MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO, DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI

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1 MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO, DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI

2 SOMMARIO 1.PREMESSA Ambito di applicazione Definizioni Principale normativa di riferimento ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE Area Organizzativa Omogenea Responsabile del Servizio Unicità del Registro di Protocollo Informatico Servizi addetti alla protocollazione Formazione Caselle di posta elettronica PIANO DELLA SICUREZZA MODALITÀ DI FORMAZIONE E DI SCAMBIO DEI DOCUMENTI Formazione di documenti Caratteristiche del documento informatico Documenti in partenza Documenti interni Documenti in arrivo Modalità di ricezione documenti informatici Modalità di ricezione documenti cartacei Documenti erroneamente pervenuti, documenti privi di firma e lettere anonime Posta Elettronica certificata Come comunicare con il Comune di Rubano attraverso la PEC FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI: REGISTRAZIONE E GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Modalità di registrazione dei documenti Documenti esclusi dalla registrazione a protocollo Documenti soggetti a forme di registrazione particolare Protocollo riservato Differimento dei tempi della registrazione

3 5.2 Segnatura di protocollo Rilascio della ricevuta di protocollazione Procedura di annullamento o modifica di una registrazione Regole di assegnazione e di smistamento dei documenti ricevuti Assegnazione della competenza attraverso il sistema informatico di protocollazione Smistamento della corrispondenza in formato cartaceo Attività in carico all utente Sistema di classificazione e formazione dei fascicoli Il Titolario di classificazione Formazione e gestione dei fascicoli DESCRIZIONE FUNZIONALE E OPERATIVA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO Descrizione Sistema di Protocollo Informatico Abilitazioni di accesso Ripristino dei codici d accesso Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema Annullamento delle informazioni registrate in forma non modificabile Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema Registro di emergenza DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI Archivio definizioni Tenuta dei documenti Modalità per lo sfoltimento e versamento fascicoli dall archivio corrente a quello di deposito presso UOR Modello di trasferimento degli atti dagli archivi correnti o di deposito presso le UOR all archivio di deposito o all archivio storico presso ex casa del fascio Selezione e scarto archivistico di documenti cartacei La movimentazione dei fascicoli presenti nell archivio ex casa del fascio Accesso ai locali di conservazione archivio storico e di deposito presso ex casa del fascio Per utenti interni all Amministrazione Per Utenti esterni all Amministrazione Consultazione documenti d archivio da parte di utenti esterni all Amministrazione Accesso agli atti NORME TRANSITORIE E FINALI

4 Allegati: 1 Documento programmatico sulla sicurezza 2 Manuale utente del sistema informatico di protocollo 3 Titolario di classificazione 4 Prontuario di classificazione 5 Piano di conservazione: sub a modello elenco di scarto sub b modello scheda memoria sub c modulo per la consultazione dei documenti dell archivio comunale 4

5 1. Premessa 1.1. Ambito di applicazione Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi costituisce revisione del Manuale approvato con deliberazione della Giunta n. 153 del 22/12/2008 ed è adottato ai sensi dell art. 3, comma c) e dell art. 5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi del Comune di Rubano. Lo stesso è inoltre strumento di attuazione del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa), così come modificato ed integrato nel tempo dal legislatore, laddove stabilisce che le pubbliche amministrazioni debbano perseguire obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale rispetto i sistemi di gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Tali obiettivi, specificati e confermati dall insieme delle circolari susseguitesi nel tempo, possono così essere riassunti: individuazione delle aree organizzative omogenee e dei relativi uffici di riferimento; nomina del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; adozione di un manuale di gestione; eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal decreto del Presidente della Repubblica n. 445/ Definizioni Ai fini del presente manuale di gestione, si intende per: allegato: documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per memoria; l allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la stessa segnatura di protocollo;

6 allineamento dei dati: il processo di coordinamento dei dati presenti in più archivi finalizzato alla verifica della corrispondenza delle informazioni in essi contenute; documento amministrativo: ogni rappresentazione comunque formata del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. Per rappresentazione comunque formata si intende ogni rappresentazione grafica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti secondo quanto prevede la Legge n. 241 del 2 agosto 1990, articolo 22 comma 2. documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; gestione informatica dei documenti: l insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, ssegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici; posta elettronica: messaggi contenenti testi, voci, suoni o immagini trasmessi attraverso una rete pubblica di comunicazione, che possono essere archiviati in rete o nell apparecchiatura terminale ricevente, fino a che il ricevente non ne ha preso conoscenza; posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi; firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario

7 tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; fruibilità di un dato: la possibilità di utilizzare il dato anche trasferendolo nei sistemi informativi automatizzati di un'altra amministrazione; scarto: eliminazione fisica e irreversibile di documenti. Nell ordinamento italiano lo scarto di documenti di una pubblica amministrazione locale è operazione soggetta ad autorizzazione del Ministero per i Beni culturali ed ambientali; segnatura di protocollo: l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso; scopi storici: le finalità di studio, indagine, ricerca e documentazione di figure, fatti e circostanze del passato; scopi statistici: le finalità di indagine o di produzione di risultati statistici, anche per mezzo di sistemi informativi; scopi scientifici: le finalità di studio e di indagine sistematica finalizzata allo sviluppo delle conoscenze scientifiche in uno specifico settore; titolare del trattamento: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; titolario (piano di classificazione): sistema logico ordinato gerarchicamente, individuato sulla base dell analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell archivio che permette di organizzare i documenti che si riferiscono ad affari e procedimenti amministrativi in maniera omogenea; piano di conservazione: strumento che consente di effettuare razionalmente lo scarto archivistico dei documenti prodotti e ricevuti. Riproduce l elenco delle partizioni e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata dei procedimenti/procedure attivate per le funzioni cui ciascuna partizione si riferisce e

8 della natura dei relativi documenti. Indica per ciascun procedimento/procedura, quali documenti debbano essere conservati permanentemente e quali invece possono essere destinati al macero dopo un tempo prestabilito. Permette la conservazione periodica o permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali. trattamento: qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l organizzazione, la conservazione, la consultazione, l elaborazione, la modificazione, la selezione, l estrazione, il raffronto, l utilizzo, l interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati; Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente: CAD: Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione digitale PEC: Posta elettronica certificata AOO: Area Organizzativa Omogenea; MdG: Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e degli Archivi; RPA: Responsabile Procedimento Amministrativo - il personale che ha la responsabilità dell esecuzione degli adempimenti amministrativi e/o degli affari; RSP: Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi; UOP: Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici della AOO che svolgono attività di registrazione di protocollo; UOR: Unità Organizzativa Responsabile - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione unitaria e coordinata della documentazione. UU: Ufficio utente ufficio che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico e che risulta destinatario dei documenti (così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali);

9 1.3. Principale normativa di riferimento Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche. Provvedimento abrogato e sostituito dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Decreto del Presidente della repubblica 08 gennaio 2001 n. 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999). Direttiva 9 dicembre 2002 del Ministro per l'innovazione e le tecnologie Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali. Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10. Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali. Decreto della Presidenza del consiglio dei ministri 14 ottobre Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Direttiva 27 novembre 2003 del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie Impiego della posta elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni. Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio. Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione digitale. Direttiva 18 novembre 2005 del Ministero per l Innovazione e le Tecnologie Linee guida per la pubblica amministrazione digitale. Decreto Legislativo 24 marzo 2006 n. 157 Disposizioni correttive ed integrative al D.Lgs 22 gennaio 2004 n. 42 in relazione al paesaggio.

10 Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159 Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri maggio Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini. DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 luglio Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche, ai sensi dell articolo 5-bis del Codice dell amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 27 settembre 2012 Regole tecniche per l identificazione, anche in via telematica, del titolare della casella di posta elettronica certificata, ai sensi dell art. 65, comma 1, lettera cbis) del Codice dell Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e successive modificazioni

11 2. Organizzazione del Comune 2.1. Area Organizzativa Omogenea Si individua all interno del Comune un unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) da considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei flussi documentali e degli archivi. A questa AOO afferiscono tutte le Unità Organizzative Responsabili (UOR) Responsabile del Servizio E istituito il Servizio Comunale per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi ai sensi dell art. 61, comma 1, del D.P.R. 445/2000. Il servizio è istituito nell ambito della Direzione Servizi Amministrativi, Area Affari Giuridici, Sportello polifunzionale Protocollo Comunicazione. Il servizio è affidato al Dirigente Servizi Amministrativi, che può delegare per un periodo di tempo determinato, con atto scritto e motivato, alcune delle competenze previste dal presente manuale al dipendente incaricato di posizione organizzativa preposto all Area da cui dipende l ufficio Protocollo-Archivio Generale. Il responsabile del servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (RSP) deve: a) predisporre lo schema del manuale di gestione ed i suoi aggiornamenti; b) organizzare la fase di versamento dei documenti dagli uffici all Archivio generale; c) curare e garantire la conservazione dell archivio nella fase di deposito; d) favorire l attuazione del piano di conservazione dei documenti; e) favorire la selezione periodica dei documenti in funzione dello scarto o del trasferimento del materiale destinato alla conservazione permanente nella separata sezione d archivio; f) curare e gestire le forme di accesso all archivio e di consultazione ai documenti archivistici secondo le regole stabilite nel presente manuale. Il manuale contempla e legittima comunque anche l accesso autonomo e indipendente ai locali dell Archivio da parte degli uffici appartenenti alla Direzione Servizi Tecnici, che in tal caso ne sono responsabili. 7

