PROVINCIA DI PORDENONE PIANO DI CONSERVAZIONE E SCARTO

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1 PROVINCIA DI PORDENONE PIANO DI CONSERVAZIONE E SCARTO 1

2 INTRODUZIONE La Provincia di Pordenone, nell ottica di perseguire l obiettivo di gestire puntualmente il flusso documentale iniziato con l adozione del Titolario e del Manuale di Gestione, in ottemperanza a quanto previsto dagli artt. 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, del DPR n. 445 del 28 dicembre 2000, nonché dal DPCM 14 ottobre 2003, ha proceduto alla stesura del Piano di conservazione e scarto con una riflessione sull organizzazione degli Archivi. In tal modo l Ente ha inteso redigere un importante atto regolamentare le cui indicazioni risultino valide ed applicabili in riferimento alle attuali condizioni della gestione documentaria. L intervento sull organizzazione del sistema di archiviazione attraverso un organica sistemazione degli archivi corrente e di deposito permette infatti una più efficiente, efficace e trasparente gestione dei flussi documentali. L attenzione alla gestione integrale ed efficiente dei flussi documentali ha avuto avvio nell Ente con l implementazione del protocollo informatico, la successiva adozione del Manuale di gestione dei documenti che detta le regole tecniche per il protocollo informatico e l adozione del Piano di classificazione ( o Titolario). E nell ambito del progetto DOCAREA La comunicazione digitale nell Ente e fra Enti i flussi documentali e la gestione dei processi, la rete degli sportelli unici per l impresa, la rete degli URP (presentato nell ambito di un avviso del Ministro per l innovazione e le tecnologie) cui la Provincia ha partecipato, che si è saputo cogliere la centralità dell Archivio nei processi di innovazione organizzativa del cosiddetto back office, nonché l opportunità di ripensare, alla luce delle nuove potenzialità tecnologiche e normative, strumenti e procedure tradizionali della prassi archivistica. Con decreto ministeriale del 17 marzo 2003 è stato istituito il gruppo di lavoro per la formulazione di proposte per l organizzazione dell archivio e l elaborazione del nuovo Titolario di classificazione tipo per le Province. L articolazione del Titolario è avvenuta su due livelli gerarchici generali, titolo e classe. Tale articolazione ha messo a disposizione di tutte le Province, uno strumento univoco di classificazione, comunque flessibile in quanto lascia la possibilità di estendere l articolazione anche ad un terzo livello. In assenza di un Piano di conservazione e scarto condiviso per le Province ed in mancanza di un documento normativo condiviso sulla gestione degli archivi provinciali, la Provincia di Pordenone, avvalendosi dell esperienza di altre Amministrazioni e della collaborazione della Soprintendenza Archivistica del Friuli Venezia Giulia ha redatto il presente Piano di conservazione e scarto. Il presente documento è stato predisposto proseguendo nell obiettivo della gestione puntuale del flusso documentale ed in ottemperanza al dettato dell art. 68 del DPR 445/2000 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ai cui sensi ogni amministrazione. elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti.. che deve essere quindi integrato con il sistema di classificazione (o Titolario). Secondo le indicazioni fornite dal CNIPA il Piano deve essere corredato da regole relative alla conservazione dei documenti; nella redazione del Piano di conservazione pertanto sono stati identificati i periodi di conservazione e le funzioni documentarie, sono state analizzate le competenze dell Ente, partendo dal pregresso documentario e dall indicazione dei tempi di 2

3 conservazione in riferimento al sistema di classificazione. Per ciascun Titolo sono indicati i documenti per i quali è prevista la conservazione permanente, i documenti che, trascorsi quarant anni dall esaurimento degli affari, devono essere fatti confluire nell Archivio Storico ed i documenti per i quali, scaduto il termine temporale di conservazione, si dovrà procedere alla selezione (operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale ad una migliore conservazione dell archivio) e successivo scarto (distruzione autorizzata dei documenti ) DEFINIZIONI Al fine di meglio precisarne il significato, qui di seguito si riportano le voci archivistiche presenti nel presente Piano di conservazione e scarto. Archivio : Insieme dei documenti prodotti o comunque acquisiti come strumento e risultato delle attività e funzioni e conservato per gli scopi propri del soggetto che lo ha prodotto. Archivi provinciali: sono beni culturali fin dall origine ai sensi dell art. 2 del decreto legislativo n.42 del 22 gennaio 2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell art.10 della legge 6 luglio 2002, n.137, fanno parte del demanio pubblico ai sensi degli artt. 822, 823 e 824 del codice civile, nonchè del demanio storico, artistico, archivistico e bibliografico ai sensi degli artt del DLgs n.490 del 29 ottobre 1999 (Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell art.1 della legge 8 ottobre 1997, n.352).la qualifica di bene demaniale rende gli archivi inalienabili. Archivio corrente: l insieme dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione. E gestito interamente dall ufficio cui è assegnato l affare (responsabile del procedimento). Archivio di deposito: l insieme dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi. E la parte dell archivio nella quale si conserva la documentazione dell ultimo quarantennio, relativa ad affari esauriti, non più occorrente, se non sporadicamente, quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente. Archivio storico: l insieme dei documenti relativi ad affari e procedimenti conclusi da oltre quarant anni che, previa selezione, sono destinati alla conservazione permanente. ( art.30 c.4 D.Lgs 42/2004) Camicia: foglio di carta o cartoncino contenente documenti archivistici. Sulle camicie possono essere indicati l oggetto, la cronologia, la classificazione o la segnatura dell unità archivistica Classificazione: codice attribuito ad una unità documentaria o ad una unità archivistica (in genere ad un fascicolo) che ne indica la posizione logica nel contesto del sistema di classificazione espresso nel titolario. Documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. 3

