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1 MINISTERO DELLA DIFESA RAGGRUPPAMENTO AUTONOMO DEL MINISTERO DELLA DIFESA Comando alla Sede di Palazzo Esercito Manuale per la gestione della Carta Multiservizi Difesa (CMD) e per l acquisizione dei dati per Passaporto Elettronico di Servizio (epassport) Edizione febbraio 2015

2 ATTO DI APPROVAZIONE Approvo la seguente direttiva edizione febbraio 2015 Manuale per la gestione della Carta Multiservizi Difesa (CMD) e per l acquisizione dei dati per Passaporto Elettronico di Servizio (epassport) La presente direttiva integra, per la parte afferente le CMD, le Norme Generali per l accesso al comprensorio di Palazzo Esercito (ed. agosto 2012 e successive aa.vv.) e ne costituisce parte integrante. Roma, lì 28 febbraio 2015 Originale firmato agli atti IL COMANDANTE Brig. Gen. Gerardo RESTAINO 2

3 REGISTRAZIONI DELLE AGGIUNTE E VARIANTI Le registrazioni di varianti al presente documento emanate di volta in volta, saranno numerate progressivamente. Nella tabella che segue saranno registrate tutte le varianti al documento. Numero della serie N. di Prot. e data della lettera di trasmissione Firma di chi apporta la variante Data di inserimento della variante 3

4 ELENCO DISTRIBUZIONE MINISTERO DELLA DIFESA-GABINETTO DEL MINISTRO Segreteria Generale MINISTERO DELLA DIFESA-GABINETTO DEL MINISTRO Organismo indipendente di valutazione delle performance MINISTERO DELLA DIFESA-GABINETTO DEL MINISTRO Gruppo di Progetto - Task Force per la valorizzazione e dismissione degli immobili non residenziali del Ministero della Difesa SEGRETERIA PARTICOLARE DEL SOTTOSEGRETARIO DI STATO ALLA DIFESA STATO MAGGIORE DELLA DIFESA V REPARTO A.G. Ufficio Servizi Generali ROMA ROMA SEGRETARIATO GENERALE DELLA DIFESA E DIREZIONE NAZIONALE DEGLI ARMAMENTI U.G.S.G. - 3 Ufficio A.G. STATO MAGGIORE DELL'ESERCITO V REPARTO A.G. - Ufficio Affari Generali UFFICIO CENTRALE DEL BILANCIO E AFFARI FINANZIARI Segreteria Particolare del Direttore Centrale UFFICIO CENTRALE PER LE ISPEZIONI AMMINISTRATIVE Segreteria del Direttore Centrale COMMISSARIATO GENERALE PER LE ONORANZE AI CADUTI Ufficio del Commissario Generale AGENZIA INDUSTRIE DIFESA Segreteria Direttore Generale MINISTERO DELL ECONOMIA E DELLE FINANZE Ufficio Centrale del Bilancio presso Ministero della Difesa DIREZIONE GENERALE PER IL PERSONALE CIVILE IV REPARTO UFFICIO AUTONOMO LAVORI GENIO MILITARE MINISTERO DIFESA STATO MAGGIORE DELLA DIFESA - COMANDO C4 -Servizio Supporto Tecnico -Servizio Supporto Informatico STATO MAGGIORE DELL ESERCITO Comando Carabinieri Polizia Militare STATO MAGGIORE DELL ESERCITO COTIE -Ufficio INFOSEC-ADE -UFOS 3 REGGIMENTO TRASMISSIONI-CENTRO SISTEMI C4/PRINCIPALE DIREZIONE GENERALE DEL COMMISSARIATO E DEI SERVIZI GENERALI Ufficio del Consegnatario e Funzionario delegato per la Sede e, per conoscenza: STATO MAGGIORE ESERCITO Capo Ufficio Coordinamento Servizi di Vigilanza d'area 4

5 INDICE ATTO DI APPROVAZIONE pag. 2 REGISTRAZIONE DELLE AGGIUNTE E VARIANTI pag. 3 ELENCO DISTRIBUZIONE pag. 4 RIFERIMENTI NORMATIVI pag. 6 COLLEGAMENTI IPERTESTUALI pag, 6 TESTO 1. PREMESSA pag SCOPO pag FUNZIONI SVOLTE DALLA LOCAL REGISTRATION AUTORITY ( LRA) RAMDIFE pag ATTIVITÀ A CARATTERE GENERALE pag ATTIVITÀ SPECIFICHE pag. 8 a. Motivi che determinano l emissione di CMD pag. 9 b. Processo richiesta di emissione CMD pag. 10 c. Processo richiesta di acquisizione dati per epassport pag. 10 d. Modulistica da utilizzare, documenti da allegare e guida alla compilazione pag. 11 e. Processo controllo documentazione pag. 12 f. Processo convocazione e acquisizione dati biometrici pag. 12 g. Processo produzione/emissione e ritiro CMD pag. 12 h. Processo distribuzione/consegna al titolare e attivazione della CMD pag. 13 i. Processo recupero codice attivazione e pin/puk carta e firma pag. 13 j. Processo di attivazione e sblocco della firma digitale pag. 14 k. Processo di sospensione, riattivazione e revoca dei certificati e CMD pag. 14 l. Processo abilitazione/variazioni anagrafiche e disabilitazione CMD e rilascio e restituzione Passi temporanei pag. 14 m. Motivi che determinano il ritiro/riconsegna della CMD pag. 15 n. Utenze telefoniche, indirizzi di posta elettronica, ubicazione e orario di apertura al pubblico del LRA di RAMDIFE pag. 16 o. Rappresentazione grafica dei principali processi pag DOMANDE FREQUENTI pag PLANIMETRIA DELLA LRA DI RAMDIFE pag. 18 ALLEGATI: A : MODULO DI RICHIESTA CMD. B : MEMORANDUM DI SICUREZZA. C : COMPITI DELLE FIGURE DI RESPONSABILITA. D : FORMATO DELLA FOTOGRAFIA 5