12 2.3. Unicità del Registro di Protocollo Informatico Dal tutti i documenti in uscita, in entrata e i documenti interni del Comune di Rubano sono acquisiti nel Registro di Protocollo Informatico. Dalla stessa data sono eliminati tutti i protocolli di settore, di reparto, di telefax, ecc e sono cessati sistemi di registrazione diversi dal protocollo informatico (fatto salvo quanto previsto al cap Documenti soggetti a forme di registrazione particolare e al cap. 6.7 Registro di emergenza ). Il registro di Protocollo Informatico è unico, ha il carattere della generalità e deve essere utilizzato dagli utenti dell Area Organizzativa Omogenea per compiere le operazioni di registrazione così come disciplinate dal D.P.R. 445/2000, dal DPCM e dal presente Manuale Servizi addetti alla protocollazione Il presente titolo indica le Unità Organizzative Responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno della AOO. L organizzazione del Comune prevede le seguenti competenze: Unità Organizzativa Responsabile Protocollazione (UOR) Sportello Polifunzionale - Protocollo Archivio Protocolli in Entrata, Interni e in Uscita, Generale annullamento e modifiche Tutti gli altri settori del Comune Protocolli Interni e in Uscita 2.5. Formazione Nell ambito dei piani formativi stabiliti per il personale comunale, viste le direttive del Ministro della Funzione Pubblica, l Amministrazione stabilisce un percorso formativo specifico che riguarda il personale coinvolto dalla gestione documentale e dal protocollo Informatico Caselle di posta elettronica L AOO del Comune di Rubano è dotata di caselle di posta elettronica istituzionali relative agli uffici di competenza: 8

13 (alias: E possibile l implementazione di nuove caselle di posta elettronica istituzionale su richiesta del responsabile dell UOR interessata e previa autorizzazione di RSP. RSP cura la pubblicazione e aggiornamento dell elenco delle caselle di posta elettronica istituzionale sul sito internet comunale, all interno dell apposita sezione in Amministrazione Trasparente. Possono essere istituite altre caselle di posta elettronica non istituzionali ad uso meramente interno all ente su richiesta del responsabile dell UOR interessata. Le caselle ad uso interno non sono pubblicate sul sito internet ma solamente nella rete intranet comunale. Ciascun dipendente è dotato di una propria casella di posta elettronica non istituzionale che può usare sia per le comunicazioni intraente che extraente. L elenco delle caselle di posta elettronica assegnate ai dipendenti è pubblicato sul sito internet comunale nell apposita sezione di Amministrazione Trasparente. 9

14 3. Piano della sicurezza Per le misure di sicurezza dei documenti informatici si rinvia all allegato 1 del presente Manuale. 4. Modalità di formazione e di scambio dei documenti 4.1. Formazione di documenti Il Comune forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo quanto previsto dalla normativa e dalle regole tecniche vigenti (art. 40 del D.Lgs. 83/2005 CAD). La redazione di documenti originali su supporto cartaceo o la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell economicità. Ogni documento dell Amministrazione che deve essere inoltrato in modo formale, all esterno o all interno, deve rispettare le seguenti caratteristiche: a) deve consentire l identificazione dell Amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni: 1) la denominazione e il logo dell Amministrazione; 2) l indirizzo completo ed il codice fiscale dell Amministrazione; 3) l indicazione completa dell ufficio che ha prodotto il documento corredata dai numeri di telefono, fax ed e dagli eventuali orari di apertura al pubblico. b) deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo nello spazio riservato all oggetto. L oggetto è il principale campo di ricerca strutturata e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione per garantire l efficacia delle operazioni di recupero dell informazione. Criteri cui attenersi nella redazione dell oggetto sono: ricerca di un equilibrio tra analisi e sintesi, individuazione di parole chiave che esprimono l azione (o le azioni) descritte dal documento, attenzione alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali. c) le firme necessarie alla sua perfezione giuridica devono essere apposte prima della sua protocollazione e comunque entro la stessa giornata. Deve esser presente, se trattasi di documento informatico, la firma digitale da parte del RPA e/o del 10

15 responsabile del provvedimento finale; se trattasi di documento cartaceo, la firma autografa da parte del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale. d) deve inoltre recare le seguenti informazioni: 1) il luogo e data di redazione del documento; 2) il numero e anno di protocollo; 3) il numero degli allegati (se presenti), e possibilmente una loro sintetica descrizione Caratteristiche del documento informatico La formazione e conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata secondo quanto descritto nei provvedimenti del CNIPA, ora DigitPA, e precisamente deve garantire: identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e dell amministrazione di riferimento; sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale; idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico; accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati; leggibilità e interscambiabilità dei documenti. Il formato dei documenti informatici deve avere le seguenti caratteristiche descritte nei provvedimenti del CNIPA, ora DigtPA: consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione, l archiviazione, la leggibilità, l interoperabilità e l interscambio dei documenti; la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione; la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione o di archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti; l immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto; la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video, purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti precedenti. A titolo meramente esemplificativo non possono essere gestiti come documenti amministrativi informatici documenti in formato word, excel, openoffice, writer e simili. 11