4 Documento cartaceo: è un documento prodotto su supporto cartaceo con strumenti analogici (ad esempio, un istanza scritta a mano) o con strumenti informatici e stampato ( ad esempio, un documento prodotto tramite sistema di videoscrittura) Documento digitalizzato: è il documento cartaceo sottoposto a processo di acquisizione ottica e del quale è prodotta un immagina digitale. Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Fascicolo: un insieme organizzato di documenti raggruppati per le esigenze dell attività corrente, oppure nel corso dell ordinamento m dell archivio, in base al comune riferimento allo stesso soggetto, attività o fatto giuridico. Solitamente costituisce l unità elementare di una serie. Fisicamente il fascicolo si configura come un numero variabile di atti e documenti contenuti in una camicia. Quando la documentazione contenuta raggiunge una mole consistente, o l affare documentato risulta particolarmente complesso, un fascicolo può essere suddiviso in più sottofascicoli. Minuta: è l esemplare del documento che viene trattenuto nell archivio del soggetto che l ha prodotto. Originale: è il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali e, se necessario, dotato di firma autografa. Scarto: l insieme delle operazioni attraverso le quali viene selezionata e poi eliminata la documentazione archivistica ritenuta priva di valore amministrativo e di interesse culturale e che quindi l Amministrazione non ritiene opportuno conservare ulteriormente. Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto a giudizio della Soprintendenza archivistica competente, alcuna rilevanza storica. Selezione: l operazione intellettuale che valuta il materiale documentario per deciderne la conservazione o lo scarto. PRINCIPI GENERALI Con il termine di scarto archivistico, come più sopra detto, si intende l insieme delle operazioni attraverso le quali si individuano i documenti che non si ritiene opportuno conservare in quanto superflui ed inutili e quindi non necessari per la ricerca storica. La selezione della documentazione archivistica per la quale si propone lo scarto è un intervento che presuppone una decisione consapevole e non arbitraria da compiersi con molta cautela ed è svolta esclusivamente a cura del personale del Settore Protocollo Archivio che si avvale, di volta in volta, della collaborazione degli Uffici produttori della documentazione. Lo scarto resta comunque subordinato all autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per il Friuli Venezia Giulia, competente per territorio ai sensi dell art. 21, comma d, del Decreto legislativo n.42/2004. Il presente Piano di conservazione e scarto si compone di due parti: nella prima sono indicati i documenti che vanno conservati permanentemente e quindi versati, dopo quarant anni dall esaurimento dell affare, nell Archivio Storico, a seguire sono elencati i documenti che possono essere destinati al macero dopo cinque, dieci, venti o più anni (sempre previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica). 4

5 Il Piano di conservazione e scarto deve comunque essere inteso come un documento relativamente aperto e dinamico e quindi soggetto ad adeguamenti ed aggiornamenti conseguenti al verificarsi di nuove e diverse situazioni istituzionali ed ordinamentali della struttura organizzativa dell Ente Provincia. I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell affare per i fascicoli oppure dall ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri. Il materiale non archivistico non viene preso i considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo ( es: copia di normativa da consegnare all utenza). Sono responsabili della conservazione e dell ordine dei documenti e conseguentemente dei fascicoli tutti coloro ai quali,per dovere d ufficio, siano di volta in volta affidati. PRINCIPI BASE PER LO SCARTO Durante le operazioni di selezione del materiale archivistico va tenuto in considerazione il seguente principio di base: - lo scarto non deve essere applicato, salvo diverse indicazioni della Soprintendenza Archivistica, su documentazione facente parte dell Archivio Storico, mentre deve essere effettuato sulla documentazione dell Archivio di Deposito. DOCUMENTI ORIGINALI E DOCUMENTI PRODOTTI IN COPIA Lo scarto dei documenti in copia viene effettuato facilmente quando le copie non contengono annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza. E necessario che ciascun responsabile del procedimento amministrativo, durante la formazione dell archivio corrente, ponga cura a non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti facilmente reperibili in un sistema informatico archivistico. Al fine di evitare l inutile appesantimento della conservazione documentale, ogni responsabile del procedimento amministrativo deve quindi evitare copie multiple e superflue. DECORRENZA DEI TERMINI Il termine di conservazione della documentazione decorre dalla data dell ultimo documento che esaurisce la trattazione dell affare e pertanto dalla conclusione del procedimento amministrativo. Gli Uffici trasmettono all Archivio generale le pratiche esaurite, cioè il fascicolo completo e riordinato con l indicazione chiara del titolo dell affare, degli estremi temporali dell affare, soprattutto della data ( anno) di chiusura, da cui decorrono i termini di conservazione. Convenzionalmente i termini per effettuare lo scarto si intendono maturati al 31 dicembre di ogni anno, indipendentemente dal mese di effettiva scadenza. 5