6 RIFERIMENTI NORMATIVI - Norme Generali per l accesso al comprensorio di P.E. edizione agosto 2012 e aa.vv. - SMD-I-009 Carta Multiservizi Della Difesa (CMD) E Public Key Infrastructure (PKI) edizione 2014 (abroga la medesima del 2005 e la SMD- I-001 Direttiva per l impiego della Firma Digitale in ambito A.D. del 2005) - DPR n. 445 del D.Lgs. n. 196/03 Codice in materia di dati personali. 6

7 COLLEGAMENTI IPERTESTUALI Qualora il presente documento fosse consultato su piattaforma informatica, possono essere consultati i seguenti collegamenti ipertestuali: 1. Layout CMD-2 - immagine illustrativa 2. Modulo richiesta CMD 3. Fotografia formato ICAO 4. Signature pad - immagine illustrativa 5. Memorandum di sicurezza per l utilizzo della carta 6. Accesso ai grafici - Rappresentazione grafica dei principali processi (include richiami ad immagini illustrative delle mail e dei relativi link per l attivazione e visualizzazione dei codici pin e puk che l interessato riceverà durante i vari processi) 7

8 1. PREMESSA Il presente istituto è diretto principalmente agli ECDR/Uffici in indirizzo che fanno capo alla Local Registration Autority (di seguito LRA) del Comando Raggruppamento Autonomo Ministero Difesa per il rilascio o rinnovo della Carta Multiservizi Difesa (di seguito CMD, smartcard o carta) e Passaporto Elettronico di Servizio (di seguito epassport) al personale dipendente di tutte le F.A. compreso il personale civile dell A.D., volto a descrivere le innovazioni introdotte con l adozione della CMD-2 avente funzioni implementative e validità europea rispetto alla CMD di prima generazione. I dettagli tecnici attinenti la CMD-2 sono descritte nell apposita circolare applicativa, SMD-I- 009 CARTA MULTISERVIZI DELLA DIFESA (CMD) e PUBLIC KEY INFRASTRUCTURE (PKI) edizione 2014, emanata l 11 novembre 2014 dallo SMD VI Reparto Sistemi C4I e Trasformazione. Tale documento contiene le norme di gestione e d impiego e ne descrive le istruzioni procedurali dirette a tutti coloro che operano nel settore e rappresenta la base informativa per tutti gli utenti. La stessa abroga la medesima del 2005 e la SMD-I-001 Direttiva per l impiego della Firma Digitale in ambito A.D. del SCOPO L obiettivo cui si prefigge il presente manuale è quello di illustrare, disciplinare e armonizzare i processi funzionali e gestionali del settore, fornire omogenee indicazioni di base per agevolare gli ECDR alla corretta compilazione della modulistica, con l auspicio di fornire e migliorare il reciproco supporto. 3. FUNZIONI SVOLTE DALLA LOCAL REGISTRATION AUTORITY (LRA RAMDIFE) Presso la Local Registration Authority (LRA) di RAMDIFE si svolgono le operazioni di acquisizione dati biometrici necessari al: a. Centro Sistemi Informatici dell Esercito (CSIE), Card Management System (CMS) unico per tutte le F.A. (compreso il personale civile), per l emissione delle CMD; b. Ministero Affari Esteri (MAE), per il rilascio di epassport. LRA di RAMDIFE, inoltre, in caso di inattività temporanea di altre LRA insistenti nelle vicinanze, potrà farsi carico delle loro acquisizioni dati, per il periodo strettamente necessario al 8

