INFORMATIVA SULLA PRIVACY

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1 INFORMATIVA SULLA PRIVACY INFORMAZIONI IMPORTANTI SUL DIRITTO ALLA RISERVATEZZADELL ASSISTITO Entrato in vigore il 15 novembre 2007 Revisione: agosto 2013 QUESTA INFORMATIVA DESCRIVE IL MODO IN CUI I DATI MEDICI DEL PAZIENTE POSSONO ESSERE USATI E DIVULGATI E IL MODO IN CUI IL PAZIENTE PUÒ ACCEDERE A QUESTI DATI. SI PREGA DI ESAMINARE ATTENTAMENTE E INFORMARNE IL CONIUGE E ALTRE PERSONE ACARICO DELL ASSISTITO COPERTE DA GUILDNET MANAGED LONG TERM CARE, GUILDNET GOLD, GUILDNET GOLD PLUS E GUILDNET HEALTH ADVANTAGE ("PIANO"). QUESTA INFORMATIVA TROVA APPLICAZIONE NELL'AMBITO DEL PIANO E DEI SERVIZI DA QUESTO FORNITI TRAMITE I SUOI OPERATORI. INTRODUZIONE Durante la copertura sanitaria offerta dal piano, questo avrà accesso ai dati dell'assistito ritenuti dati sanitari riservati (Protected Health Information - PHI) dalla legge sulla portabilità dell'assicurazione sanitaria e la responsabilità (Health Insurance Portability and Accountability Act) del 1996, nota anche come "HIPAA". Questo compendio descrive le prassi sulla riservatezza dei dati medici adottate nel piano e spiega i nostri obblighi e i diritti dell'assistito in merito all'uso e alla divulgazione dei dati sanitari protetti. Il compendio vale anche per altri addetti che cooperano all'amministrazione del piano. Per eventuali domande su questo compendio, rivolgersi al responsabile per la riservatezza del piano all'indirizzo e numero di telefono indicati alla fine. LA NOSTRA PROMESSA SUI DATI SANITARI Prendiamo atto che i dati sanitari sull'assistito e la sua salute sono personali. Ci impegniamo a proteggerli. Per la legge HIPAA i dati sanitari protetti comprendono qualunque dato che porti all'identificazione della persona, relativo alla salute fisica o mentale del passato, presente o futuro, l'assistenza sanitaria fruita o il pagamento per l'assistenza, tra cui nome e cognome, indirizzo, data di nascita e codice fiscale. Questo compendio copre qualunque PHI previsto dal piano. Il medico personale o altro professionista medico possono attenersi a diversi regolamenti o avvisi in merito all'uso e divulgazione dei PHI. Siamo tenuti per legge a: Garantire la riservatezza dei PHI dell'assistito;

2 Trasmettere all'assistito questo compendio dei nostri doveri di legge e delle prassi di riservatezza in merito ai PHI; Avvisare le parti interessate a seguito di violazione di PHI non resi sicuri; e Seguire i termini del compendio (nella versione vigente o successivamente corretta). COME POTREMMO USARE E DIVULGARE I PHI I. Uso e divulgazione per cure, pagamenti e operazioni di gestione sanitaria Il piano può usare o divulgare i PHI a proposito delle cure ricevute da un professionista medico, del pagamento da noi erogato a copertura di tali cure e per le nostre operazioni di gestione sanitaria. Il piano farà il possibile per divulgare solo lo stretto indispensabile di PHI a ottenere lo scopo specifico della divulgazione. Per le cure. Sebbene il piano non fornisca cure, abbiamo facoltà di usare o divulgare i PHI a sostegno di erogazione, coordinamento o gestione della cura che l'assistito si procura. Rientra in questo caso la divulgazione dei PHI ai professionisti sanitari di scelta dell'assistito, tra cui medici, infermieri, tecnici o altro personale ospedaliero incaricato di occuparsi dell'assistito. Per esempio, nel caso di un emergenza, se l'assistito non è in grado di fornire l'anamnesi al medico, il piano può comunicare tali dati (se tali dati sono registrati nel piano) al medico del pronto soccorso, in modo che questi possa provvedere all'assistenza medica più opportuna. Per il pagamento. "Pagamento" in generale significa attività relative alla gestione delle richieste di rimborso di cure ricevute dall'assistito (tra cui fatturazione, gestione delle richieste, surrogazione, valutazioni della necessità di ricorso al medico, della terapia ed esame della fruizione e autorizzazioni preliminari). Abbiamo facoltà di usare o divulgare i PHI dell'assistito a fini di pagamento, per esempio per determinare l'esistenza dei requisiti per usufruire dei benefici del piano, per agevolare il pagamento di terapie o servizi ricevuti dai medici di fiducia, per determinare la responsabilità per i benefici nel piano, o per coordinare la copertura