16 Prima dell apposizione della firma digitale e della protocollazione tali documenti debbono esser convertiti in un formato del tipo Pdf, Pdf/A, Tiff, Jpg, Xml, o altro formato conforme alle regole tecniche adottare ai sensi del CAD, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura del documento. Per attribuire in modo certo la titolarità del documento informatico, la sua integrità e, se del caso, la riservatezza, il documento è sottoscritto con firma digitale 4.3. Documenti in partenza I documenti in partenza sono tutti i documenti inviati all esterno dal Comune di Rubano, secondo le seguenti modalità: PEC, posta elettronica, fax, servizio postale, notifica, a mano, pubblicazione all albo pretorio online. I documenti informatici (aventi le caratteristiche di cui al precedente paragrafo 4.2) e i documenti elettronici, compresi gli eventuali allegati, anch essi informatici o elettronici, sono inviati di norma per mezzo della posta elettronica certificata o sistema interoperabile tra pubbliche amministrazioni, oppure per mezzo della posta elettronica convenzionale. In alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario. L invio di documenti tramite PEC da parte dell UOR/UOP mittente avviene attraverso le apposite funzionalità del sistema informatico di protocollo utilizzato dall AOO. I documenti su supporto cartaceo sono inviati con i seguenti mezzi: a) notifica; b) posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; c) telefax o telegramma; d) consegna diretta al destinatario. Tutte le comunicazioni di documenti tra pubbliche amministrazioni devono avvenire esclusivamente attraverso PEC o sistema interoperabile come disposto dall art. 47 del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell Amministrazione digitale) e recepito con disposizione di servizio del Direttore generale del 15/01/2013 e del 18/01/2013. I provvedimenti e gli atti dell ente possono essere resi noti ed efficaci all esterno tramite pubblicazione all albo pretorio online. Tutti i documenti destinati all esterno redatti dai singoli uffici devono: 12

17 avere le caratteristiche indicate ai paragrafi 4.1 e 4.2 essere registrati nel sistema informatico di protocollo dalla stessa UOR che li ha prodotti nello stesso giorno. Nel caso di spedizione tramite posta convenzionale i documenti devono essere depositati presso l ufficio protocollo con le seguenti modalità: inseriti in busta chiusa riportante l indirizzo completo del destinatario (via o piazza, numero civico, CAP ricercabile da località, provincia); nel caso di raccomandate RR, la UOR mittente compila anche la ricevuta di ritorno aggiungendo a margine i dati identificativi dell ufficio e del documento in esse contenuto (per esempio: ufficio contratti prot. n. 321 del 2005 = CO 321/05) al fine della restituzione della ricevuta; entro le ore 9.00 di ogni giornata lavorativa per la loro affrancatura e spedizione a mezzo posta nella stessa giornata. La corrispondenza che deve essere spedita urgentemente e che viene portata all ufficio protocollo dopo le ore 9.00, deve essere presentata all ufficio postale a cura dell UU interessato. I documenti prodotti dagli uffici del Comune, che non siano destinati ad altra Pubblica amministrazione, ove se ne ravvisi l opportunità o quando sia necessario farli pervenire con sollecitudine possono essere spediti al destinatario tramite fax. In ogni caso tale inoltro sostituisce l invio tramite posta ordinaria e allo stesso non deve far seguito la trasmissione del documento originale. Le comunicazioni inviate tramite normali caselle di posta elettronica non PEC istituite dal Comune di Rubano di norma non sono protocollate. L utilizzo dell non PEC è suggerito per le comunicazioni a carattere non formale, per la trasmissione di informazioni o notizie richieste all Ente tramite lo stesso mezzo Documenti interni Sono chiamati documenti interni i documenti redatti dai singoli uffici e destinati ad altri uffici od organi all interno dell ente. 13