9 ripristino della postazione, previo presentazione di formale richiesta di supporto, ovvero al personale di passaggio. Ulteriori attività svolta dalla LRA di RAMDIFE, attinente la gestione del sistema di controllo accessi, è l attivazione delle CMD ovvero attivazione/rilascio dei Passi Temporanei per l accesso al comprensorio di Palazzo Esercito, limitatamente al personale avente titolo, già disciplinato dall art. 4 delle Norme generali per l accesso al comprensorio di P.E.. 4. ATTIVITÀ A CARATTERE GENERALE La CMD è il documento personale di riconoscimento in formato elettronico (mod ATe sostituisce il Modello cartaceo AT) rilasciato al personale militare e civile della Difesa. Tra le principali innovazioni introdotte è da porre in evidenza: a. la validità, pari a circa dieci anni ovvero nove anni e (x) giorni, in quanto la scadenza sarà programmatica alla ricorrenza della data di nascita del titolare; b. la nuova veste grafica layout CMD-2 - presenta sul fronte i seguenti elementi caratteristici: 1) bandiera della Repubblica Italiana, elementi di sicurezza OVI (Optical Variable Ink); 2) ologramma di sicurezza con lo stemma della Repubblica Italiana, numero identificativo della tessera; 3) foto in bianco e nero con elemento grafico circolare di sicurezza; 4) nome, cognome, luogo di nascita, data di nascita, sesso, cittadinanza, data di scadenza, data di rilascio, rilasciato da, categoria (no ruolo e grado); 5) firma del titolare e dell autorità rilasciante (nome cognome leggibile); 6) non più presenti le indicazioni in lingua inglese. Sulla parte posteriore sono riportati i dati identificativi secondari obbligatori: 1) Statura; 2) Colore degli Occhi; 3) Colore dei Capelli; 4) Indirizzo di residenza; 5) Comune di residenza; 6) Codice Fiscale; 7) Gruppo sanguigno e fattore RH; 8) Codice a barre = codice fiscale; 9) Machine Readable Zone (MRZ) secondo lo standard ICAO

10 Altra peculiarità della carta è la presenza all interno di un ulteriore chip non visibile di tipo RFID, detto di prossimità, che permette la lettura dei dati presenti sul chip ad una distanza massima di circa 20 centimetri dal lettore. c. la categoria riferita alla Convenzione di Ginevra non è più presente; d. le indicazioni in lingua inglese non sono più riportate. Le principali funzioni svolte dalla carta sono: a. documento di identificazione a vista del Titolare (Documento di riconoscimento valido anche in ambito europeo); b. identificazione e autenticazione personale per l uso dei servizi informatici abilitati alle funzioni CNS (Carta Nazionale dei Servizi) con compatibilità estesa al circuito della CIE (Carta d Identità Elettronica); c. apposizione della firma digitale. 5. ATTIVITÀ SPECIFICHE a. Motivi che determinano l emissione di CMD (1) La carta è emessa per: (a) Rilascio, all atto dell arruolamento/assunzione, in cui nuove risorse umane entrano a far parte dell A.D.. In particolare al: personale militare e civile dell A.D., compreso il personale militare VFP1 e Allievo delle Scuole Militari; personale della Magistratura Militare, dell Agenzia industrie Difesa, del Corpo Militare della Croce rossa Italiana e del Sovrano Militare Ordine di Malta; personale collocato nella posizione dell ausiliaria o riserva 1 ; per particolari esigenze potrà essere rilasciata anche al personale in servizio momentaneo presso l A.D. (es. impiegato fuori area). (b) Rinnovo, nel caso in cui sussiste la necessità di dotare il personale di una nuova carta perché scaduta 2 o revocata, per le seguenti motivate esigenze: naturale scadenza della CMD (circa 10 anni) e cambio di categoria; inefficienza chip ; 1 2 Al momento non è attivo il servizio per queste categorie. Saranno emanate apposite linee guida dal CMS. Il Sistema informatico circa 90 giorni prima della scadenza genera una mail automatizzata di remaind al titolare della CMD. 10

11 deterioramento ovvero rottura; furto/smarrimento. Non né determina il rinnovo le variazioni attinenti informazioni/dati, che risultano ininfluenti all identificazione dell individuo, intervenute nel corso della validità del documento 3. (2) La CMD dovrà essere ritirata, a cura dell ufficio di appartenenza e riconsegnata al LRA di RAMDIFE, al: (a) personale civile posto in pensione; (b) personale in servizio temporaneo, al momento del collocamento in congedo illimitato; (c) personale militare in quiescenza, in ausiliaria o in riserva, al momento del collocamento nella posizione di congedo assoluto 4 ; (d) personale militare rimosso dal grado o degradato. La CMD è altresì ritirata al personale a carico del quale sia stato adottato un provvedimento di sospensione cautelare obbligatoria a norma delle disposizioni vigenti. b. Processo richiesta di emissione CMD e attivazione funzione di rilevazione al sistema Web-accessi (1) L emissione della CMD è soggetta a formale e motivata richiesta da compilare a cura dell interessato firmata e certificata dal Comandante di Corpo/Datore di Lavoro ovvero suo delegato, da inoltrare con lettera dell Ufficio presso cui il dipendente presta servizio, al Comando alla Sede di questo Raggruppamento, previa compilazione integrale della Dichiarazione Sostitutiva di Certificazione (All. A - modulo di richiesta emissione CMD-2 ) resa ai sensi del DPR 445/2000 per il rilascio della CMD, art. 46, corredata dei documenti specificati nel successivo para. 5.d.1). (2) Condicio sine qua non all emissione di una nuova CMD è la consegna della vecchia carta, che dovrà essere restituita all atto del ritiro della nuova. Il Titolare con il ritiro della nuova carta accetta le prescrizioni descritte dall All. B - memorandum di sicurezza per l utilizzo della carta. In caso di smarrimento/furto, invece, è necessario presentare la copia fotostatica dell avvenuta denuncia al Nucleo CMD (LRA di 3 4 Circolare del Ministero dell Interno MI.A.C.E.L. 31 dicembre 1992, n. 24. Il personale collocato in quiescenza, pensione ovvero congedato in modo assoluto deve riconsegnare la Carta Multiservizi della Difesa alla LRA dell ultimo Ente presso cui ha prestato servizio. 11

