per ognuno? Mail, stampa, versione audio, spiegazione di una persona referente che facilita l utente

6 4 Secondo strumento utilizzato : Pubblicazione e distribuzione del verbale Commenti Utente Ogni partecipante o membro del gruppo dovrebbe poter accedere al verbale I membri dovrebbero sapere dove trovare il verbale. Ciò non è ovvio. Le famiglie Stampare e archiviare in un contenitore comune o distinto Mettere un avviso in bacheca (laboratorio, residenza) Per mail Non tutti posseggono un indirizzo di posta elettronica. Mettere in bacheca se l informazione può essere pibblica. Non tutti sanno come si usa un contenitore di documenti. Questo dovrebbe essere maneggiato individualmente. Trovare il modo migliore. Prof Per mail Stampare e tenere in un cassette personale

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8 5 Terzo strumento usato : Agenda Reflessioni Utenti Osservare le preferenze personali degli utenti sulla programmazione: carta, strumenti tecnici, una persona che ricorda agli utenti Ogni utente potrebbe aver bisogno del suo personale sistema ( modo, metodo, strategia) Ci sono possibilità multiple. Calendario a colori codificato: Settimanale, mensile. Possono essere inseriti testi o immagini L evento può essere evidenziato con un immagine sulla scheda dell utente I colori aiutano a riconoscere I giorni della settimana, soprattutto rispetto a persone che non sanno leggere L evento dovrebbe essere messo in evidenza per promemoria The event should be display for reminder. Cellulare, programmazione giornaliera sul cellulare Comunemente usato, si possono aggiungere promemoria Promemoria orale: Il facilitatore dovrebbe ricordare all utente peronsalmente gli eventi Qualcuno utilizza What s app (ascolto delle informazioni) Insegnare come si usa Ulteriori persone di contatto e il conduttore del gruppo dovrebbero essere informati. In questo modo l evento verrebbe ricordato e discusso più tardi.

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