18 Dei documenti e degli atti interni prodotti vengono registrati nel sistema di protocollo solo quelli realmente rilevanti ai fini giuridici o del procedimento amministrativo. In tal caso il documento dovrà avere le caratteristiche indicate ai paragrafo 4.1 e 4.2. I documenti interni, acquisiti o meno a protocollo, vengono di norma trasmessi mediante l utilizzo della posta elettronica interna, non PEC (secondo le indicazioni fornite dalla Direttiva del Ministero per l Innovazione e le Tecnologie 27 novembre 2003, Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, Paragrafo II Contenuti) Documenti in arrivo I documenti in arrivo sono tutti i documenti pervenuti dall esterno al Comune di Rubano. I documenti informatici possono essere recapitati all Amministrazione: a) a mezzo posta elettronica semplice o certificata; b) tramite sistema di protocollo interoperabile tra le pubbliche amministrazioni; c) su supporto rimovibile (cd rom, dvd, floppy disk, chiave usb, etc.) consegnato direttamente all Amministrazione o inviato per posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; d) tramite servizi di e-government on line (suap, mepa, ecc ). I documenti su supporto cartaceo possono essere recapitati: a) a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere; b) a mezzo fax o telegramma; c) a mezzo consegna diretta all Amministrazione Modalità di ricezione documenti informatici I documenti ricevuti sulla casella di posta elettronica certificata istituzionale, che possiedono tutti i requisiti formali, vengono registrati automaticamente dal sistema di protocollo. Il sistema di protocollo segnala le eventuali anomalie (ad esempio provenienza da non PEC, mancanza della firma digitale, mancanza del documento o illeggibilità dello stesso) e richiede in tal caso la registrazione manuale del documento. L addetto dell ufficio protocollo, verificato che l anomalia non riguardi l integrità/leggibilità del messaggio o del documento allegato, procede alla registrazione manuale. L ammissibilità e la valenza giuridicoprobatoria di un messaggio così ricevuto viene valutata dall RPA secondo i casi e le regole stabilite dal CAD. 14

19 I documenti ricevuti sulle diverse caselle di posta elettronica non certificata istituite dal Comune di Rubano e ritenuti rilevanti dall RPA ai fini della gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi vengono inoltrati alla casella protocollo@rubano.it con richiesta di acquisizione al protocollo. L ufficio protocollo provvederà alla registrazione entro il giorno lavorativo successivo. La valenza giuridicoprobatoria di un messaggio così ricevuto viene valutata dall RPA secondo i casi e le regole stabilite dal CAD. Tutte le fatture pervenute a questa amministrazione attraverso la posta elettronica istituzionale non PEC vengono trattate come fattura cartacea e registrate nel sistema di protocollazione, non è necessario far seguire l originale cartaceo del documento, a norma del nuovo art. 21 del DPR 633/72. I certificati e le comunicazioni pervenute attraverso servizi di egovernment (portali istituzionali quali Suap o MePa) vengono estratti dalla UOR interessata, stampati e depositati presso l ufficio protocollo che provvederà alla registrazione entro il giorno lavorativo successivo a quello di deposito. Considerata l assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali l Amministrazione si impegna ad acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile sempre che riesca a decifrarli ed interpretarli con le tecnologie a sua disposizione. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso documentale dell ente tramite protocollazione della sola lettera di accompagnamento qualora non sia possibile il caricamento anche dei documenti informatici inclusi nel supporto Modalità di ricezione documenti cartacei La corrispondenza cartacea viene consegnata la mattina all Ufficio protocollo, il cui personale provvede a firmare per ricevuta la posta registrata in consegna. Durante gli orari di chiusura dell ufficio protocollo i corrieri o addetti di servizi postali privati possono consegnare la corrispondenza direttamente agli sportelli dello sportello polifunzionale. Gli addetti dello sportello polifunzionale sono abilitati a ricevere i documenti consegnati direttamente dall utente e provvedono alla registrazione nel protocollo generale. Gli uffici comunali ricevono i documenti direttamente dagli utenti durante l orario di apertura al pubblico ed appongono sugli stessi un apposito timbro con la dicitura Comune di Rubano, ricevuto dall ufficio. in data., visto del ricevente completato a penna dal personale addetto. Questi documenti devono essere depositati presso l ufficio 15

20 protocollo entro il termine della giornata lavorativa: la loro registrazione verrà effettuata a cura dell ufficio protocollo entro il successivo giorno lavorativo dal deposito del documento. Il timbro apposto dall ufficio non ha valore giuridico probatorio rispetto alla ricezione e all assegnazione del documento. L Ufficio protocollo provvede all apertura di tutta la corrispondenza, ad eccezione di quella con la dicitura messo di conciliazione oppure messo del giudice di pace, sulle quali viene apposto il timbro di protocollo all esterno della busta. I plichi relativi a gare sia formali che informali, sui cui sia riportata la denominazione della gara, vengono protocollati chiusi apponendo la segnatura sulla busta, tramite timbro di protocollo o etichetta con le caratteristiche di cui all art. 55 del D.P.R. 445/00. Qualora la consegna avvenga il giorno di scadenza del bando viene annotata anche l ora di consegna del plico. Gli uffici promotori sono tenuti a comunicare preventivamente all ufficio protocollo la data di inizio e termine della gara. L ufficio protocollo raccoglie i plichi relativi a ciascuna gara fino alla scadenza del termine e quindi le consegna all ufficio competente, unitamente ad una stampa dell elenco dei protocolli collegati alla gara. I documenti ricevuti tramite fax e i telegrammi ricevuti nel corso della giornata lavorativa, devono essere valutati nel loro contenuto in merito all urgenza dalla persona addetta al protocollo e, eventualmente dandone contestuale comunicazione telefonica alla UOR competente, la registrazione al protocollo generale verrà effettuata quanto prima. La persona del Sindaco riceve atti a lui notificati dal messo comunale, il quale provvederà anche attraverso i suoi collaboratori a depositare l atto all ufficio protocollo che provvederà alla registrazione quanto prima. 4.6 Documenti erroneamente pervenuti, documenti privi di firma e lettere anonime. Per ogni documento ricevuto la UOP verifica che il Comune di Rubano sia l effettivo ente destinatario. In caso contrario restituisce la corrispondenza all ufficio postale o all utente dichiarando l errore e se possibile fornisce all utente/mittente le informazioni sulla pubblica amministrazione o il gestore di pubblici servizi competente o sul corretto destinatario. Nei casi di certezza l ufficio protocollo per celerità dei tempi può trasmettere la corrispondenza direttamente all effettivo destinatario. Le lettere anonime vanno protocollate indicando come mittente anonimo. 16

