Accordi di servizio Conservazione Digitale

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1 Conservazione Digitale Soggetto Responsabile Della Conservazione: Cliente di Open Soggetto produttore: Open Soggetto conservatore: Siav S.p.A. Emissione del documento Azione Nominativo Funzione Data Claudio Mangone Redazione Firma Responsabile attivazione del servizio per il Conservatore Siav S.p.A. 20/06/2019 Produttore Approvazione Open Firma Responsabile per il Soggetto Produttore 01/08/2019 Accettazione Cliente di Open Responsabile della conservazione Registro delle versioni Versione Autore Descrizione Data Emissione 1.0 SIAV OPEN Prima stesura 20/06/2019 Siav SpA Via Rossi, C.C.I.A.A.: PD Rubano (PD) Cap. Soc ,00 info@siav.it C.F/P.IVA e R.I

2 SOMMARIO 1. AMBITO DI APPLICAZIONE, PROFILI E RESPONSABILITÁ Scopo del documento Convenzioni di lettura Dati identificativi del produttore Dati identificativi del Responsabile della conservazione Dati identificativi del Conservatore Distribuzione delle responsabilità Schema flusso di lavorazione Classi documentali: quadro normativo, specifiche di lavorazione, metadati FATOUT- Fatture emesse elettroniche Ricevute SDI Fatture elettroniche attive FATIN-Fatture elettroniche passive FAT_EM Fatture analogiche attive (Fatture emesse) Modelli Dichiarativi Fiscali Dichiarazione Sostitutiva Unica Modelli RED SIATEL Dati Fattura Liquidazioni IVA Prestazioni assistenziali Ricevute Dati Fattura Liquidazioni IVA Modalità di esibizione Accesso al portale Gestione eccezioni ModelloMCOM04_rev01 pagina 2 di 19

3 1. AMBITO DI APPLICAZIONE, PROFILI E RESPONSABILITÁ 1.1 Scopo del documento Il presente documento, che costituisce parte integrante del Manuale della Conservazione del Produttore, definisce gli accordi intercorsi con Siav in merito al processo di trasferimento e conservazione in outsourcing 1 delle classi documentali specificate nel paragrafo Classi documentali: quadro normativo, specifiche di lavorazione, metadati. Sono di seguito definiti: Ruoli e responsabilità condivise tra Produttore, Responsabile della conservazione e Conservatore; Formati e metadati di documenti e aggregazioni informatiche oggetto di conservazione; Modalità di versamento di documenti e aggregazioni informatiche al Conservatore (canale, tempistica, nomenclatura, metadati); Modalità di generazione dei Pacchetti di Archiviazione (PdA); Modalità di esibizione e distribuzione dei Pacchetti di Distribuzione (PdD). OPEN fornisce un ampia gamma di strumenti a commercialisti, avvocati, professionisti e consulenti per la gestione di tutti gli adempimenti contabili, fiscali, legali, previdenziali e del lavoro. Pertanto i documenti sottoposti a conservazione digitale sono prodotti e trasferiti non soltanto da OPEN ma anche dai clienti di OPEN. OPEN (di seguito OPEN) rappresenta il Soggetto produttore che predispone per i propri Clienti, produttori di documenti informatici, le modalità di versamento dei documenti; ciascun Cliente di OPEN Dot Com in fase di acquisto del servizio di conservazione indica sempre come Responsabile della conservazione per lo Studio/Società uno dei legali rappresentanti. Pertanto il presente documento è valido per tutti i Clienti di OPEN che aderiscono al Servizio di conservazione. Sul sito istituzionale di OPEN ogni Cliente può visionare il Manuale di conservazione del Conservatore e il presente documento (). Nella documentazione sottoscritta dalle parti (OPEN e ciascun Cliente) sono indicati i dettagli relativi alle condizioni di fornitura, agli obblighi del cliente, etc. Open comunica al conservatore eventuali variazioni afferenti ai propri clienti quali ad esempio variazione del Responsabile della conservazione, ulteriori tipologie documentali da sottoporre a processo di conservazione, etc. 1.2 Convenzioni di lettura AGID: Agenzia per l Italia Digitale. BPO: Business Process Outsourcing di SIAV S.p.A. FTP: File Transfer Protocol. S-FTP/FTP-S: Secure File Transfer Protocol. 1 L accordo è formalizzato nell atto di affidamento del processo di conservazione sottoscritto dalle parti. ModelloMCOM04_rev01 pagina 3 di 19