6 PROLUNGAMENTO DEL TERMINE DI CONSERVAZIONE In relazione a sopravvenute nuove esigenze, interne od esterne all Ente, per situazioni di opportunità ovvero per eventi formali attinenti alla gestione amministrativa dell Ente, sentito il Direttore Generale, il Dirigente del Servizio Archivio ha la facoltà di protrarre la conservazione della documentazione i cui tempi di conservazione siano già scaduti. SCARTO - SELEZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Vi sono documenti che, analizzati secondo una riflessione sul rispettivo valore e funzione, potranno essere scartati con il trascorrere del tempo. La valutazione può essere di carattere amministrativo ed è riferita al fatto che i documenti relativi ad affari conclusi possano essere utilizzati nel tempo. La valutazione può essere di carattere legale ed è riferita alla circostanza che i documenti relativi ad affari conclusi hanno di essere utilizzati come prova legale dei fatti cui si riferiscono. La valutazione può essere di carattere storico ed è riferita alla potenzialità che i documenti relativi ad affari conclusi hanno di essere utilizzati come testimonianza e memoria dell Ente nonché dell attività svolta dall Ente. La selezione della documentazione da sottoporre a procedura di scarto può essere effettuata secondo le seguenti tre modalità che si realizzano con tempi di intervento diversi e coinvolgendo varie figure: - scarto in itinere: non comporta l attivazione delle procedure di scarto previste dalla legge. Viene effettuato dagli uffici in occasione delle operazioni di trasferimento delle pratiche concluse all Archivio generale e si riferisce, essenzialmente, all eliminazione di fotocopie, stampe, appunti, buste, normativa ecc., comunque di documenti non protocollati. Obiettivo è sostituire una massa di carte strutturalmente tra loro uguali (indispensabili nelle fasi preparatorie) in documenti autentici riassuntivi che non alterano e disperdono i dati. - scarto preordinato: è effettuato dal responsabile dell Archivio generale in relazione alle scadenze previste dal Piano di conservazione e scarto seguendo la procedura di scarto - scarto differito: è effettuato, seguendo la procedura di scarto, al momento del passaggio dall Archivio di Deposito a quello Storico, trascorso il quarantennio. VERSAMENTO DEI FASCICOLI NELL ARCHIVIO DI DEPOSITO. Alla fine di ogni anno solare i documenti protocollati e fascicolati e relativi ad affari esauriti devono essere consegnati all Archivio Generale. Prima del trasferimento l ufficio di riferimento deve accertarsi che tutti i documenti siano stati presi in carico, fascicolati e scansiti (se protocollati con il sistema di protocollo informatico E-grammata). Il responsabile dell ufficio che ha gestito il procedimento deve provvedere, altresì, a riordinare il fascicolo, ad eliminare tutto il materiale che non costituisce documentazione rilevante predisponendo i documenti in ordine cronologico, dal più vecchio al più recente. 6