del piano con un altro piano sanitario. Per esempio possiamo divulgare i PHI al medico dell'assistito per determinare se una particolare terapia è necessaria dal punto di vista medico, o per determinare se soddisfa ai criteri di copertura del piano. Abbiamo anche facoltà di mettere i PHI a disposizione di terzi fornitori di servizi di esame dell'uso o di precertificazione. Inoltre possiamo condividere i PHI con altro ente che assista nella concessione o surrogazione delle richieste di rimborso. Per le operazioni di gestione sanitaria. Possiamo usare o divulgare i PHI nel disbrigo delle attività generali d'ufficio o commerciali del piano che dobbiamo svolgere per le esigenze del piano. Per esempio possiamo trovarci nella necessità di esaminare i PHI dell'assistito nello svolgimento delle attività contemplate dal piano per smascherare tentativi di truffa, sprechi o abusi dell'assistenza sanitaria. Inoltre possiamo usare i PHI in relazione a: attività di controllo di qualità e miglioramento e altre relative alla copertura del piano, l'invio di richieste per copertura stop loss (o eccesso di perdita), esecuzione o programmazione di valutazione medica, servizi legali o di revisione dei conti. Divulgazione a terzi. In ogni circostanza in cui divulgheremo i PHI a terzi che prestano servizi a nome del piano (ossia un partner commerciale), avremo un contratto scritto con quell'ente che prescrive che Pagina 2 di 8

3 anche su quell'ente grava l'obbligo di protezione della riservatezza dei PHI dell'assistito. II. Divulgazione ai rappresentanti dell'assistito Persone che si occupano della cura o del pagamento della cura dell'assistito. Salvo il caso in cui l'assistito si opponga per iscritto, il piano può divulgare i PHI a un amico o parente stretto che partecipi alle cure o che contribuisca alla copertura degli oneri, ma solo nella misura pertinente al coinvolgimento di quell'amico o parente nella terapia o nel relativo pagamento. Per esempio se un parente o un medico chiama gli addetti al piano essendo già a conoscenza della pratica di rimborso, gli addetti possono confermare se sia stata ricevuta e pagata. Possiamo anche comunicare i PHI a enti pubblici o privati autorizzati che assistono nelle attività di soccorso in caso di calamità. Divulgazione ai rappresentanti personali dell'assistito. Abbiamo facoltà di divulgare i PHI al rappresentante personale dell'assistito nel rispetto delle leggi statali vigenti e dell'hipaa. Inoltre l'assistito può autorizzare un rappresentante personale a ricevere i PHI e ad agire in sua vece. Per ricevere una copia del modulo necessario ad autorizzare terzi a ricevere queste informazioni, rivolgersi al responsabile per la riservatezza. III. Altri usi e divulgazioni consentiti Il piano prevede anche la possibilità di fare uso o di divulgare i PHI per qualunque dei seguenti scopi: A norma di legge. Possiamo usare o divulgare i PHI nella misura in cui lo richiedano le leggi federali, statali o locali. In tal caso, se la legge lo richiede, verrà inviata notifica all'assistito. Salute pubblica. Possiamo divulgare i PHI per finalità di salute pubblica e di sicurezza a un'autorità del ramo sanità pubblica che per legge ha facoltà di raccogliere o ricevere i dati. I PHI possono essere usati o divulgati al fine di prevenire o controllare malattie (tra cui quelle contagiose), lesioni o disabilità. Se richiesto dalle autorità di sanità pubblica, possiamo anche rivelare i PHI a un ente pubblico straniero che collabora con le autorità di salute pubblica nazionale. Controllo sanitario. Possiamo comunicare i PHI a un ente che sovrintende al controllo sanitario per attività previste dalla legge, come revisioni, indagini, ispezioni e azioni legali. Tra gli enti addetti alla supervisione sanitaria che richiedono questi dati si annoverano gli enti pubblici che sovrintendono al sistema sanitario, i programmi di assistenza pubblica, altri programmi pubblici con facoltà di emettere norme e le leggi sui diritti civili. Abuso o negligenza. Possiamo comunicare i PHI a qualunque ente sanitario pubblico che abbia per legge facoltà di ricevere dati su abusi, negligenze o violenze domestiche, se abbiamo plausibili motivi di ritenere che l'assistito ne sia stato vittima. In questo caso la divulgazione verrà resa conforme ai requisiti delle leggi federali e statali vigenti e informeremo l'assistito della divulgazione avvenuta o in fieri, salvo il caso in cui possano conseguirgliene gravi danni. Per allontanare una grave minaccia alla salute o all'incolumità. Possiamo usare o divulgare i PHI se Pagina 3 di 8