4 MdC: Manuale della Conservazione Siav, pubblicato sul sito AGID. PdA: Pacchetto di archiviazione. PdV: Pacchetto di versamento. RdV: Rapporto di versamento. IPdA: Indice del Pacchetto di archiviazione. PdD: Pacchetto di Distribuzione. PEC: Posta elettronica certificata. PEO: Posta elettronica ordinaria. RDC: Responsabile della conservazione (Cliente di OPEN). RDSC: Responsabile del Servizio di conservazione (Conservatore). SdC: Sistema di conservazione (Virgilio). SDI: Sistema di interscambio. 1.3 Dati identificativi del produttore Tabella 1 - Anagrafica Produttore Codice azienda Ragione sociale OPEN S.p.a. OPEN S.p.a. Indirizzo della sede legale Corso Francia 121/D Indirizzo della sede Amministrativa Corso Francia 121/D Legale Rappresentante Allocco Antonello Partita IVA Codice Fiscale Dati identificativi del Responsabile della conservazione I dati identificativi del Responsabile della conservazione sono riportati nella Scrittura Privata nella sezione: Titolare/Legale rappresentante che sottoscrive la scrittura privata ModelloMCOM04_rev01 pagina 4 di 19

5 1.5 Dati identificativi del Conservatore Tabella 2 - Anagrafica Conservatore Denominazione Siav S.p.A. Partita IVA Indirizzo Sede legale Responsabile del servizio di conservazione Via A. Rossi N 5, 35030, Rubano, Padova Nicola Voltan VLTNCL73T24A001G Sito primario di conservazione dei dati Sito secondario di conservazione dei dati (Disaster Recovery) c/o Via A. Rossi N 5, 35030, Rubano (PD), Italia c/o SUPERNAP Italia Via Marche N 8-10,27010 Siziano (PV), Italia I profili dei responsabili Siav coinvolti nel processo di conservazione sono dettagliatamente indicati nel MdC di Siav, documento pubblicato sul sito istituzionale di AGID. I responsabili coordinano il personale di supporto delle varie divisioni ovvero consulenti, tecnici, sviluppatori, sistemisti, etc. che partecipano alle fasi del processo di conservazione. ModelloMCOM04_rev01 pagina 5 di 19

6 1.6 Distribuzione delle responsabilità Fase del processo di conservazione Responsabile della conservazione 2 Produttore OPEN Dot Com Conservatore Siav S.p.A. Richiesta di attivazione del servizio di conservazione mediante la contrattualizzazione dell attività in outsourcing Predisposizione degli Accettazione degli Formazione corretta dei documenti da conservare Predisposizione del PdV Trasferimento del PdV 3 Verifiche del PdV per controllo rispondenza ai requisiti espressi nel presente documento Eventuale rifiuto del PdV, nel caso in cui le verifiche effettuate abbiano evidenziato delle anomalie Ricezione comunicazione anomalie PdV e predisposizione re-invio del PdV corretto Acquisizione del PdV corretto Ricezione del RdV Verifica dell esito del versamento tramite il RdV prodotto dal Conservatore Predisposizione del PdA Certificazione del PdA mediante generazione dell IPdA e sottoscrizione dello stesso con firma digitale del RDSC (o delegato) e apposizione della marca temporale Generazione delle copie di sicurezza del PdA Consegna al Produttore di un PdD coincidente al PdA Configurazione utenti con associazione diritti e rilascio credenziali di accesso al SdC per la consultazione e l esibizione Richieste di esibizione dei documenti conservati Richiesta di produzione di duplicati e copie informatiche e coinvolgimento del pubblico ufficiale Richiesta di scarto dei documenti/pda 4 Trasmissione dell elenco di scarto al produttore a seguito dell avvenuta distruzione dei documenti indicati dal produttore Conduzione e manutenzione del sistema di conservazione Monitoraggio del sistema di conservazione Verifica di leggibilità dei PdA conservati (non oltre i 5 anni dalla data di certificazione) Verifica periodica di conformità a normativa e standard di riferimento 2 Persona fisica del Cliente di OPEN. 3 Eseguito tramite automatismo. 4 In caso di richiesta di scarto anticipato rispetto al termine previsto dalla normativa. ModelloMCOM04_rev01 pagina 6 di 19