12 RAMDIFE). La carta scaduta/inefficiente oppure copia della denuncia saranno, successivamente, consegnati all Ente emittente (CMS), che procederà alla revoca. Ai soli possessori di CMD, già abilitata all accesso a Palazzo Esercito, ove necessario, sarà consegnato un Passi Temporaneo in sostituzione della carta, per coprire la vacatio temporis. Detti Passi Temporanei sono idonei sia per accedere all infrastruttura sia alla rilevazione dei flussi informatici generati (rilevazione della presenza a P.E.). L utente, al fine di accedere al servizio di rilevamento dati, è tenuto a comunicare tempestivamente alla propria Segreteria il numero del Passi per l instradamento delle informazioni/dati degli orari di ingresso/uscita. c. Processo richiesta di acquisizione dati per epassport La richiesta dell Ente che chiede l emissione di epassport per il proprio dipendente segue l analogo processo di emissione della CMD. La domanda dovrà essere corredata della documentazione specificata al successivo para. 5.d.2). LRA di RAMDIFE è abilitata anche all acquisizione dei dati biometrici dei familiari che seguono il capo famiglia all estero (passaporto diplomatico). Per la prole minore di 12 anni non è prevista la rilevazione delle impronte e firma. d. Modulistica da utilizzare, documenti da allegare e guida alla compilazione (1) Per rilascio/rinnovo della CMD è necessario che l ufficio, dal quale l utente dipende gerarchicamente, indichi l ordine di priorità, indicandone i motivi e presti particolare cura alla completezza degli atti e alla veridicità dei dati riportati. A tal proposito, si rinvia ai compiti e responsabilità delle Segreterie dei Reparti/Uffici descritti nell All. C alla pag. 3 della citata circolare SMD-I-009. La documentazione da allegare è la seguente: (a) Dichiarazione sostitutiva di certificazione cit. All. A, modulo di richiesta CMD, compilata in ogni sua parte. (b) Fotografia formato ICAO 5 caratteristiche in All. D, è scattata all atto del processo di acquisizione dati. (c) Copia fotostatica: 5 Normativa di riferimento riportata nell Allegato D della citata circolare SMD-I

13 di un documento identificativo in corso di validità (carta d identità, patente di guida, passaporto, CMD, etc ); della denuncia, nel caso di rinnovo a seguito di furto/smarrimento; del documento attestante il gruppo sanguigno dell interessato. Nello specifico sono considerati validi: la cartella sanitaria, il foglio matricolare, la piastrina di riconoscimento e qualsiasi altro documento certificato da personale medico/di laboratorio 6. In assenza di tale documento sulla CMD sarà apposta la dicitura N.D. (non disponibile), non possono essere accettate autodichiarazioni e non è considerato attendibile il dato riportato sulla vecchia CMD. (d) In presenza di prole minore, qualora il richiedente abbia la potestà genitoriale, ai fini di rendere la CMD valida per l espatrio, occorre ottenere l assenso dell altro genitore con l apposizione della firma autografa sul modulo di richiesta (cit. All. A ) e allegare copia di un documento identificativo in corso di validità anch esso provvisto di firma autografa. Ovvero, secondo i casi: allegare copia della sentenza del giudice tutelare (separazione/divorzio); esplicitare lo stato di vedovanza (decesso del coniuge); attestare unicità genitoriale naturale. La mancata apposizione della firma del coniuge sulla dichiarazione di cui al precedente punto (a) o l assenza della copia del documento del coniuge, la non conformità delle firme riportate sui predetti documenti ovvero la mancanza di uno dei presupposti sopracitati, comporta l annotazione della dicitura NON VALIDA PER L ESPATRIO, particolare attenzione sarà posta dal Responsabile Trattamento Dati sulla verifica della firma dell altro genitore. (2) Per rilascio/rinnovo epassport è necessario produrre la seguente documentazione: (a) Copia fotostatica: di un documento identificativo in corso di validità (carta d identità, patente di guida, passaporto, CMD, etc ); del codice fiscale o tessera sanitaria. 6 Sul documento dovranno essere riportati i seguenti dati del Titolare: cognome e nome, gruppo sanguigno, timbro e firma del personale medico/laboratorio. 13