21 Le lettere prive di firma vanno protocollate. Gli addetti alla registrazione annotano che quel documento è pervenuto privo di firma. L RPA competente valuterà caso per caso il valore del documento privo di firma. E fatta eccezione per i servizi erogati dallo Sportello Polifunzionale e inseriti nel Sistema Gestione Qualità, che verificano sempre la presenza della firma prima di protocollare il documento ricevuto. 4.7 Posta Elettronica certificata La normativa vigente attribuisce valenza giuridico-probatoria ai documenti inviati via posta elettronica che soddisfano i requisiti previsti agli articoli 21, 24, 45 e 48 del CAD. Ai messaggi scambiati tra caselle di posta elettronica certificata mittente e ricevente la norma attribuisce lo stesso valore della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. Attraverso comunicazioni senza carta, validamente opponibili in giudizio, si possono inoltrare istanze e documenti alla pubblica amministrazione e ricevere direttamente riscontro telematico della loro avvenuta consegna. Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la posta elettronica certificata, mediante il collegamento di una casella PEC al registro di protocollo generale, per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza. Gli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso la consultazione dei siti o Anche le Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici, hanno l obbligo di dotarsi di casella di PEC per lo scambio di comunicazioni e documenti con la pubblica amministrazione. Dal 1 luglio 2013, ai sensi dell art. 5/bis del CAD, la trasmissione di istanze, dichiarazioni, dati, informazioni e documenti tra i predetti soggetti economici e le amministrazioni pubbliche devono avvenire esclusivamente in modalità telematica. Gli uffici del Comune di Rubano destinatari di documenti presentati da professionisti ed imprese su supporto analogico si riservano la facoltà di richiedere, all occorrenza, la trasmissione digitale di quanto già acquisito a protocollo. Sono fatte salve le modalità di trasmissione cartacea, se espressamente previste nei bandi di gara, nelle procedure di appalto pubblico, ai sensi del D.Lgs. n. 163/2006 (Codice Appalti). Il privato cittadino può, a sua volta, dotarsi di una casella PEC, per ricevere e trasmettere comunicazioni alle pubbliche amministrazioni: tale facoltà, disciplinata ora dall articolo 3- bis del CAD, gli consente di indicare un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, 17

22 quale suo domicilio digitale. Tale indirizzo digitale sarà inserito nell'anagrafe nazionale della popolazione residente e reso disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni; una volta dichiarato il domicilio digitale, dunque, salvo i casi in cui sia prevista dalla normativa una diversa modalità di comunicazione, le amministrazioni pubbliche sono tenute a comunicare con i cittadini esclusivamente tramite i domicili digitali dichiarati, senza oneri di spedizione a loro carico. Le caselle di Posta Elettronica Certificata sono attribuite ad un unica persona fisica (cittadino) o giuridica (ente pubblico, ditta, professionista). Ai fini della corretta individuazione del mittente del documento, gli uffici danno indicazione ai soggetti titolari di PEC affinché trasmettano a questo Comune comunicazioni e documenti di cui siano direttamente gli autori. Non risulta, infatti, contemplata dalla norma, la possibilità di spedire documenti per conto di un soggetto diverso da quello a cui la casella PEC sia stata rilasciata, fatta salva la possibilità di esplicito mandato di rappresentanza previsto dall'art. 38, comma 3 del DPR n. 445/ Come comunicare con il Comune di Rubano attraverso la PEC Il Comune di Rubano, ha attivato un unica casella PEC collegata al Registro di Protocollo Generale: rubano.pd@cert.ip-veneto.net. Il messaggio e i documenti allegati vengono ricevuti dal Protocollo Generale del Comune e inoltrati agli uffici competenti. Per l inoltro a mezzo PEC al Comune di Rubano delle istanze, comunicazioni e documenti è necessario seguire le modalità operative di seguito descritte: a) a ciascuna istanza trasmessa al Comune di Rubano, dovrà corrispondere un unico messaggio PEC di trasmissione. Esempi: - un soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli allegati) per la sua partecipazione a 3 diversi bandi o selezioni, dovrà inviare 3 messaggi PEC distinti, uno per ogni istanza che intenda presentare; - un soggetto che debba inviare 5 fatture, dovrà inviare 5 messaggi PEC distinti, uno per ogni fattura. b) nell oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta (con eventuale indicazione del numero di protocollo di riferimento); 18