7 Change Management 5 5 Per change management si intende l evoluzione del SdC e le modalità attuate da Siav per la gestione dei cambiamenti al sistema informatico a supporto del SdC; le procedure adottate sono illustrate diffusamente nel MdC. ModelloMCOM04_rev01 pagina 7 di 19

8 2. Schema flusso di lavorazione Seq. Owner Descrizione 1. Produttore Compilazione documenti. 2. Produttore Predisposizione del Pacchetto di Versamento dei documenti da trasmettere a Siav, secondo le specifiche condivise nel presente documento. 3. Produttore Conferimento del PdV secondo la modalità prevista nel presente documento. 4. Conservatore Notifica al Produttore di eventuale segnalazione anomalie attraverso web service. 5. Conservatore Ricezione pacchetti di versamenti nel SdC e generazione dei Rapporti di Versamento. 6. Produttore Ricezione Rapporto di Versamento con esito negativo (in caso di anomalie si procede a nuovo versamento). 7. Conservatore Generazione Pacchetto di Archiviazione e certificazione con apposizione di firma digitale e marca temporale sull Indice del Pacchetto di Archiviazione. 8. Conservatore Trasmissione notifica dell avvenuta certificazione del PdA. 9. Conservatore Monitoraggio PdA di backup. 3. Classi documentali: quadro normativo, specifiche di lavorazione, metadati Il servizio prevede la conservazione digitale delle classi documentali e aggregazioni informatiche riepilogate in tabella, e descritte in dettaglio nel prosieguo del paragrafo. Si precisa che il SdC associa a tutti i documenti un id univoco, calcolato come illustrato nel MdC, e l impronta calcolata con l algoritmo SHA-256. Tutte le tipologie documentali indicate di seguito (tabella 3) sono trasmesse dai Clienti di OPEN e solo le classi documentali che sono state conferite dal Responsabile della conservazione a OPEN saranno oggetto di conservazione. Il conservatore effettua la conservazione di tutte le tipologie documentali trasmesse verificabili tramite i file di log. Per offrire il servizio di conservazione ai propri clienti, OPEN ha predisposto una schermata in fase di acquisto del servizio dove ciascun Cliente potrà attivare il servizio di conservazione soltanto se accetterà tutti i documenti che visualizzerà sulla schermata. L utente dovrà accettare ogni documento: sono presenti i pulsanti con la dicitura accetta, uno per ogni documento. Dopo aver accettato il Cliente acquista il servizio e può accedere alla propria area riservata e successivamente al sistema di conservazione con le proprie credenziali. Tale soluzione prevede l accettazione della documentazione per i nuovi clienti all atto dell acquisto del servizio. Il cliente autorizza Siav a conservare i documenti oltre il limite temporale imposto dalla normativa; i pacchetti di versamento sono predisposti da OPEN e trasferiti tramite web service. ModelloMCOM04_rev01 pagina 8 di 19