14 (b) Foto tessera che dovrà ricalcare le caratteristiche di cui alla normativa ICAO 7 e specificatamente: - posizione frontale del volto; - formato mm 45x35 a colori con sfondo neutro; - divisa: il personale militare in uniforme ordinaria senza copricapo, il personale civile dipendente dell A.D. in giacca e cravatta o tailleur. La suindicata documentazione è chiesta anche per il coniuge e i figli qualora interessati al rilascio. LRA non è abilitata per questa procedura all acquisizione della foto tramite webcam. e. Processo di controllo documentazione (1) Verifica documentazione e flusso dati. Il Nucleo CMD, alla recezione della richiesta, procederà ad effettuare un controllo preliminare della documentazione ed accertare la presenza sul portale del flusso dati personali del richiedente. Nel caso di incompletezza degli atti o assenza del flusso dati sarà in primo luogo, richiesta l integrazione della documentazione mancante; in secondo luogo, informato della mancata presenza del flusso, tramite all indirizzo di posta elettronica del richiedente. Il persistere di tale situazione non permetterà di accedere al processo di acquisizione dati e, pertanto, la pratica rimarrà inevasa. In caso, invece, di rispondenza della documentazione e presenza del flusso dati sul portale, il predetto nucleo, tramite comunicazione via all interessato o alla Segreteria di reparto/ufficio presso cui il dipendente è in servizio, fisserà un appuntamento per sottoporlo al processo di acquisizione dati biometrici. Nel caso di rinnovo per inefficienza, la carta sarà sottoposta ad un controllo preliminare dal Nucleo CMD (LRA di RAMDIFE) e successivamente processata dal precitato CMS, secondo i criteri stabiliti che determinano la revoca e il conseguente rinnovo, allorquando il controllo dia esito negativo la stessa sarà restituita al titolare. Accertata la necessità di revocarla, e solo per gli aventi titolo, nel periodo di vacatio la CMD sarà sostituita da un Passi Temporaneo come già enunciato al precedente para. 5.b.2). 7 La fotografia deve riportare la data di scatto. È considerata valida se tale data è compresa nel semestre che precede la data di acquisizione dati. 14

15 (2) Abbigliamento per foto: abiti confacenti, per il personale civile e uniforme di servizio, senza copricapo, per il personale militare (Per particolari esigenze, è possibile portare a seguito l uniforme e indossarla in loco). f. Processo convocazione e acquisizione dati biometrici LRA, accertata la presenza e completezza degli atti necessari, procede alla: (1) Convocazione richiedente, tramite all indirizzo di posta elettronica istituzionale comunicato, fissando un appuntamento, ciò al fine evitare lunghe attese. Il dipendente, il giorno e all ora prefissata, dovrà presentarsi presso LRA, munito di documento di riconoscimento in originale e dell attestazione il gruppo sanguigno in originale/copia conforme), dove si procederà all acquisizione dati necessari alla compilazione dei campi previsti per il rilascio della smartcard. Al termine del processo di acquisizione dati (foto, impronte, inserimento dei dati personali), il dipendente ne verificherà la trascrizione e apporrà la firma grafometrica 8 per accettazione della loro correttezza su apposito strumento elettronico (signature pad). (2) Casi che comportano il rinvio del processo ad altra data. (a) il mancato collegamento al portale del CMS; (b) il mancato aggiornamento della banca dati centrali; (c) l assenza del flusso sul portale; (d) la mancata presentazione del Titolare 9. (e) la ritardata presentazione nella fascia oraria stabilita. I casi suindicati comportano la programmazione di un altro appuntamento con le medesime modalità indicate al precedente para. 5.f.1). g. Processo produzione/emissione e ritiro CMD Durante la fase di rinnovo/rilascio della CMD, il richiedente riceverà, con procedura automatizzata, informazioni sullo stato del processo all indirizzo di posta elettronica comunicato (es. inoltro richiesta, revoca carta, accettazione, stampa, consegna al LRA). 8 9 La firma non deve essere preceduta dal grado o qualifica. Comunicazione dovrà essere data con almeno un giorno di anticipo, ciò al fine di permettere ad altri utenti di anticipare l accesso al servizio. 15