4 necessario a evitare una grave minaccia alla salute o incolumità dell'assistito o del pubblico o di terzi. Tuttavie, eventuali divulgazioni potrebbero essere fatte solo a qualcuno in grado plausibilmente di aiutare a sventare o attenuare la minaccia. Procedure legali. Possiamo rivelare i PHI nel corso di eventuali procedure giudiziarie o amministrative, in risposta all'ordine di una corte di giustizia o di un tribunale amministrativo. Inoltre abbiamo facoltà di comunicare i PHI sotto certe condizioni in risposta a una citazione con mandato, una richiesta di presentazione a una corte di giustizia o altro procedimento di legge, nel qual caso devono essere profusi sforzi ragionevoli dalla parte che sollecita i PHI di notificare all'assistito la richiesta e di dargli l'opportunità di opporsi alla divulgazione. Forze di polizia. Possiamo comunicare i PHI se richiesto da un esponente delle forze di polizia, per lo svolgimento delle loro attività. Medici legali, direttori di imprese funebri e donazione di organi. Possiamo rivelare i PHI a un investigatore che indaga sui decessi per cause non naturali o a un medico legale a fini di riconoscimento, o per altri compiti previsti dalla legge. Possiamo anche comunicare i PHI a un direttore d'impresa funebre, come previsto dalla legge, per permettergli di svolgere il proprio compito. Possiamo rivelare tali dati in presenza di una ragionevole aspettativa di decesso. Possiamo anche rivelare i PHI a fini di donazione di organi, occhi o tessuti. Ricerca. Abbiamo facoltà di rivelare i PHI a ricercatori se la loro ricerca è stata approvata da un comitato istituzionale di riesame che abbia protocolli stabiliti che garantiscono la riservatezza dei PHI. Attività militare e sicurezza nazionale. Quando vigano le condizioni opportune, possiamo usare o divulgare i PHI di appartenenti alle forze armate: (1) per attività ritenute necessarie dai quadri militari; o (2) a una potenza militare estera se l'assistito vi è arruolato. Possiamo anche divulgare i PHI a funzionari federali autorizzati che svolgono attività di sicurezza nazionale e di raccolta informazioni. Indennizzo dei lavoratori. Possiamo divulgare i PHI in osservanza della normativa sull indennizzo dei lavoratori e altri programmi simili previsti dalla legge. Detenuti. Se l'assistito è detenuto in un istituto correzionale o in custodia della polizia, abbiamo facoltà di rivelare i PHI all'istituto o alla polizia, nel caso in cui i PHI siano necessari all'istituto per prestare assistenza sanitaria; per proteggere la salute e incolumità sua e di terzi; o per la sicurezza dell'istituto correzionale. Usi e divulgazioni obbligatori. Dobbiamo rivelare i PHI al ministero della sanità USA ("HHS") perché possa verificare la nostra osservanza delle norme federali sulla riservatezza. USI E DIVULGAZIONI DEI PHI CHE RICHIEDONO AUTORIZZAZIONE SCRITTA DELL'ASSISTITO Senza previa autorizzazione scritta dell'assistito, il piano non usa né divulga i PHI per i seguenti scopi: Note di psicoterapia. Fatta esclusione per certe eccezioni specifiche ammesse dalla legge (come la difesa Pagina 4 di 8

5 legale in un procedimento promosso dall'assistito contro di noi), non useremo né divulgheremo nessuna nota di psicoterapia fornita da specialisti di salute mentale (note prese sistematicamente che documentano il contenuto delle conversazioni avute nel corso delle sedute), senza previa autorizzazione scritta dell'assistito. Marketing o vendite. Salvo il caso in cui l'assistito ci abbia conferito autorizzazione scritta, non useremo né divulgheremo i PHI per nessuna attività pagata di marketing, né li venderemo. Altri usi e divulgazioni dei PHI. Altri usi e divulgazioni dei PHI non descritti in questo compendio avverranno solo previa autorizzazione scritta dell'assistito. Se l'assistito ci rilascia autorizzazione scritta a usare o divulgare i PHI per scopi diversi da quelli delineati in questo compendio, ha facoltà di revocarla per iscritto in qualunque momento. Se revocherà l'autorizzazione, cesseremo di usare o divulgare i PHI per le ragioni indicate