7 Deve cioè essere effettuata un operazione di sfoltimento del carteggio che ha solo carattere transitorio e strumentale e quindi delle molteplici copie dei documenti, degli eventuali appunti, promemoria, delle copie di normativa. PROCEDURA DI SCARTO Successivamente al versamento dei fascicoli all Archivio Generale, il responsabile dell archivio provvede alla selezione della documentazione, individuando il materiale da avviare allo scarto archivistico. Gli uffici non possono procedere autonomamente allo scarto di documenti. La procedura da attivare per l attuazione delle operazioni scarto è la seguente: 1. adozione di apposita determinazione del Dirigente del Servizio Protocollo debitamente motivata con la quale si approva l elenco dei documenti che si intendono eliminare. Dopo una breve introduzione sul lavoro di analisi svolto, l elenco deve riportare il numero progressivo, la descrizione degli atti proposti per lo scarto, la data iniziale e terminale, la quantità delle buste/scatole/faldoni, il peso approssimativo e i motivi specifici della proposta di scarto; 2. richiesta di autorizzazione allo scarto formulata, ai sensi dell art. 21 del Codice in materia di Beni Culturali e Paesaggistici n. 42 del 2004, inviata alla Soprintendenza Archivistica per la dovuta autorizzazione corredata dalla determinazione dirigenziale che dispone lo scarto unitamente a tre copie dell elenco dei documenti da destinare allo scarto. La proposta di scarto è costituita da una apposita tabella contenente: tipologia degli atti che si intendono eliminare con annessa la classificazione di riferimento o il titolario di riferimento estremi cronologici degli atti (anno) peso espresso in Kg, oppure in metri lineari o numero di buste o faldoni motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al Piano di conservazione e scarto adottato 3. valutazione da parte della Soprintendenza Archivistica del Friuli Venia Giulia della proposta e trasmissione al Ministero degli Interni, Affari Interni e territoriali, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica, per il controllo di competenza sull eventuale presenza di atti riservati; 4. restituzione da parte della Soprintendenza alla Provincia di una copia della proposta di scarto con l apposizione dell autorizzazione allo scarto; 5. una volta ottenuta l autorizzazione allo scarto, la Provincia contatta la C.R.I. o una Ditta Specializzata o una Cartiera (è importante che siano garantite operazioni totalmente distruttive quali incenerimento, triturazione e spappolamento della carta) e, a conclusione della pratica, trasmette alla competente Soprintendenza Archivistica il verbale di avvenuta distruzione indicando le quantità distrutte. (L obbligo della cessione alla Croce Rossa italiana degli atti ritenuti inservibili ha origini nel Regio Decreto n del 10 agosto 1928 ed è stato rinnovato ogni cinque anni ed attualmente è abrogato. L unica norma cui attenersi 7

8 è pertanto quella dell art. 8 del DPR n. 37 del 2001 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli atti d archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite da ciascuna amministrazione, anche attraverso organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa Italiana). DISPOSIZIONI COMUNI Conservazione senza limiti di tempo In linea generale si conservano senza limiti di tempo a meno che non sia esplicitamente indicato nei successivi paragrafi del presente Piano di conservazione e scarto: atti o documenti riepilogativi del materiale da proporsi per lo scarto (compresa la richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica con l allegato elenco munito del timbro per il nulla osta, la ricevuta di chi prende la carta); i registri ovvero quei documenti sui quali vengono annotati in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici) una pluralità di fatti o atti giuridici quali ad esempio il registro di protocollo, il registro delle notifiche, il repertorio dei contratti, il registro delle deliberazioni degli organi collegiali; i verbali, ovvero documenti contenenti la descrizione di un fatto quali ad esempio i verbali di seduta di Giunta, di Consiglio, i verbali di seduta di gara, di commissione d esami, ecc.; studi e relazioni tecniche, ricerche, pubblicazioni, documentazione fotografica, che siano propedeutici a piani, programmi e delibere di carattere generale; tutti i documenti considerati vitali ovvero quelli che, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell Ente, la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni. Il divieto di scarto per i documenti da conservare senza limiti di tempo è assoluto. Gli altri termini possono essere estesi o, eccezionalmente ridotti, con valutazione motivata del responsabile dell Archivio, del responsabile dell ufficio che ha trattato l affare e sentito preventivamente il Direttore Generale. Documenti da conservare per 5 anni Si conservano per 5 anni: i certificati o le dichiarazioni attestanti qualità o stati personali con validità temporale limitata (art. 41 DPR 445/2000) Documenti da conservare per 10 anni Si conservano per 10 anni: 8

9 i processi verbali relativi a sanzioni elevate nelle materie di competenza dell Ente, a meno che non sia esplicitamente indicato diversamente nei successivi paragrafi del presente Piano di conservazione e scarto ; le richieste e la documentazione allegata, le pezze giustificative, i rendiconti relativi ai contributi, ovvero le elargizioni di denaro comunque denominate erogate dalla Provincia, a meno che non sia esplicitamente indicato diversamente nei successivi paragrafi del presente Piano di conservazione e scarto. Archiviazione ottica sostitutiva e riduzione dei termini di conservazione per documenti da conservare per 5 anni. Ai sensi dell art.43 del DLgs 7 marzo 2005, n.82 (Codice dell Amministrazione Digitale) I documenti, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o per regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo.omissis:: purchè siano rispettate le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di cui all art 71 del DLgs 82/2005 e fatti salvi, secondo il disposto ex art.43 c.4 del D.Lgs 82/2005 e s.m.i., i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi ai sensi del DLgs 22 gennaio 2004, n.42 Allo scopo di favorire ed incentivare l archiviazione ottica sostitutiva come previsto dalla vigente normativa, è pertanto ammesso lo scarto dopo un anno dei documenti cartacei la cui conservazione è prevista per non più di 5 anni, purché siano stati archiviati otticamente nel rispetto delle norme di legge e delle circolari e regole tecniche del CNIPA ( ora le funzioni del CNIPA sono state trasferite a DigitPA ai sensi del D.Llgs n.177/2009) e previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica del Friuli Venezia Giulia.. Documenti non elencati Lo scarto di documentazione non rinvenibile negli elenchi del presente documento viene deciso congiuntamente dal responsabile dell Archivio e dal responsabile che ha trattato l affare, sentito il parere della competente Soprintendenza Archivistica per il Friuli Venezia Giulia. 9