16 (1) Revoca e produzione CMD. Al termine della trascrizione dei dati, il Responsabile Periferico (RP) verificate le condizioni del rinnovo, valida il flusso dati per consentire al CMS di procedere alla revoca della CMD da sostituire, dando seguito alla produzione della carta con l inserimento dei dati personali, dei certificati di autenticazione, firma digitale e cifra. Il Titolare riceverà una mail di revoca della CMD da parte del CMS ( non inviata per naturale scadenza della carta). (2) Emissione CMD L avvenuta emissione della CMD è comunicata al LRA, che predisporrà tutte le attività per il successivo ritiro c/o il CMS unico, tramite corriere ovvero via posta. Contemporaneamente il CMS invierà una mail al Titolare, contenente l avviso di carta prodotta. (3) Ritiro CMD da parte delle LRA LRA di RAMDIFE, con cadenze prestabilite, procederà al ritiro delle CMD prodotte. h. Processo distribuzione/consegna al Titolare e attivazione della CMD (1) Distribuzione CMD al Titolare. A questo punto le CMD, ritirate dal LRA di RAMDIFE, sono pronte per essere distribuite ai Titolari a cura del Responsabile Trattamento Dati. Nel contempo, i Titolari delle CMD riceveranno all indirizzo di posta elettronica di F.A./PERSOCIV una contenente: (a) l informazione di distribuzione carta e, quindi, disponibile per il ritiro presso la LRA; (b) il Codice di distribuzione, necessario per il ritiro della CMD 10 ; (c) memorandum di sicurezza per l utilizzo della carta 11 (cit. All. B ). La CMD potrà essere ritirata esclusivamente dal Titolare - non sono ammesse deleghe - nell orario di apertura al pubblico presso LRA che ha proceduto all acquisizione dati, in quanto il procedimento informatico si concluderà solamente con l apposizione della firma autografa grafometrica su dispositivo elettronico (signature pad) dell intestatario del documento Utilizzabile una sola volta e riportato nella parte finale della mail. Con la firma di ritiro della CMD, il Titolare accetta di osservare tutte le prescrizioni in esso riportate 16

17 L avvenuta consegna della CMD al Titolare, produrrà una seconda di Carta attivata, contenente: (a) il link di riferimento al portale di attivazione della CMD (link: (b) il codice di emergenza 12 (c) il codice di attivazione necessario per accedere al portale e visualizzare i codici PIN e PUK relativi alla carta e alla firma digitale, utilizzabile una sola volta. (2) Attivazione CMD e visualizzazione PIN e PUK Il Titolare, tramite il collegamento al portale INTRANET 13 e utilizzando la nuova CMD con un lettore ottico, potrà accedere alla propria Area Riservata, dovrà inserire il numero di serie della CMD, il codice di emergenza e il codice di attivazione, se il processo andrà a buon fine, il sistema mostrerà i codici PIN/PUK associati ai certificati precaricati nella CMD. i. Processo recupero Codice attivazione e Pin/Puk carta e firma (1) Recupero codice Attivazione Nel caso il processo di attivazione della CMD, descritta al punto 5.h.2), dovesse concludersi con esito negativo, il Titolare della carta, cliccando il tasto reinvia, potrà ottenere altro codice di attivazione, con il quale è possibile ripetere la suddetta procedura di attivazione carta. (2) Recupero PIN/PUK carta e firma Il Titolare tramite lo stesso collegamento al portale INTRANET, potrà visionare e recuperare i PIN e PUK carta e firma, utilizzando il codice di emergenza. Tale operazione può essere ripetuta più volte. j. Processo di attivazione e sblocco della firma digitale Qualora persista la necessità di utilizzare la firma digitale, il Titolare, munito di carta e codici al seguito, dovrà rivolgersi al referente informatico dell Ente di impiego/servizio il quale provvederà a attivare/sbloccare la carta con gli appositi software applicativi messi a Dovrà essere conservato con cura per tutto il periodo di validità della CMD, che potrà tornare utile in futuro per recuperare i codici dei PIN e PUK carta e firma. Link ricevuto nella predetta mail. 17

18 disposizione dal CSIE (link: Digitale/Pagine/Download.aspx). k. Processo di sospensione, riattivazione e revoca dei certificati e CMD (1) Sospensione (casi indicati a pag. 4 del richiamato All. B memorandum di sicurezza ). Il processo di sospensione è sicuramente una delle innovazioni introdotte dalla nuova generazione di CMD. Esso può essere attivato attraverso formalizzazione di una motivata richiesta su: (a) iniziativa del Certificatore; (b) richiesta del Titolare della carta 14 ; (c) richiesta di un Terzo interessato. Il processo di sospensione è reversibile. Gli eventi che portano alla sospensione sono: (a) compromissione/perdita dei codici PIN e PUK; (b) furto/smarrimento della carta; (c) ogni altro motivo che possa dare adito ad un uso improprio della carta. (2) Riattivazione Al termine del periodo di sospensione, nel caso in cui non sono confermati i presupposti che ne hanno determinato la sospensione della carta, il documento e i suoi certificati sono riattivati. (3) Revoca È attivata laddove sono confermati i presupposti che hanno dato origine al processo di sospensione, rendendo, cosi, la CMD inservibile. Tale processo è irreversibile e può, secondo i casi, essere avviato tralasciando il processo di sospensione in presenza di reali e evidenti rischi Elenco dei casi di sospensione e revoca a cura del Titolare è riportato alla pag. 4 del Memorandum di sicurezza. In caso di furto/smarrimento, il Titolare deve dare immediata comunicazione all Ente di appartenenza e LRA di RAMDIFE, attivando così la revoca immediata dei certificati e della CMD. Inoltre, deve presentare formale denuncia alla autorità competenti entro le 24 ore successive alla comunicazione e darne copia alla LRA che ha la responsabilità di trasmettere al CMS i riferimenti della pratica di smarrimento/furto. 18