dall'autorizzazione scritta. Tuttavia l'assistito prende atto del fatto che non possiamo ritirare quanto già rivelato durante il periodo autorizzato e che dobbiamo conservare annotazione dei servizi fornitigli. NESSUN USO O DIVULGAZIONE DI DATI GENETICI AL FINE DI SOTTOSCRIZIONE La legge vieta al piano di usare o rivelare PHI di un individuo che siano di natura genetica a fini di sottoscrizione. In generale i dati genetici interessano le differenze nel DNA di una persona che potrebbero esporlo maggiormente o minormente al rischio di contrarre una patologia (per esempio il diabete, una cardiopatia, il cancro o il morbo di Alzheimer). PROTEZIONI SPECIALI AGGIUNTIVE Protezioni speciali aggiuntive della riservatezza, in base alla legge federale o statale, possono valere per certi dati sensibili, come quelli genetici, quelli relativi all'hiv, al trattamento delle dipendenze da alcol e psicofarmaci e dati sulla salute mentale. Per eventuali domande, rivolgersi al nostro responsabile della riservatezza all'indirizzo sotto riportato. I DIRITTI DELL'ASSISTITO L'assistito detiene i seguenti diritti sui PHI, che noi avalliamo: Diritto d'ispezione e copia. Finché ne siamo detentori, l'assistito ha facoltà d'ispezionare e ottenere una copia dei suoi PHI contenuti in un "set designato di annotazioni" - ossia annotazioni usate per iscrizioni, pagamenti, concessione delle domande di rimborso, gestione medica e altre decisioni. Per chiedere accesso e ispezionare e/o ottenere una copia di qualunque PHI, l'assistito deve presentare richiesta scritta al responsabile della riservatezza all'indirizzo sotto riportato, indicando le informazioni specifiche richieste e ha anche facoltà di chiederci di trasmettere una copia dei PHI direttamente a un'altra persona designata per iscritto. Se richiede una copia dei PHI, deve indicare in che forma desidera riceverla (ossia cartacea o elettronica). Abbiamo facoltà di esigere un pagamento a copertura delle spese di segreteria, copiatura e spedizione dei PHI. Possiamo opporci alla richiesta d'ispezione e copia dei PHI in alcune limitate circostanze. Per esempio per la legge federale non è consentito ispezionare o copiare le note di psicoterapia o i dati compilati con una Pagina 5 di 8

6 ragionevole aspettativa di azione o procedura civile, penale o amministrativa, o per impiegarli in queste azioni o procedure. Se viene rifiutato l'accesso, l'assistito o il suo rappresentante personale riceveranno una risposta scritta che spiega il motivo del rifiuto, una descrizione delle possibilità di esercitare i diritti di esame e una descrizione del modo in cui esporre reclamo presso l'ufficio del piano e all'hhs. Diritto di chiedere una limitazione all'uso e divulgazione dei PHI. L'assistito ha facoltà di chiederci di limitare l uso e la divulgazione dei PHI per svolgere cure, pagamento o gestione di operazioni sanitarie. Ha anche facoltà di chiederci di limitare l'uso e la divulgazione dei PHI ai propri familiari, parenti, amici o altri indicati dall assistito che si occupano della sua salute. Tuttavia non siamo tenuti ad accettare la limitazione richiesta. Nel caso di accettazione della richiesta, ci asterremo dall'usare o divulgare i PHI in violazione di quella restrizione, salvo il caso in cui sia necessario per fornire una cura d'emergenza o se poniamo termine alla restrizione con o senza assenso da parte dell assistito. Se l'assistito dissente, la restrizione resterà valida per i PHI creati o ricevuti prima del nostro avviso all'assistito di cessazione della restrizione. Per chiedere una restrizione, l'assistito deve scrivere al nostro responsabile della riservatezza all'indirizzo sotto riportato, indicando (1) quali dati desidera limitare, (2) se desidera limitare l'uso, la divulgazione o entrambi e (3) a chi desidera applicare la limitazione. Il diritto di chiedere di ricevere comunicazioni riservate con mezzi alternativi o a indirizzo alternativo. Faremo il possibile per accogliere la richiesta dell assistito di ricevere comunicazioni di PHI da noi con mezzi alternativi o a indirizzi alternativi, se la richiesta dichiara esplicitamente che la divulgazione secondo le procedure regolari di comunicazione del piano può danneggiare l'assistito. Indirizzare la richiesta scritta al nostro responsabile della riservatezza all'indirizzo sotto