23 c) allegare i documenti da trasmettere nei formati ammessi. Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella PEC del Comune di Rubano, possono essere allegati esclusivamente file in formati portabili statici non modificabili, che non contengano macroistruzioni o codici eseguibili. Nella scelta sono preferiti gli standard documentali internazionali, che forniscano sulla carta una disposizione grafica uguale a quella rappresentata sullo schermo del computer. Si richiedono, per documenti di testo o scansionati, i seguenti formati: pdf, pdf/a, odf, txt, jpg, gif, tiff, xml o altro formato conforme alle regole tecniche adottate ai sensi del CAD. I messaggi contenenti allegati in formati diversi (es. doc, xls, ecc.) verranno comunque registrati e inoltrati all ufficio competente, che effettua la valutazione circa l ammissibilità e valenza giuridicoprobatoria dei documenti. Altre caratteristiche preferenziali richieste per gli allegati sono: 1. riportare nel proprio nome file una sintetica descrizione del contenuto, ad esempio domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf"; 2. non contenere, nella denominazione del file, caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti; 3. non superare la dimensione massima di totali 40 Mb 4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per dimensione pagina (formato A4, margini, ecc.), orientamento (verticale/orizzontale). 19

24 5. Flusso di lavorazione dei documenti: registrazione e gestione dei flussi documentali 5.1 Modalità di registrazione dei documenti La registrazione a protocollo si effettua, così come prescritto dall art. 53 del D.P.R. 445/00, mediante la memorizzazione nel sistema in forma non modificabile delle seguenti informazioni obbligatorie: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema; c) mittente/destinatario del documento; d) oggetto; e) data e n. di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) impronta del documento informatico. Vengono inoltre memorizzate nel sistema le seguenti informazioni: g) indice di classificazione; h) smistamento per competenza; i) smistamento per conoscenza. E obbligatoria la produzione e stampa del registro giornaliero di protocollo Documenti esclusi dalla registrazione a protocollo Sono escluse dalla registrazione a protocollo, ai sensi del citato art. 53, comma 5 del D.P.R. 445/00 le seguenti tipologie di documenti: bolle di accompagnamento merci; comunicazioni di bonifici bancari o postali; fascicoli personali degli elettori inviati da altri Comuni; richieste di documenti e relative forniture degli stessi inerenti pratiche di pubblicazione di matrimonio; ricevute delle notifiche di cancellazione dalle liste elettorali; cartoline di ricevuta delle raccomandate; inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; biglietti d auguri; 20

25 materiale pubblicitario e cataloghi; materiale informativo riguardante corsi di formazione; giornali, riviste, libri Documenti soggetti a forme di registrazione particolare Sono esclusi dall obbligo di registrazione a protocollo in quanto già soggetti ad altre forme di registrazione particolare i seguenti documenti: Deliberazioni del Consiglio comunale; Deliberazioni della Giunta comunale; Ordinanze sindacali; Decreti sindacali; Determinazioni dei dirigenti e responsabili d Area; Ordinanze dei dirigenti e responsabili d Area; Atti rogati dal Segretario comunale e repertoriati Protocollo riservato Il sistema di protocollo prevede la possibilità di utilizzo di procedure particolari a tutela della riservatezza delle informazioni e dei dati sensibili, in conformità con quanto previsto dal D.Lgs. 196/03. Tali procedure producono un protocollo riservato, ad accesso controllato e disponibile solo agli utenti abilitati. Le abilitazioni all uso del protocollo riservato sono definite da RSP Differimento dei tempi della registrazione Nel caso in cui un eccezionale e temporaneo evento, verificato da RSP, impedisca di effettuare la registrazione dei documenti nei tempi definiti dal presente manuale, e nei casi in cui dal differimento di questa operazione possano derivare danni a terzi RSP può dare autorizzazione, attraverso , al differimento dei termini per la registrazione dei documenti, indicando nello stesso provvedimento il giorno entro il quale le registrazioni dovranno essere effettuate. Nella maschera di registrazione verrà inserita la data di arrivo effettiva del documento. 21