19 l. Processo abilitazione/variazioni anagrafiche e disabilitazione CMD, rilascio e restituzione passi temporanei (1) Abilitazione L abilitazione delle carte è effettuata tramite il sistema informatico di controllo degli accessi denominato Web Accessi, gestito dalla LRA di RAMDIFE. Pertanto, fatto salvo quanto già esplicitato nelle citate Norme generale per l accesso al comprensorio di Palazzo Esercito, l abilitazione è avviata d ufficio qualora accertato che si tratti di rinnovo CMD di personale già in servizio a Palazzo ovvero casi di coloro i quali era già in possesso delle dovute autorizzazioni. Per coloro, invece, trasferiti a Palazzo Esercito ovvero neo assunti è necessario che gli ECDR comunichino l avvenuta assegnazione e contemporaneamente avanzino richiesta formale di abilitazione della carta al Comando alla Sede di RAMDIFE, corredata dalle specifiche dell ufficio 16 (numero utenza telefonica, piano, stanza e dell interessato). A seguito delle valutazioni dell Autorità competente, in caso di esito positivo, si procederà ad avvisare telefonicamente o tramite mail l interessato per procedere all abilitazione 17 (è necessaria la presentazione fisica della carta qualora mai censita dal sistema di gestione controllo accessi). Ove, invece, la richiesta dovesse essere rigettata, sarà data comunicazione con lettera di diniego all ECDR per la notifica all interessato. L utilizzo della carta è esclusivo del Titolare e non può essere usata/ceduta a terzi. (2) Variazioni anagrafiche L attività di aggiornamento dell anagrafica del sistema di controllo accessi a P.E. si rende necessaria quando il personale è trasferito in altro Ente di palazzo ovvero nel caso di reimpiego in ambito stesso ufficio/reparto (cambio di stanza, utenza telefonica, etc..), previa formale comunicazione. (3) Disabilitazione Il processo è attuato automaticamente a scadenza naturale del documento ovvero su richiesta per tutti i dipendenti trasferiti presso altro Ente fuori da Palazzo Esercito, Dati d ausilio agli Uffici Passi dei CC/PM al fine di contattare e indicare l ubicazione dell ufficio dell interessato. L utente è tenuto a comunicare tempestivamente alla propria Segreteria il numero della carta abilitata per consentire l instradamento e la rilevazione automatizzata degli orari di ingresso ed uscita a P.E.. 19

20 collocato in congedo, per decesso del Titolare ovvero in tutti i casi in cui è prevista la sospensione precauzionale dal servizio o situazioni similari. ECDR sono tenuti a comunicare l ultimo giorno di impiego a palazzo e, contestualmente, il nominativo del personale subentrante da abilitare qualora previsto. Per il processo di disabilitazione non è necessaria la presentazione della CMD. (4) Rilascio e Restituzione Passi Temporanei Il rilascio dei passi temporanei è già disciplinato nelle richiamate Norme generali di accesso al comprensorio di P.E.. L assegnazione a personale sprovvisto di CMD (personale richiamato, etc ) è autorizzato dal Comandante di RAMDIFE su formale e motivata richiesta, nella quale dovrà essere indicato anche il periodo di validità. Il Nucleo CMD provvede all abilitazione del Passi al sistema di controllo accessi di palazzo, previa presentazione di un documento di identificazione in corso di validità. Al termine del periodo di utilizzo, il passi dovrà essere riconsegnato al LRA, a cura dell Ente che ne ha chiesto il rilascio. (5) La validità del Pass: (a) nei casi di rinnovo CMD è pari al periodo necessario alla produzione della stessa; (b) fino alla data di scadenza del modello MD-4 per il personale volontario in ferma prefissata annuale, ovvero in rafferma ove sprovvisto di CMD (il Comando presso cui il Volontario è in forza dovrà accertare l avvenuta restituzione del passi e, allorquando fosse ancora in possesso, procederà al ritiro e invio alla LRA di RAMDIFE); (c) per periodi specifici e comunque mai superiori ad un anno nel caso di pass con foto correlati a particolari esigenze istituzionali (ad esempio personale impiegato presso BILANCENTES, sprovvisto di CMD). Il Pass non può essere ceduto a terzi e in caso di furto o smarrimento il possessore è tenuto a darne immediata comunicazione all Ente di appartenenza e alla LRA di RAMDIFE, successivamente dovrà essere inviata copia della denuncia. m. Motivi che determinano il ritiro/riconsegna della CMD (1) Ritiro Il ritiro della carta è praticato per i casi di revoca di cui al precedente punto 5.k.3, e per tutte le motivazioni che comportano il cambio di categoria del Titolare. 20