10 MODELLO DI REDAZIONE ELENCO DI SCARTO. ELENCO DEGLI ATTI CHE SI PROPONGONO PER L ELIMINAZIONE Timbro della Provincia Pag. dell elenco.. N. d ordine Classificazione N.ro pezzi Descrizione degli atti Estremi cronolog ici Peso Kg. Motivo dell eliminazione Quantità (mt. N carolari, Data. Firma 10

11 TITOLO 1 ATTI FONDAMENTALI E ORGANI Il Titolo I si riferisce agli Organi di governo, istituzionali, di gestione, agli atti fondamentali /Statuto e Regolamenti - contiene gli atti concernenti gli Organi di governo quali le nomine, convocazioni, e non gli atti dagli stessi prodotti. Documentazione da conservare senza limiti di tempo 1. Atti di nomina dei membri delle commissioni consiliari permanenti, registri delle presenze, verbali delle commissioni e delle conferenze dei capigruppo 2. Atti di nomina delle commissioni e sottocommissioni elettorali 3. Bollettino situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive 4. Commissario prefettizio, straordinario, ad acta: fascicolo personale (nomina,ecc.) 5. Conferenza dei capigruppo: verbali delle conferenze 6. Consigliere di parità : Fascicolo personale (nomina,dimissioni, revoca, indennità) 7. Consiglio: Presidente del Consiglio fascicolo personale con i documenti di insediamento/nomina, dimissioni, revoca, surrogazione, indennità, funzioni di rappresentanza, aspettative 8. Consiglio: Nomine, revoche, dimissioni dei consiglieri 9. Consiglio: Verbali del Consiglio delle adunanze del Consiglio Provinciale 10. Denominazione della Provincia 11. Decreti e determinazioni del Direttore Generale dei Dirigenti 12. Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta 13. Difensore civico : fascicolo personale (nomina,ecc.) 14. Direttore generale e Dirigenza: fascicolo personale (nomina,ecc.) 15. Elezioni provinciali: documentazione relativa alle elezioni amministrative 16. Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni 17. Giunta: Nomine, revoche, dimissioni degli assessori 18. Giunta: Verbali delle adunanze della Giunta 19. Gonfalone stemma logo: definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone, dello stemma, del logo 20. Gruppi consiliari: costituzione, designazione dei capigruppo 21. Interpellanze, interrogazioni, mozioni, emendamenti 22. Nucleo di Valutazione: l intero carteggio 23. Ordinanze del Presidente 24. Organi consultivi: un fascicolo per ogni Organo 25. Organi di controllo interni: fascicolo personale (nomina,ecc.) 26. Presidente: fascicolo personale con documenti di insediamento/nomina, dimissioni, revoca, surrogazione, indennità, funzioni di rappresentanza, aspettative 27. Regolamenti: regolamenti approvati dall Ente (un esemplare di ogni regolamento) 28. Revisori dei conti: fascicolo personale (nomina,ecc.) 29. Segretario e Vice-Segretario: fascicolo personale(nomina,ecc.) 30. Statuto: redazione, modifiche dello statuto (intero carteggio) 31. Vice Presidente: fascicolo personale con i documenti di insediamento/nomina, dimissioni, revoca, surrogazione, indennità, funzioni di rappresentanza, aspettative 11

12 Documentazione eliminabile dopo 5 anni 1. avvisi di convocazione delle commissioni 2. avvisi di convocazione delle sedute del Consiglio e della Giunta Provinciale Documentazione eliminabile dopo 10 anni 1. Deleghe del Presidente della Provincia ai componenti la Giunta per partecipazione ad assemblee enti partecipati 2. Documenti inerenti le missioni degli amministratori 3. Documenti relativi a liquidazioni spese elezioni amministrative 4. Ordini del giorno della Giunta e informazione 5. Spese sostenute da amministratori 12