26 5.2 Segnatura di protocollo Contestualmente alla registrazione di protocollo deve essere effettuata la segnatura dei documenti. Questa operazione è definita dall art. 55 del D.P.R. 445/00 come l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso, che consente di individuarlo in modo inequivocabile. La segnatura di protocollo avviene con le seguenti modalità: per i documenti in arrivo la segnatura, a seconda del formato e del mezzo di arrivo del documento, viene o associata al file o apposta mediante etichetta o timbro che reca le seguenti informazioni: Identificazione dell Amministrazione (Comune di Rubano); Data di protocollo; Numero di protocollo; Indice di classificazione. per i documenti in partenza e per i documenti interni la segnatura, a seconda del formato e del mezzo di invio del documento, viene o associata al file o apposta mediante la riproduzione, nella parte superiore del documento delle seguenti informazioni: Identificazione dell Amministrazione (Comune di Rubano) Data di protocollo Numero di protocollo 5.3 Rilascio della ricevuta di protocollazione Nel caso di ricezione di documenti informatici mediante la casella di posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell AOO. Inoltre, il sistema di protocollazione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni vigenti relative all interoperabilità tra pubbliche amministrazioni, provvede alla formazione e all invio al mittente di uno dei seguenti messaggi: 22

27 messaggio di conferma di protocollazione: un messaggio che contiene la conferma dell avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica in quanto segnala l avvenuta protocollazione del documento; messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia in un messaggio ricevuto. Nel caso di documento cartaceo consegnato direttamente allo Sportello polifunzionale o all ufficio protocollo, se è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l operatore, dopo aver effettuato la registrazione a protocollo, stampa tramite la procedura informatica il modulo di ricevuta, che riporta il numero di protocollo, l oggetto, la data e l ora di registrazione, e lo sigla. Qualora sia diversamente previsto dallo specifico procedimento o se non sia possibile stampare la ricevuta di protocollo per motivi tecnici, l operatore fotocopia gratuitamente la prima pagina del documento e vi appone il timbro dell amministrazione, riportando a penna la data e l ora d arrivo ed il numero di protocollo assegnato, ed appone la propria sigla. Gli altri uffici comunali non abilitati alla registrazione in entrata che ricevono direttamente dagli utenti documenti cartacei soggetti a registrazione (come indicato al paragrafo 4.5.2), se richiesta una ricevuta di avvenuta consegna appongono sulla fotocopia delle prima pagina del documento (o sulla copia del documento presentata dall utente) un apposito timbro con la dicitura Comune di Rubano, ricevuto dall ufficio. in data., visto del ricevente completato a penna dal personale addetto. Allo stesso modo si comportano gli addetti dello sportello polifunzionale nel caso di impossibilità tecnica alla immediata registrazione a protocollo del documento ricevuto. L apposizione del semplice timbro di pervenuto che non riporta la segnatura di protocollo non ha valore giuridico probatorio rispetto alla ricezione ed assegnazione del documento. 5.4 Procedura di annullamento o modifica di una registrazione Ai sensi della normativa vigente, l annullamento o la modifica anche di uno solo dei dati obbligatori della registrazione di protocollo (elencati al precedente paragrafo 5.1) devono essere richieste ad RSP con specifica motivazione. La richiesta di annullamento o di modifica può essere effettuata tramite l apposita funzionalità prevista dal sistema informatico. RSP, previa verifica dei dati da annullare o modificare, dispone 23

28 l autorizzazione all annullamento o modifica tramite apposita con cui da indicazione agli operatori abilitati di procedere. Le richieste di modifica relative al mittente/destinatario o all oggetto dovute a semplici errori di battitura, che però possono compromettere l esatta identificazione del mittente/destinatario o comunque rendere difficile la ricerca del documento, possono essere operate direttamente dagli operatori di protocollo a cioè delegati da RSP ed abilitati alle operazioni di modifica/annullamento. I dati annullati o modificati rimangono memorizzati nella procedura del protocollo informatico unitamente alle informazioni relative all ora, alla data, al nominativo del soggetto che effettua l operazione di annullamento o modifica, nonché alla motivazione ed agli estremi dell autorizzazione rilasciata da RSP. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura annullato o modificato in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. L annullamento del numero di protocollo comporta l annullamento di tutta la registrazione di protocollo. 5.5 Regole di assegnazione e di smistamento dei documenti ricevuti Assegnazione della competenza attraverso il sistema informatico di protocollazione Facendo riferimento al censimento dei procedimenti approvato ed aggiornato annualmente con deliberazione della Giunta comunale, ogni documento registrato al protocollo viene contestualmente assegnato all UOR/UU di competenza attraverso la specifica funzione del sistema informatico adottato dall AOO (fatte salve diverse disposizioni scritte anche a mezzo da parte dei dirigenti). Allo stesso modo possono essere assegnate copie informatiche per competenza o per visione ad altre UOR/UU interessati, alle PO o ai dirigenti Smistamento della corrispondenza in formato cartaceo Lo smistamento del documento cartaceo denota il trasferimento della responsabilità e della pertinenza del documento stesso dal Protocollo generale/sportello Polifunzionale che l ha registrato alla UOR/UU destinataria. 24