21 (2) Riconsegna È prevista per il collocamento in una delle posizioni del congedo assoluto. In entrambi i casi ECDR da cui dipende procede al ritiro e riconsegna della carta alla LRA di RAMDIFE. n. Utenze telefoniche, indirizzi di posta elettronica, ubicazione e orario di apertura al pubblico del LRA di RAMDIFE (1) Utenze telefoniche Postazioni acquisizione dati: ; Postazione abilitazione carte: (2) Indirizzi di posta elettronica ramdife@sgd.difesa.it (PEI); ramdife.cmd@sgd.difesa.it; ramdife.cdosedepalei@sgd.difesa.it. (3) Ubicazione LRA di RAMDIFE Si accede dal tunnel fronte palazzina RAMDIFE attraverso il portone del Nucleo Posta/Tipografia (planimetria). (4) Orario apertura al pubblico (a) dalle ore 09:00 alle ore 11:00 dal lunedì al giovedì, per le acquisizioni dati biometerici CMD e epassport (convocazione su appuntamento); (b) dalle ore 14:00 alle 15:00 dal lunedì al giovedì, per ritiro e abilitazione CMD; o. Rappresentazione grafica dei principali processi Accesso ai grafici. 21

22 6. DOMANDE FREQUENTI a. È possibile lasciare inattiva la CMD? Il Titolare che per motivi di incarico non ha necessità di accedere ai servizi offerti da tale documento può optare di non attivare la CMD o, eventualmente, attivarla successivamente dalla Area Riservata al Titolare della carta, seguendo il processo indicato al para. 5.h.2). Tuttavia LRA di RAMDIFE è disponibile a fornire ogni supporto utile nel caso si dovessero incontrare difficoltà interpretative o informatiche non superabili dal referente informatico dell Ente di appartenenza. b. È possibile allegare la CMD al modulo di richiesta quale documento di identificazione? Si, se ancora in corso di validità. c. Si possono recuperare i PIN e PUK? Si, a differenza della prima versione che prevedeva l intervento della LRA, con la CMD-2, il Titolare della carta può procedere in autonomia alla visualizzazione e recupero dei PIN/PUK carta e firma, mediante l applicazione del processo riportato al para. 5.i.2). L operazione può essere ripetuta N volte. d. A chi rivolgersi in caso di malfunzionamento del chip? In presenza di malfunzionamenti ovvero inefficienza della CMD-2, il Titolare dovrà presentarsi presso LRA di RAMDIFE, con carta e codici a seguito, dove il personale addetto verificherà lo stato della stessa, cercando di ripristinare l efficienza. e. Perché non mi permette di accedere a Palazzo Esercito attraverso i tripodi? È possibile che la CMD: 1) non sia stata abilitata; 2) tripode non funzionante, quindi, provare ad entrare attraverso altro tripode; 3) inefficienza del chip. Rivolgersi alla LRA se l inconveniente persiste. f. Tra i documenti attestanti il gruppo sanguigno, la CMD in scadenza è considerata valida? 22

23 No, in quanto si tratta di un documento prodotto dalla trascrizione di dati frutto di una precedente acquisizione che potrebbe risultare falsa o inesatta. Pertanto, è opportuno presentare uno dei documenti, di cui alla para. 5.d.1), attestante il nominativo del Titolare, il gruppo sanguigno posseduto, timbrato e controfirmato dal Medico/Analista di laboratorio. Ciò, soprattutto, in considerazione del danno che potrebbe provocare una inesattezza di questo genere sulla salute delle persone. g. Ai servizi forniti dalla LRA di RAMDIFE può accedere il personale di tutte le F.A. e dipendenti civili? Tutte LRA assistono il personale di tutte le F.A., compreso il personale civile, in quanto il CSIE è l unico emittente di CMD a livello nazionale. Fa eccezione il personale dell Arma dei Carabinieri e Guardia di Finanza per i quali non si possiede l accesso alla banca dati. Per la Guardia di Finanza, però, è previsto il supporto per l acquisizione dati biometrici dell epassport (SMD-I-009). h. Si può riattivare una CMD revocata? No, in quanto questo processo, a differenza della sospensione, è irreversibile. i. È possibile delegare il ritiro della CMD? No, in quanto il processo di acquisizione si considera concluso, solo all atto dell apposizione della firma grafometrica del Titolare del documento e su presentazione del codice di emergenza. j. Tra i motivi di richiesta di rinnovo della CMD rientrano anche variazioni anagrafiche quale cambio di residenza? No, in quanto il legislatore non ritiene necessario procedere al rilascio di un nuovo documento nel caso di variazioni di quei dati che nulla hanno a che fare con l identificazione della persona (Circolare del Ministero dell Interno MI.A.C.E.L. 31 dicembre 1992, n. 24). k. È possibile riutilizzare i dati già acquisiti per precedente rinnovo/emissione della CMD? 23

24 No, in quanto disposizioni del Garante per la privacy impongono l eliminazione dei dati a seguito della stampa della Carta. Quindi, si dovrà procedere a ripetere l iter procedurale per una nuova emissione di CMD. Il presente manuale è consultabile sul sito EINET: 24

25 Local Registration Autority LRA di RAMDIFE Via MODENA Palazzina RAMDIFE Via PRIVATA CMD Via FIRENZE V I a d e l D R A G O Via XX SETTEMBRE Diramazione estesa a tutto il personale dipendente 25