riportato. Diritto di apportare modifiche ai PHI. Se l'assistito ritiene che i PHI che abbiamo su di lui/lei siano errati o incompleti, ha facoltà di chiederne la correzione. La richiesta deve essere presentata per iscritto e inviata al responsabile della riservatezza. Inoltre occorre indicare una motivazione per la richiesta. Abbiamo facoltà di respingere la richiesta di correzione, se non è presentata per iscritto o se non contiene la motivazione. Inoltre possiamo opporre un rifiuto se l'assistito ci chiede di correggere dati che: Hanno origine esterna, salvo il caso in cui la persona o ente che ha creato i PHI non sia più raggiungibile per effettuare la correzione; Non si trovano nelle annotazioni amministrate del piano; Non sono parte dei dati che la legge permette all'assistito d'ispezionare e copiare; Sono accurati e completi. Diritto a una elencazione delle divulgazioni. L'assistito ha il diritto di richiedere una elencazione (ossia un elenco) di certe divulgazioni non ordinarie dei PHI. In generale l'elenco non include divulgazioni fatte: In relazione alle cure fruite, al nostro pagamento per tali cure e per gestione di cure sanitarie; Pagina 6 di 8

7 All'assistito in merito ai suoi PHI; A seguito dell'autorizzazione scritta dell'assistito; A una persona coinvolta nella cura dell'assistito o per altri scopi di notifica ammessi; Per finalità di sicurezza nazionale o di raccolta informazioni; o A istituti correzionali o a forze di polizia. Per chiedere un elenco delle divulgazioni, rivolgersi al nostro responsabile della riservatezza all'indirizzo riportato sotto. L'assistito ha facoltà di ricevere un elencazione delle divulgazioni dei PHI effettuate negli ultimi sei anni (al massimo) dalla data della richiesta. La richiesta deve indicare il formato in cui si vuole la lista (ossia cartaceo o elettronico). La prima elencazione chiesta nel lasso di 12 mesi sarà a titolo gratuito. Altre eventuali richieste entro detti 12 mesi comporteranno l'addebito del costo relativo. Notificheremo all'assistito il costo in questione e questi avrà facoltà di annullare o modificare la richiesta prima che il costo diventi effettivo. Procederemo all'espletamento della richiesta di elencazione entro 60 giorni dal ricevimento della richiesta. Questo periodo può essere prorogato, se necessario, di altri 30 giorni. In tale evenienza l'assistito riceverà notifica scritta del motivo del ritardo e della data entro la quale l elencazione sarà pronta. Diritto di ottenere una copia cartacea di questa informativa. È possibile chiedere una copia cartacea del nostro compendio di riservatezza in qualunque momento, anche se è stato già concordato il rilascio in forma elettronica. Le richieste devono pervenire al responsabile della riservatezza all'indirizzo sotto riportato. RECLAMI Se si ritiene che i propri diritti alla riservatezza siano stati violati, è possibile presentare reclamo scritto presso di noi all'indirizzo sotto o al ministero della sanità USA (HHS), Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services Hubert H. Humphrey Building, 200 Independence Avenue S.W., Washington, D.C, Non risponderemo con rappresaglie alla presentazione di un reclamo. MODIFICHE DI QUESTA INFORMATIVA Ci riserviamo il diritto di cambiare i termini di questa o qualunque informativa successiva in qualunque momento. Se decideremo di apportare una modifica, l informativa rivista avrà efficacia per tutti i PHI che deteniamo in tale data. Questa informativa è pubblicata sul nostro sito. Se apporteremo una modifica di rilievo a questa informativa, pubblicheremo la versione riveduta entro la data di entrata in vigore della modifica materiale, oltre a fornire informazioni sulla modifica e su come ottenere l informativa riveduta nella nostra successiva comunicazione postale annuale ai membri. Se non pubblicassimo questa informativa sul nostro sito, forniremo informazioni ai membri sulla modifica di rilievo e su come ottenere l informativa riveduta entro 60 giorni dalla modifica. Pagina 7 di 8

8 PER DOMANDE O RICHIESTE In caso di domande riguardanti questa informativa, o gli argomenti in essa trattati, o se si desidera inviare una richiesta come descritto sopra, rivolgersi a: Privacy Officer Jewish Guild Healthcare 15 West 65th Street New York, New York Pagina 8 di 8 PA13_05_GN Notice of Privacy_IT