13 TITOLO 2 ORGANIZZAZIONE E RAPPORTI ISTITUZIONALI Il Titolo II si riferisce a macroattività di supporto organizzativo generale trasversali dell ente e di relazioni esterne con altre istituzioni, da quelle internazionali alle associazioni di rappresentanza. Sono contemplate le operazioni per la definizione della struttura organizzativa dell Ente, per il controllo di gestione e la valutazione interna, nonché per la gestione degli affari legali e giuridici. Il sistema delle relazioni esterne è articolato per distinti livelli istituzionali, tra le attività aventi profilo istituzionale a rilevanza esterna, sono comprese le nomine dei rappresentanti provinciali nelle società ed enti partecipati ed i servizi di rappresentanza. Documentazione da conservare senza limiti di tempo 1. Atti di nomina e designazioni presso Enti, Aziende, Istituzioni, pubblicità incarichi di amministratore e relativi compensi 2. Atti di nomina e designazioni c/o UPI, ecc. 3. Atti di nomina e designazioni presso Enti, Istituzioni 4. Atti e documenti del contenzioso legale (fascicoli di causa) 5. Atti relativi a partecipazioni societarie 6. Attribuzione di competenze agli uffici, organizzazione degli uffici, orari di apertura degli uffici 7. Carteggi generali per l organizzazione di cerimonie con una copia dell invito, degli stampati, del manifesto/locandina, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture 8. Circolari di enti statali o della regione (almeno un esemplare) 9. Concessione uso del logo 10. Convenzioni, dichiarazioni di intenti, accordi di programma e protocolli d intesa con altri enti 11. Pareri e consulenze legali 12. Partecipazione a cortei con il gonfalone, carteggi generali per l organizzazione di cerimonie con copia dell invito, stampati, manifesto/locandina, eventuali rendiconti e fatture 13. Rapporti istituzionali 14. Convegni, iniziative promozionali nell ambito delle politiche europee/comunitarie 15. progetti in ambito europeo/comunitario Documentazione eliminabile dopo 5 anni 1. Carteggio interlocutorio gestione sale della Sede/Palazzo Provinciale 2. Onorificenze, premi, coppe e medaglie (carteggio relativo a concessione ed acquisto), documentazione concessione patrocini 3. Richieste diritto di accesso 4. Telegrammi della Prefettura UTG per l esposizione della bandiera nazionale (vanno invece conservate le ordinanze e gli avvisi del Presidente) Documentazione eliminabile dopo 10 anni 1. Carteggio interlocutorio per commemorazioni e solennità civili 2. Domande di iscrizioni all Albo delle associazioni ed organizzazioni di volontariato 13

14 TITOLO 3 RISORSE INFORMATIVE Nel Titolo III sono raggruppate le diverse declinazioni del bene informazione. Sono ricondotte le varie modalità con cui l Ente forma, acquisisce, organizza, consulta e conserva dati e informazioni, sia che essi siano fissati o rappresentati in documenti, sia che rivestano forme meno stabili e strutturate. Documentazione da conservare senza limiti di tempo 1. Censimenti e rilevazioni di carattere statistico non pubblicate 2. Convegni e iniziative promozionali (intero carteggio) 3. Materiali preparatori per sito web 4. Convegni e iniziative promozionali, bandi e avvisi / comunicati stampa 5. Manuale di gestione, Titolario, Piano di conservazione e scarto, 6. Atti relativi a riordinamenti dell archivio, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, scarto 7. Pubblicazioni della Provincia (libri, riviste, periodici) 8. Registro albo pretorio 9. Registro di protocollo 10. Registro notifiche 11. Richieste informazioni archivistiche per motivi di studio Documentazione eliminabile dopo 5 anni 1. Albo: atti rimessi da altri Enti per essere affissi all albo pretorio 2. Iniziative specifiche dell URP 3. Registro spedizioni e spese postali (affrancatrice) 4. Segnalazioni e reclami all Ufficio relazioni con il Pubblico 14