9 Tabella 3 - Anagrafica Classi documentali oggetto del servizio COD. azienda Descrizione classe FATOUT RSDI FATIN FAT_EM Fatture elettroniche attive (Fatture_Emesse_Elettroniche) Ricevute SDI Fatture elettroniche attive (Ricevute_SDI) Fatture elettroniche passive (Fatture_Elettroniche_Passive) Fatture analogiche attive (Fatture_Emesse) DOCFISC_1 Modelli 730 DOCFISC_2 DOCFISC_3 DOCFISC_4 DOCFISC_5 DOCFISC_6 DOCFISC_7 DOCFISC_8 Dichiarativi fiscali Dichiarazione sostitutiva unica Modelli RED SIATEL Dati fattura Liquidazioni IVA Prestazioni assistenziali Ricevute Dati fattura Liquidazioni IVA Tabella 4 - Classi documentali riepilogo specifiche Periodicità Conferimento PdV Periodicità creazione PdA 6 FATOUT Settimanale Settimanale RSDI Settimanale Settimanale FATIN Settimanale Settimanale 6 Dopo una settimana dal conferimento del PDV. ModelloMCOM04_rev01 pagina 9 di 19

10 FAT_EM Settimanale Settimanale DOCFISC_1 Annuale Settimanale DOCFISC_2 Annuale Settimanale DOCFISC_3 Annuale Settimanale DOCFISC_4 Annuale Settimanale DOCFISC_5 Annuale Settimanale DOCFISC_6 Trimestrale Settimanale DOCFISC_7 Annuale Settimanale DOCFISC_8 Trimestrale Settimanale ModelloMCOM04_rev01 pagina 10 di 19

11 3.1 FATOUT- Fatture emesse elettroniche FATOUT Fatture elettroniche attive Documenti emessi nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi del art. 21 D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972 e successive modifiche e integrazioni, e dell art. 2, Allegato B del Decreto dell Economia e delle Finanze, n. 55 del 3 aprile Obbligo di conservazione previsto dal Codice civile e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 giugno Data trasmissione Progressivo File ID Fattura ID SDI Data Fattura Numero Fattura ID Fornitore C.F. Fornitore Codice Cliente C.F. Destinatario Ufficio Destinatario Denominazione Fornitore Denominazione Cliente Denominazione Destinatario Tipo Documento Stato Fattura Nome File 3.2 Ricevute SDI Fatture elettroniche attive RSDI Ricevute SDI Fatture elettroniche attive ModelloMCOM04_rev01 pagina 11 di 19

12 File xml, scambiati con il Sistema di Interscambio, attestanti le fasi dell iter di trasmissione Fatture PA, ai sensi dell Allegato B del Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze n. 55 del 3 aprile Obbligo di conservazione previsto dal Codice civile e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 giugno Correlata alla tenuta delle relative fatture Progressivo File ID Fattura ID SDI Data Fattura ID Fornitore Codice Cliente Data Ricezione Esito Tipo Ricevuta Codice Ufficio Trasmesso Codice Ufficio Ricevuto Nome File 3.3 FATIN-Fatture elettroniche passive FATIN Fatture elettroniche passive Documenti emessi nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi del art. 21 D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972 e successive modifiche e integrazioni, e dell art. 2, Allegato B del Decreto dell Economia e delle Finanze, n. 55 del 3 aprile Obbligo di conservazione previsto dal Codice civile e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 giugno Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome ModelloMCOM04_rev01 pagina 12 di 19

13 Soggetto Codice fiscale Destinatario Partita IVA ID Destinatario Soggetto Partita IVA Codice Sede Denominazione Cliente Progressivo File ID Fattura ID SDI Numero Fattura Data Fattura Ufficio Destinatario Nome File 3.4 FAT_EM Fatture analogiche attive (Fatture emesse) FAT_EM Fatture analogiche attive (Fatture emesse) D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972 e successive modifiche e integrazioni. Obbligo di conservazione previsto dal Codice civile e dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 giugno Data trasmissione Progressivo File ID Fattura Data Fattura Numero Fattura ID Fornitore C.F. Fornitore Codice Cliente C.F. Destinatario Ufficio Destinatario Denominazione Fornitore Denominazione Cliente Denominazione Destinatario ModelloMCOM04_rev01 pagina 13 di 19

14 Tipo Documento Stato Conservazione Nome File Partita IVA Fornitore 3.5 Modelli 730 DOCFISC_1 Modelli 730 Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Produttore Cognome Nome Produttore Codice fiscale Codice Sede Modello Anno Modello Tipologia Modello Congiunto Dichiarante CF Dichiarante Cognome Nome Sostituto Dati Coniuge CF 3.6 Dichiarativi Fiscali DOCFISC_2 Dichiarativi fiscali Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. ModelloMCOM04_rev01 pagina 14 di 19

15 Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome Produttore CF Codice sede Modello Anno Modello Tipologia Dichiarante Cognome/Denominazione Dichiarante CF Dichiarante P.IVA ID Documento 3.7 Dichiarazione Sostitutiva Unica DOCFISC_3 Dichiarazione sostitutiva unica Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome Soggetto CF Identificatore Richiesta Codice Sede ModelloMCOM04_rev01 pagina 15 di 19

16 Anno 3.8 Modelli RED DOCFISC_4 Modelli RED (Dichiarazioni della situazione reddituale) Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome Soggetto CF Nome Telematico Codice Sede Anno 3.9 SIATEL DOCFISC_5 SIATEL Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto ModelloMCOM04_rev01 pagina 16 di 19

17 Soggetto Nome Soggetto Cognome Soggetto CF Servizio Nome File Anno Codice Sede 3.10 Dati Fattura Liquidazioni IVA DOCFISC_6 Dati Fattura - Liquidazioni IVA Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome Soggetto CF Servizio Nome File Anno Codice Sede 3.11 Prestazioni assistenziali DOCFISC_7 Prestazioni assistenziali Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. ModelloMCOM04_rev01 pagina 17 di 19

18 Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome Soggetto CF Nome Telematico Codice Sede Anno 3.12 Ricevute Dati Fattura Liquidazioni IVA DOCFISC_8 Ricevute Dati Fattura_Liquidazioni IVA Codice dell amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. Data di chiusura Destinatario Nome Destinatario Cognome Destinatario Codice fiscale Oggetto Soggetto Nome Soggetto Cognome Soggetto Codice fiscale Codice Sede Progressivo File Id SDI Dichiarante Nome Dichiarante Cognome/Denominazione ModelloMCOM04_rev01 pagina 18 di 19

19 Dichiarante Codice fiscale Dichiarante Partita IVA Esito Nome File 4. Modalità di esibizione L esibizione è garantita con la formazione di un PdD. Il Produttore richiede le credenziali di accesso al Sistema di conservazione per eventuali consultazioni ed esibizioni al momento dell invio in conservazione del primo documento e le trasmette al Responsabile della conservazione. In caso di esibizione e/o verifiche da parte di soggetti terzi quali Guardia di finanza o altre Autorità, i controlli avranno luogo presso la sede del Responsabile della conservazione quest ultimo dovrà accedere al sistema Virgilio Web con le credenziali ricevute per l esibizione on-line. Il Produttore contatterà il Responsabile del servizio di conservazione (conservatore) per eventuale supporto. 5. Accesso al portale La creazione delle utenze viene eseguita via web-service e comunicata al Responsabile della conservazione dal Produttore. Il Produttore trasmetterà eventuali comunicazioni al Responsabile del servizio di conservazione (conservatore) tramite PEC. 6. Gestione eccezioni Nel caso di: emergenze non prevedibili, necessità di rilavorazioni e, in generale, difformità rispetto a quanto concordato nel presente documento, le comunicazioni avverranno tramite mail PEC. Qualora le eccezioni riguardassero Pacchetti di Archiviazione, sarà necessario redigere un verbale di non conformità da allegare al PdA. ModelloMCOM04_rev01 pagina 19 di 19