15 TITOLO 4 PERSONALE Il Titolo quarto è dedicato alle funzioni di gestione del personale. I documenti relativi a ciascun dipendente sono inseriti in un fascicolo nominativo E prevista la classificazione del fascicolo nominativo. Documentazione da conservare senza limiti di tempo 1. Aspettativa per maternità (obbligatoria e facoltativa) congedo ordinario, congedo straordinario per motivi di salute/personali/familiari, aspettativa per cariche elettive, aspettativa sindacale, aspettativa per infermità, permessi sindacali, permessi di studio 2. Assicurazioni: polizze, pratiche ricongiunzione e pratiche riscatto periodi assicurativi del personale; 3. Cedolini degli stipendi/buste paga 4. Cessione del quinto 5. Circolari per l orario degli uffici 6. Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi, assicurativi 7. Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi 8. Criteri generali, normativa per gli inquadramenti ed applicazione dei contratti collettivi di lavoro 9. Deleghe sindacali 10. Denunce e sistemazioni contributive INPDAP, INPS, INAIL 11. Dichiarazioni di infermità/invalidità inserite nel singolo fascicolo 12. Elenco degli incarichi conferiti 13. Fascicoli personali dei dipendenti (a T. IND e T. DET) (compresi i co.co.co./co.co.pro ) con le determinazioni di assunzione/cessazione dei singoli, comandi, distacchi, mobilità, determinazioni attribuzioni di funzioni, ordini di servizio, verbali del procedimento e di irrogazione della sanzione nei procedimenti disciplinari, pratiche ricongiunzione, riscatto periodi assicurativi (previo scarto in itinere) 14. Indennità premio di servizio, trattamento di fine rapporto, trattamento pensionistico (inserito nel fascicolo personale) 15. Modello Normativa e criteri generali per il reclutamento del personale 17. Opzione per orario part time 18. Ordini di servizio 19. Organizzazione corsi di formazione, richieste partecipazione/invio dei dipendenti a corsi di formazione, registri e verbali degli esami per l esercizio ed abilitazione attività professionali, registri di presenza 20. Originali dei verbali delle commissioni di concorso/selezione, borse di studio, premi, nonché corsi di aggiornamento, qualificazione e specializzazione, corsi di formazione, registri di presenza, attestati, 21. Piano della formazione 22. Pianta o dotazione organica, piano occupazionale annuale 23. Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non sono integralmente conservate nei fascicoli personali 24. Registro infortuni, verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza, denuncia di infortunio e relativa pratica completa dei referti 25. Trattamento assicurativo, contributivo, fiscale, assicurazione obbligatoria (quando non sono conservate nei fascicoli personali) 26. Verbali commissioni concorso 15

16 27. Verbali del procedimento e di irrogazione della sanzione nei procedimenti disciplinari 28. Verbali della delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata 29. Verbali di contrattazione e concertazione con le organizzazioni sindacali Documentazione eliminabile dopo 3 anni Curricula inviati per richieste di assunzione / incarichi Documentazione eliminabile dopo 5 anni 1. Anagrafe delle prestazioni 2. Certificati attestanti donazioni di sangue 3. Copie attestati di servizio 4. Domande di assunzione e/o conferimento incarichi professionali e relativa risposta 5. Domande di mobilità 6. Domande e dichiarazione del personale inerenti l orario inserite nel fascicolo personale: 150 ore-permessi per donazioni sangue permessi per motivi sindacali permessi uscita per motivi personali 7. Gestione ordinaria del personale ( es. elenchi turni di servizio e reperibilità del personale) 8. Gestione servizio mensa: elenchi ritiro buoni mensa, dichiarazioni, pagamento, assoggettamento, ecc. 9. Richieste assegni familiari 10. Richieste buoni mensa, dichiarazioni, assoggettamento 11. Richieste detrazioni fiscali per familiari a carico 12. Riepilogo mensile timbrature 13. Stage ( intero carteggio) Documentazione eliminabile dopo 10 anni 1. Carteggio relativo al lavoro interinale 2. Cartellini marcatempo, tabulati elettronici di rilevazione presenze 3. Compenso incentivante 4. Convenzione CAAF: documentazione completa 5. Domande di partecipazione a concorsi, compresi gli elaborati scritti e/o pratici, lettere di convocazione (conservando una campionatura e fatto salvo il caso in cui siano stati presentati ricorsi) 6. Fascicoli relativi alle visite ordinarie del medico del lavoro 7. Fogli di presenza dei dipendenti 8. Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale 9. Modelli CUD 10. Procedimenti disciplinari (con esclusione dei verbali del procedimento e di irrogazione della sanzione che devono essere conservati illimitatamente) 11. Provvedimenti giudiziari di pignoramento/requisizione dello stipendio 12. Rendiconto spese per obiettori di coscienza 13. Statistiche sul personale 14. Straordinari 15. Tabelle straordinario, permessi, prospetti missioni, partecipazioni a corsi, convegni e seminari di personale dipendente e/o amministratori 16. Visite fiscali 16

17 Casi particolari 1. Bando concorso e avviso: 1 anno dopo la scadenza del termine per i ricorsi 2. Certificati medici: Dopo cessazione dal servizio 3. Domande di assunzione pervenute in assenza di bandi di concorso: 1 anno 4. Domande di partecipazione compresi gli eventuali allegati previsti dal bando : dopo la scadenza dei termini per i ricorsi 5. Prove d esame : 1 anno dopo la scadenza del termine per i ricorsi 6. Referti delle visite di controllo : dopo cessazione dal servizio 17

18 TITOLO 5 - RISORSE FINANZIARIE E BILANCIO Nel titolo quinto sono state previste le funzioni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e gestione contabile con riferimento alla normativa vigente Documentazione da conservare senza limiti di tempo 1. Bilanci sociali/ bilanci di mandato 2. Bilancio preventivo e relativi allegati compresa la relazione revisionale e programmatica ( un esemplare per ciascun anno) 3. Bilanci consuntivi e rendiconti originali 4. Carteggio generale per la richiesta di mutui, contratti di mutuo 5. Corrispondenza generale del servizio esattoria, tesoreria e dei concessionari della riscossione 6. Documenti del contenzioso tributario 7. Documenti inviati alla Corte dei Conti 8. Documenti patto di stabilità 9. Giornale di cassa (in formato cartaceo o elettronico) 10. Libri mastri (registri o data base), libri giornale (registri o data base), verbali di chiusura dell esercizio finanziario 11. Piano Esecutivo di Gestione 12. Ruoli TOSAP ed altre imposte e tasse 13. Ruoli restituiti dai concessionari della riscossione (in mancanza si conservano le copie) 14. Tributi passivi 15. Variazioni di bilancio e Variazioni di PEG (intero carteggio) 16. Verbali del collegio dei revisori Documentazione eliminabile dopo 5 anni 1. Note di solleciti di pagamento fatture pervenute alla Provincia 2. Registri e bollettari di spese postali Documentazione eliminabile dopo 10 anni 1. Atti relativi alla liquidazione di spese in attuazione delle elezioni amministrative 2. Bollettari vari 3. Carteggio prodotto dai diversi Uffici per la formazione del bilancio 4. Carteggio prodotto dai diversi Uffici per la formazione del PEG 5. Conto dell economato 6. Diritti di segreteria: registri annuali 7. Entrate da affitti/locazioni (dal termine del contratto) 8. Fatture (comprese quelle relative alle utenze, note di addebito,ecc) 9. Mandati quietanzati (10 anni dopo approvazione consuntivo - in assenza di ricorsi, pendenze e purché i mandati risultino registrati in scritture contabili di sintesi) 18

19 10. Ordinanze di liquidazione 11. Pagamento premi contratti assicurativi 12. Reversali di riscossione 13. Ricevute dei versamenti 14. Ricevute pagamenti vari 19

20 TITOLO 6 - PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI Nel titolo sesto sono state previste le attività relative alla titolarità e gestione del patrimonio provinciale, di natura sia immobile, che mobile. Sono comprese le attività di manutenzione, di costruzione degli immobili con specifico riferimento all edilizia scolastica, le attività relative alla fornitura di beni e servizi e di gestione dei beni mobili. Documentazione da conservare senza limiti di tempo 1. Acquisizioni di beni immobili 2. Alienazioni 3. Concessioni amministrative d uso di fabbricati e/o locali 4. Dismissioni 5. Documenti relativi ad acquisto di opere d arte 6. Elenco/albo dei fornitori 7. Espropri 8. Fascicoli dei beni immobili 9. Inventario dei beni immobili: registro o data base 10. Inventario dei beni mobili: registro o data base 11. Locazioni passive: intero carteggio assunzione immobili da privati 12. Patrimonio immobiliare dell Ente: lavori di straordinaria manutenzione, lavori inerenti nuove costruzioni/ristrutturazioni/ampliamenti, ecc.: preventivi di spesa, progetti originali, contratti, verbali d asta, verbali di gara, libri delle misure, collaudi e relativi allegati 13. Permute 14. Registri delle opere esposte in occasione di mostre Documentazione eliminabile dopo 5 anni 1. Abbonamenti a giornali, riviste ed acquisto pubblicazioni 2. Forniture di servizi e spese varie di gestione 3. Gestione parco autovetture: manutenzione, carburante 4. Gestione servizio pulizia locali 5. Lavori in economia 6. Spese manutenzione beni mobili (5 anni dall anno di dismissione) Documentazione eliminabile dopo 10 anni 1. Acquisizione di servizi 2. Acquisto attrezzature varie (arredi, hardware e software, materiale di cancelleria, vestiario ed altri beni mobili (si conservano i verbali di gara ed i contratti) 3. Alienazione, permute 4. Assicurazioni: polizze assicurative 5. Assicurazioni: pratiche sinistri 6. Atti relativi all acquisto, noleggio di autoveicoli, loro manutenzione (si conservano i contratti, preventivi di spesa) 7. Gestione edifici scolastici : spese di ordinaria manutenzione fabbricati scolastici e simili in proprietà ad uso di terzi (10 anni dalla cessazione del rapporto) 8. Libretti degli automezzi 9. Manutenzione ordinaria di fabbricati e locali in proprietà ad uso proprio (carteggi inerenti) 10. Utenze varie 20

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